劉治東（湖北省婦幼保健院，湖北 武漢 430070）

一、引言

2018年11月20日，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng) 《條例》）[1]，《條例》指出全面貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，是新時(shí)代干部人事檔案工作的基本遵循。醫(yī)院集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體，其人事檔案全面反映廣大醫(yī)護(hù)人員及行政管理人員的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等，成為選人用人、發(fā)揮人才效用的重要憑證。近年來(lái)我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作取得了較大的進(jìn)步，但依然存在重視程度不足、管理制度缺失、管理方式落后等問(wèn)題，一定程度制約著醫(yī)院的發(fā)展。本文通過(guò)文獻(xiàn)研究，對(duì)當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并運(yùn)用流程再造理論，嘗試構(gòu)建出醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化流程，為促進(jìn)人事檔案規(guī)范化管理提供參考。

二、流程再造理論

流程再造理論（Business Process Reengineering）是由美國(guó)麻省理工學(xué)院(MIT)的邁克爾·哈默（Michael Hammer）教授和CSC管理顧問(wèn)公司董事長(zhǎng)錢(qián)皮（James Champy）提出的。1993年，兩人發(fā)表《公司重組—企業(yè)革命宣言》一書(shū)，首次提出“流程再造”概念，即為了飛躍性地改善成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等現(xiàn)代企業(yè)的主要運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)，必須對(duì)工作流程進(jìn)行根本性的重新思考并徹底改革[2]，其核心內(nèi)容是要從根本上改善原有的工作流程，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)質(zhì)量和水平的跨越式發(fā)展。

隨著研究的不斷深入，“流程再造理論”的研究領(lǐng)域和思路也在不斷拓展，在檔案管理方面，主要集中在對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程的研究，如陳霞（2006）、吳加琪（2008）提出檔案館業(yè)務(wù)流程的主要內(nèi)容，即檔案館理念、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理制度再造等[3-4]。王雯（2007）在檔案信息化背景下，提出對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)的思考[5]。

三、醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

一是人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視度一定程度上影響人事檔案管理的質(zhì)量，如人事檔案管理相關(guān)制度的建立、專(zhuān)職檔案員以及檔案管理相關(guān)設(shè)備的配備等[6～7]）。其次，人事檔案整理方面存在檔案材料收集不及時(shí)、不完整、不規(guī)范、信息內(nèi)容前后不一致等問(wèn)題[8～11]。

二是人事檔案管理機(jī)制不完善。虞愛(ài)麗（2004）、黃思敏（2017）等人認(rèn)為醫(yī)院人事檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不規(guī)范，管理無(wú)序化、檔案利用率低下的問(wèn)題，其主要原因在于缺乏相應(yīng)的人事檔案管理制度、職責(zé)以及標(biāo)準(zhǔn)要求[12-13]。具體來(lái)說(shuō)，主要集中在人事檔案整理流程不完善[14]、人事檔案整理方法傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新和現(xiàn)代化管理手段[15～16]、人事檔案管理手段不透明等方面[17]。

三是人事檔案管理資源配置不足。人事檔案管理資源配置主要體現(xiàn)在專(zhuān)職檔案員和硬件設(shè)備兩個(gè)方面。一方面，專(zhuān)職檔案員數(shù)量少、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高致使檔案管理效果不佳，人事檔案信息資源遠(yuǎn)未得到充分、有效的開(kāi)發(fā)利用[18～19]；另一方面，庫(kù)房建設(shè)缺乏前瞻性，檔案柜、抽濕機(jī)、監(jiān)控儀等配套硬件設(shè)備落后。

現(xiàn)有文獻(xiàn)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的問(wèn)題研究和對(duì)策建議都是針對(duì)具體管理細(xì)節(jié)，缺少管理流程的視角，基于以上研究，本文認(rèn)為，目前醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)從管理流程著手，運(yùn)用“流程再造理論”，通過(guò)對(duì)人事檔案材料收集、整理、利用和傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行設(shè)計(jì)再造，從而促進(jìn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理，系統(tǒng)解決在人事管理管理過(guò)程中的具體問(wèn)題。

四、精細(xì)化管理“流程再造”模型設(shè)計(jì)

按照醫(yī)院人事檔案管理“精簡(jiǎn)高效、以人為本”的基本理念，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理流程的創(chuàng)新性變革，基于“流程再造理論”，本文設(shè)計(jì)出醫(yī)院人事檔案管理流程精細(xì)化理論模型（見(jiàn)圖1）。該模型以檔案收集流程、檔案鑒別流程、檔案整理流程、檔案利用流程、檔案維護(hù)流程、檔案轉(zhuǎn)遞流程為構(gòu)架，形成適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案發(fā)展需要的“收集—整理—利用—傳遞”的良性閉環(huán)，推動(dòng)人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

圖1 醫(yī)院人事檔案管理流程精細(xì)化理論模型

五、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理流程的精細(xì)化

基于醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理“流程再造”模型，做好“收集—整理—利用—傳遞”四個(gè)重要環(huán)節(jié)管理，是解決目前醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中存在問(wèn)題的重要思路。

1.醫(yī)院人事檔案材料收集精細(xì)化

檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)。醫(yī)院人事檔案材料收集精細(xì)化應(yīng)以“完整、真實(shí)、及時(shí)、規(guī)范”為工作原則，同時(shí)強(qiáng)調(diào)收集手段的多樣性?！巴暾敝傅氖悄軌蛉娣从陈毠け救说隆⒛?、勤、績(jī)、廉各方面材料；“真實(shí)”指的是檔案材料內(nèi)容符合職工的客觀實(shí)際，尤其是“三齡兩歷一身份”沒(méi)有涂改造假；“及時(shí)”指的是在檔案材料收集過(guò)程中要突出時(shí)效性，尤其是干部任免、年度考核、職稱(chēng)評(píng)審等材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸；“規(guī)范”指的是檔案收集工作必須嚴(yán)格符合《條例》的規(guī)定，把好材料歸檔的入口關(guān)，保證歸檔收集的質(zhì)量。同時(shí)，收集歸檔材料也不應(yīng)僅僅局限于紙質(zhì)版材料，還應(yīng)將紙質(zhì)版材料及時(shí)、規(guī)范地進(jìn)行數(shù)字化處理，形成干部電子檔案，從而逐步向檔案管理信息化邁進(jìn)。

2.醫(yī)院人事檔案材料整理精細(xì)化

檔案整理是檔案管理工作的核心。人事檔案整理以人事檔案材料的保管和保護(hù)為工作導(dǎo)向，以檔案鑒別、檔案分類(lèi)、檔案排序、檔案編目、檔案加工和裝訂為主要內(nèi)容。檔案鑒別指的是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別其真?zhèn)魏捅４鎯r(jià)值；檔案分類(lèi)、排序和編目指的是根據(jù)《條例》規(guī)定，檔案材料分為履歷類(lèi)材料、自傳和思想類(lèi)材料、考核鑒定類(lèi)材料、學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類(lèi)材料、政審等十大類(lèi)別，參考檔案材料形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的邏輯關(guān)系進(jìn)行排列整理，并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號(hào)、序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)；檔案加工和裝訂則是對(duì)紙張破損、字跡材料等不符合要求的檔案材料，采取復(fù)印、掃描、拍攝、折疊、剪裁、托裱等方式進(jìn)行技術(shù)加工，并對(duì)其進(jìn)行正確裝訂。

3.醫(yī)院人事檔案材料利用精細(xì)化

檔案利用是檔案管理工作的核心。檔案利用應(yīng)突出以下基本原則：一是規(guī)范性。醫(yī)院應(yīng)建立健全包含干部職工檔案管理部門(mén)職責(zé)、檔案管理人員職責(zé)、檔案查借閱紀(jì)律等在內(nèi)的人事檔案制度管理制度，從而規(guī)范檔案管理工作；二是保密性。涉及醫(yī)院秘密的信息應(yīng)嚴(yán)格保密，同時(shí)重視保護(hù)醫(yī)院干部職工的隱私，做到私密信息不擴(kuò)散；三是安全性。醫(yī)院必須設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室分離”，配備空調(diào)、去濕、監(jiān)控、滅火等設(shè)備并定時(shí)進(jìn)行維護(hù)；四是便捷性。根據(jù)人員性質(zhì)、人員狀態(tài)、姓名順序等要素對(duì)人事檔案采取分類(lèi)管理，正確把握干部人事檔案保密和開(kāi)放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿(mǎn)足醫(yī)院的利用需求。

4.醫(yī)院人事檔案材料轉(zhuǎn)遞精細(xì)化

檔案轉(zhuǎn)遞是檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)堅(jiān)持“規(guī)范性、時(shí)效性和安全性”三個(gè)基本原則。規(guī)范性指的是嚴(yán)格遵循信息準(zhǔn)確、材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范的要求，認(rèn)真審核需要轉(zhuǎn)出的檔案，對(duì)不符合要求的檔案認(rèn)真進(jìn)行整改；時(shí)效性指的是當(dāng)醫(yī)院的干部職工出現(xiàn)工作異動(dòng)時(shí)及時(shí)為其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)；安全性指的是干部人事檔案必須嚴(yán)密包封，必須通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人遞送。

（二）提高檔案管理人員意識(shí)，強(qiáng)化檔案材料收集工作

當(dāng)前，部分醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)不要”成為醫(yī)院自我調(diào)侃檔案管理工作的真實(shí)寫(xiě)照[20]?；诖耍环矫?，醫(yī)院應(yīng)全面加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格按照中央組織部《條例》之規(guī)定，不斷增強(qiáng)院內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及職工的檔案意識(shí)和法制觀念。由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)親自主抓，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宏觀管理并不定時(shí)進(jìn)行抽查，落實(shí)檔案管理責(zé)任，形成“醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)—人力資源部—檔案管理人員”的三級(jí)檔案管理工作機(jī)制。另一方面，醫(yī)院應(yīng)持續(xù)推進(jìn)跨部門(mén)協(xié)作。當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員不足且為兼職人員，在人事檔案材料的歸檔范圍和真?zhèn)闻袛嗌蠈?zhuān)業(yè)性不足。鑒于此，醫(yī)院人力資源部門(mén)應(yīng)會(huì)同院辦公室、科教、紀(jì)檢等部門(mén)，通過(guò)部門(mén)協(xié)作，從而強(qiáng)化人事檔案的收集和甄別工作。

（三）建立健全干部人事檔案管理制度，創(chuàng)新干部人事檔案管理方式

健全規(guī)范的人事檔案管理制度是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。一方面，由人力資源部牽頭，進(jìn)一步完善醫(yī)院人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理收集整理、分類(lèi)歸檔、保存利用等各個(gè)環(huán)節(jié)均出臺(tái)明確的管理任務(wù)與管理要求，從而保障人事檔案管理各項(xiàng)流程的規(guī)范性和科學(xué)性。另一方面，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)新人事檔案管理方式，在建立干部職工檔案的同時(shí)建立個(gè)人電子檔案，并及時(shí)引進(jìn)電子信息系統(tǒng)，將“三齡兩歷”等關(guān)鍵信息與醫(yī)院的人事信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，利用大數(shù)據(jù)服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療和管理工作，使得人事檔案信息不再是信息孤島，從而得到充分利用。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷完善基礎(chǔ)配套設(shè)施

當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員不足，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。大部分醫(yī)院的檔案管理人員均為兼職，無(wú)法專(zhuān)注于人事檔案管理，且檔案管理工作量較大，檔案管理人員長(zhǎng)期超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，精力上難以為繼。因此，應(yīng)大力推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)格按照中組部《條例》的規(guī)定“每管理一千卷干部人事檔案，應(yīng)配備一名專(zhuān)職檔案保管人員”，首先解決檔案管理人員匱乏的問(wèn)題，并通過(guò)舉辦專(zhuān)題講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。除此之外，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步加大檔案管理工作的資源投入，引進(jìn)防火防盜防水的檔案保管柜、抽濕機(jī)、空調(diào)等專(zhuān)業(yè)化的技術(shù)設(shè)備，不斷完善基礎(chǔ)配套設(shè)施，為人事檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的前提條件，提高醫(yī)院人事檔案管理的綜合效率。