徐 磊

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300350)

高職院校檔案是學(xué)校在黨政管理，教育教學(xué)，科學(xué)研究和技能培訓(xùn)等活動中形成的，以文件、聲像、實物形式存在的具有保存和查考價值的記錄。檔案是學(xué)?；顒拥臍v史痕跡，對學(xué)校發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義，也是社會評估學(xué)校各項工作的重要參考。隨著信息時代的到來，各項工作形成的電子文件越來越多，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化數(shù)量巨大，檔案工作正逐步從傳統(tǒng)實體管理向信息化管理過度。目前，高職院校普遍推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，計算機(jī)等多媒體設(shè)備、數(shù)字化管理應(yīng)用軟件及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等配套服務(wù)水平顯著提升，客觀上推動了檔案信息化工作。充分利用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化管理和增強(qiáng)服務(wù)意識，為利用者提高便捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成為高職院校開展檔案工作研究的重點任務(wù)。

一、檔案管理信息化的必要性和可行性

(一)必要性

1.紙質(zhì)檔案不易保存

以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行信息保存的檔案，易受保存環(huán)境的影響。首先隨著時間的推移，紙張材料會逐漸泛黃，出現(xiàn)變脆粉化的現(xiàn)象，特別是許多珍貴的檔案資料，年代都比較久遠(yuǎn)，保存起來特別不容易，同時給檔案的修復(fù)造成了非常大的壓力。其次，比較多的高職院校發(fā)展歷程中都經(jīng)歷了眾多變遷，紙質(zhì)檔案資料在轉(zhuǎn)運過程中也容易丟失、破損，不易保存，影響了檔案管理的工作質(zhì)量。再者，在對紙質(zhì)等載體檔案進(jìn)行加工過程中，有時因為人為失誤造成檔案資料整理混亂，造成檔案的管理不規(guī)范，從而難以發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

2.紙質(zhì)檔案利用效率低

以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行信息保存的檔案，管理方式相對落后，不論是檔案的收集、加工、整理等管理過程，還是檔案的查詢、借閱等開放利用過程，工作程序比較煩瑣，導(dǎo)致檔案管理和利用效率不高。隨著國家對職業(yè)教育越來越重視，高職院校的發(fā)展迎來了前所未有的機(jī)遇，發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也大幅度增加，對檔案的利用率也越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式越來越不符合時代要求，滿足不了學(xué)校發(fā)展的需要，同時給檔案工作人員帶了空前的工作壓力。

3.電子文件等信息資源的爆炸性增長

隨著校園信息化建設(shè)的深入，高職院校日常辦公，教學(xué)科研等活動產(chǎn)生的越來越多的電子文件，并通過數(shù)字化方式進(jìn)行傳遞，這與以紙質(zhì)形式歸檔產(chǎn)生了沖突。另外信息資源在高職院校的教育資源中占據(jù)越來越重要的地位，特別是2020年新冠疫情期間，教育工作實行“停課不停學(xué)”，居家辦公教學(xué)，以互聯(lián)網(wǎng)平臺為載體產(chǎn)生了大量的信息資源。信息化的時代背景下，數(shù)據(jù)信息資源爆炸性的增長，對高職院校檔案管理工作提出了全新的挑戰(zhàn)。

(二)可行性

1.檔案管理信息化重視程度增加

隨著2020年6月《中華人民共和國檔案法》的修訂實施，國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化和法治化進(jìn)一步強(qiáng)化，高職院校對檔案的重要性有了更為準(zhǔn)確和深刻的認(rèn)識。檔案部門地位得到提升，檔案管理投入增加，檔案人員素質(zhì)增強(qiáng)，特別是《檔案法》中增加檔案信息化建設(shè)的規(guī)定，鼓勵推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，明確具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用，加速了高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。

2.信息技術(shù)應(yīng)用效果凸顯

信息時代，人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供了可能。計算機(jī)、磁盤列陣搭建了檔案存儲的平臺，減少占地面積，有效解決了紙質(zhì)檔案保管問題；掃描、縮微等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化；網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)方便了檔案信息編研，管理軟件的應(yīng)用提高了檔案的收集、整理效率，規(guī)范了加工、統(tǒng)計流程，嚴(yán)格了保存和訪問控制；利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎技術(shù)進(jìn)行目錄檢索、原文預(yù)覽、信息發(fā)布、網(wǎng)上展覽等，大大提升了檔案的利用率。另外信息技術(shù)也大大加速了檔案信息傳遞速度，備份功能也加強(qiáng)了檔案信息的安全性。

3.檔案管理人員素質(zhì)提升

近年來，職業(yè)教育的快速發(fā)展大大提升了高職院校的入職門檻，檔案管理人員素質(zhì)也相應(yīng)提升，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用要求從事檔案管理工作不僅要有扎實的檔案管理技能，也要掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)、計算機(jī)專業(yè)知識等。高職院校對檔案管理人員除了在招聘環(huán)節(jié)會有嚴(yán)格的條件要求外，還定期會通過舉辦講座等相關(guān)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)來提高高職院校檔案管理人員的技術(shù)能力，以適應(yīng)時代發(fā)展的變化要求，同時將檔案評估作為考核檔案管理人員工作績效的一個標(biāo)準(zhǔn)，制定激勵機(jī)制。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)體系

信息化時代大背景下，數(shù)字化校園建設(shè)推動高職院校各項工作實現(xiàn)信息化管理，檔案管理工作也不例外。檔案信息化建設(shè)不僅能解決過去以紙質(zhì)材料為載體檔案管理的瓶頸，還能推動檔案管理、利用、安全等多方面功能的跨越式提升，是高職院校加強(qiáng)檔案管理的必然趨勢。實現(xiàn)檔案信息化管理，可以依據(jù)檔案產(chǎn)生、保管到開發(fā)、利用的生命周期，分階段逐步實施并完善，同時注意各個環(huán)節(jié)中的安全風(fēng)險，建立對應(yīng)安全保障體系。

(一)檔案信息化資源體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)堅持電子文件與紙質(zhì)文件同時歸檔制度，一方面加大對電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規(guī)范電子檔案的收集、歸檔制度；另一方面針對已有的紙質(zhì)檔案和新形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，最終完成全部館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，構(gòu)建高職學(xué)校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案的信息化管理。

1.將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案。紙質(zhì)檔案主要針對歷史已經(jīng)形成的檔案，也包括正在歸檔的紙質(zhì)檔案，為延長紙質(zhì)檔案的保存時間和使用壽命，需對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過電子掃描和系統(tǒng)分類實現(xiàn)檔案信息的模塊化管理。在轉(zhuǎn)換過程中，可以開展檔案信息的進(jìn)一步鑒定排查，針對存在問題及時糾正，查漏補(bǔ)缺，集中處置重復(fù)及不必要的文件資料，保證檔案信息的規(guī)范性和完整性。鑒于一些高職院校辦學(xué)時間較長，歷史積累的檔案較多，可以根據(jù)檔案利用率和重要程度，有選擇、分批次進(jìn)行數(shù)字化，扎實高效地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

根據(jù)天津市《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，紙質(zhì)檔案信息化加工流程可以分為(1)制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案；(2)檔案出庫；(3)數(shù)字化前處理；(4)目錄數(shù)據(jù)庫建立；(5)元數(shù)據(jù)采集；(6)數(shù)字化掃描；(7)圖像處理；(8)光學(xué)字符識別；(9)版式轉(zhuǎn)換；(10)數(shù)據(jù)掛接；(11)數(shù)據(jù)驗收；(12)檔案歸還庫房。

圖紙質(zhì)檔案信息加工流程

2.加強(qiáng)電子文件的收集、歸檔。電子文件是學(xué)?；騻€人相關(guān)工作過程中，通過媒體設(shè)備生成的有保存和查考價值的數(shù)字格式記錄。電子文件歸檔后稱電子檔案。目前，高職院校對電子文件的管理認(rèn)識水平還有待提高，對電子文件的管理還只局限于一些正式文件且只進(jìn)行了邏輯歸檔，貯存載體安全性不夠，電子文件生成環(huán)境數(shù)據(jù)缺少妥善保護(hù)，而一些輔助性的電子文件則被忽視。

電子文件收集應(yīng)包括，歸檔電子文件，背景信息和元數(shù)據(jù)三個部分。歸檔電子文件是指具有查考、利用價值的可以作為檔案保存的文件；背景信息是描述電子文件產(chǎn)生的活動痕跡及環(huán)境信息等；元數(shù)據(jù)是指電子文件的數(shù)據(jù)屬性。高職院校在履行黨政管理、教育教學(xué)活動中形成的各種電子公文，利用計算機(jī)輔助設(shè)計等技術(shù)形成的數(shù)據(jù)、圖形、模型文件，研究開發(fā)的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫等，以及支持電子文件長期可讀性而收集的各類輔助軟件都可以歸入電子文件的歸檔范圍。

(二)檔案信息化管理體系建設(shè)

檔案信息的管理過程涉及檔案收集、整理、保存，以及著錄、加工、統(tǒng)計、處理、鑒定多個環(huán)節(jié)。高職院校在建設(shè)數(shù)字化校園的進(jìn)程中，應(yīng)重視將電子辦公平臺等辦公及教學(xué)科研系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)結(jié)合，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面提升檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、加工、統(tǒng)計及保存，促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)功能完善。

首先，在檔案信息化建設(shè)過程中要充分考慮學(xué)校檔案管理的現(xiàn)實需求，通過對學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的是深入挖掘，提供有針對性的數(shù)據(jù)相關(guān)性分析，構(gòu)建比較完善的檔案數(shù)據(jù)關(guān)系網(wǎng)，實現(xiàn)當(dāng)檔案信息的模塊化管理。

其次，檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)注重與學(xué)校數(shù)字化平臺軟硬件的匹配度，增強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的兼容性,與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和辦公室自動化系統(tǒng)等實現(xiàn)有效的銜接，通過建設(shè)覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息在不同平臺、系統(tǒng)之間有效的對接，傳輸。

第三，加強(qiáng)跨部門的交流合作，建立校內(nèi)二級單位信息采集、收集、歸檔制度，規(guī)范檔案管理流程，明確具體工作分工，有條件的開放管理權(quán)限，實現(xiàn)各部門與檔案室物理空間和虛擬網(wǎng)絡(luò)空間的雙互聯(lián)。在全校范圍內(nèi)，形成自上而下、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、權(quán)責(zé)清晰、管理明確、全員參與檔案管理的良好局面，保證檔案工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和可持續(xù)發(fā)展。

(三)檔案信息化共享體系建設(shè)

檔案信息的開放利用, 是檔案館服務(wù)社會和學(xué)校發(fā)展, 維護(hù)用戶檔案知情權(quán)、使用權(quán)的重要表現(xiàn)。建立檔案信息化共享體系，是檔案工作貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、共享、綠色、開放“新發(fā)展理念的具體體現(xiàn)。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案資源，推進(jìn)檔案有序組織和高效管理，最終目的是為檔案的利用和服務(wù)提供便利。這一過程中，高職院校結(jié)合自身情況進(jìn)行檔案信息的加工、編纂，把孤立的檔案信息變成有序的檔案集合，有效增加了檔案信息的可利用率，同時完善檔案信息共享機(jī)制，建立便捷的檔案利用渠道，發(fā)揮檔案的查考和利用價值。

檔案信息化共享首先體現(xiàn)在信息查詢服務(wù)上，利用互聯(lián)網(wǎng)在信息傳播方面的優(yōu)勢，結(jié)合人工智能技術(shù)，可實現(xiàn)檔案的智能查閱。具體表現(xiàn)：(1)建立移動查詢服務(wù)平臺，隨時隨地滿足用戶對檔案信息的查詢需求；(2)便捷用戶登錄手段，采用指紋或者人臉識別等技術(shù)，節(jié)約登錄時間；(3)加入語音搜索功能，防線用戶錄入篩選條件。

檔案信息化共享在強(qiáng)調(diào)檢索功能的基礎(chǔ)上，應(yīng)注重服務(wù)和追蹤功能的發(fā)掘，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，收集用戶數(shù)據(jù)，分析使用傾向，通過強(qiáng)化系統(tǒng)的自主記憶功能，主動為用戶推送相關(guān)檔案信息資源，方便用戶迅速準(zhǔn)確地獲取所需信息。

(四)檔案信息化安全體系建設(shè)

檔案工作是保密工作的一種形式，高職院校的檔案信息中包含了教師學(xué)生的個人信息，涉及學(xué)校在教育教學(xué)、科學(xué)研究等方面的重要決策。數(shù)字時代，保障信息的安全性是一項非常復(fù)雜的工作，涉及多方面工作，包括危機(jī)防范、排查平臺隱患、查找和修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞等。加強(qiáng)檔案信息化保障體系建設(shè)，應(yīng)著重從完善制度、技術(shù)提升和應(yīng)急措施等方面深化研究。

首先，緊密結(jié)合國家、地方、行業(yè)相關(guān)檔案管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，出臺高職院校電子文件歸檔辦法，進(jìn)一步細(xì)化學(xué)校檔案信息化制度規(guī)范，針對檔案信息化過程中的各個環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，提高檔案管理人員安全管理意識。例如：明確專兼職檔案員、檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)的主體責(zé)任，注重檔案管理人員信息技能和信息素養(yǎng)培訓(xùn)，加強(qiáng)密鑰管理；嚴(yán)格電子檔案制度，特別是針對社會人員在請求查詢檔案信息時，應(yīng)充分了解其查詢目的，防止個體泄露檔案信息。保障檔案信息安全，定期分析防控風(fēng)險、制定預(yù)防機(jī)制。

其次，提高檔案信息安全保障技術(shù)，包括保證檔案管理系統(tǒng)安全、信息數(shù)據(jù)安全、數(shù)字化工作環(huán)境安全、信息化利用途徑安全等。例如：構(gòu)建數(shù)字防火墻，避免病毒入侵等風(fēng)險發(fā)生，從源頭上做好防護(hù)工作；針對檔案信息化保存安全問題,可以采用加密技術(shù)來進(jìn)行保護(hù)，包括對稱加密和非對稱加密技術(shù)；針對檔案信息化共享安全問題則要重視監(jiān)控技術(shù)以及權(quán)限控制,優(yōu)化用戶層級管理。

第三，建立有效的信息安全應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，確保出現(xiàn)物理和網(wǎng)絡(luò)安全問題時能快速采取應(yīng)急措施。例如：定期備份學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，包括異地備份；完善應(yīng)急處理預(yù)案，包括事前預(yù)警措施、事中搶險措施、事后彌補(bǔ)措施，以保證風(fēng)險發(fā)生時反應(yīng)及時得當(dāng)，最大化的減少損失；定期開展風(fēng)險評估,幫助檔案管理人員及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險。

四、結(jié)論

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理在保持原有價值的基礎(chǔ)上，更要注重管理效率的提升，同時保證開發(fā)和利用的安全性，而加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是必要途徑。目前，各個高職院校以紙質(zhì)檔案為主的管理、共享工作都是相對孤立的，客觀上限制了檔案資源潛在價值的發(fā)揮。而以大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)支持的檔案信息化管理系統(tǒng)，為打破物理界限的壁壘提供了可能。未來，以天津海河教育園為代表的區(qū)域高職院?？梢試L試建立聯(lián)合檔案管理服務(wù)平臺，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)高效傳輸作用，有效提高檔案資源的利用率。