宋平 徐茂華

[摘? ? ? ? ? ?要]? 高校在日常的管理中會(huì)形成一些具有保存和利用價(jià)值的材料，這些材料經(jīng)過整理、立卷、歸檔，從而形成我們常說的檔案，包括人事檔案、綜合檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等。檔案工作不是簡(jiǎn)單地保管資料，健全檔案管理工作不僅可以保守單位的秘密，還可以通過開發(fā)利用檔案信息資源，為單位提供強(qiáng)有力的信息支撐和管理支持，是推動(dòng)單位發(fā)展的重要組成部分。新時(shí)代檔案管理工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展，不斷引入先進(jìn)的管理方法，提升管理效果。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校檔案管理;檔案部門;擔(dān)當(dāng)意識(shí);服務(wù)意識(shí)

[中圖分類號(hào)]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)]? 2096-0603（2021）45-0174-02

高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。檔案部門是其保存和提供利用的專門機(jī)構(gòu)。高校檔案部門地位的確立不是一句空話，但在實(shí)際工作當(dāng)中普遍體現(xiàn)得不理想，往往是“說起來重要、做起來次要、忙起來可要可不要”。在實(shí)際工作中，高校領(lǐng)導(dǎo)從重視程度、政策、經(jīng)費(fèi)等方面都沒能更好地給予保證。要改變這一現(xiàn)狀，需要多層面同時(shí)發(fā)力，進(jìn)行系統(tǒng)思考綜合施策，才可能逐步得到改善，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)重視和經(jīng)常研究檔案工作，出臺(tái)相關(guān)政策，加大經(jīng)費(fèi)投入，加大輿論導(dǎo)向作用，切實(shí)保證檔案工作運(yùn)行機(jī)制完善有效。作為檔案工作人員也要以嶄新的面貌立足本職崗位，為高校檔案工作建設(shè)與發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

一、新時(shí)代檔案管理中存在的問題分析

（一）先進(jìn)的信息化設(shè)備較為缺乏

高校檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理設(shè)備包括密集架等，但隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了新的挑戰(zhàn)，為了及時(shí)高效地滿足用戶多樣化、專業(yè)化的檔案信息需求，高校檔案館，需要建立一個(gè)集收取、保存、查閱、遠(yuǎn)程訪問綜合性的信息化平臺(tái)，并且構(gòu)建一個(gè)檔案信息庫、檔案信息資源整合中心、檔案信息用戶群體構(gòu)成的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)。高校檔案館應(yīng)及時(shí)引進(jìn)和更新軟硬件設(shè)備，但高校檔案館在這方面的現(xiàn)狀略微落后。

（二）檔案數(shù)字化程度不高

信息時(shí)代需要高校檔案館運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案信息存儲(chǔ)、信息整合、信息組織檢索、整合與挖掘技術(shù)以及電子文件綜合管理技術(shù)等多層次信息技術(shù)，在功能不同的各類信息結(jié)構(gòu)上有序整理與集成處理產(chǎn)生的各類檔案信息，并引進(jìn)數(shù)字化信息安全技術(shù)體系保證檔案信息資源的有效性、完整性和真實(shí)性。當(dāng)前數(shù)字檔案館的建設(shè)方案并未要求所有的高校檔案館進(jìn)行數(shù)字化掃描，再加上領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，因此，一部分高校并未開展檔案數(shù)字化加工工作，還有一些盡管之前開展了，但并沒有堅(jiān)持每年做，這對(duì)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展是一個(gè)很大的阻礙。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

檔案管理人員只有具備專業(yè)的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，才能保證檔案管理的效果，而實(shí)際中的檔案管理人員卻表現(xiàn)出老齡化趨勢(shì)、業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)普遍不高的問題。由于檔案管理工作對(duì)年輕人缺乏吸引力，較多年輕人不愿從事此類工作而導(dǎo)致管理人員老齡化。年齡較大的檔案管理人員因接受新鮮事物較慢，不能充分利用信息技術(shù)實(shí)施檔案管理工作，進(jìn)而影響了檔案管理的效果。另外，在大部分的高校當(dāng)中，檔案管理部門一直以來都是不被重視的，領(lǐng)導(dǎo)在安排管理者方面也沒有嚴(yán)格考核其管理能力和綜合素質(zhì)。由于高校檔案管理不被重視，因此，管理者不會(huì)有太多的晉升機(jī)會(huì)，他們也就不會(huì)主動(dòng)進(jìn)行綜合素質(zhì)的提升。

二、提升檔案管理效率的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，引入新設(shè)備，做好數(shù)字化工作

積極更新落后的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，特別是軟件設(shè)備的更新工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化的基本保證，是實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的重要措施。數(shù)字化工作的開展是檔案信息化的有效補(bǔ)充，是提高檔案查找利用效率的有效途徑，是檔案創(chuàng)新發(fā)展的重點(diǎn)工作，對(duì)于之前的老舊檔案，可以通過購(gòu)買服務(wù)等方式實(shí)現(xiàn)檔案的全部數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高政治站位

理論是行動(dòng)的先導(dǎo)，作為一名教育系統(tǒng)工作者，尤其是從事檔案工作的人員，首要任務(wù)就是要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高思想道德素質(zhì)。深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神，學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記重要講話精神，落實(shí)好全國(guó)教育大會(huì)精神。時(shí)刻牢記自己的身份和使命，逐步提高自己的黨性修養(yǎng)。嚴(yán)于律己，努力把所學(xué)的理論和知識(shí)與實(shí)際工作更好地相結(jié)合。通過參加培訓(xùn)、聽宣講，聽報(bào)告、看視頻等形式，邊做邊學(xué)，拓寬知識(shí)面，提升看問題的角度，為做好本職工作奠定理論基礎(chǔ)，只有這樣才能立足新時(shí)代，樹立高標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高水平。

（三）轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)擔(dān)當(dāng)意識(shí)

通過深入的學(xué)習(xí)，提高擔(dān)當(dāng)意識(shí)和擔(dān)當(dāng)能力，著力解決檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)不高、開放意識(shí)不夠、大局意識(shí)和工作能力不足、擔(dān)當(dāng)和工作激情缺乏等問題。檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化個(gè)人的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，樹立高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，牢記黨的宗旨和責(zé)任使命。破除“多一事不如少一事”“不求有功，但求無過”的思想，全方位激發(fā)檔案人員的工作熱情。牢固樹立勇于擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)作為的信念，增強(qiáng)為高校檔案工作建設(shè)和發(fā)展貢獻(xiàn)力量的信心和責(zé)任感。主要體現(xiàn)在檔案工作日常的管理上，檔案收集、整理、編目、利用。立足為教學(xué)、科研、教師、學(xué)生服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)減少負(fù)擔(dān)，在檔案方方面面的工作中，取得突破性的進(jìn)展。

（四）強(qiáng)化日常管理，規(guī)范工作程序

要想加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，一定要強(qiáng)化日常管理，規(guī)范工作程序，正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理亦是如此。檔案部門負(fù)責(zé)人要做到率先垂范，“上為之，下效之”。帶頭履職盡責(zé)、擔(dān)當(dāng)作為，營(yíng)造干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍。制訂規(guī)范的檔案工作流程，逐漸杜絕懶散行為，強(qiáng)化日常管理，重新梳理工作任務(wù)，建立工作臺(tái)賬，加強(qiáng)檢查考核。強(qiáng)化工作職責(zé)的落實(shí)有利于建立更好的工作責(zé)任制，完善責(zé)任落實(shí)機(jī)制。要進(jìn)一步明確職責(zé)，細(xì)化指標(biāo)，分解任務(wù)，完善責(zé)任機(jī)制。要加強(qiáng)監(jiān)督檢查，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力，依法追究責(zé)任。要加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，依法辦事，規(guī)范管理，通過檔案部門人員上下努力形成嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事、按程序辦事的良好風(fēng)氣。

（五）規(guī)范檔案制度，加強(qiáng)檔案建設(shè)

檔案人員要用新思想、新觀念、新作為重新審視自己，反思自己，剖析自己，提高自己。立足本職、勇于擔(dān)當(dāng)、大膽創(chuàng)新，為教學(xué)、科研提供保障服務(wù)。增強(qiáng)檔案工作的專業(yè)本領(lǐng)與專業(yè)技能，遵守黨紀(jì)國(guó)法和檔案法律 法規(guī)，遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。不斷創(chuàng)新思維，全面把握政策法規(guī)，以公開透明促進(jìn)制度建設(shè)，公開辦事程序，規(guī)范工作行為，努力形成用制度管權(quán)、用制度管事、用制度管人的局面。完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要在實(shí)施中逐步發(fā)現(xiàn)問題并改正，高校應(yīng)當(dāng)多聽取其他部門的意見，與其他學(xué)校進(jìn)行溝通，取長(zhǎng)補(bǔ)短，在管理上進(jìn)行相應(yīng)的整改、完善。

（六）提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)工作效果

我們?cè)谝酝墓ぷ髦校星掖嬖谥鲃?dòng)為學(xué)生主體考慮和服務(wù)意識(shí)比較欠缺的思想短板。今后工作中要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)意識(shí)。樹立服務(wù)理念，強(qiáng)化檔案工作為學(xué)校中心工作服務(wù)，要服務(wù)好高校的發(fā)展大局，要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)的決策，要服務(wù)好廣大教職員工，要服務(wù)好學(xué)生。抓好檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，努力建設(shè)一支政治堅(jiān)定、品德高尚、業(yè)務(wù)過硬、結(jié)構(gòu)合理、勤于育人的檔案人員隊(duì)伍。作為高校的一分子，高校的發(fā)展要靠大家一起努力，高校的發(fā)展和個(gè)人的發(fā)展是緊密聯(lián)系在一起的。找到癥結(jié)，真抓實(shí)干，提高服務(wù)質(zhì)量，朝著既定目標(biāo)不斷努力，相信檔案人員隊(duì)伍會(huì)越來越好，高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都會(huì)越來越好。

（七）加大培訓(xùn)力度，提升人員素質(zhì)

首先，要定期對(duì)檔案管理人員實(shí)施思想教育、國(guó)情教育、形勢(shì)教育，提高管理人員的政治素養(yǎng)。其次，積極鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)、參加行業(yè)內(nèi)培訓(xùn)，提高學(xué)歷層次和現(xiàn)有的業(yè)務(wù)能力和水平，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，引導(dǎo)其能夠正確看社會(huì)、看學(xué)校。最后，要提高創(chuàng)新意識(shí)。高校應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新工作模式，多去兄弟院校、省、市檔案館等單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自身的不足，查漏補(bǔ)缺，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。

三、結(jié)語

大到國(guó)家的教育事業(yè)，小到高校的發(fā)展，緊要處往往就是幾步，真正做到了抓住機(jī)遇、用好機(jī)遇，就會(huì)使蘊(yùn)藏的潛力充分迸發(fā)，使發(fā)展的局面煥然一新。如果我們抓住機(jī)遇，就能夠奮起直追，乘勢(shì)而上;反之，讓機(jī)遇擦肩而過，我們就會(huì)喪失實(shí)現(xiàn)新跨越的絕佳機(jī)會(huì)。站在新起點(diǎn)，抓住新機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)新作為。作為高校檔案工作者，我們要把思想和行動(dòng)統(tǒng)一到習(xí)近平總書記重要講話精神上來，立足本職崗位，破除舊有的思維方式和路徑依賴，查擺問題，研究對(duì)策，助推高校檔案工作建設(shè)與發(fā)展。

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◎編輯 鄭曉燕