姚萌萌 安春姬

摘? ? 要：教務(wù)秘書(shū)工作是高校教學(xué)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。教務(wù)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行教學(xué)管理決策的得力助手，是保證各教學(xué)單位教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)、教務(wù)及師資得以完善管理的一支重要力量。為順應(yīng)新時(shí)代高等教育綜合改革、應(yīng)對(duì)高等教育快速發(fā)展和迎接“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，教務(wù)秘書(shū)在工作方式、工作觀念和工作思路上應(yīng)有所改變和創(chuàng)新，才能滿足高等教育教學(xué)管理工作的需要，發(fā)揮管理育人和服務(wù)育人的作用。

關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書(shū);工作方式;工作觀念;工作思路

中圖分類號(hào)：G647? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ?文章編號(hào)：1002-4107（2021）07-0046-02

隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學(xué)管理工作逐步趨向科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。教務(wù)秘書(shū)作為教學(xué)工作的基層管理者和執(zhí)行者，對(duì)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著十分重要的作用。教務(wù)秘書(shū)既是教務(wù)工作的具體執(zhí)行者和操作者，又是各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者和安排者，同時(shí)還是教務(wù)處與院部之間、教師之間和師生之間開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的連接者和聯(lián)絡(luò)者，教務(wù)秘書(shū)工作為學(xué)校教育教學(xué)工作的正常運(yùn)行提供有力保障。為保障教育教學(xué)工作順利開(kāi)展，教務(wù)秘書(shū)創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，顯得尤為重要。

一、教務(wù)秘書(shū)工作創(chuàng)新的必要性

（一）順應(yīng)新時(shí)代高等教育綜合改革

2015年，習(xí)近平總書(shū)記主持召開(kāi)中央全面深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，通過(guò)推進(jìn)建設(shè)世界一流大學(xué)方案;同年發(fā)布《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，

提出要推動(dòng)一批高水平大學(xué)和學(xué)科進(jìn)入世界一流行列或前列。2016年，開(kāi)始新一輪建設(shè)。2017年，黨的十九大報(bào)告指出，要“加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”。2018年，習(xí)近平總書(shū)記在全國(guó)教育大會(huì)上強(qiáng)調(diào)，要深化辦學(xué)體制和教育管理改革，充分激發(fā)教育事業(yè)發(fā)展生機(jī)活力。我國(guó)高等教育領(lǐng)域改革現(xiàn)在正處于攻堅(jiān)克難的關(guān)鍵時(shí)期，教務(wù)秘書(shū)工作作為高校一項(xiàng)基礎(chǔ)、核心的教學(xué)管理工作，需要順應(yīng)時(shí)代和高校發(fā)展需要，不斷創(chuàng)新工作理念、知識(shí)和方法。

（二）應(yīng)對(duì)高等教育快速發(fā)展的需要

2019年初，教育部高等教育司副司長(zhǎng)范海林介紹了《全面振興本科教育 推進(jìn)高等教育內(nèi)涵發(fā)展情況》，范海林表示，總體而言，我國(guó)已建成了世界上規(guī)模最大的高等教育體系，高等教育毛入學(xué)率達(dá)到48.1%，中國(guó)即將由高等教育大眾化階段進(jìn)入普及化階段。2020年，受新冠肺炎疫情影響，為千方百計(jì)穩(wěn)定和擴(kuò)大就業(yè)，高職院校擴(kuò)招100萬(wàn)人，普通本科、研究生也大幅擴(kuò)招，加快了中國(guó)高等教育進(jìn)入普及化階段的節(jié)奏。學(xué)生人數(shù)的不斷增加帶來(lái)的是教學(xué)管理工作量的不斷增加，但教務(wù)秘書(shū)崗位人數(shù)基本不變，高校教務(wù)秘書(shū)工作面臨巨大的壓力和挑戰(zhàn)，必須探索創(chuàng)新工作思路，以此提高工作效率[1]。

（三）迎接“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的新挑戰(zhàn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)影響了生活的方方面面，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的出現(xiàn)，孕育出一種全新的教育形態(tài)。智慧教室、翻轉(zhuǎn)課堂、慕課、微課等教學(xué)方式逐漸成為高校一種新的教學(xué)形式，不僅對(duì)教師和學(xué)生來(lái)說(shuō)是挑戰(zhàn)，對(duì)教務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是全新的挑戰(zhàn)。在新冠肺炎疫情防控期間，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”帶來(lái)的新挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化成了新機(jī)遇，在應(yīng)對(duì)突發(fā)應(yīng)急事件時(shí)，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”幫助高校應(yīng)對(duì)危機(jī)，全面開(kāi)展線上教學(xué)，關(guān)鍵時(shí)刻化危機(jī)為契機(jī)，開(kāi)創(chuàng)了教學(xué)及其管理的新模式，也啟迪了教務(wù)秘書(shū)工作方式的創(chuàng)新。

二、教務(wù)秘書(shū)工作創(chuàng)新的路徑

2020年，高校借助現(xiàn)代化技術(shù)手段和信息化建設(shè)成果，所有高校響應(yīng)國(guó)家號(hào)召“停課不停學(xué)、停課不停教”，“云教學(xué)”和“云辦公”的方式讓高校教學(xué)和管理工作基本不斷線，應(yīng)對(duì)疫情而產(chǎn)生的新的工作方式，為教務(wù)秘書(shū)工作創(chuàng)新提供了新思路。

（一）工作方式創(chuàng)新

1.學(xué)校加強(qiáng)信息化建設(shè)，提供高效工作保障

目前，國(guó)內(nèi)高校信息化發(fā)展進(jìn)入智慧校園階段，用戶的需求、學(xué)生的培養(yǎng)、教師的發(fā)展是智慧校園的核心。

（1）打造智慧校園。智慧校園建設(shè)可以流程再造推動(dòng)多部門(mén)協(xié)同。通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)管理及服務(wù)流程再造，將傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)辦理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上辦理、線上線下結(jié)合辦理、大廳辦理多種方式，將學(xué)校教務(wù)、人事、圖書(shū)、一卡通、迎新、離校、OA辦公、電子郵件等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通，實(shí)現(xiàn)信息共享，以促進(jìn)多部門(mén)之間的管理及服務(wù)協(xié)同，提高管理效率，提高校園數(shù)字化、智能化、一體化水平。

智慧校園建設(shè)可以同時(shí)加強(qiáng)教育信息化建設(shè)。一是利用信息技術(shù)構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的學(xué)習(xí)空間，促進(jìn)高校人才培養(yǎng)模式改革，推動(dòng)高校教育教學(xué)模式創(chuàng)新，打造頗具特色的信息化應(yīng)用體系和管理模式。二是建設(shè)智慧教室、錄播教室、沉浸式遠(yuǎn)程直播教室等現(xiàn)代化教室，打造優(yōu)質(zhì)在線課程，滿足跨空間和時(shí)間的教學(xué)需求。三是構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)資源管理平臺(tái)。將高校日常教學(xué)積累的各類視頻、音頻、圖片、文件等資源做好分類儲(chǔ)存，將高校教學(xué)資源進(jìn)行統(tǒng)一和集中管理，以便在教學(xué)、教研和評(píng)估等工作中對(duì)其進(jìn)行再利用。

（2）完善教學(xué)管理系統(tǒng)。教學(xué)管理系統(tǒng)是高校師生常用也必用的一個(gè)綜合信息管理系統(tǒng)。教學(xué)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)也是學(xué)校財(cái)務(wù)、人事、學(xué)生管理、PU等系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，學(xué)生和教師的相關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確直接影響著學(xué)校各類費(fèi)用核算以及學(xué)生獎(jiǎng)、助學(xué)金評(píng)定等工作。因此，建設(shè)完善的教學(xué)管理系統(tǒng)尤為重要。

完善的教學(xué)管理系統(tǒng)應(yīng)滿足教學(xué)管理人員和師生的需求。教學(xué)管理人員可以分權(quán)限編輯、管理和查看教學(xué)相關(guān)運(yùn)行數(shù)據(jù)及分析結(jié)果;教師可以在系統(tǒng)上完成與教學(xué)任務(wù)相關(guān)的工作;學(xué)生可以查看培養(yǎng)方案要求、課程、成績(jī)、學(xué)業(yè)完成情況等與學(xué)業(yè)有關(guān)的內(nèi)容;教務(wù)秘書(shū)可以高效完成學(xué)籍、排課、成績(jī)、畢業(yè)等管理工作。

2.教務(wù)秘書(shū)合理運(yùn)用信息化，提高工作效率

教務(wù)秘書(shū)要了解并熟練使用學(xué)校信息化建設(shè)成果。教務(wù)秘書(shū)工作煩瑣、復(fù)雜，教學(xué)管理系統(tǒng)是教務(wù)秘書(shū)工作的一個(gè)重要抓手，熟練使用教學(xué)管理系統(tǒng)，清楚掌握辦事流程和要求，對(duì)完成教務(wù)秘書(shū)工作可以達(dá)到事半功倍的效果。

教務(wù)秘書(shū)要了解并熟練使用現(xiàn)代化辦公軟件。教務(wù)秘書(shū)工作需要整理、填報(bào)和核對(duì)大量的數(shù)據(jù)，如學(xué)生重修報(bào)名開(kāi)課、教師教學(xué)工作量核算、學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)分析等需要依據(jù)學(xué)校相關(guān)制度開(kāi)展的工作，以上工作所需要的數(shù)據(jù)可以從教學(xué)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出，但所有數(shù)據(jù)的提供需要二次甚至是多次加工，因此熟練使用Office等辦公軟件也可以大大提高工作效率。

（二）工作觀念創(chuàng)新

1.高校加強(qiáng)教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)和培訓(xùn)

高校要加強(qiáng)教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)和培訓(xùn)，打造一支相對(duì)穩(wěn)定的、專業(yè)的、具有創(chuàng)新意識(shí)的教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍[2]。高校根據(jù)教師和學(xué)生數(shù)量確定教務(wù)秘書(shū)配備數(shù)量，引進(jìn)適量的教務(wù)秘書(shū)。對(duì)新入職教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行專業(yè)崗位培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括崗位職責(zé)、規(guī)章職責(zé)、辦事流程、教學(xué)管理系統(tǒng)操作等。對(duì)于在崗教務(wù)秘書(shū)也要給予其參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)新的政策、教育理念和優(yōu)秀同行的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)[3]。

2.教務(wù)秘書(shū)具備工作創(chuàng)新意識(shí)和能力

創(chuàng)新是指?jìng)€(gè)人打破常規(guī)，突破現(xiàn)狀，敢為人先，敢于挑戰(zhàn)未來(lái)，謀求新境界。教務(wù)秘書(shū)工作包括學(xué)籍、考試、課程、成績(jī)等方面，教務(wù)秘書(shū)這“一根針”如何串起“千條線”，就需要教務(wù)秘書(shū)具備創(chuàng)新意識(shí)和能力。創(chuàng)新意識(shí)和能力的獲得需要教務(wù)秘書(shū)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，抓住一切學(xué)習(xí)新理念、新方法的機(jī)會(huì)，善于思考，敢于打破常規(guī)，拓寬工作思路。根據(jù)實(shí)際情況，不斷改進(jìn)工作方式和方法，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，勇于嘗試新方法，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來(lái)提高工作效率[4]。

（三）工作思路創(chuàng)新

教務(wù)秘書(shū)工作緊緊圍繞教師和學(xué)生，通過(guò)管理和服務(wù)發(fā)揮著自己的價(jià)值。教務(wù)秘書(shū)工作不是簡(jiǎn)單地上傳下達(dá)，而是需要站在教師和學(xué)生的角度去思考問(wèn)題，確定教師和學(xué)生的訴求，以教師和學(xué)生能夠接受的方式解釋學(xué)校政策制度。教務(wù)秘書(shū)工作不是簡(jiǎn)單地執(zhí)行任務(wù)，而是需要在完成教育教學(xué)管理工作后有總結(jié)和思考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)。教務(wù)秘書(shū)工作不是簡(jiǎn)單地周而復(fù)始，而是需要教務(wù)秘書(shū)本身對(duì)自己工作有反思、有總結(jié)、有改進(jìn)[5]。

教務(wù)秘書(shū)作為教學(xué)工作的基層管理者和執(zhí)行者，對(duì)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著十分重要的作用，教務(wù)秘書(shū)這支隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展應(yīng)得到高校的重視和支持。高校重視教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)并加強(qiáng)教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍培訓(xùn)，建立和完善教務(wù)秘書(shū)工作發(fā)展路徑;教務(wù)秘書(shū)在做好本職工作的基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作方式、觀念和思路。如此，教務(wù)秘書(shū)才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和高等教育改革需要，為高等教育教學(xué)管理和服務(wù)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]黃銳遠(yuǎn).高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍問(wèn)題及對(duì)策研究——以寧波大學(xué)為例[D].上海：華東師范大學(xué)，2009.

[4]韋素玲.高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)的路徑[J].黑龍江教育（高教研究與評(píng)估），2012（2）：71-73.

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■ 編輯∕陳晶