姚煥茹

摘 要：隨著高等院校教育的迅速發(fā)展，應(yīng)用型本科院校二級學(xué)院教務(wù)秘書工作的重要性作用越發(fā)凸顯，教務(wù)秘書成為了教學(xué)管理工作中與教師、學(xué)生、院校之間的重要關(guān)節(jié)，其隊(duì)伍的建設(shè)保證了提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)，對教學(xué)工作順利開展有著重要意義。教務(wù)秘書工作的持續(xù)健康發(fā)展，離不開完善合理的教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)，以及健全的教務(wù)秘書隊(duì)伍的培訓(xùn)機(jī)制。應(yīng)用型本科院校為教務(wù)秘書提供合理的發(fā)展通道，促進(jìn)教務(wù)秘書的工作積極性，為教學(xué)管理提供動力，才夠有效發(fā)揮二級學(xué)院的教育功能。

關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書;隊(duì)伍建設(shè);現(xiàn)狀;發(fā)展

雖然二級學(xué)院作為應(yīng)用型本科高校的二級單位，在人才培養(yǎng)過程中起到承上啟下的重要作用，但是二級學(xué)院的教務(wù)管理水平，直接關(guān)系著人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，更是教學(xué)管理工作質(zhì)量的保障。由于學(xué)校在辦學(xué)、發(fā)展中會出現(xiàn)各種原因，導(dǎo)致二級學(xué)院在教務(wù)秘書管理制度、隊(duì)伍建設(shè)、發(fā)展水平等方面存在很多問題和不足，目前教務(wù)秘書普遍出現(xiàn)了職業(yè)倦怠現(xiàn)象以及教務(wù)秘書工作不受重視、發(fā)展受阻、缺乏合理完善的培訓(xùn)等現(xiàn)狀。而這些現(xiàn)狀日益影響著教務(wù)秘書工作人員的穩(wěn)定性和工作的積極性，在一定程度上使教學(xué)管理工作出現(xiàn)了阻滯。

一、教務(wù)秘書工作特點(diǎn)

（一）教務(wù)管理內(nèi)容繁多復(fù)雜、涉及范圍廣泛

作為院校系部教學(xué)管理工作以及教學(xué)運(yùn)營的最直接的組織管理者，教務(wù)秘書的工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，內(nèi)容涉及范圍廣泛是其主要特點(diǎn)之一。教務(wù)秘書的相關(guān)工作包含學(xué)籍管理、教學(xué)檔案管理、人才培養(yǎng)方案的制度、任課教師教學(xué)工作安排、學(xué)生上課課表的制定、系部以及全院各類考試安排與成績修改登錄、教師教學(xué)工作量的核算以及教師科研工作量匯總、各類教學(xué)相關(guān)競賽安排、教學(xué)工作檢查、學(xué)生思想教育安排等等，事無巨細(xì)，繁瑣復(fù)雜。通過教務(wù)秘書的工作，為廣大師生提供信息服務(wù)，為系部教學(xué)管理運(yùn)行以及教師教學(xué)任務(wù)安排正常有序地進(jìn)行提供了保證。做到為教師解決問題為學(xué)生解決疑問為學(xué)院的通知安排起到承上接下的作用，在行政和教學(xué)上，兩者通過教務(wù)秘書的工作相輔相成，相互促進(jìn)。

（二）教務(wù)管理工作的高效性、準(zhǔn)時(shí)性

教務(wù)秘書工作時(shí)常涉及學(xué)生的各類考試安排，如期初補(bǔ)考、期末正考以及各種各類的國家性考試，如四六級、計(jì)算機(jī)考試等。還有任課教師課程替換、教師的調(diào)代課管理、實(shí)習(xí)計(jì)劃安排，實(shí)踐課程的課外學(xué)習(xí)安排等，這些都要要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成，以防影響學(xué)院整體教學(xué)工作計(jì)劃的安排、學(xué)生課程的落實(shí)、成績的計(jì)算以及畢業(yè)的審核。

（三）國家和學(xué)院政策、文件的落實(shí)運(yùn)行第一人

各院校的教育管理規(guī)章制度都是緊緊圍繞國家和地方的教育方針政策以及學(xué)院發(fā)展現(xiàn)狀而制定的。那就要求了教務(wù)秘書的工作是必須靈活掌握各類政策的內(nèi)容及實(shí)施辦法，這樣才能在教學(xué)管理中按照政策和學(xué)院文件的指示，做好相關(guān)的教學(xué)管理工作，在政策和學(xué)院文件的規(guī)定中落實(shí)教育要求。同時(shí)，在辦理相關(guān)的學(xué)生免修課程、受傷或生病學(xué)生的緩考、因?qū)W分不足而要自主降級以及按國家政策入伍參軍后回來繼續(xù)教育等的手續(xù)時(shí)，需要我們嚴(yán)格落實(shí)，按照規(guī)矩辦理好相關(guān)手續(xù)、流程。

二、教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀

（一）隊(duì)伍人員素質(zhì)參差不齊，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識教育

在院校的教學(xué)管理中，一直以來都是以人才的培養(yǎng)、教師的教學(xué)質(zhì)量提升、學(xué)生的全面發(fā)展作為首要目標(biāo)。這就導(dǎo)致了：一方面，教務(wù)秘書人員聘選方面缺乏嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，不少的學(xué)院會把教務(wù)崗位看做是能力較弱的管理人員備用崗位;另一方面，二級學(xué)院教學(xué)管理崗位人員配備嚴(yán)重不足，以至于教務(wù)秘書管理崗位人員配備的嚴(yán)重缺乏，不少的院系中教務(wù)秘書一職是由專任老師或者其他行政人員如輔導(dǎo)員兼任。這樣，二級院校的教務(wù)秘書隊(duì)伍就呈現(xiàn)出人員專業(yè)素質(zhì)層次不一的現(xiàn)象。而這些教務(wù)秘書普遍的缺乏相關(guān)的教務(wù)管理專業(yè)知識教育，在該崗位的工作上難以應(yīng)對突發(fā)事件，缺少處理突發(fā)事件的能力。

（二）缺少工作獎勵機(jī)制，教務(wù)秘書的工作積極性不足，人員流動性大

作為教務(wù)秘書，教務(wù)秘書的晉升渠道非常的少，除了院內(nèi)工資薪酬制度里的晉升以及校外的職稱評定，教務(wù)秘書與專任老師的晉升相比，更加缺乏途徑。雖然現(xiàn)在的教務(wù)秘書學(xué)歷已經(jīng)不是成為晉升的主要障礙，但是在同等的職稱評審中他們比專任老師缺少了空間、路徑上的優(yōu)勢。而高校中的工作獎勵機(jī)制也缺乏了對教務(wù)秘崗位的合理完善考慮，以至于一些工作了七八年以上或者更甚者還是處在科員級別，拿著科員的工資待遇。而又由于教務(wù)管理工作的繁雜、量大、全天坐班的制度、工資待遇相對較低等特點(diǎn)。這就造成了很多教務(wù)秘書在工作中只是單純的應(yīng)付工作，直接出現(xiàn)了教務(wù)秘書持續(xù)保持消極的情緒和懶散的工作狀態(tài)、人員流動比較大、教務(wù)秘書頻繁的更換等結(jié)果，也間接地影響了教學(xué)管理運(yùn)行的質(zhì)量。

三、教務(wù)秘書隊(duì)伍發(fā)展展望

（一）提高對高校教務(wù)秘書的重要性認(rèn)識，打造強(qiáng)而有力的教務(wù)秘書隊(duì)伍

在高校的教務(wù)管理工作中，由于教務(wù)秘書需要完成的工作內(nèi)容繁雜眾多，在教學(xué)運(yùn)行中起著承上啟下的作用，充當(dāng)著教學(xué)和行政直接的紐帶，因此，高校教育中一定要意識到教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中的重要性。注重在招聘或遴選中，提高教務(wù)秘書人員質(zhì)量的識別，認(rèn)真篩選合格的、受過專業(yè)知識教育的工作者。同時(shí)，要引導(dǎo)教務(wù)秘書認(rèn)識到每一項(xiàng)工作內(nèi)容的性質(zhì)是什么，以及開展該項(xiàng)工作的目的是什么。只有教務(wù)秘書厘清這些工作內(nèi)容的性質(zhì)和目的才能把性質(zhì)相同、目的一致的工作合并到一起，縮減工作完成的時(shí)間，提高工作效率[1]，從而形成一支強(qiáng)而有力的隊(duì)伍。

（二）加大教務(wù)秘書后備人才儲備和在崗人員培訓(xùn)力度

學(xué)院在根據(jù)自身的教學(xué)規(guī)模、教師和學(xué)生數(shù)量，引進(jìn)合適數(shù)量的教務(wù)秘書后，為了避免出現(xiàn)崗位人員不足，教務(wù)秘書長期超負(fù)荷工作而導(dǎo)致教學(xué)工作事故的出現(xiàn)，理應(yīng)在開展學(xué)校教學(xué)管理工作的同時(shí)，對新入職教務(wù)秘書進(jìn)行專業(yè)的崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)他們應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)變能力。另外，對于在崗教務(wù)秘書人員，各院校還可采用“一人一帶一考核”的制度，利用老帶青提升新老教務(wù)秘書的管理水平和工作能力。

（三）完善教務(wù)秘書激勵機(jī)制，提高工作積極性，減少人員流動

各院校要建立明確的教務(wù)秘書崗位職責(zé)，避免出現(xiàn)教務(wù)秘書管理職責(zé)不清現(xiàn)象以及需建立健全的教務(wù)秘書崗位考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對考核成績優(yōu)秀或相對較差的教務(wù)秘書給予一定的晉升、物質(zhì)嘉獎或相應(yīng)的懲罰。其次，還需要為教務(wù)秘書提供緩解工作疲勞的平臺，適當(dāng)開展心理疏導(dǎo)活動，減輕教務(wù)秘書的工作壓力，提高他們的積極性。從而為廣大教務(wù)秘書提供上升平臺，減少人員的頻繁流動。

四、結(jié)語

教務(wù)秘書在教學(xué)管理中占有重要地位，通過改變目前教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)的困境，健全教務(wù)秘書管理方法，完善規(guī)范以及制度化教務(wù)秘書激勵機(jī)制，對于教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)工作至關(guān)重要。只有全面認(rèn)識到教務(wù)秘書在院校教學(xué)管理工作中的重要作用，提高教務(wù)秘書的崗位熱情和工作積極性，加大教務(wù)秘書后備人才儲備和人員培訓(xùn)力度，時(shí)刻保持一支穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍，才能為學(xué)校教學(xué)管理工作提供源源不斷的發(fā)展動力。

參考文獻(xiàn)：

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