翟宏昌

（撫順職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 撫順 113122）

教務(wù)管理系統(tǒng)為高校提高教務(wù)管理效率和水平起到了舉足輕重的作用，為此，許多高職院校都引入了綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，使教學(xué)管理信息化逐步走向深入和成熟[1-3]。一個(gè)成功的教務(wù)系統(tǒng)會(huì)極大地促進(jìn)學(xué)校的管理水平和工作效率，但現(xiàn)實(shí)情況是不同的高校管理辦法和流程都不盡相同，在這個(gè)高校運(yùn)行順暢的系統(tǒng)未必會(huì)適合于另一所高校。背景相似的高校在使用同一個(gè)系統(tǒng)時(shí)也會(huì)出現(xiàn)應(yīng)用水平的高低而導(dǎo)致的使用問題。目前許多高校都在大力建設(shè)數(shù)字化校園，提高信息化管理水平。教育部也明確要求各高校要基于高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)，建立校本數(shù)據(jù)中心，在此基礎(chǔ)上建設(shè)內(nèi)部質(zhì)量保證體系并進(jìn)行內(nèi)部診斷與改進(jìn)工作。在此背景下建設(shè)教務(wù)系統(tǒng)就有一定的特殊性，因此研究該背景下制約教務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵性因素就至關(guān)重要[4-5]。

一、背景

教職成司印發(fā)的《高等職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案（試行）》 (教職成司函〔2015〕168 號），（以下簡稱《指導(dǎo)方案》）明確提出，要建立基于高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)、學(xué)校進(jìn)行自主診改、省級教育行政部門根據(jù)需要進(jìn)行抽樣復(fù)核的工作機(jī)制，促進(jìn)高職院校在建立教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度的基礎(chǔ)上，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、全覆蓋，具有較強(qiáng)預(yù)警功能和激勵(lì)作用的內(nèi)部質(zhì)量保證體系，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的持續(xù)提升。根據(jù)以上要求，我們必須做好兩項(xiàng)工作：一是做好人才培養(yǎng)狀態(tài)的數(shù)據(jù)采集；二是在數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)之上建立院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系并進(jìn)行內(nèi)部診斷與改進(jìn)工作，在此背景下高職院校建設(shè)教務(wù)管理系統(tǒng)會(huì)有一定的特殊性。

二、信息化條件下教務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)狀

根據(jù)教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020 年）》關(guān)于“加強(qiáng)高校數(shù)字校園建設(shè)與應(yīng)用。利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，整合資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的高等教育信息基礎(chǔ)設(shè)施”的要求，高職院校要立足本校實(shí)際情況，建設(shè)數(shù)字化校園系統(tǒng)，而教務(wù)系統(tǒng)屬于數(shù)字化校園的一個(gè)主要的構(gòu)成部分。目前，高職院校一部分是引進(jìn)的，由國內(nèi)公司開發(fā)研制的教務(wù)系統(tǒng)；另一部分是由本校自己開發(fā)并維護(hù)的。根據(jù)調(diào)查和研究，許多院校對現(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)滿意度不是很高，有的院校只使用了教務(wù)系統(tǒng)的部分功能。其主要原因：一是教務(wù)系統(tǒng)本身的不完善，主要表現(xiàn)在教務(wù)系統(tǒng)和教學(xué)管理流程不相符；二是教學(xué)改革和教育理念的改變而引發(fā)的教學(xué)管理制度的改變，從而影響了教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。為了更好地使用好教務(wù)系統(tǒng)，研究數(shù)字化校園背景下制約教務(wù)管理系統(tǒng)的問題就顯得非常迫切和必要。

高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)的全面實(shí)施大致分可以為三個(gè)階段：第一階段是2000 年以前，教務(wù)系統(tǒng)基本是以c/s 架構(gòu)的；第二個(gè)階段是2000—2014 年，主要是以c/s 架構(gòu)及b/s 架構(gòu)為基礎(chǔ)的；第三個(gè)階段是在教育部人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺及診斷與改進(jìn)工作背景下，要求統(tǒng)一建設(shè)校本數(shù)據(jù)中心，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化校園的建設(shè)[6]。

隨著我國教育信息化的發(fā)展，數(shù)字化校園理念應(yīng)運(yùn)而生。它要求采用最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通信技術(shù)，通過一定的規(guī)范來統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)、集成校園的各種資源，進(jìn)而構(gòu)建安全、可靠的便于擴(kuò)展、可進(jìn)行二次開發(fā)的容易維護(hù)的智能化、數(shù)字化的校園系統(tǒng)。對于共享的數(shù)據(jù)一般有完整性、準(zhǔn)確性和一致性要求，一般包括OA 系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等。教務(wù)管理是高職院校教學(xué)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作之一。高等教育規(guī)模擴(kuò)大、教育制度的變化特別是學(xué)分制、基礎(chǔ)課程的分級管理等都給教學(xué)管理帶來了一系列需要解決的問題。隨著全國專委會(huì)制定的《智能化校園建設(shè)導(dǎo)則》的頒布和推出、高職院校人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集對數(shù)據(jù)的要求越來越規(guī)范、診改工作在高職院校的逐步推廣，高職院校教務(wù)系統(tǒng)的推進(jìn)和實(shí)施就要做相應(yīng)的改變。面對當(dāng)前形勢，教務(wù)管理系統(tǒng)就要勇于變革，抓住機(jī)遇，完善教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)容，使教務(wù)系統(tǒng)更加充分地服務(wù)教學(xué)，促進(jìn)診改工作，更大程度上提高教務(wù)管理工作效率和管理水平。

三、影響教務(wù)系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵性問題

教務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，它包括教學(xué)計(jì)劃、考試、成績、學(xué)籍、評教等模塊。教務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜性決定了不可能一蹴而就，而是要先抓住教務(wù)系統(tǒng)的主要部分[7-8]。教務(wù)系統(tǒng)實(shí)施過程中的最關(guān)鍵之處是要打通如下關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）教務(wù)系統(tǒng)使用過程中重要模塊應(yīng)用問題是關(guān)鍵

1.教務(wù)系統(tǒng)的培養(yǎng)方案及教學(xué)計(jì)劃是教務(wù)系統(tǒng)的核心

培養(yǎng)方案是高職院校按照專業(yè)進(jìn)行教學(xué)和管理的綱領(lǐng)性文件，是保證人才培養(yǎng)全過程質(zhì)量控制和落實(shí)教學(xué)計(jì)劃的重要文件，其主要任務(wù)是確定人才培養(yǎng)目標(biāo)并根據(jù)總目標(biāo)設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)課、專業(yè)課及實(shí)踐環(huán)節(jié)，是組織教學(xué)、完成教學(xué)任務(wù)的基本依據(jù)，是教務(wù)管理系統(tǒng)的起始環(huán)節(jié)。有了培養(yǎng)方案就可以按照專業(yè)進(jìn)行教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)安排。開課管理是本院教務(wù)系統(tǒng)的特色環(huán)節(jié)，是確定教學(xué)計(jì)劃之后在排課之前的一個(gè)中間環(huán)節(jié)。其任務(wù)是落實(shí)教學(xué)計(jì)劃中提出的若干關(guān)鍵性及特殊性的要求，例如合班課程的安排都是屬于這個(gè)環(huán)節(jié)。制定好教學(xué)計(jì)劃之后，通過開課管理環(huán)節(jié)可自動(dòng)生成學(xué)期的教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)安排表等，并在教學(xué)安排表中生成合班、教學(xué)班，任課老師信息，教材信息等，最終形成開課通知單。教務(wù)系統(tǒng)的開課通知單是排課、選課、成績管理、教材管理、考試管理的數(shù)據(jù)來源。因此做好開課管理是合理編排課表的必要條件。用好教學(xué)管理模塊主要是要處理好幾個(gè)關(guān)系并解決好幾個(gè)難題。

一是處理好幾個(gè)關(guān)系：梳理好教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)方案及教學(xué)計(jì)劃之間的邏輯關(guān)系，梳理好教學(xué)計(jì)劃和執(zhí)行計(jì)劃之間的關(guān)系，處理排課與教室資源之間的關(guān)系。

二是解決好兩個(gè)難題：要解決好排課算法的科學(xué)性；要解決好選課與不足的硬件之間的關(guān)系。

2.學(xué)籍異動(dòng)的管理一定要詳細(xì)和完善

學(xué)籍管理工作是學(xué)校教務(wù)管理的重要組成部分，而學(xué)籍異動(dòng)是學(xué)籍管理中最繁瑣、工作量最大最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，是最應(yīng)該受到關(guān)注的部分。學(xué)籍異動(dòng)通常指學(xué)生學(xué)籍上的非程序化變動(dòng)，主要包括參軍、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出）、專升本、保留入學(xué)資格、提前畢業(yè)、延期畢業(yè)、留級、降級、旁聽等，是學(xué)籍管理領(lǐng)域的常用術(shù)語。學(xué)籍異動(dòng)還會(huì)給學(xué)生提供學(xué)籍預(yù)警信息等。如果處理不好這個(gè)環(huán)節(jié)，教務(wù)系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)多米諾骨牌效應(yīng)。這些問題都會(huì)對教務(wù)系統(tǒng)的考試、選課、成績、補(bǔ)考等環(huán)節(jié)產(chǎn)生巨大影響，如果處理不當(dāng)，會(huì)造成學(xué)籍管理人員許多不必要的工作量。現(xiàn)在國家每年都從應(yīng)屆大學(xué)生中進(jìn)行征兵，而且會(huì)給予升學(xué)、就業(yè)等方面的優(yōu)惠政策，入伍后要保留學(xué)籍，復(fù)學(xué)后要恢復(fù)學(xué)籍。這部分的學(xué)生數(shù)量與日俱增，而且休學(xué)、參軍的學(xué)生復(fù)學(xué)的日期還不太確定，都給教務(wù)管理帶來了很大的不確定性；另外還需要考慮如下問題對學(xué)籍的影響：學(xué)制的不統(tǒng)一例如五年制、三年制、擴(kuò)招后的學(xué)生學(xué)籍問題，學(xué)籍管理人員的頻繁換崗遺留問題等都是學(xué)籍模塊本地化要首要考慮的問題[9]。

3.成績模塊要處理好教學(xué)計(jì)劃及學(xué)籍間的關(guān)聯(lián)

成績管理是學(xué)籍管理的重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)計(jì)劃和學(xué)籍管理之間聯(lián)系的紐帶。教學(xué)計(jì)劃變動(dòng)和學(xué)籍的異動(dòng)會(huì)直接對成績管理產(chǎn)生重大影響。對學(xué)生而言考試成績非常重要，不能出一點(diǎn)差錯(cuò)，因此教務(wù)系統(tǒng)在生成成績名單的環(huán)節(jié)很關(guān)鍵。一方面要理清異動(dòng)學(xué)生名單、五年制學(xué)生名單，不能缺失；另一方面要理順補(bǔ)考名單和畢業(yè)前補(bǔ)考名單。新教務(wù)系統(tǒng)引入后這些都是考察的重點(diǎn)，需要模塊操作者及時(shí)和廠商溝通，確保名單的準(zhǔn)確性。

（二）兩個(gè)無縫銜接是教務(wù)系統(tǒng)本地化的重要保障

1.充分對接好研發(fā)人員和使用者間的無縫銜接

教務(wù)系統(tǒng)無論是校本開發(fā)，還是購買商業(yè)公司的產(chǎn)品都存在一個(gè)重要的盲區(qū)——開發(fā)人員與使用者對學(xué)校管理方面的了解嚴(yán)重不對稱。改進(jìn)措施是：一是由不同模塊的使用者不斷提出需求和使用過程中存在的問題及解決方案，這些細(xì)節(jié)都應(yīng)該記錄在案；二是系統(tǒng)管理員將這些需求和問題提供給公司的研發(fā)人員，開發(fā)者解決后反饋給系統(tǒng)管理員，然后將解決方案提供給模塊使用者，問題得以圓滿解決。這個(gè)過程看似稍顯繁瑣，但是如果研發(fā)人員及模塊使用者即使發(fā)生變動(dòng)也不至于影響系統(tǒng)的運(yùn)行和管理，系統(tǒng)管理員會(huì)牢牢掌控教務(wù)系統(tǒng)的管理和運(yùn)行。許多院校對此問題研究不夠深入，必然會(huì)導(dǎo)致使用者的問題和公司的問題而導(dǎo)致的上下不銜接的空檔，很多高校教務(wù)系統(tǒng)用不好，教務(wù)系統(tǒng)本地化存在問題，原因就在于此。

2.教務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化校園及診改工作的無縫銜接

教務(wù)系統(tǒng)屬于數(shù)字化校園的重要一環(huán)，也是人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺采集數(shù)據(jù)的一個(gè)重要子系統(tǒng)，更是診改工作的不可缺少的重要組成部分。校本數(shù)據(jù)中心建成后必須能從教務(wù)系統(tǒng)里自動(dòng)抽取數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)源，人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)平臺是它們之間建立關(guān)聯(lián)的文檔接口。診改工作的基礎(chǔ)是人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺，平臺的數(shù)據(jù)來源于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。教務(wù)系統(tǒng)是平臺數(shù)據(jù)來源最大的組成部分。在“高職院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷參考指標(biāo)（坐標(biāo)）體系”中，包含5 個(gè)診斷項(xiàng)目，15 個(gè)診斷要素，37 個(gè)參考診斷點(diǎn)，共涵蓋了學(xué)校、專業(yè)、課程、教師和學(xué)生五個(gè)層面。教務(wù)系統(tǒng)對這五個(gè)層面的數(shù)據(jù)都有所涉及。因此要確保這部分?jǐn)?shù)據(jù)源頭清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。目前要做好兩大工作：一是要建立教務(wù)系統(tǒng)與人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺的“6.師資隊(duì)伍”“7.2 課程設(shè)置”這兩部分的對接。因?yàn)檫@部分?jǐn)?shù)據(jù)量最大，準(zhǔn)確性要求非常高，是數(shù)據(jù)平臺的骨干部分。對接后作為教務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)重要功能，發(fā)揮系統(tǒng)的作用，可以有效地減少人工采集數(shù)據(jù)出現(xiàn)的錯(cuò)誤率，顯著提高數(shù)據(jù)采集的工作效率。二是要做好就業(yè)、財(cái)務(wù)、學(xué)工等應(yīng)用系統(tǒng)與數(shù)據(jù)平臺的對接工作，最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)校本數(shù)據(jù)中心的目的。此項(xiàng)工作涉及面廣，涉及部門多，必須爭取學(xué)校層面的介入，加大資金投入，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

目前教務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字化校園建設(shè)的主要問題表現(xiàn)在：一是缺少頂層設(shè)計(jì)，“孤島”問題顯著，各子系統(tǒng)之間互不相連；二是數(shù)字化校園子系統(tǒng)注重硬件建設(shè)輕視軟件建設(shè)，投入資金很多，但軟件部分后續(xù)應(yīng)用不給力；三是沒有全面掌控并熟悉各個(gè)系統(tǒng)的“領(lǐng)頭羊”統(tǒng)攬全局，導(dǎo)致問題一大堆，解決乏力。

（三）要解決好制約教務(wù)系統(tǒng)良好運(yùn)行的其他影響因素

一是報(bào)表的打印及報(bào)表定制方面的問題。教務(wù)系統(tǒng)目前有c/s、b/s 以及c/s b/s 結(jié)合的架構(gòu)，b/s架構(gòu)的打印功能需要插件的啟用，操作很不方便，還有待提高。而選用c/s 與b/s 結(jié)合打印功能就要好很多。

二是遇到問題后，系統(tǒng)需要直接使用數(shù)據(jù)庫查詢語句去修改，非常麻煩，不易上手，維護(hù)性差，版本升級時(shí)容易忽略。

三是廠商答應(yīng)的數(shù)據(jù)遷移得不到有效執(zhí)行，最后不了了之。因此需要在簽合同階段都要把這些問題考慮進(jìn)去。

四、數(shù)字化校園及診改背景下制約教務(wù)系統(tǒng)的解決對策

在數(shù)字化校園及診改的背景下，教務(wù)系統(tǒng)面臨不少新的問題，要解決好這些問題需要著力解決好如下幾個(gè)方面問題[10-11]。

一是做好頂層設(shè)計(jì)，要讓管理者充分認(rèn)識到教務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化校園建設(shè)及診改工作的關(guān)聯(lián)性，自上而下抓好管理，落實(shí)責(zé)任，暢通解決問題渠道。

二是以人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺為接口，建立校本數(shù)據(jù)中心，做好教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)與診改工作的充分對接。

三是明確教務(wù)系統(tǒng)各模塊操作者及系統(tǒng)管理員職責(zé)，對系統(tǒng)推進(jìn)過程中提出的需求要記錄在案，確保系統(tǒng)管理人員和操作者對這些需求和問題同時(shí)掌控，不因人員變動(dòng)出現(xiàn)操作上的斷層。

四是在引進(jìn)成熟的教務(wù)系統(tǒng)的前提下，進(jìn)行院校級的二次開發(fā)。使教務(wù)系統(tǒng)能充分適應(yīng)本校實(shí)際的教學(xué)流程，進(jìn)而解決教務(wù)系統(tǒng)本地化“水土不服”問題。

五是對操作人員進(jìn)行全面培訓(xùn)并加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，讓操作人員有強(qiáng)烈的歸屬感和幸福感，在評職方面給予適當(dāng)傾斜。

因此，數(shù)字化校園與診改背景下建設(shè)教務(wù)系統(tǒng)存在諸多特殊情況，只有著力解決好影響教務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵性問題，才能更好應(yīng)用教務(wù)系統(tǒng)，建立完善的校本數(shù)據(jù)中心，為診改工作打下良好基礎(chǔ)。