田煜

摘? 要：以中國聯(lián)通河南省分公司誠信檔案管理實(shí)踐為例，界定通信企業(yè)誠信檔案的內(nèi)涵及歸檔范圍，構(gòu)建通信企業(yè)誠信檔案管理模式，探討優(yōu)化路徑，嘗試將其作為單獨(dú)門類的檔案進(jìn)行實(shí)體分散管理和信息虛擬化集中管理，為誠信檔案科學(xué)規(guī)范管理積累經(jīng)驗(yàn)并提供借鑒。

關(guān)鍵詞：通信企業(yè);誠信檔案;管理模式

隨著通信消費(fèi)市場日漸飽和，通信企業(yè)市場競爭日益加劇，客戶投訴時有發(fā)生，對企業(yè)誠信建設(shè)提出了更高的要求。在此背景下，科學(xué)規(guī)范管理誠信檔案既是“制約失信行為發(fā)生，監(jiān)督企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為中誠信相關(guān)行為的一個工具”，[1]也是企業(yè)品牌建設(shè)、形象展示與美譽(yù)度提升的需要和境內(nèi)外資本市場對上市公司信息披露的必然要求。誠信檔案管理體系建設(shè)有助于守信激勵與失信懲戒，規(guī)范市場主體行為，打擊惡性無序競爭;同時，也有助于企業(yè)累積信用，潔身自好，培育優(yōu)秀企業(yè)文化。下面以中國聯(lián)通河南省分公司近幾年誠信檔案建設(shè)實(shí)踐為例，從通信企業(yè)誠信檔案內(nèi)涵與歸檔范圍界定、管理模式構(gòu)建、優(yōu)化路徑探討三個方面進(jìn)行分析。

1 通信企業(yè)誠信檔案的內(nèi)涵與歸檔范圍界定

1.1 通信企業(yè)誠信檔案的內(nèi)涵。事實(shí)上，誠信檔案的提法由來已久，只不過未將其作為專門的檔案門類進(jìn)行管理，而是借鑒重大活動檔案等管理經(jīng)驗(yàn)將其作為專題檔案進(jìn)行管理。河南聯(lián)通近幾年為適應(yīng)企業(yè)誠信體系建設(shè)需要，對誠信檔案的專門管理進(jìn)行了積極探索。把企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)、管理、研發(fā)等活動中形成的體現(xiàn)企業(yè)與利益相關(guān)方守約與失信行為的原始記錄作為誠信檔案進(jìn)行專門管理。

1.2 通信企業(yè)誠信檔案歸檔范圍界定。河南聯(lián)通不同規(guī)模與層級的通信企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇合適的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行誠信檔案的收集、整理與歸檔，并保持分類標(biāo)準(zhǔn)的相對穩(wěn)定。

1.2.1 按來源界定。從來源看，主要包括11個方面：①來自工商部門的注冊信息，包括法人、名稱、住所、經(jīng)營范圍變更材料等;②來自稅務(wù)部門的稅收與社保申報、代扣、繳納記錄等;③來自質(zhì)量監(jiān)督部門的產(chǎn)品質(zhì)量與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測記錄;④來自商業(yè)銀行的信貸及信譽(yù)度評估記錄;⑤來自行業(yè)監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會的政策執(zhí)行、客戶投訴、行風(fēng)評議、誠信單位評比等記錄;⑥來自合作伙伴、設(shè)備供應(yīng)商對企業(yè)付款、合同履行、項(xiàng)目建設(shè)及驗(yàn)收情況的評價記錄;⑦來自員工對公司承諾履行情況，對工資待遇、職級晉升、教育培訓(xùn)等政策執(zhí)行情況的評價記錄;⑧來自新聞媒體對公司的正面宣傳與負(fù)面報道情況;⑨來自客戶對信息保密、投訴處理、“霸王”條款解決方案等正當(dāng)訴求的回應(yīng)情況;⑩來自信用中國網(wǎng)站、政府采購網(wǎng)站、中國裁判文書網(wǎng)等對企業(yè)誠信狀況的查詢結(jié)果;體現(xiàn)企業(yè)自身及利益相關(guān)方的其他誠信檔案資料。

1.2.2 按內(nèi)容界定。按內(nèi)容分主要包括以下四個方面：一是企業(yè)基本信息類：法人、住所、聯(lián)系方式等信息登記及更新情況;二是履約類：指合同、協(xié)議、備忘錄等法律文件中承諾與履約能力的匹配度，履行結(jié)果與承諾的偏離度等履約類文件材料;三是法規(guī)政策的遵從性：企業(yè)內(nèi)部控制、勞動合同簽訂、五險一金按時足額繳納、資費(fèi)政策落實(shí)、社會責(zé)任承擔(dān)等法規(guī)政策的遵從性文件材料;四是信息披露的合規(guī)性文件：根據(jù)境內(nèi)外資本市場對上市企業(yè)的信息披露法規(guī)，及時、準(zhǔn)確、完整地披露相關(guān)信息形成的文件材料。

1.2.3 按性質(zhì)界定。按性質(zhì)分主要包括兩大類，一類是反映企業(yè)遵章守法、誠實(shí)守信、公平交易、廉潔自律、服務(wù)社會等良好社會形象的正面文件材料;另一類是反映企業(yè)違法違規(guī)、客戶投訴、媒體曝光、虛假宣傳、泄露客戶信息、偷稅漏稅、商業(yè)賄賂等有損企業(yè)良好形象與口碑的負(fù)面文件材料。

2 通信企業(yè)誠信檔案管理模式構(gòu)建

2.1 明確誠信檔案收集審核責(zé)任。由于通信企業(yè)的誠信檔案多數(shù)屬于“賬外文件”，同其他門類檔案相比，缺乏暢通的收集渠道和管控手段，[2]再加上誠信檔案信息可控性差，檔案記載的內(nèi)容是否客觀反映企業(yè)真實(shí)信用狀況，辨別難、取證難。為此，河南聯(lián)通委托公司誠信體系建設(shè)委員會辦公室負(fù)責(zé)誠信檔案的收集和審核，辦公室人員由法律、建設(shè)、客戶服務(wù)、物資采購、人力資源、綜合、審計(jì)、紀(jì)檢等部門組成，分別負(fù)責(zé)招投標(biāo)管理、合同管理、入職招聘、媒體報道、財(cái)務(wù)審計(jì)等誠信檔案的收集和審核工作，并按季度向檔案部門移交，解決了檔案部門信息不對稱、人手不足、業(yè)務(wù)不熟等原因造成的收集審核困難問題。

2.2 誠信檔案實(shí)體分散管理。首先，通信企業(yè)的誠信檔案來自合作伙伴、員工、客戶、工商、稅務(wù)、媒體、政府監(jiān)管部門等，涉及領(lǐng)域廣泛，來源渠道復(fù)雜，把上述機(jī)構(gòu)和個人產(chǎn)生的誠信檔案收集齊全，統(tǒng)一存放在誠信主體單位，不僅難度極大，浪費(fèi)人力物力，也割裂了形成單位全宗的完整性，打破保管單位原有檔案分類體系。[3]其次，誠信檔案實(shí)體集中存放在誠信主體單位，自身的失約與違法行為檔案很難如實(shí)提供給利用者，信息共享將淪為空談，無法發(fā)揮其弘揚(yáng)正氣與震懾違規(guī)的作用，探索實(shí)體與信息分離的管理模式有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。最后，誠信檔案嚴(yán)格意義上不能作為一個專門的檔案類型，很難準(zhǔn)確界定誠信檔案與其他類型檔案的管理界面，不能確保檔案類型之間互不隸屬，互不交叉。[4]因此，為保持現(xiàn)有檔案分類體系的嚴(yán)整性，誠信檔案歸檔時仍然按照傳統(tǒng)的企業(yè)檔案十大類分類法進(jìn)行劃分，分散保管在文書、工程等檔案門類中，只在實(shí)體檔案著錄信息中增加誠信檔案虛擬檔號。

2.3 誠信檔案信息集中管理。河南聯(lián)通在檔案管理系統(tǒng)中增加了誠信檔案管理模塊，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)將其他管理模塊中編有誠信檔案虛擬檔號的實(shí)體檔案信息自動匯集到誠信檔案管理模塊下，并將從其他征信機(jī)構(gòu)、網(wǎng)站、工商、稅務(wù)等渠道查詢到的公司誠信狀況信息手工著錄到誠信檔案管理模塊，然后按照誠信檔案十一種來源為其進(jìn)行虛擬編號，讓分散保管的誠信檔案實(shí)體與集中保管的誠信檔案信息有機(jī)統(tǒng)一起來。在虛擬誠信檔案信息中注明各類誠信檔案的實(shí)體存放地點(diǎn)和信息利用渠道及方式。比如：虛擬檔號CX04/03代表來自銀行的征信報告，并注明了實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)、查詢方式、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等利用線索，便于對該份誠信檔案實(shí)體的利用。建立了實(shí)體分散存放，信息集中管理，利用提供線索的誠信檔案管理機(jī)制。

2.4 誠信檔案鑒定銷毀動態(tài)化管理。誠信文件的生命周期不同于一般公文，比如企業(yè)信用報告、年度行業(yè)評議結(jié)果、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系認(rèn)證等都具有較強(qiáng)的時效性。因此，對不在有效期、履行完畢、處罰期滿等誠信檔案應(yīng)及時進(jìn)行鑒定銷毀，以確保誠信檔案既能全面記載誠信主體的歷史信用記錄，又能準(zhǔn)確反映企業(yè)最新的誠信狀況。

2.5 誠信檔案利用分類管理。誠信檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)實(shí)用性，河南聯(lián)通對誠信檔案的利用進(jìn)行分類管理，具體如下：①對公司保管的利益相關(guān)方誠信檔案的利用實(shí)行名單制，每季度發(fā)布一次紅黑榜，供公司招標(biāo)、采購、建設(shè)等工作參考。②對反映公司自身狀況的誠信檔案利用采用備案制，在法律部門登記后，在公司投標(biāo)、信用評估、獎項(xiàng)申報等工作中使用，確保對外提供的誠信檔案不造假、不違規(guī)。③外部單位利用公司誠信檔案采用審核制，經(jīng)公司相關(guān)部門及主管領(lǐng)導(dǎo)審核后方能對外提供，維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益。④利用保存在相關(guān)征信、評估、工商、稅務(wù)、銀行等機(jī)構(gòu)的誠信檔案采用獲準(zhǔn)制，授權(quán)法律部門統(tǒng)一代辦。⑤對掌握的他方誠信檔案實(shí)行共享制，向全部通信運(yùn)營商及相關(guān)征信機(jī)構(gòu)提供，實(shí)現(xiàn)合法共享。

3 通信企業(yè)誠信檔案管理的優(yōu)化路徑

3.1 加快誠信檔案管理頂層設(shè)計(jì)。盡管誠信檔案越來越受到重視，但目前仍屬于概念不清晰、管理界面不明確、歸檔范圍不具體、整理方法不統(tǒng)一的狀態(tài)。亟須凝聚各方面力量研究誠信檔案的內(nèi)涵和外延、管理方法、利用方式等，加快誠信檔案管理頂層設(shè)計(jì)，并出臺配套措施，形成獨(dú)具特色的檔案門類。

3.2 注重他方誠信檔案信息審核。誠信主體應(yīng)充分利用相關(guān)部門公開的誠信信息及技術(shù)手段，在員工招聘、合作伙伴選擇、合同簽訂等工作中，對他方的資料信息進(jìn)行核實(shí)，最大限度確保對方提供誠信檔案的真實(shí)性、合規(guī)性。同時，對有關(guān)本企業(yè)的媒體報道、行業(yè)評議等工作中明顯存在與事實(shí)不符及有失偏頗的信息進(jìn)行澄清和說明，以避免不實(shí)信息給通信企業(yè)造成不應(yīng)有的信用損失。因此，在確保自身信息提供和披露誠實(shí)信用的前提下，加強(qiáng)對關(guān)聯(lián)方信息真實(shí)性的審核和認(rèn)定，確保誠信檔案內(nèi)“真”外“實(shí)”。

3.3 兼顧失信檔案信息收集管理。在誠信檔案收集中應(yīng)兼顧守信記錄和失信記錄，不能顧此失彼。同時，加強(qiáng)己方失信行為后續(xù)澄清、整改、追責(zé)等材料的收集，為內(nèi)部控制、流程優(yōu)化提供決策依據(jù)。對他方的失信記錄進(jìn)行名單制管理和誠信等級劃分，作為渠道建設(shè)、合作伙伴遴選、供應(yīng)商招標(biāo)等工作的參考依據(jù)，讓失信者受到應(yīng)有的懲罰和損失。

3.4 提升誠信檔案利用法制意識。繼承其他法律法規(guī)關(guān)于隱私權(quán)、商業(yè)秘密、著作權(quán)等信息保護(hù)的立法精神，正確處理誠信檔案利用與保密的關(guān)系，平衡公民及法人對誠信檔案信息知情權(quán)與權(quán)力主體的利益沖突，對誠信檔案的利用規(guī)則和方式進(jìn)行規(guī)范和約束。

本文系河南省檔案局2018年度檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃《通信企業(yè)誠信檔案管理模式與應(yīng)用策略研究》（項(xiàng)目編號：2018-R-30）的階段性成果之一。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司 來稿日期：2019-10-20）