蔡燕琴

江蘇省淮安市第一人民醫(yī)院辦公室，江蘇淮安 223300

醫(yī)院辦公室檔案中包含的各類信息和資料都是伴隨著醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)所產(chǎn)生的，辦公室檔案管理的主要內(nèi)容就包括與行政工作相關(guān)的各類文書檔案，醫(yī)療科研資料，數(shù)據(jù)圖表、會(huì)議報(bào)告以及醫(yī)院的各類重大事件和重大活動(dòng)的過程記錄等，醫(yī)院辦公室檔案的主要呈現(xiàn)形式有文字、圖片、影像、表格等[1]。辦公室檔案之中包含的各類信息和資料是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理和改革發(fā)展的重要記載和見證，是醫(yī)院非常寶貴的信息資源，通過對(duì)辦公室檔案的合理利用，能夠幫助醫(yī)院優(yōu)化管理決策，為其提供基礎(chǔ)的信息和數(shù)據(jù)支撐。當(dāng)前醫(yī)院在開展辦公室檔案管理的過程中，無論是在制度體系上，還是方式方法上，都存在諸多的不足，影響了醫(yī)院檔案管理水平的提升，不利于醫(yī)院的健康和穩(wěn)定發(fā)展，因此有必要結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀，探討醫(yī)院辦公室檔案管理的新模式，推動(dòng)醫(yī)療改革向縱深方向發(fā)展。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展的重要性

1.1 提升醫(yī)院綜合管理水平

醫(yī)院重視辦公室檔案管理工作的開展，有利于提高醫(yī)院的綜合管理水平。隨著醫(yī)療體制機(jī)制改革的深入推進(jìn)，醫(yī)院做為給人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的重要醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在改革和發(fā)展的過程中，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)醫(yī)療水平的提升，還必須要做好醫(yī)院管理的各項(xiàng)工作，保障醫(yī)院的健康和有序運(yùn)行[2]。 而檔案管理作為醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和管理水平，強(qiáng)化檔案信息資源管理，能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供內(nèi)在保障，同時(shí)通過創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式方法，還能夠?yàn)獒t(yī)院探索現(xiàn)代化和信息化的辦公室管理模式提供示范，從而提升醫(yī)院的管理效率，為醫(yī)院的健康發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

1.2 提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量

醫(yī)院重視辦公室檔案管理工作的開展，還有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升就有賴于醫(yī)療實(shí)踐和各類醫(yī)療科研工作項(xiàng)目的推進(jìn)，而辦公室檔案管理能夠完整和如實(shí)地記錄醫(yī)院醫(yī)療實(shí)踐的過程和結(jié)果，通過檔案的歸納和整理能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)科研工作的開展提供最基本的數(shù)據(jù)和信息支撐，同時(shí)伴隨著辦公室檔案信息化管理工作的深入推進(jìn)，還能夠加速實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)的共享，這也為醫(yī)院科研工作的發(fā)展和進(jìn)步提供了重要支撐[3]。除此之外，醫(yī)院強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的開展，能夠提高檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性，有利于更好地保護(hù)患者的隱私，從而構(gòu)建良好的醫(yī)患關(guān)系，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

1.3 優(yōu)化醫(yī)院辦公室管理模式

醫(yī)院在開展辦公室檔案管理工作的過程中，探索檔案管理的新方法，這在一定程度上有利于在整體上優(yōu)化醫(yī)院辦公室管理的模式。 辦公室是醫(yī)院管理的基本單位，提升辦公室管理工作的規(guī)范性和有序性，對(duì)提高醫(yī)院管理水平具有十分積極和重要的意義[4]。 醫(yī)院在進(jìn)行辦公室檔案信息化管理的過程中，會(huì)予以人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，同時(shí)強(qiáng)化辦公室同其他各科室和各部門之間的聯(lián)系，構(gòu)建相應(yīng)的管理和服務(wù)平臺(tái)，從而有效帶動(dòng)醫(yī)院辦公室各項(xiàng)工作都朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1 綜合性

辦公室一般是負(fù)責(zé)醫(yī)院的一些綜合性業(yè)務(wù)，在性質(zhì)上屬于綜合部門，平時(shí)主要負(fù)責(zé)一些信息以及文件等的上傳下達(dá)，同時(shí)參與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理，負(fù)責(zé)一些重要活動(dòng)的組織和開展。因此醫(yī)院的辦公室檔案管理所涉及到的內(nèi)容比較多，既有行政文件，又包括醫(yī)療業(yè)務(wù)和活動(dòng)記錄，使得辦公室檔案管理工作也呈現(xiàn)出綜合性的特征[5]。在進(jìn)行辦公室檔案管理的過程中，需要相關(guān)的工作人員對(duì)全部的檔案資料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)還要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和催辦。

2.2 交叉性

醫(yī)院辦公室檔案管理工作還具有交叉性的特征。辦公室檔案管理只是醫(yī)院檔案管理的一個(gè)組成部分，辦公室也只是執(zhí)行檔案管理工作的主要部門之一，除了辦公室之外還有人事管理部門、醫(yī)療科研項(xiàng)目部門、后勤部門以及醫(yī)保部門等，每個(gè)部門都負(fù)責(zé)有相應(yīng)的檔案管理工作[6]。由于醫(yī)院的某些活動(dòng)是同步開展的，而相關(guān)的文件的下發(fā)和傳遞又具有多部門性，難免造成檔案信息和資料的重疊和冗余， 辦公室負(fù)責(zé)綜合性的檔案整理，這些交叉和重疊的檔案就增加了檔案管理的難度。

2.3 信息化

當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理工作在開展的過程中還存在著信息化的特征。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，醫(yī)院辦公室檔案管理的數(shù)字化和電子化特征日益凸顯，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被取代，通過建立相應(yīng)的辦公室檔案管理信息系統(tǒng)和平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)更為高效和全面的檔案信息資料的收集和整理，大大提升了辦公室檔案管理的效率和質(zhì)量。但是當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案信息化管理還停留在初級(jí)階段，需要不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理的方式方法。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理中存在的問題

3.1 缺乏辦公室檔案管理意識(shí)

當(dāng)前醫(yī)院在進(jìn)行辦公室檔案管理的過程中，普遍存在著管理意識(shí)欠缺的問題。醫(yī)院的主要職能是為社會(huì)公眾提供相應(yīng)的醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，也一直將醫(yī)療實(shí)踐以及醫(yī)療科研等的工作放在第一位，從而很容易忽視檔案管理工作的有效開展。 在這樣的背景下，導(dǎo)致醫(yī)院的辦公室檔案管理工作長(zhǎng)期處于邊緣化的狀態(tài)，在工作中存在諸多的隨意性和盲目性，檔案資料和信息的收集整理不夠科學(xué)規(guī)范，降低了辦公室檔案，尤其是醫(yī)療檔案的利用價(jià)值，在一定程度上造成了信息資源的浪費(fèi)。

3.2 缺乏健全的辦公室檔案管理制度

醫(yī)院在開展辦公室檔案管理工作的過程中，還存在著缺乏健全的辦公室檔案管理制度的問題。進(jìn)行辦公室檔案管理的最終目的就是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息以及資料的科學(xué)和有效利用，但是由于缺乏制度和體系的規(guī)范和約束，辦公室檔案管理難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。 具體表現(xiàn)為：①缺乏科學(xué)的檔案管理體系，檔案管理部門及職能機(jī)構(gòu)比較混亂，辦公室難以發(fā)揮協(xié)調(diào)和統(tǒng)一的作用；②缺乏檔案管理責(zé)任機(jī)制，在執(zhí)行辦公室檔案管理的過程中，一旦發(fā)生檔案丟失、信息失等的問題很難進(jìn)行追責(zé)；③體現(xiàn)為缺乏相應(yīng)的辦公室檔案管理監(jiān)督機(jī)制，難以保證檔案管理程序合規(guī)，相應(yīng)的檔案督導(dǎo)和催辦工作也得不到有效落實(shí)，使得辦公室檔案管理經(jīng)常拖拖沓沓，效率不高。

3.3 辦公室檔案管理基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范性

醫(yī)院在進(jìn)行辦公室檔案管理的過程中，檔案管理基礎(chǔ)性工作的規(guī)范性還有待提升。檔案管理基礎(chǔ)工作是提升檔案管理水平的重要保障，檔案管理的基礎(chǔ)工作就包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案分類、檔案保存以及檔案應(yīng)用等[7]。 由于辦公室檔案管理的內(nèi)容比較復(fù)雜和繁瑣，在執(zhí)行這些基礎(chǔ)工作的過程中很容易存在縮水的問題，從而影響了檔案信息及資料的完整性和真實(shí)性，降低了檔案資料的利用價(jià)值，不利于醫(yī)院的健康發(fā)展。

3.4 辦公室檔案管理方式落后

當(dāng)前部分醫(yī)院的辦公室檔案管理信息化水平不高，所采取的檔案管理方式方法還比較落后。雖然實(shí)現(xiàn)了硬件基礎(chǔ)設(shè)施上的升級(jí)和改造，但是相應(yīng)的檔案管理軟件和信息化系統(tǒng)及平臺(tái)建設(shè)還處于初級(jí)應(yīng)用階段，功能不夠完備，檔案的信息服務(wù)質(zhì)量有待提升。除此之外，醫(yī)院辦公室檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)不高，不能很好地適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，阻礙了辦公室檔案管理信息化改革的進(jìn)程。

4 醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展的優(yōu)化策略研究

4.1 提高醫(yī)院辦公室檔案管理意識(shí)

醫(yī)院要做好辦公室檔案管理工作，提高辦公室檔案管理水平，就要從意識(shí)層面入手，轉(zhuǎn)變醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展的理念，真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。首先，醫(yī)院要更好地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，建立健全醫(yī)院的現(xiàn)代化管理模式，將檔案管理放在醫(yī)院內(nèi)部管理的重要和突出位置，為醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開展奠定重要基礎(chǔ)[8]。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)辦公室檔案管理工作有足夠的認(rèn)識(shí)，能夠?qū)k公室檔案管理工作的各項(xiàng)安排做出一定的指示和批示，從而強(qiáng)化醫(yī)院各部門、各科室對(duì)辦公室檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，能夠更好地協(xié)調(diào)和配合辦公室檔案管理人員開展各項(xiàng)工作。最后，醫(yī)院宣傳部門還要加大對(duì)辦公室檔案管理的宣傳力度，利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站以及宣傳欄等對(duì)辦公室檔案管理的規(guī)范流程、重要作用進(jìn)行宣傳，為辦公室檔案管理工作的順利開展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。

4.2 構(gòu)建完善的醫(yī)院辦公室檔案管理制度

醫(yī)院要提高辦公室檔案管理水平，基礎(chǔ)就在于構(gòu)建完善的辦公室檔案管理制度。首先，醫(yī)院要秉持檔案管理“管用結(jié)合” 的原則建立健全檔案管理的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和體系。 辦公室作為綜合性管理部門，要強(qiáng)化辦公室檔案管理的協(xié)調(diào)性和領(lǐng)導(dǎo)性，可以設(shè)立三級(jí)檔案管理體系，即專門檔案管理部門—辦公室—各級(jí)部門，這樣能夠充分發(fā)揮辦公室的上傳和下達(dá)作用，將辦公室檔案管理作為醫(yī)院檔案管理的中樞，從而更為有效地進(jìn)行檔案的收集、整理和分類[9]。 其次，醫(yī)院要完善檔案管理安全責(zé)任機(jī)制，采取分級(jí)管理的方法，在每個(gè)部門設(shè)定相應(yīng)的檔案管理責(zé)任人，統(tǒng)一負(fù)責(zé)本部門的檔案收集整理和上報(bào)，一旦出現(xiàn)檔案缺漏和丟失等的問題可以及時(shí)進(jìn)行解決和追責(zé)。 最后就是要健全醫(yī)院辦公室檔案管理監(jiān)督機(jī)制、條例專門的辦公室檔案管理監(jiān)督小組，保證辦公室檔案管理流程的規(guī)范性，同時(shí)負(fù)責(zé)督促其他相關(guān)部門的文檔制作和上傳，避免發(fā)生檔案辦理中止的問題，切實(shí)提高辦公室檔案管理質(zhì)量和效率。

4.3 強(qiáng)化醫(yī)院辦公室檔案管理基礎(chǔ)性工作的程序性和規(guī)范性

醫(yī)院要提高辦公室檔案管理水平，關(guān)鍵就在于做好辦公室檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)工作的程序性和規(guī)范性。首先是進(jìn)行檔案信息及資料的收集，要嚴(yán)格按照國(guó)家統(tǒng)一頒發(fā)的《事業(yè)單位檔案管理辦法》來進(jìn)行規(guī)范化的收集，保證各類文書檔案格式的統(tǒng)一性[10]。 此外，強(qiáng)化同醫(yī)院各科室和各部門之間的聯(lián)系，確保檔案收集的完整性和全面性，為后續(xù)工作的開展奠定重要基礎(chǔ)。其次是進(jìn)行檔案整理和鑒定，要對(duì)檔案資料的真實(shí)性和有效性進(jìn)行鑒定，對(duì)于超出存檔年限或失去利用價(jià)值的檔案資料進(jìn)行篩除，之后按照一定的順序分級(jí)分類地進(jìn)行整理，在整理的過程中注意編制好相應(yīng)的編目，方便后續(xù)的查詢和利用。最后就是進(jìn)行檔案保存和應(yīng)用，要嚴(yán)格地按照檔案標(biāo)記和整理的順序去分批分類的進(jìn)行檔案的保存，對(duì)于紙質(zhì)檔案要嚴(yán)格遵守借閱流程，制作好復(fù)印件，安排專門人員進(jìn)行檔案室管理，對(duì)于電子檔案要建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，同時(shí)做好備份索引工作，提升檔案資料的利用率。

4.4 提高醫(yī)院辦公室檔案管理的信息化水平

醫(yī)院要開展好辦公室檔案管理工作，就要進(jìn)一步提升檔案管理的信息化水平。首先，醫(yī)院要投入必要的資金，優(yōu)化和完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，搭建集信息收集、分類處理、高效檢索、文檔掃描、模板提供、資源共享等多功能于一體的辦公室檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理效率。 其次，醫(yī)院要重視對(duì)辦公室檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不斷提高其信息素養(yǎng)， 掌握相應(yīng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，強(qiáng)化檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，做好信息編研等的各項(xiàng)工作，更好地適應(yīng)信息時(shí)代的需求，推動(dòng)辦公室檔案管理的信息化建設(shè)。

5 結(jié)語

醫(yī)院重視辦公室檔案管理工作的開展，充分的發(fā)揮辦公室檔案管理的中樞作用，能夠切實(shí)提升醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量和水平，凸顯醫(yī)院檔案的實(shí)際利用價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。