■ 周林忠 宋明芬 李艷娟

科研是醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)[1]。近年來(lái)，醫(yī)院課題項(xiàng)目數(shù)以及獲資助經(jīng)費(fèi)額度快速增長(zhǎng)，但是醫(yī)院科研管理卻不能同步提升[2]。如何改進(jìn)科研管理方式、提高醫(yī)院整體科研水平成為醫(yī)院科研管理部門(mén)亟待解決的問(wèn)題之一[3]。科研經(jīng)費(fèi)管理是科研管理中的重要內(nèi)容[4]?？茖W(xué)化、規(guī)范化、合理化管理科研經(jīng)費(fèi)，可以更好地為醫(yī)院科研人員服務(wù)，既提高其工作效率，又促進(jìn)其科研積極性，從而提升醫(yī)院整體科研實(shí)力[5]。作者以杭州市某醫(yī)院為例，分析醫(yī)院既往科研經(jīng)費(fèi)管理中的不足，探討某平臺(tái)優(yōu)化對(duì)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的促進(jìn)作用。

1 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展，醫(yī)院構(gòu)建了科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，與最初的人工核算相比，更加便捷、準(zhǔn)確、省時(shí)、省力，但仍存在一些不足。

1.1 科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)之間缺乏關(guān)聯(lián)

為加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理，涉及到醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的多個(gè)部門(mén)各自構(gòu)建了一套系統(tǒng)。如科教科試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)系統(tǒng)，總務(wù)科試劑耗材出入庫(kù)系統(tǒng)，設(shè)備科儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)科科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)等。多個(gè)系統(tǒng)間缺乏關(guān)聯(lián)，經(jīng)費(fèi)每次發(fā)生變動(dòng)，科研人員或管理人員需在多個(gè)系統(tǒng)填寫(xiě)變動(dòng)原因、變動(dòng)金額等，否則各系統(tǒng)間信息無(wú)法同步更新。例如根據(jù)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理辦法，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中如果材料費(fèi)不夠，在保持項(xiàng)目總預(yù)算不變的情況下，設(shè)備費(fèi)、差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、專(zhuān)家咨詢(xún)費(fèi)、合作協(xié)作研究與交流費(fèi)等可調(diào)配至材料費(fèi)。課題負(fù)責(zé)人向科教科提出申請(qǐng)，科教科審核通過(guò)后，在其管理系統(tǒng)進(jìn)行金額調(diào)整，但是財(cái)務(wù)科的科研經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)里不會(huì)自動(dòng)更新，財(cái)務(wù)科必須在收到科教科的通知后，人為進(jìn)行調(diào)整。又如科研用試劑耗材采購(gòu)，首先科研人員需從試劑耗材采購(gòu)系統(tǒng)采購(gòu)；采購(gòu)?fù)瓿珊?，科研人員需要進(jìn)入總務(wù)科的管理系統(tǒng)進(jìn)行試劑耗材名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息登記以及進(jìn)入財(cái)務(wù)科系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)。因此，既往多個(gè)系統(tǒng)的狀態(tài)，一方面需要科研人員在多個(gè)系統(tǒng)操作，增加了科研人員的工作量以及科研經(jīng)費(fèi)使用的復(fù)雜性；另一方面，需要管理人員在各系統(tǒng)間互相溝通，及時(shí)更新信息，也增加了管理人員的工作量。

1.2 科研經(jīng)費(fèi)使用流程繁瑣

1.2.1 科研用試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)與報(bào)銷(xiāo)流程。首先，科研人員登錄科研用試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)系統(tǒng)，填寫(xiě)訂購(gòu)單，課題負(fù)責(zé)人確認(rèn)。隨后，科教科人員登錄科研用試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)系統(tǒng)，根據(jù)項(xiàng)目合同書(shū)，對(duì)所購(gòu)試劑、耗材、設(shè)備進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，通知經(jīng)銷(xiāo)商送貨，經(jīng)銷(xiāo)商送至總務(wù)科?？倓?wù)科通知科研人員到貨后，由科研人員登錄總務(wù)科管理系統(tǒng)登記試劑、耗材或設(shè)備信息?？倓?wù)科根據(jù)到貨的試劑、耗材或設(shè)備，進(jìn)行核對(duì)，并辦理入庫(kù)手續(xù)?？蒲腥藛T填寫(xiě)領(lǐng)用單，總務(wù)科為其辦理出庫(kù)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)，科研人員在財(cái)務(wù)科管理系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單。報(bào)銷(xiāo)單生成并打印后，附上報(bào)銷(xiāo)發(fā)票、發(fā)票驗(yàn)證證明、總務(wù)科出庫(kù)單或其他憑證?？平炭?、財(cái)務(wù)科對(duì)報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行審核，再由科研人員找分管科研的副院長(zhǎng)、醫(yī)院財(cái)務(wù)總監(jiān)、院長(zhǎng)進(jìn)行審核簽字。所有審核完成后，科研人員將報(bào)銷(xiāo)單及其憑證交給財(cái)務(wù)科，出納根據(jù)報(bào)銷(xiāo)單支付。

1.2.2 勞務(wù)費(fèi)、專(zhuān)家咨詢(xún)費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等經(jīng)費(fèi)使用流程。這些經(jīng)費(fèi)的使用比試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)與報(bào)銷(xiāo)流程簡(jiǎn)單，無(wú)采購(gòu)環(huán)節(jié)以及總務(wù)科出入庫(kù)環(huán)節(jié)，其他步驟同試劑、耗材、設(shè)備經(jīng)費(fèi)使用流程?？梢?jiàn)，既往的醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)使用流程涉及到多個(gè)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)以及多科室、多領(lǐng)導(dǎo)審批，而且各領(lǐng)導(dǎo)不能越級(jí)先審，科研人員通常需要多次往返各辦公室，耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。

2 優(yōu)化后某平臺(tái)在醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理中的應(yīng)用

2.1 某平臺(tái)優(yōu)化內(nèi)容

2.1.1 多個(gè)管理系統(tǒng)整合。根據(jù)多個(gè)部門(mén)（如科教科、總務(wù)科、設(shè)備科、財(cái)務(wù)科）管理科研經(jīng)費(fèi)的具體需求，將現(xiàn)有的多個(gè)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)（試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)系統(tǒng)，試劑耗材出入庫(kù)系統(tǒng)，儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)）整合成一個(gè)系統(tǒng)。經(jīng)費(fèi)發(fā)生變動(dòng)，科研人員只需填寫(xiě)一次，各管理科室相關(guān)模塊內(nèi)容自動(dòng)更新。

2.1.2 發(fā)票驗(yàn)證。某平臺(tái)建立與國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)鏈接，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)者將發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)悟?yàn)證，某平臺(tái)系統(tǒng)保存通過(guò)驗(yàn)證的發(fā)票信息，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)只能選擇通過(guò)查驗(yàn)的發(fā)票。

2.1.3 線(xiàn)上逐級(jí)審批?？蒲薪?jīng)費(fèi)使用者在某平臺(tái)上填寫(xiě)執(zhí)行單，并通過(guò)附件上傳發(fā)票、憑證等以后，通過(guò)該平臺(tái)的協(xié)同辦公功能，自動(dòng)提交，完成逐級(jí)審批。如果在審批過(guò)程中有疑問(wèn)，在審批意見(jiàn)欄附有報(bào)銷(xiāo)發(fā)起人的電話(huà)，通過(guò)系統(tǒng)，直接發(fā)起電話(huà)，方便聯(lián)系。

2.2 某優(yōu)化平臺(tái)上醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)使用流程

因勞務(wù)費(fèi)、專(zhuān)家咨詢(xún)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等使用流程只需執(zhí)行試劑、耗材、設(shè)備流程的一部分。以醫(yī)院科研用試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)及報(bào)銷(xiāo)為例，介紹某優(yōu)化平臺(tái)上的科研經(jīng)費(fèi)使用流程。

2.2.1 科研用試劑耗材采購(gòu)?？蒲腥藛T登錄某優(yōu)化平臺(tái)上的科研用試劑、耗材、設(shè)備采購(gòu)平臺(tái)，按醫(yī)院相關(guān)規(guī)定采購(gòu)，并將采購(gòu)信息填入平臺(tái)，生成采購(gòu)單，并提交。采購(gòu)提交后，系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)給課題負(fù)責(zé)人確認(rèn)。課題負(fù)責(zé)人提交后，該平臺(tái)系統(tǒng)將采購(gòu)申請(qǐng)轉(zhuǎn)給科教科，科教科收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)照課題標(biāo)書(shū)進(jìn)行審核?？平炭茖徍送ㄟ^(guò)后，經(jīng)銷(xiāo)商收到訂單，進(jìn)行配送。另一方面，該平臺(tái)系統(tǒng)將訂單信息發(fā)送給總務(wù)科。2.2.2 總務(wù)科驗(yàn)收。經(jīng)銷(xiāo)商送貨至總務(wù)科，總務(wù)科根據(jù)某平臺(tái)的采購(gòu)信息進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)后將核對(duì)結(jié)果提交給科研人員，并發(fā)出消息，提醒領(lǐng)用。

2.2.3 試劑耗材領(lǐng)用?？蒲腥藛T在某平臺(tái)上點(diǎn)擊領(lǐng)用，總務(wù)科確認(rèn)后，生成出庫(kù)單。

2.2.4 財(cái)務(wù)科報(bào)銷(xiāo)單形成。出庫(kù)完成后，某平臺(tái)自動(dòng)生成報(bào)銷(xiāo)單，提醒科研人員在平臺(tái)上驗(yàn)證發(fā)票以及選擇通過(guò)驗(yàn)證的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，并通過(guò)附件上傳發(fā)票以及其他憑證的圖片。

2.2.5 財(cái)務(wù)科審核。財(cái)務(wù)科對(duì)報(bào)銷(xiāo)單審核后，提交至下一級(jí)審核。

2.2.6 線(xiàn)上逐級(jí)審批。財(cái)務(wù)科審核通過(guò)后，某平臺(tái)逐級(jí)遞交報(bào)銷(xiāo)單至分管科研副院長(zhǎng)、財(cái)務(wù)總監(jiān)以及院長(zhǎng)進(jìn)行審批。

2.2.7 紙質(zhì)材料提交。所有審批完成后，系統(tǒng)將報(bào)銷(xiāo)單轉(zhuǎn)回至財(cái)務(wù)科出納，同時(shí)提醒課題負(fù)責(zé)人將紙質(zhì)發(fā)票和其他憑證提交至財(cái)務(wù)科。

2.2.8 流程結(jié)束。財(cái)務(wù)科出納完成支付，報(bào)銷(xiāo)結(jié)束，最后歸檔。

2.3 某優(yōu)化平臺(tái)應(yīng)用于醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的優(yōu)點(diǎn)

2.3.1 簡(jiǎn)化科研經(jīng)費(fèi)使用流程。以往醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)使用流程需要逐一在各個(gè)部門(mén)的管理系統(tǒng)上填寫(xiě)，某優(yōu)化平臺(tái)將多個(gè)部門(mén)的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)整合，科研人員只需填寫(xiě)一次經(jīng)費(fèi)使用信息，該系統(tǒng)將該信息逐級(jí)傳遞給多個(gè)管理部門(mén)。因此，某優(yōu)化平臺(tái)通過(guò)簡(jiǎn)化流程，減少科研人員花費(fèi)在經(jīng)費(fèi)使用上的時(shí)間。

2.3.2 協(xié)同辦公、提高效率。所有流程均在某優(yōu)化平臺(tái)上完成。在完成上一級(jí)審批后，平臺(tái)將工作消息發(fā)送至下一級(jí)，無(wú)需科研人員多次往返于各辦公室，大大提高了工作效率。

2.3.3 實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。某優(yōu)化平臺(tái)的無(wú)紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費(fèi)用。

3 結(jié)論

醫(yī)院既往的醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)使用流程涉及到多個(gè)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)以及多科室、多領(lǐng)導(dǎo)審批，具有各管理系統(tǒng)彼此獨(dú)立、信息不能聯(lián)通等缺點(diǎn)。另外，科研經(jīng)費(fèi)使用和審批流程繁瑣、科研人員需往返于各管理部門(mén)獲取審批，花費(fèi)科研人員大量時(shí)間等。

2017年，“最多跑一次”作為浙江省審批制度改革的重要舉措被首次提出[6]。為積極響應(yīng)浙江省委省政府“最多跑一次”的號(hào)召，同時(shí)也提高科研人員、管理人員的工作效率，促進(jìn)科研發(fā)展，醫(yī)院率先通過(guò)某優(yōu)化平臺(tái)，整合多個(gè)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化流程。從采購(gòu)、報(bào)銷(xiāo)到審批，全程在優(yōu)化平臺(tái)線(xiàn)上完成，借助協(xié)同辦公功能，有效克服了既往科研經(jīng)費(fèi)使用管理的不足，實(shí)現(xiàn)了科研經(jīng)費(fèi)使用“最多跑一次”的目標(biāo)。