孫文

（天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué) 財(cái)務(wù)處，天津300350）

一、“中德”大學(xué)傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式轉(zhuǎn)變的必要性

天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中德”）是2015 年經(jīng)教育部批準(zhǔn)由高職院校升格為本科應(yīng)用技術(shù)大學(xué)的院校，面對(duì)學(xué)校升格以來(lái)增加的多樣的經(jīng)費(fèi)來(lái)源、逐年遞增的科研工作量，校財(cái)務(wù)處如何用好、做好資金管控，在保證專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率的基礎(chǔ)上，既能提高教師的報(bào)銷(xiāo)滿(mǎn)意度，又能規(guī)范每一筆支出，是我們面對(duì)的重要課題，為此應(yīng)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)模式的轉(zhuǎn)變。

“中德”傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式是現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)（見(jiàn)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程），排隊(duì)長(zhǎng)、等候長(zhǎng)、報(bào)銷(xiāo)難一直困擾全校師生，加之財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)到賬時(shí)點(diǎn)的特殊性，導(dǎo)致月末、季末、年末報(bào)銷(xiāo)量突增，扎堆現(xiàn)象嚴(yán)重。這種傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式既給財(cái)務(wù)人員很大的工作壓力，也加劇學(xué)校師生與財(cái)務(wù)人員的矛盾。鑒于此，“中德”財(cái)務(wù)處在2017 年11 月底，也是傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式下業(yè)務(wù)量最大的時(shí)點(diǎn)上線了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)。該系統(tǒng)運(yùn)行至今已經(jīng)有一年多，報(bào)銷(xiāo)難、財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)的現(xiàn)象大有改觀，但隨之產(chǎn)生的問(wèn)題也逐漸浮現(xiàn)出來(lái)，筆者根據(jù)這一年多核算科的報(bào)銷(xiāo)情況，研究對(duì)比兩種報(bào)銷(xiāo)模式的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題尋找根源，提出對(duì)應(yīng)的優(yōu)化解決策略。

二、“中德”網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)模式的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)類(lèi)型無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面覆蓋

目前“中德”財(cái)務(wù)處網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)包含三大模塊：財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)。校內(nèi)老師可以通過(guò)財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)查詢(xún)個(gè)人名下項(xiàng)目的收支及額度情況；網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)便于老師進(jìn)行日常報(bào)銷(xiāo)、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、各類(lèi)借款業(yè)務(wù)的網(wǎng)上辦理；網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)由于賬務(wù)系統(tǒng)的個(gè)人收入模塊尚未啟用而無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接，從而導(dǎo)致勞務(wù)費(fèi)的個(gè)稅問(wèn)題無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)計(jì)算，仍需要人工手動(dòng)計(jì)算，因此，該類(lèi)業(yè)務(wù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)。此外，有些學(xué)校項(xiàng)目沒(méi)有實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理，以至于老師在進(jìn)行網(wǎng)上填報(bào)時(shí)無(wú)法選擇對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目，導(dǎo)致涉及此類(lèi)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)只能采用傳統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)模式。

2.網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)填報(bào)內(nèi)容后臺(tái)設(shè)置不夠精細(xì)

“中德”的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)是面向每一位教職工開(kāi)放的，報(bào)銷(xiāo)人對(duì)于會(huì)計(jì)制度、財(cái)會(huì)知識(shí)不大了解，加之財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)政策不斷更新，導(dǎo)致網(wǎng)上填報(bào)的內(nèi)容五花八門(mén)。老師憑借自身對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的通俗理解選擇摘要、類(lèi)別，但由于系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)置還不夠成熟穩(wěn)定，網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)無(wú)法與賬務(wù)系統(tǒng)的科目做到一一對(duì)應(yīng)，以至于財(cái)務(wù)人員引入網(wǎng)報(bào)單據(jù)，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證之后還要進(jìn)行大量修改，無(wú)疑增添了會(huì)計(jì)人員的工作量，降低了效率。

3．網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)初期退單率較高，溝通模式轉(zhuǎn)變帶來(lái)較多問(wèn)題

除了以上提到的系統(tǒng)問(wèn)題之外，原始單據(jù)的真實(shí)性、票據(jù)粘貼的規(guī)范性、簽字審批的合規(guī)性、系統(tǒng)操作的熟練程度等都是財(cái)務(wù)人員日常所要審核和關(guān)注的點(diǎn)。傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式下，財(cái)務(wù)審核人員與報(bào)銷(xiāo)人員面對(duì)面、一對(duì)一，問(wèn)題能得到及時(shí)溝通與解決。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模式下，如圖1 所示，報(bào)銷(xiāo)人員將單據(jù)投放至網(wǎng)報(bào)箱后不必進(jìn)入財(cái)務(wù)大廳就可以完成報(bào)銷(xiāo)。而對(duì)于問(wèn)題報(bào)銷(xiāo)單，核算科的處理辦法是通過(guò)賬務(wù)系統(tǒng)的退單功能將問(wèn)題手工錄入退回，報(bào)銷(xiāo)人員在客戶(hù)端根據(jù)失敗原因重新修改、提交，生成新的網(wǎng)報(bào)單據(jù)，再進(jìn)行投遞，由此增加了報(bào)銷(xiāo)成本也降低了效率。財(cái)務(wù)人員還要將問(wèn)題憑據(jù)單獨(dú)存放，并采用電話、微信群等方式通知報(bào)銷(xiāo)人。由于老師上課時(shí)間、地點(diǎn)不固定，問(wèn)題單據(jù)不能及時(shí)領(lǐng)取并反饋，造成單據(jù)積壓，增加票據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

4.電子審簽、憑證影像化等功能未上線，影響網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度

目前“中德”的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子化，信息化程度還處于初級(jí)階段。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)只是將已經(jīng)走完審簽流程的紙質(zhì)單據(jù)再進(jìn)行網(wǎng)上填報(bào)、投遞。對(duì)于報(bào)銷(xiāo)人來(lái)說(shuō)，只是減少了現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)等候這個(gè)環(huán)節(jié)，前期的審批手續(xù)、簽字流程等還要在線下完成。因?yàn)榫W(wǎng)報(bào)系統(tǒng)沒(méi)有與電子審簽功能相銜接，傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式會(huì)遇到的問(wèn)題例如領(lǐng)導(dǎo)出差無(wú)法審簽、報(bào)銷(xiāo)人因問(wèn)題單據(jù)重復(fù)往返等問(wèn)題，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)同樣無(wú)法解決。除此之外，伴隨專(zhuān)項(xiàng)資金撥款的增加，專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、上級(jí)檢查工作也越來(lái)越多。審計(jì)抽憑工作對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)不小的工作量，不僅耗費(fèi)人力、物力，更是耗費(fèi)時(shí)間?！爸械隆蹦壳暗臅?huì)計(jì)檔案還是停留在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表，沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)影像化、電子化。查閱檔案時(shí)，相關(guān)人員進(jìn)行拍照、掃描、復(fù)印等工作需要有會(huì)計(jì)人員陪同，無(wú)疑會(huì)影響財(cái)務(wù)人員的正常工作安排。

圖1 現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程圖

5.網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)資金支付結(jié)果無(wú)法及時(shí)反饋，國(guó)庫(kù)集中支付方式單一

圖1 網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程

“中德”的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)是將報(bào)銷(xiāo)人客戶(hù)端、賬務(wù)系統(tǒng)端、銀校互聯(lián)端口相銜接。網(wǎng)報(bào)單據(jù)經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核生成記賬憑證，然后經(jīng)復(fù)核人員完成授權(quán)，最終傳到銀校互聯(lián)系統(tǒng)，出納人員登錄該系統(tǒng)輸入憑證號(hào)點(diǎn)擊付款即完成支付工作。但由于銀校互聯(lián)系統(tǒng)后臺(tái)與銀行柜面未實(shí)現(xiàn)全面對(duì)接，通過(guò)該系統(tǒng)支付的所有業(yè)務(wù)無(wú)法即時(shí)顯示處理結(jié)果，出納只能登錄網(wǎng)銀系統(tǒng)查看、打印業(yè)務(wù)回單。報(bào)銷(xiāo)人通過(guò)客戶(hù)端也無(wú)法得知款項(xiàng)是否成功支付，需要銀行回單的報(bào)銷(xiāo)老師還需要去財(cái)務(wù)大廳拍照復(fù)印。除此以外，“中德”作為全額撥款的事業(yè)單位，財(cái)政撥款所占資金總量最大，使用財(cái)政資金支付都是通過(guò)國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)完成。該系統(tǒng)采用財(cái)政專(zhuān)網(wǎng)專(zhuān)線，目前尚未與任何網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)對(duì)接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上匯款?；谝陨蟽牲c(diǎn)，既影響了網(wǎng)上報(bào)賬效率，也無(wú)法使財(cái)務(wù)工作者減輕業(yè)務(wù)勞動(dòng)量。

三、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)二級(jí)管理，組建財(cái)務(wù)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)，規(guī)范基礎(chǔ)性工作

為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的精細(xì)化管理，便于網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)更好地服務(wù)師生，可以在二級(jí)學(xué)院、各部門(mén)設(shè)立財(cái)務(wù)秘書(shū)崗位，便于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷(xiāo)人員的信息對(duì)稱(chēng)，起到溝通橋梁作用?！爸械隆蹦壳坝?00 多名教職工，日益壯大的教師隊(duì)伍使教學(xué)、科研工作量顯著增大。財(cái)務(wù)秘書(shū)作為財(cái)務(wù)處與教職工的報(bào)銷(xiāo)樞紐，負(fù)責(zé)原始單據(jù)的初審、網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的操作及支付結(jié)果的反饋，這在一定程度上減輕了老師報(bào)銷(xiāo)工作的壓力。財(cái)務(wù)處通過(guò)秘書(shū)微信群、學(xué)校網(wǎng)站、培訓(xùn)會(huì)等多種形式開(kāi)展業(yè)務(wù)交流及財(cái)務(wù)政策、制度的宣講，減輕了財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷(xiāo)人員的矛盾，為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的順利運(yùn)行奠定了基礎(chǔ)。

2.疏通資金支付渠道，加強(qiáng)銀?；ヂ?lián)合作，提高信息化水平

加強(qiáng)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)與銀行柜面的進(jìn)一步合作，同步將銀行處理結(jié)果傳輸?shù)骄W(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)、報(bào)銷(xiāo)人員能及時(shí)看到該筆業(yè)務(wù)的電子回單，報(bào)銷(xiāo)人無(wú)需再往返財(cái)務(wù)處索要紙質(zhì)回單。加強(qiáng)銀校互聯(lián)系統(tǒng)與電信運(yùn)營(yíng)商的合作，實(shí)現(xiàn)銀行支付結(jié)果與手機(jī)短信相掛鉤。如有款項(xiàng)退回的情況，報(bào)銷(xiāo)人員會(huì)及時(shí)收到失敗代碼或失敗原因的短信提醒。隨著國(guó)庫(kù)改革的科學(xué)化、規(guī)范化，國(guó)庫(kù)集中支付電子化也在逐步推進(jìn)，為保證電子化改革運(yùn)行順暢，首先要搭建好計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，提高運(yùn)行速度。通過(guò)CA 身份認(rèn)證等多種技術(shù)，采用硬件加密的方式，保證數(shù)據(jù)的安全性、保密性。逐步推進(jìn)零余額賬戶(hù)網(wǎng)銀功能的開(kāi)通，通過(guò)電子簽章支付，改變以往紙質(zhì)支票的單一模式，實(shí)現(xiàn)支付信息電子化、無(wú)紙化。

3.優(yōu)化協(xié)同辦公流程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審簽功能，引入影像技術(shù)

通過(guò)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)，針對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，創(chuàng)建審批流程。報(bào)銷(xiāo)人通過(guò)電子影像設(shè)備采集原始單據(jù)信息，并上傳到網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集庫(kù)，將會(huì)計(jì)信息電子化、影像化。簽批人根據(jù)流程通過(guò)網(wǎng)上或者手機(jī)客戶(hù)端即可完成審簽，不再受時(shí)間、地點(diǎn)的約束。財(cái)務(wù)人員引入網(wǎng)報(bào)單據(jù)便可查閱影像電子數(shù)據(jù)，生成記賬憑證，出納人員核對(duì)銀行支付信息便可完成支付。整個(gè)網(wǎng)上審簽流程實(shí)現(xiàn)了核算、支付、查詢(xún)、歸檔一系列信息化服務(wù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)，提高了財(cái)務(wù)工作的效率及服務(wù)水平，減輕了財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷(xiāo)師生的工作壓力，也為審計(jì)、檔案等部門(mén)的工作提供了便利，降低了財(cái)務(wù)工作的風(fēng)險(xiǎn)。

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改善服務(wù)大廳環(huán)境，培養(yǎng)財(cái)務(wù)志愿者

在傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式下，財(cái)務(wù)人員疲于日常報(bào)銷(xiāo)工作，身心壓力較大，每天結(jié)算工作結(jié)束后沒(méi)有多余時(shí)間學(xué)習(xí)提升自我。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)開(kāi)通后，報(bào)銷(xiāo)模式的轉(zhuǎn)變將財(cái)務(wù)人員徹底解放出來(lái)，能夠?yàn)閱挝坏呢?cái)務(wù)管理出謀劃策，成為真正意義上的“大管家”。通過(guò)參加各類(lèi)會(huì)計(jì)培訓(xùn)，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員走出工作崗位、走出學(xué)校積極參加各單位的調(diào)研學(xué)習(xí)，多吸取外單位、兄弟院校的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)、方法，提升自身業(yè)務(wù)水平及管理能力。為了方便報(bào)銷(xiāo)人員實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上業(yè)務(wù)填報(bào)，財(cái)務(wù)大廳內(nèi)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)自助平臺(tái)，提供網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)專(zhuān)用電腦供教職工使用。財(cái)務(wù)處的各類(lèi)業(yè)務(wù)流程圖、制度上墻，加強(qiáng)財(cái)務(wù)網(wǎng)站建設(shè)，財(cái)務(wù)制度、財(cái)經(jīng)法規(guī)、各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)表單同步上傳，供教職工下載使用。通過(guò)培養(yǎng)會(huì)計(jì)社團(tuán)的學(xué)生，讓大家利用課余時(shí)間到財(cái)務(wù)處志愿服務(wù)，承擔(dān)一些報(bào)銷(xiāo)前臺(tái)的輔助工作，如規(guī)范票據(jù)粘貼、報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)咨詢(xún)、失敗單據(jù)領(lǐng)取等。志愿者的培養(yǎng)不僅在一定程度上減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，還能幫助學(xué)生更好地認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)工作，為以后實(shí)習(xí)及上崗打下基礎(chǔ)。

總之，報(bào)銷(xiāo)模式的轉(zhuǎn)變、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的推廣在很大程度上改變了財(cái)務(wù)人員的工作現(xiàn)狀，不僅提高了業(yè)務(wù)處理效率、減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，也在很大程度上緩和了財(cái)務(wù)處與教職工的矛盾，財(cái)務(wù)門(mén)難進(jìn)、排長(zhǎng)隊(duì)、等候長(zhǎng)的現(xiàn)象緩解了，提高了財(cái)務(wù)處的服務(wù)水平。雖然在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)初期存在著許多問(wèn)題，財(cái)務(wù)信息化的道路也布滿(mǎn)坎坷，但只要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題查找原因，找到解決對(duì)策，就能推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的正常運(yùn)行和發(fā)展。