李冬梅

（西安文理學(xué)院藝術(shù)學(xué)院 陜西西安 710065）

一、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理作用

（一）提升管理效率。因?yàn)槲覈岢x務(wù)教育，并且號召各大高校進(jìn)行擴(kuò)招，所以使得受教育人數(shù)逐漸增多，學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)量也在逐年遞增，呈現(xiàn)出復(fù)雜化特征，學(xué)校與教育管理工作者對于學(xué)籍檔案管理工作的重視程度逐漸加深。若是將此工作形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，可以有效提升檔案管理效率，在檔案內(nèi)容的編寫、修改以及查找時(shí)，只需在用鼠標(biāo)輕點(diǎn)幾下即可完成，而且占用的存儲空間較小，極大地節(jié)省了學(xué)籍檔案的存儲空間[1]。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)高校學(xué)籍檔案開始數(shù)字化管理后，可以有效地使學(xué)籍檔案信息朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)形式來收集并整理檔案，同時(shí)還能夠依照網(wǎng)絡(luò)具備的交互性質(zhì)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。當(dāng)需要查找某一學(xué)生的學(xué)籍檔案信息時(shí)，有關(guān)人員可以利用電腦隨時(shí)隨地獲取到數(shù)字化學(xué)籍檔案，突破了傳統(tǒng)的時(shí)空限制?？梢哉f高校通過對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理能夠有效提升優(yōu)化學(xué)校的管理環(huán)境，更好地為學(xué)生所服務(wù)。

（三）增強(qiáng)檔案的完整性。因?yàn)楫?dāng)前我國高校學(xué)籍檔案表現(xiàn)為大量化且復(fù)雜化的特征，需要管理者對各個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案信息予以分類處理并儲存，以此完成學(xué)籍檔案的管理工作。但是利用傳統(tǒng)人工方式無法確保管理中的學(xué)籍檔案的完整性與有效性，所以需要進(jìn)行數(shù)字化管理，將學(xué)生的學(xué)籍方案以數(shù)字化形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)而呈現(xiàn)出檔案的全面性、統(tǒng)一性及完整性。

（四）降低管理成本。當(dāng)高校學(xué)籍檔案處于數(shù)字化管理模式時(shí)，為了提升其管理效率，需要多種高新技術(shù)的支持，譬如：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)。通過多種高新技術(shù)的綜合應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化高效檔案管理。在查詢或?yàn)g覽學(xué)生檔案信息時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)形式現(xiàn)已轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代機(jī)讀形式。不僅節(jié)省了人力保管費(fèi)用，縮小了管理空間，并且還便于學(xué)籍的查找與閱覽，有效減少了紙張浪費(fèi)及人資浪費(fèi)。

二、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

首先，數(shù)字化管理水平較低。雖然我國各大高校對學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化形式較為重視，但是受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種技術(shù)的影響，我國高校學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化管理的速度有待提升，此種管理方式無法得到有效的推廣與普及。在以往學(xué)籍檔案管理工作中，管理工作者在收集與管理學(xué)籍方面存在較多不確定因素，使得學(xué)籍檔案管理缺少科學(xué)性與合理性，管理效率不高。雖然及時(shí)采取了先進(jìn)管理技術(shù)，但是由于缺乏對軟件的管理，軟件利用率較低，無法有效實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)字化管理。其次，高校的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人才十分稀缺。在數(shù)字化管理中，管理者不僅要具備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，同時(shí)還要具有計(jì)算機(jī)操作水平。但是實(shí)際上，各大高校的管理人員技術(shù)水平偏低，無法勝任數(shù)字化管理工作。因而學(xué)校需要招聘一些高素質(zhì)、高技術(shù)能力的網(wǎng)絡(luò)人才。再次，檔案管理系統(tǒng)不健全?，F(xiàn)階段，我國大部分高校所使用的檔案管理系統(tǒng)都是現(xiàn)已成型的管理系統(tǒng)，所以使得系統(tǒng)軟件與高校檔案管理工作不相適應(yīng)，無法有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。最后，學(xué)籍檔案數(shù)字化管理程度偏低。當(dāng)前我國多所高校建成的信息化管理機(jī)構(gòu)實(shí)際效果較弱，受到信息化程度較低等多種因素的影響，高校的學(xué)籍檔案無法實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)字化管理，比如，各個(gè)學(xué)籍管理系統(tǒng)相互之間缺少兼容性、信息利用率偏低。

三、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理策略

（一）建立健全數(shù)字化管理系統(tǒng)。在學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)依照自身發(fā)展情況，結(jié)合現(xiàn)有高新技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，以及實(shí)現(xiàn)對當(dāng)前系統(tǒng)的優(yōu)化與升級?，F(xiàn)階段，多數(shù)高校缺少良好的學(xué)籍管理系統(tǒng)，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作效率大大減弱，所以高?？梢月?lián)合辦公室，建立起“學(xué)籍檔案——辦公室”的一體化檔案管理系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中，不僅存有學(xué)生的學(xué)籍檔案，同時(shí)還設(shè)有學(xué)校其他部門的檔案分類，可以有效適應(yīng)高校對學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化需求[2]。另外，除了要將學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲外，還需要進(jìn)行紙質(zhì)存檔，以此提升數(shù)字化管理的有效性與精準(zhǔn)性，充分實(shí)現(xiàn)信息共享。

（二）加強(qiáng)對復(fù)合型人才的培養(yǎng)。在高校學(xué)籍檔案管理中，人是一種極為重要的因素，為了提升高校檔案數(shù)字化管理水平，需要建立一支具備較多檔案管理知識，且可以熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作的專業(yè)學(xué)籍管理隊(duì)伍。為了實(shí)現(xiàn)這一發(fā)展目標(biāo)，各大高校應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，增強(qiáng)其計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)操能力，增加其檔案管理知識素養(yǎng)，進(jìn)而成為檔案管理與計(jì)算機(jī)操作的優(yōu)秀復(fù)合型人才，為檔案數(shù)字化管理提供可靠的保證。

（三）加大數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度。為了有效滿足各大高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理需要，要做好其相關(guān)配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第一，學(xué)校要購進(jìn)容量較大的服務(wù)器、刻錄機(jī)以及掃描儀等儀器，同時(shí)開發(fā)檔案管理軟件，提升檔案資源網(wǎng)站與局域網(wǎng)的建設(shè)速度，以及學(xué)生檔案信息網(wǎng)絡(luò)的綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)速度。另外，還要加強(qiáng)校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)結(jié)力度，建立學(xué)籍資源數(shù)據(jù)庫與電子文檔歸類系統(tǒng)，以此實(shí)現(xiàn)各個(gè)層級的檔案信息數(shù)字化管理；第二，要加大電子文件歸檔和管理力度，各大高校要依照相關(guān)法律規(guī)定，綜合本校實(shí)際發(fā)展情況，建立電子文件管理體系，從而為學(xué)籍管理工作提供法律依據(jù)，增強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的真實(shí)性與完整性。

（四）制定并完善相關(guān)數(shù)字化規(guī)章制度。高校的學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量與學(xué)生根本利益之間有著緊密的聯(lián)系，關(guān)乎學(xué)生一生的發(fā)展。在2007年，黨重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了對文化遺產(chǎn)及自然遺產(chǎn)的檔案保護(hù)，顯示了我國政府對檔案保護(hù)的重視。所以各大高校應(yīng)當(dāng)依照現(xiàn)有電子文件管理法律及檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，科學(xué)制修訂數(shù)字化管理制度，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任，進(jìn)而提升高校學(xué)籍檔案信息的嚴(yán)密性與安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前受到一些因素的影響，使得我國各大高校在學(xué)籍檔案管理數(shù)字化發(fā)展上存在較多的問題，為了增強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理水平，各大高校應(yīng)當(dāng)建立健全數(shù)字化管理系統(tǒng)、加強(qiáng)對復(fù)合型人才的培養(yǎng)、加大數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、制定并完善相關(guān)數(shù)字化規(guī)章制度，以此實(shí)現(xiàn)科學(xué)的數(shù)字化管理。