尹學(xué)東 梁勇 楊蕊 張祥競(jìng)

【摘 要】 近年來，國(guó)家逐年加大對(duì)高等教育的經(jīng)費(fèi)投入，伴隨經(jīng)費(fèi)投入的不斷增加和多元化，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作量與日俱增，報(bào)銷難問題日益凸顯。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，部分高校陸續(xù)開始嘗試財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)處理時(shí)點(diǎn)、資金安全、報(bào)銷準(zhǔn)確率、交易結(jié)果獲取等方面獲得較大優(yōu)勢(shì)，為解決報(bào)賬難問題帶來了新的突破。然而，該系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行過程中，仍存在一些問題需要改進(jìn)。文章將對(duì)高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行闡述，對(duì)存在問題進(jìn)行梳理，并提出有效解決措施，對(duì)如何進(jìn)一步優(yōu)化和完善該系統(tǒng)提出具體建議，從而有效提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率，提升財(cái)務(wù)管理水平。

【關(guān)鍵詞】 信息化; 高校財(cái)務(wù); 網(wǎng)上報(bào)銷; 流程優(yōu)化

【中圖分類號(hào)】 G475 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A ?【文章編號(hào)】 1004-5937（2019）17-0111-03

當(dāng)前，隨著高校招生規(guī)模陸續(xù)擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)收支總量大幅增加，資金來源渠道的多樣化和使用管理的精細(xì)化，導(dǎo)致日常報(bào)銷工作量與核算難度大幅增加，給高校財(cái)務(wù)人員帶來了巨大壓力，使得財(cái)務(wù)報(bào)銷難成為各高?？陀^存在且急需解決的問題。財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的推行給這一難題的解決帶來了突破口，該系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中扮演了重要角色，它將財(cái)經(jīng)制度有效嵌入到報(bào)銷流程之中，將報(bào)銷經(jīng)辦人、審批人、財(cái)務(wù)人員緊密聯(lián)系在一起，打破了以往當(dāng)面審簽、柜臺(tái)報(bào)銷的空間與時(shí)間限制，提供24小時(shí)財(cái)務(wù)自助服務(wù)，有效提高了高校財(cái)務(wù)工作效率。

一、相關(guān)文獻(xiàn)綜述

Sun et al[1]提出建立財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)決策支持子系統(tǒng)，可以更新觀念，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)技術(shù)能力;Sun et al.[2]指出基于一定目標(biāo)和理念，設(shè)計(jì)出與之相適應(yīng)的具有一定功能的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，可以提高效率，簡(jiǎn)化流程，提升服務(wù);高云濤[3]認(rèn)為網(wǎng)上報(bào)銷可減少現(xiàn)金流，從而降低現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，準(zhǔn)確及時(shí)傳遞財(cái)務(wù)信息;譚佳[4]從降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)層面對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷進(jìn)行了研究;邱均成等[5]借助抽象、概括、比較和歸納等分析方法，從信息技術(shù)與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)相互融合角度闡述了網(wǎng)上報(bào)銷相關(guān)問題;陳娟麗等[6]認(rèn)為網(wǎng)上報(bào)銷要加強(qiáng)宣傳，加大相關(guān)軟件的開發(fā)力度和實(shí)際應(yīng)用;胡燕[7]從財(cái)務(wù)流程再造角度對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷相關(guān)問題進(jìn)行了分析和闡述;胡薇[8]分析了網(wǎng)上報(bào)銷的具體優(yōu)勢(shì)及實(shí)施過程中存在的若干問題;陳建凱等[9]解析了一體化報(bào)賬體系，對(duì)網(wǎng)上審簽報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了闡述;牛星等[10]從工作效率、信息資源、控制機(jī)制和管理水平四個(gè)方面對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行深入分析?？傊?，高校財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展，為財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷提供了技術(shù)支持和發(fā)展平臺(tái)。學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界也深入地探討了財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷的相關(guān)利弊。在此基礎(chǔ)上，本文將進(jìn)一步對(duì)高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)相關(guān)問題進(jìn)行梳理和探究，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷手段，提高財(cái)務(wù)工作效率。

二、高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的流程和優(yōu)勢(shì)

高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)為依托，以會(huì)計(jì)電算化發(fā)展為基礎(chǔ)而創(chuàng)建的一種新型的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式。這種全新的、無等待的報(bào)銷模式，匯集了當(dāng)前各類先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理功能，是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理業(yè)務(wù)的一大飛躍，也是財(cái)務(wù)管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的完美融合。它將“網(wǎng)上填報(bào)、單據(jù)傳遞、零現(xiàn)金、零等候、互動(dòng)查詢”等功能有機(jī)結(jié)合在一起，其流程如圖1所示。

由圖1可知，該系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過對(duì)不同經(jīng)費(fèi)進(jìn)行事前授權(quán)，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，報(bào)銷人可根據(jù)個(gè)人時(shí)間安排，登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，選擇授權(quán)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)指標(biāo)，整理、上傳相關(guān)票據(jù)，據(jù)實(shí)填寫報(bào)銷信息，審批完成后即可打印經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單，連同佐證附件一起遞交財(cái)務(wù)，審核無誤后進(jìn)行支付，最后通過網(wǎng)絡(luò)或短信方式告知報(bào)銷人支付情況，亦可通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)果查詢。該系統(tǒng)主要具有以下四方面的優(yōu)勢(shì)：

（一）加強(qiáng)預(yù)算管理，有效實(shí)現(xiàn)指標(biāo)控制，達(dá)到財(cái)務(wù)資源共享

報(bào)銷人在報(bào)銷業(yè)務(wù)開展過程中，需事先得到經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人指標(biāo)授權(quán)后方可操作，選擇支出項(xiàng)目對(duì)應(yīng)指標(biāo)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，如超出授權(quán)指標(biāo)額度系統(tǒng)將自動(dòng)預(yù)警禁止其操作，這種規(guī)范性設(shè)置可確保報(bào)銷人在預(yù)算授權(quán)額度內(nèi)使用指標(biāo)，同時(shí)財(cái)務(wù)人員也能及時(shí)了解各部門項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，掌握項(xiàng)目完成進(jìn)度，經(jīng)費(fèi)開支能夠得到有效控制。

該系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有效對(duì)接后，可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資源共享，網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、銀?；ネǖ挠行нB接可對(duì)每一筆業(yè)務(wù)進(jìn)行輕松快速的展示，各級(jí)負(fù)責(zé)人可對(duì)預(yù)算執(zhí)行和經(jīng)費(fèi)支出情況及時(shí)掌握，報(bào)銷人也可隨時(shí)對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程和進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，財(cái)務(wù)人員可借助該系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)起到事前預(yù)算、事中審核和事后監(jiān)督的作用，做到經(jīng)費(fèi)績(jī)效管理有的放矢，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的科學(xué)性，提高財(cái)務(wù)管理水平。

（二）規(guī)范報(bào)銷流程，方便各級(jí)審批，減少分歧

通過技術(shù)手段，在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)內(nèi)對(duì)差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行程序設(shè)定，形成固定模板，報(bào)銷人填寫基本信息即可查詢與之相關(guān)聯(lián)的輔助信息（比如差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、適合稅率等），加上報(bào)銷人對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況和可用額度的了解，有效減少了填制報(bào)銷單時(shí)各種錯(cuò)誤的發(fā)生。網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，打破了時(shí)間和地域限制，在履行審核流程時(shí)，相關(guān)節(jié)點(diǎn)審核人可登錄PC端或手機(jī)APP，即可實(shí)時(shí)審批，方便快捷。另外經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人和財(cái)務(wù)人員對(duì)于經(jīng)費(fèi)余額的掌握是一致的，避免因信息不對(duì)稱產(chǎn)生矛盾和分歧。

（三）有效解決了“排長(zhǎng)隊(duì)”問題，提高了支付環(huán)節(jié)的工作效率

該系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)報(bào)銷方式對(duì)于時(shí)間和地域的要求，報(bào)銷人利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可完全按照自己的時(shí)間安排填寫報(bào)銷信息，上傳影像附件完成審批流程，避免長(zhǎng)時(shí)間等待。到支付環(huán)節(jié)之后，出納可從軟件系統(tǒng)中批量導(dǎo)出額度導(dǎo)入表，將表中支付項(xiàng)目號(hào)、經(jīng)濟(jì)分類、收款人信息、轉(zhuǎn)賬方式、用途等內(nèi)容與紙質(zhì)單據(jù)核對(duì)無誤后，批量導(dǎo)入財(cái)政專網(wǎng)申領(lǐng)額度至自助柜面進(jìn)行支付，從而節(jié)省大量時(shí)間和精力，有效提高了支付工作效率。

（四）有效提高內(nèi)控力度，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

為有效杜絕越級(jí)審批和人為干預(yù)改變審批流程問題的發(fā)生，該系統(tǒng)在審批流程中事先內(nèi)嵌了內(nèi)控和相關(guān)報(bào)銷制度，在審批環(huán)節(jié)中只能按照規(guī)定流程進(jìn)行審批，從而有效提高了內(nèi)控力度，內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)得到了控制，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

三、高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)及運(yùn)行中存在的問題

（一）報(bào)銷人存在認(rèn)識(shí)偏差，流程掌握不熟練，返工率較高

該系統(tǒng)屬信息化時(shí)代下的新生事物，部分報(bào)銷人意識(shí)固化，對(duì)于新生事物的嘗試缺乏積極主動(dòng)性，不利于此項(xiàng)工作的推動(dòng);在推行網(wǎng)上報(bào)銷初期，雖然財(cái)務(wù)部門已針對(duì)不同群體進(jìn)行了專題培訓(xùn)，但在實(shí)際操作過程中，往往存在對(duì)報(bào)銷流程不夠熟悉或系統(tǒng)操作不夠熟練等客觀因素，導(dǎo)致報(bào)銷信息錄入時(shí)產(chǎn)生困難，也有部分報(bào)銷人對(duì)項(xiàng)目選擇、資金支出范圍掌握不夠清晰，導(dǎo)致填寫出現(xiàn)問題，產(chǎn)生退單。

（二）信息溝通不暢，易產(chǎn)生誤解

報(bào)銷人在報(bào)銷單據(jù)填寫或退單原因等方面遇到疑問，或財(cái)務(wù)人員在網(wǎng)上審核過程中需與報(bào)銷人進(jìn)行問題核實(shí)時(shí)，最直接的方式就是通過電話聯(lián)系。但從實(shí)際來看，電話溝通中存在一定問題，比如預(yù)留在報(bào)銷單上面的聯(lián)系方式不準(zhǔn)確，或報(bào)銷人忙于教學(xué)或其他不方便接聽電話等因素，都會(huì)直接影響雙方溝通。另外如報(bào)銷人對(duì)存在問題想咨詢財(cái)務(wù)人員時(shí)，也存在財(cái)務(wù)人員忙于業(yè)務(wù)工作，未能及時(shí)接聽咨詢電話，因時(shí)間不對(duì)稱因素容易造成誤解，不利于財(cái)務(wù)工作的開展。

（三）存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患

該系統(tǒng)要求與外網(wǎng)對(duì)接，這就給垃圾郵件、病毒軟件和黑客攻擊提供了機(jī)會(huì)，將極大地威脅到財(cái)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性;其次有權(quán)限進(jìn)入該系統(tǒng)的人員相對(duì)較多，報(bào)銷信息錄入的工作地點(diǎn)較自由，密碼設(shè)置較為簡(jiǎn)單等問題，相比只有財(cái)務(wù)人員能夠進(jìn)入系統(tǒng)更具有網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）原始單據(jù)傳遞過程中存在缺失風(fēng)險(xiǎn)

原始單據(jù)作為財(cái)務(wù)報(bào)銷的數(shù)據(jù)支撐和依據(jù)，其中包含了大量的經(jīng)濟(jì)信息，如在原始單據(jù)投遞或保管過程中存在隱患，則會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)工作造成不良影響;如投遞點(diǎn)設(shè)置不科學(xué)，會(huì)導(dǎo)致原始單據(jù)被盜等情況的發(fā)生;另外在報(bào)銷人遞交報(bào)銷單據(jù)后，經(jīng)財(cái)務(wù)審核后需要對(duì)其報(bào)銷內(nèi)容增加情況說明時(shí)，報(bào)銷人需將報(bào)銷單取回完善后再遞交財(cái)務(wù)，來回傳遞過程中容易產(chǎn)生丟單或不明確現(xiàn)象。

（五）系統(tǒng)設(shè)計(jì)科學(xué)性、實(shí)用性有待加強(qiáng)

目前，部分高校采取了財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷，但在前期系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，存在經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限不明確、表單設(shè)計(jì)不合理等問題，比如：對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，未能明確做到按照金額和使用方向進(jìn)行審批授權(quán)，導(dǎo)致審批混亂;另外對(duì)于科研業(yè)務(wù)和職能部門的日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)分類不夠細(xì)化、報(bào)銷中所涉及的表單設(shè)計(jì)未按照統(tǒng)一格式設(shè)定，不利于報(bào)銷工作的開展。

四、高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)及流程優(yōu)化建議

（一）加強(qiáng)宣傳，定期培訓(xùn)

加強(qiáng)宣傳，提高學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對(duì)財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷的了解;同時(shí)做好系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，可將日常報(bào)銷工作流程、注意事項(xiàng)、相關(guān)政策法規(guī)推送至該系統(tǒng)，將使用操作說明印刷成冊(cè)下發(fā)，確?？呻S查隨用;后續(xù)的重點(diǎn)工作是要做好跟蹤指導(dǎo)，可將財(cái)務(wù)處工作人員分成若干小組，每個(gè)小組固定負(fù)責(zé)幾個(gè)部門，對(duì)口進(jìn)行跟蹤和業(yè)務(wù)指導(dǎo);適時(shí)召開碰頭會(huì)，匯總報(bào)銷人在實(shí)際報(bào)銷中遇到的問題，征集好的意見，對(duì)存在問題及可行性建議梳理后與軟件公司協(xié)商，有效解決。

（二）優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置，使報(bào)銷流程更加順暢

在確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定的前提下，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置，使專業(yè)術(shù)語(yǔ)逐步通俗化，對(duì)報(bào)銷主頁(yè)進(jìn)行合并、簡(jiǎn)化，達(dá)到直觀、易懂;對(duì)經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限按照預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合經(jīng)費(fèi)來源、類別進(jìn)行調(diào)整，達(dá)到審批明確，流程順暢;對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)表單的設(shè)計(jì)形成固定格式，填寫部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)后即可根據(jù)公式自動(dòng)計(jì)算，方便快捷;將發(fā)票自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)對(duì)接，達(dá)到自動(dòng)識(shí)別發(fā)票真?zhèn)?、從中提取?bào)銷所需數(shù)據(jù)的目的;借助高拍儀或掃描小程序掃描附件上傳，避免逐張拍照、逐一上傳之苦，也可有效解決上傳附件圖像質(zhì)量不清晰而導(dǎo)致退單等問題的發(fā)生。另外可開通審批提示功能，確保各環(huán)節(jié)審批人及時(shí)對(duì)未處理業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)

國(guó)家每年都會(huì)出臺(tái)財(cái)經(jīng)新政，這就要求財(cái)務(wù)人員要積極適應(yīng)新變化，對(duì)于新制度、新規(guī)定不斷學(xué)習(xí)、精準(zhǔn)把握，關(guān)鍵點(diǎn)在于對(duì)政策的解讀要做到一致，避免同一問題、幾種解答的現(xiàn)象發(fā)生;同時(shí)要針對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷存在的職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)國(guó)家出臺(tái)監(jiān)控制度和辦法認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)，不斷提升自身素質(zhì)，共同營(yíng)造良好的工作氛圍，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)防范，確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定

加大資金投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保硬件系統(tǒng)服務(wù)器性能過硬，定期升級(jí)、完善，有效防范病毒攻擊和數(shù)據(jù)被盜，保障正常運(yùn)行;對(duì)用戶的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格把控和有效驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)安全;結(jié)合網(wǎng)上數(shù)據(jù)具體情況建立針對(duì)性防范機(jī)制，預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

（五）逐漸過渡報(bào)銷模式，最終達(dá)到全覆蓋

高校財(cái)務(wù)部門始終要為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，報(bào)銷模式的變革歸根結(jié)底是“服務(wù)”的提升。因此，應(yīng)從人性化的角度出發(fā)，選擇適合本單位的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，不斷改進(jìn)服務(wù)方法，有效提升服務(wù)質(zhì)量。因此財(cái)務(wù)部門選擇報(bào)銷手段時(shí)也應(yīng)從人性化的角度出發(fā)來考慮，在過渡期適當(dāng)保留傳統(tǒng)模式，采取“兩條腿”走路的方式，待時(shí)機(jī)成熟后，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷全覆蓋。

（六）設(shè)置助理崗位，“一對(duì)一”對(duì)口做好報(bào)銷工作

各職能部門根據(jù)自身需求，從本部門遴選出1—2名責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的工作人員，確定為財(cái)務(wù)秘書或科研助理，專門負(fù)責(zé)報(bào)銷，財(cái)務(wù)秘書負(fù)責(zé)學(xué)院或職能部門的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，科研助理負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門只針對(duì)這兩種人辦理業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)其從財(cái)經(jīng)法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、注意事項(xiàng)等具體內(nèi)容進(jìn)行專門培訓(xùn)，對(duì)更新的財(cái)務(wù)知識(shí)隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，充分發(fā)揮助理橋梁和紐帶的作用，不斷提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

該系統(tǒng)的推行，適應(yīng)了信息化時(shí)代潮流，既有益于高校師生，也有益于財(cái)務(wù)人員。高校財(cái)務(wù)管理水平的提高既體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量的提升、工作效率的提高方面，更體現(xiàn)在資金安全保障和資金使用情況的監(jiān)督方面。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的推行是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能一蹴而就。要不斷升級(jí)相關(guān)硬件配套設(shè)施，做好基礎(chǔ)保障，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性;在實(shí)際業(yè)務(wù)過程中要多了解報(bào)銷人的實(shí)際訴求，學(xué)會(huì)換位思考，善于歸納和總結(jié);同時(shí)借助大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)一步豐富和完善系統(tǒng)的相關(guān)功能，將服務(wù)與技術(shù)有效融合，從而提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，不斷提升財(cái)務(wù)管理水平。

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