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商務(wù)英語(yǔ)信函中“告知”類動(dòng)詞的語(yǔ)義結(jié)構(gòu)及人際功能研究

2019-03-29 01:15王秀玲
戲劇之家 2019年2期
關(guān)鍵詞:人際功能

王秀玲

【摘 要】本文基于語(yǔ)義成分分析法和系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)理論,結(jié)合30篇真實(shí)商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)料,著重探討了其中的“告知”類動(dòng)詞的語(yǔ)氣與情態(tài),旨在揭示商務(wù)英語(yǔ)信函中“告知”類動(dòng)詞所傳達(dá)的人際功能,從而提升商務(wù)信函寫作的人際交往功能與實(shí)際應(yīng)用能力。

【關(guān)鍵詞】“告知”類動(dòng)詞;語(yǔ)義成分;人際功能

中圖分類號(hào):H030 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào):1007-0125(2019)02-0204-03

一、引言

在商務(wù)交往工作中,每一封商務(wù)信函都要實(shí)現(xiàn)某種具體目標(biāo),而人際交往作為現(xiàn)代企業(yè)拓展業(yè)務(wù)的必備手段,必須考慮致函雙方的人際關(guān)系。

國(guó)內(nèi)外已有諸多從系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)角度來(lái)分析商務(wù)英語(yǔ)信函的研究。國(guó)內(nèi)研究大多數(shù)局限于商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的整體語(yǔ)篇框架(孫慶梅,張鐵軍2014),或者對(duì)商務(wù)廣告語(yǔ)(孫東菱2004)、商務(wù)談判用語(yǔ)(李艷華2010)、商務(wù)英語(yǔ)合同翻譯(常亮2018)等的語(yǔ)料庫(kù)分析。國(guó)外研究有從商務(wù)寫作語(yǔ)料中分析跨文化交際及其修辭的研究(Haiying Feng, Bertha Du-Babcock 2013),也有對(duì)商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)中協(xié)作學(xué)習(xí)與交流技術(shù)的研究(María Luisa Carrió-Pastor, Hanna Skorczynska 2015)。上述這些研究都關(guān)注到了語(yǔ)言中人際功能的重要性,但是都沒(méi)有對(duì)商務(wù)語(yǔ)篇的關(guān)鍵性動(dòng)詞及動(dòng)詞背后的人際功能進(jìn)行分析。

有鑒于此,本文將運(yùn)用語(yǔ)義成分分析法和系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)下的人際功能理論,分析商務(wù)英語(yǔ)信函中英文“告知”類動(dòng)詞為實(shí)現(xiàn)其人際功能所采用的語(yǔ)言手段。

“告知”類動(dòng)詞是表示言語(yǔ)行為的一個(gè)動(dòng)詞小類,其基本語(yǔ)義是告訴某人或某個(gè)組織某件事情,以向?qū)Ψ絺鬟f信息為目的。商務(wù)交往包括提供報(bào)價(jià)、回復(fù)咨詢、處理投訴、結(jié)算簽約等階段,在每個(gè)階段,都需要致函客戶、經(jīng)銷商、供貨商、銀行部門等不同對(duì)象,這個(gè)過(guò)程決定了我們選擇使用不同的“告知”動(dòng)詞。合適的告知類動(dòng)詞可以影響、說(shuō)服、引導(dǎo)致函對(duì)象,樹立高效專業(yè)的良好企業(yè)形象,能更好實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函的人際交往功能。

二、人際功能理論研究

系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)家韓禮德(Halliday 1994)認(rèn)為語(yǔ)言的運(yùn)用是為了在特定的情景下實(shí)現(xiàn)一定的功能,他提出了語(yǔ)言的三大元功能:概念功能、人際功能和語(yǔ)篇功能。胡壯麟、朱永生和張德祿(2008)指出人際功能是指人們用語(yǔ)言表達(dá)自己對(duì)事物的看法和態(tài)度,或者用語(yǔ)言和他人交往,建立和保持人際關(guān)系。換言之,人際功能著重討論的是用語(yǔ)言建立并保持人與人之間的關(guān)系。韓禮德(Halliday 1994)進(jìn)一步指出,人際功能由語(yǔ)氣和情態(tài)兩大系統(tǒng)構(gòu)成。本文以商務(wù)活動(dòng)中英文“告知”類動(dòng)詞為介入點(diǎn),從人際功能的語(yǔ)氣和情態(tài)兩方面研究商務(wù)英語(yǔ)信函中的人際功能,以促進(jìn)商務(wù)信函寫作能力的提升。

三、商務(wù)信函中英文告知類動(dòng)詞的語(yǔ)義成分分析

根據(jù)Shirley Taylor編著的《商務(wù)英語(yǔ)寫作實(shí)例精解》,我們從中選取了30篇商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)料,通過(guò)這些語(yǔ)料我們發(fā)現(xiàn),現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)信函中常常使用的“告知”類動(dòng)詞主要有inform,acquaint,notify,advise,suggest,announce, confirm, command八個(gè)。下文根據(jù)《牛津高階英漢雙解辭典》和《朗文當(dāng)代高級(jí)英語(yǔ)辭典》等詞典釋義,首先對(duì)上述常用商務(wù)英語(yǔ)“告知”類動(dòng)詞進(jìn)行具體的語(yǔ)義成分分析,然后在具體商務(wù)語(yǔ)境中進(jìn)行人際功能分析。

上述8個(gè)“告知”類動(dòng)詞的語(yǔ)義成分分析如下:

①inform:to officially tell someone about something or give them information,其語(yǔ)義成分為“告知+信息/普通情況/會(huì)議地址/活動(dòng)時(shí)間”;

②acquaint:to give someone information about something ,其語(yǔ)義成分為“非正式告知(初步了解)+簡(jiǎn)單信息/事件初步發(fā)展”;

③notify:to formally tell someone officially about something that has happened or that is planned to happen,其語(yǔ)義成分為“正式告知+會(huì)議安排/活動(dòng)時(shí)間地址/公司發(fā)展情況”;

④advise:to tell someone about something, to tell someone what you think they should do,其語(yǔ)義成分為“非正式告知+建議勸告/事件轉(zhuǎn)變”;

⑤suggest:to tell someone your ideas what they should do,其語(yǔ)義成分為“非正式告知+建議勸告/事件轉(zhuǎn)變”;

⑥announce:to officially tell people publicly and about something, especially about a plan or a decision,其語(yǔ)義成分為“正式告知(向公眾宣告)+決定/計(jì)劃/官方政策/公司協(xié)議”;

⑦confirm:to tell someone that a possible arrangement, date or situation is now definite or official,其語(yǔ)義成分為“正式告知(向?qū)Ψ酱_認(rèn))+決定/安排/公司協(xié)議”;

⑧command:to tell someone officially to do something, especially if you are a military leader, a king etc.,其語(yǔ)義成分為“正式告知(向?qū)Ψ揭螅?決定/安排”。

由上述動(dòng)詞的英語(yǔ)釋義可知,商務(wù)英語(yǔ)中“告知”類動(dòng)詞都共享“tell”這一核心語(yǔ)義成分,決定了這些詞共屬一個(gè)語(yǔ)義場(chǎng)。而這8個(gè)動(dòng)詞也各自具有獨(dú)特的外圍附加語(yǔ)義成分,如告知對(duì)象、告知事件、語(yǔ)氣強(qiáng)弱等,這些語(yǔ)義附加成分決定了“告知”類動(dòng)詞各自的“特殊性”。例如,從其外圍成分“語(yǔ)氣強(qiáng)弱”來(lái)看,這8個(gè)動(dòng)詞可以明確劃分為兩大類,即表示語(yǔ)氣較強(qiáng)的“正式”告知類動(dòng)詞和語(yǔ)氣較弱的“非正式”告知類動(dòng)詞;第一類主要有inform,notify,announce,confirm,command;第二類主要有inform, acquaint,advise,suggest。在這兩類“告知”動(dòng)詞中,除了具有語(yǔ)氣強(qiáng)弱的語(yǔ)義外,還存在其他如告知事件方面的外圍附加語(yǔ)義的差異。例如,在“正式”告知類的四個(gè)動(dòng)詞中,announce除表示告知外,還有向公眾宣布之意;confirm則在正式語(yǔ)氣下包含請(qǐng)求對(duì)方確認(rèn)所告知信息的雙層語(yǔ)義;command具有命令或要求對(duì)方按照所告知的信息行事的導(dǎo)向,并且寫信人的社會(huì)等級(jí)通常會(huì)高于讀者,如領(lǐng)導(dǎo)給下屬致函;而notify在表正式語(yǔ)氣的基礎(chǔ)上,還體現(xiàn)為官方且書面化的特點(diǎn)。在另一大類“非正式”告知類動(dòng)詞中,acquaint通常指了解事件的初步發(fā)展情況,在告知的同時(shí)還有意請(qǐng)求對(duì)方初步了解;advise與suggest同理,具有勸告建議之義,在語(yǔ)氣上委婉含蓄。Inform本義為官方告知信息,但在商務(wù)信函中因其適用語(yǔ)境的多變性,我們將其歸為語(yǔ)氣中等溫和的非正式告知類動(dòng)詞。通過(guò)上述語(yǔ)義分析,我們得出這八個(gè)“告知”類動(dòng)詞如下典型的語(yǔ)氣強(qiáng)弱公式:

command>notify>confirm>announce>inform>acquaint>suggest>advise

在這個(gè)公式中,command的告知語(yǔ)義最強(qiáng),而advise的告知語(yǔ)義最弱,其他詞的語(yǔ)義處于這兩個(gè)詞之間,由此構(gòu)成了一個(gè)從強(qiáng)到弱的語(yǔ)義連續(xù)體。

四、商務(wù)信函中英文告知類動(dòng)詞的人際功能分析

根據(jù)告知類動(dòng)詞所在語(yǔ)篇,本文所選的30篇商務(wù)信函可以分為兩類:一類是向致函對(duì)象告知客觀常規(guī)情況,即需將相同信息發(fā)送給很多人的商務(wù)通函,如宣告公司組織變動(dòng)和公司代表人變動(dòng)的通函;另一類則是向致函對(duì)象告知突發(fā)情況或者道歉反饋,包括拒絕賒購(gòu)函、拒絕訂單函、催付賬款函件等等。

為了更好分析商務(wù)英語(yǔ)信函中告知類動(dòng)詞的人際功能,我們首先統(tǒng)計(jì)了30篇商務(wù)信函語(yǔ)料中出現(xiàn)的告知類動(dòng)詞的使用頻次。上述八個(gè)“告知”類動(dòng)詞合計(jì)出現(xiàn)59次,其中“正式”告知?jiǎng)釉~的使用頻次明顯高于“非正式”告知類動(dòng)詞。正式告知類動(dòng)詞的使用率達(dá)56%,其中announce使用次數(shù)13次,confirm 19次,notify 1次,commend 0次。非正式告知類動(dòng)詞的使用率為44%,其中inform使用14次,suggest 8次,advise 3次,acquaint 1次。根據(jù)使用頻率高低,我們得出如下排列順序:

confirm>inform>announce>suggest>advise>acquaint=notify>command

(一)告知類動(dòng)詞的語(yǔ)氣系統(tǒng)

人際功能體現(xiàn)為語(yǔ)氣和情態(tài)兩個(gè)語(yǔ)義系統(tǒng)。語(yǔ)氣系統(tǒng)表明在某個(gè)情景語(yǔ)境中講話者選擇了何種交際角色。韓禮德認(rèn)為言語(yǔ)角色可以分為兩大類:給予和索取。交換的物體是物品和服務(wù)或者信息。

1.語(yǔ)氣類型

根據(jù)Halliday(1994), 兩大語(yǔ)言角色和兩種交換的物品形成了四種基本的言語(yǔ)功能:陳述、疑問(wèn)、提供和命令。與這四種言語(yǔ)功能緊密聯(lián)系的是陳述語(yǔ)氣、祈使語(yǔ)氣和疑問(wèn)語(yǔ)氣。根據(jù)統(tǒng)計(jì),在30篇語(yǔ)料中,告知類動(dòng)詞所在小句所傳達(dá)的陳述語(yǔ)氣為24篇,祈使語(yǔ)氣為6篇,疑問(wèn)語(yǔ)氣為0篇。這與告知類動(dòng)詞核心語(yǔ)義即傳達(dá)信息的目的行為有關(guān)。另外商務(wù)信函在傳達(dá)信息的同時(shí)具有不同的目的,人際功能只是其一。其表現(xiàn)形式是寫信人向致函對(duì)象提供商務(wù)活動(dòng)信息,因而大量使用陳述句“告知”事實(shí)。商務(wù)信函中出現(xiàn)祈使語(yǔ)氣的次數(shù)少,而且主要用于確認(rèn)最終匯款、交貨和船運(yùn)等信息,例如:

(1)Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例(1)是要提出期望的事情發(fā)展,并敦促收信人盡快采取行動(dòng),實(shí)現(xiàn)自己的意愿。

在向?qū)Ψ礁嬷畔⒌男藕?,疑?wèn)語(yǔ)氣會(huì)增加信息的不確定性,讀者無(wú)法直接分辨收到的信息是否可靠。因此,在商務(wù)信函中,為保證信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和高效性,作者基本不會(huì)采用疑問(wèn)語(yǔ)氣。

2.主語(yǔ)

在系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)中,主語(yǔ)是一個(gè)人際性的詞匯語(yǔ)法范疇,即語(yǔ)氣系統(tǒng)的一部分,與定式動(dòng)詞一起,體現(xiàn)人際性的言語(yǔ)互動(dòng)功能(Halliday 1994)。在主語(yǔ)與告知類動(dòng)詞搭配方面,第一人稱出現(xiàn)的比例為100%。

第一人稱有“we”和“I”兩種,作主語(yǔ)時(shí)使用上又有所區(qū)別。在告知信息時(shí),“we”和“I”受“告知”類動(dòng)詞語(yǔ)義強(qiáng)弱和事件內(nèi)容的影響,如果與“正式”或“非正式”告知類動(dòng)詞結(jié)合使用,會(huì)起到不同的人際交往效果。如果要向?qū)Ψ礁嬷陀^的常規(guī)情況,企業(yè)通常向公眾及合作商發(fā)布通函。由于通函的讀者身份各不相同,無(wú)需表達(dá)過(guò)于親近的人際關(guān)系,因而多使用“正式”告知類動(dòng)詞。此時(shí),既要在文體上比較正式,又要在語(yǔ)氣上不會(huì)造成居高臨下的感覺,作者選用“we”作為主語(yǔ)才能更好實(shí)現(xiàn)其人際功能。例如:

We are pleased to announce the opening of our new retail grocery store, Great Value, on Monday 1 September.

It is with pleasure that we announce the appointment of Mrs. Briony Kisby as partner.

例(2)為宣布公司新店開業(yè),例(3)為宣告新一任經(jīng)理人員更換。這兩則消息的接受者不僅包括公司內(nèi)部人員,還包括大眾媒體受眾。此時(shí),使用“正式”告知類動(dòng)詞并搭配第一人稱“we”更能讓公眾接受,強(qiáng)調(diào)寫信人告知的是公司行為與官方背景,可以增加函件可信度,同時(shí)在人際交往上做到禮貌大方。

“非正式”告知類動(dòng)詞相較于“正式”告知類動(dòng)詞,其語(yǔ)氣態(tài)度溫和些。如果用在向致函對(duì)象告知突發(fā)情況、道歉反饋等信函中,則能表達(dá)比較委婉、含蓄的提醒。如果這時(shí)候用“I”作主語(yǔ)進(jìn)行搭配,則其非正式告知類動(dòng)詞的語(yǔ)氣會(huì)進(jìn)一步減弱。即便如此,也不會(huì)失去告知語(yǔ)義的目的,反而給人際往來(lái)親近之感。例如:

(4)At this stage I would normally suggest that you put the matter into our solicitors hands to recover the debt.

在例(4)中,作者表達(dá)的是逾期未付賬款賬戶的信息,如何恰當(dāng)提醒對(duì)方付款而不冒犯,選用動(dòng)詞suggest含暗示付款之意,而與主語(yǔ)“I”搭配,則給對(duì)方留下了寫信人公事公辦的口吻;若換成“we”等具有強(qiáng)烈官方色彩的主語(yǔ),就會(huì)產(chǎn)生企業(yè)催討賬款的壓力感。

(5)If this is not possible for the full amount, I suggest that you cut the size of your order, perhaps by half.

例(5)主要表達(dá)的是要拒絕對(duì)方賒購(gòu)要求,但為了長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,也不能流露出對(duì)對(duì)方財(cái)務(wù)狀況的不信任。作者選用suggest搭配第一人稱,其語(yǔ)氣比較委婉,為雙方商務(wù)交集留有分寸和尊重。換言之,如果搭配第一人稱“I”,則表示寫信人放低姿態(tài),給予對(duì)方誠(chéng)摯建議的感覺,并不會(huì)讓對(duì)方感到是冷面無(wú)情的官方拒絕。

在我們的語(yǔ)料中,使用第二人稱的比例為0%?!皔ou”作主語(yǔ)在語(yǔ)氣上干脆直接,有上級(jí)向下級(jí)傳達(dá)指令性信息之意,容易冒犯對(duì)方,所以商務(wù)信函寫作者不予采用。另一方面,第三人稱在告知類信函中也極少使用,出現(xiàn)比例為0%。這是因?yàn)閷懶湃四康氖窍蛑潞瘜?duì)象告知信息,使用第三人稱作為主語(yǔ)的話,則會(huì)造成指代不明,信息混亂。

(二)告知類動(dòng)詞的情態(tài)系統(tǒng)

情態(tài)系統(tǒng)表達(dá)說(shuō)話者個(gè)人的判斷或交際態(tài)度。韓禮德(Halliday 1994)把情態(tài)系統(tǒng)分為情態(tài)和意態(tài)兩種。情態(tài)和意態(tài)都可以通過(guò)情態(tài)動(dòng)詞這一語(yǔ)言手段實(shí)現(xiàn)。除此之外,表示概率和頻率的情態(tài)副詞也是實(shí)現(xiàn)情態(tài)的語(yǔ)言手段,意態(tài)的實(shí)現(xiàn)方式還有表示被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的謂語(yǔ)動(dòng)詞。本文重在探討“告知”類動(dòng)詞在商務(wù)信函中的人際功能,而被動(dòng)語(yǔ)態(tài)與告知類動(dòng)詞聯(lián)系比較密切,因此接下來(lái)重點(diǎn)討論告知類動(dòng)詞如何通過(guò)被動(dòng)語(yǔ)態(tài)實(shí)現(xiàn)人際功能。

被動(dòng)語(yǔ)態(tài)是動(dòng)詞的一種形式,用以說(shuō)明主語(yǔ)與謂語(yǔ)動(dòng)詞之間的關(guān)系。國(guó)外學(xué)者Leech & Svartvik(1975)認(rèn)為,被動(dòng)態(tài)總是與非主觀的文體連在一起,在這種文體中施事者不會(huì)把自己和接受者直接置于語(yǔ)境之中。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的典型文體特征,就是敘述客觀嚴(yán)謹(jǐn)、使用場(chǎng)合正式。在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中,被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以彰顯正式和禮貌的文體特征,但也在一定程度上表明寫信人不想指明誰(shuí)需要為某事負(fù)責(zé),在作者和讀者之間保持一定距離。正因?yàn)槌霈F(xiàn)這種距離感,在現(xiàn)代商務(wù)信函寫作中,被動(dòng)語(yǔ)態(tài)逐漸被寫信人所擯棄。這一點(diǎn)也得到了我們所選語(yǔ)料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的論證。在所選30篇商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)料中,包含告知類動(dòng)詞的小句共有59條,被動(dòng)語(yǔ)態(tài)僅出現(xiàn)13次,占22%。

雖然被動(dòng)語(yǔ)態(tài)在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中使用頻次較低,但在一些特定情況下,其仍能作為有效的情態(tài)手段,用于實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函的人際功能。例如,在信函中告知突發(fā)情況或道歉反饋時(shí),使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)會(huì)降低寫信人的立場(chǎng)姿態(tài),顯得更客氣:

(6)Do not tamper with or move any suspicious object. Department Managers should be informed and the police notified.

例(6)是發(fā)給部門經(jīng)理,告知安全事故處理的通知函,使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)則會(huì)凸顯寫信人禮貌傳遞的告知信息,將陳述重點(diǎn)放到事件本身上,因而不會(huì)冒犯對(duì)方。

被動(dòng)語(yǔ)態(tài)雖然是體現(xiàn)人際功能的主要情態(tài)特征,但在本文所選語(yǔ)料包含的59句小句中,搭配“告知”類動(dòng)詞主動(dòng)語(yǔ)態(tài)出現(xiàn)次數(shù)為46次,占78%。統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn),在現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)信函中,主動(dòng)語(yǔ)態(tài)逐漸占據(jù)上風(fēng),因此主動(dòng)語(yǔ)態(tài)已經(jīng)成為討論人際功能必不可少的情態(tài)系統(tǒng)分支。

主動(dòng)語(yǔ)態(tài)使用頻次在商務(wù)英語(yǔ)信函中的增長(zhǎng)與其存在的交際語(yǔ)境有著密切聯(lián)系,也就是與告知類動(dòng)詞的語(yǔ)義成分所連接的事件有關(guān)。例如:

(7)Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例(7)是確認(rèn)告知重要交貨日期的信息,在采用“正式”告知類動(dòng)詞時(shí),還采用了主動(dòng)語(yǔ)態(tài)以使信息重點(diǎn)明確,表達(dá)的態(tài)度更積極。反之,如果此時(shí)換為被動(dòng)語(yǔ)態(tài),則會(huì)顯得語(yǔ)句冗長(zhǎng)枯燥,把正式告知變得更具壓迫感,與致函對(duì)象之間產(chǎn)生比較大的疏離感。

五、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)現(xiàn)人際功能的語(yǔ)言手段上,商務(wù)信函“告知”類動(dòng)詞多以語(yǔ)義成分的語(yǔ)氣強(qiáng)弱為主導(dǎo),告知的事件內(nèi)容本身為輔助信息。

由于command的語(yǔ)氣最強(qiáng),有強(qiáng)硬命令要求對(duì)方的口吻,如果在信函中使用將會(huì)給企業(yè)塑造成高傲的形象,不利于人際功能的實(shí)現(xiàn)?,F(xiàn)代企業(yè)為塑造有人情味的企業(yè)形象,并與致函對(duì)象達(dá)成友好的人際往來(lái),因此command的使用頻次為零。另外由于advise在商務(wù)信函中過(guò)于口語(yǔ)化,給人不重視或不尊重之感,其使用次數(shù)也比較少。由此可見,在商務(wù)信函中語(yǔ)氣過(guò)強(qiáng)和過(guò)弱的“告知”類動(dòng)詞都不受青睞。總之,在選擇告知類動(dòng)詞時(shí),首先要區(qū)分正式與非正式的語(yǔ)氣,其次根據(jù)不同的商務(wù)事件,如客觀常規(guī)情況、突發(fā)情況或道歉反饋,結(jié)合合適的語(yǔ)氣類型,搭配恰當(dāng)?shù)娜朔Q主語(yǔ),將其置于合適的文體語(yǔ)態(tài)中,從而實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函往來(lái)的人際意義。

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