牛星 陳桂榮

【摘 要】 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式經(jīng)歷了從窗口式報(bào)銷、投遞式報(bào)銷到網(wǎng)上報(bào)銷的演進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)在其中發(fā)揮了助推器作用。網(wǎng)上報(bào)銷利用互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通性和智能化，極大地提高了財(cái)務(wù)人員的辦公效率和財(cái)務(wù)管理水平，將是未來(lái)中國(guó)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷發(fā)展的主流模式。文章首先介紹了三種報(bào)銷模式的特點(diǎn)及利弊，然后以K高校為載體說(shuō)明其目前財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的問(wèn)題和困惑，通過(guò)發(fā)揮“流程優(yōu)化”思想的引導(dǎo)作用對(duì)該校財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)，并從工作效率、信息資源、控制機(jī)制和管理水平四個(gè)方面對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行深入分析，最后提出為了推動(dòng)網(wǎng)上報(bào)銷的順利開(kāi)展需要從組織、制度、技術(shù)、人員等方面加強(qiáng)建設(shè)同時(shí)注意適應(yīng)性和過(guò)渡性并舉的建議，這對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷的廣泛應(yīng)用將起到示范作用。

【關(guān)鍵詞】 “互聯(lián)網(wǎng)+”； 網(wǎng)上報(bào)銷； 流程優(yōu)化； 模式變革

【中圖分類號(hào)】 F234.4；G647.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1004-5937（2018）10-0105-05

在科教興國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略指引下，我國(guó)高等教育發(fā)展迅猛。以科研經(jīng)費(fèi)為例，2005年至2015年11年間，我國(guó)高校參加R&D;活動(dòng)的人數(shù)從22.7萬(wàn)人/年增加到35.5萬(wàn)人/年，高校的R&D;經(jīng)費(fèi)從242.3億元增加到998.59億元，增長(zhǎng)率分別為56.39%和312.13%[ 1 ]。除此之外，財(cái)政補(bǔ)助收入、學(xué)雜費(fèi)、經(jīng)營(yíng)性收入、社會(huì)捐贈(zèng)也呈現(xiàn)出遞增狀態(tài)，隨之而來(lái)的是教育支出、科學(xué)技術(shù)支出等逐年遞增。高校經(jīng)費(fèi)收支量的大幅增加以及科研活動(dòng)的多元化和復(fù)雜化給高校財(cái)務(wù)管理工作尤其是報(bào)銷管理工作提出越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。長(zhǎng)期以來(lái)，高校財(cái)務(wù)處呈現(xiàn)排隊(duì)長(zhǎng)、報(bào)銷難、效率低、工作環(huán)境差等特點(diǎn)，這是經(jīng)費(fèi)快速增長(zhǎng)、財(cái)務(wù)工作量加劇和落后的報(bào)銷管理理念以及報(bào)銷模式之間矛盾的結(jié)果。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為高校財(cái)務(wù)管理科學(xué)化發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的類型與特點(diǎn)

（一）窗口式報(bào)銷

窗口式報(bào)銷是指報(bào)銷人排隊(duì)等候報(bào)銷，輪到自己時(shí)當(dāng)面將報(bào)銷單據(jù)交與財(cái)務(wù)人員審核、修改、復(fù)核并面對(duì)面完成刷卡或現(xiàn)金付款的報(bào)銷過(guò)程。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)初期，我國(guó)高校一直采用窗口式報(bào)銷模式，這種模式簡(jiǎn)單、直觀，為高校財(cái)務(wù)管理工作發(fā)揮了基礎(chǔ)性作用。它具有以下特點(diǎn)：簡(jiǎn)單易操作，靈活多變；溝通時(shí)效性強(qiáng)，信息安全度高；填寫單據(jù)繁多，審批環(huán)節(jié)復(fù)雜，預(yù)算控制水平差；時(shí)間成本高，工作效率低，辦公環(huán)境嘈雜等。

（二）投遞式報(bào)銷

2008年后，中國(guó)經(jīng)濟(jì)在互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下快速演進(jìn)，進(jìn)入后市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代?；ヂ?lián)網(wǎng)無(wú)論在思維方式還是技術(shù)手段方面都使高校財(cái)務(wù)報(bào)銷煥然一新，投遞式報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷就是互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)管理融合的產(chǎn)物。投遞式報(bào)銷是指報(bào)銷人將報(bào)銷單據(jù)放在投遞專用袋，由自己或者他人投遞到財(cái)務(wù)投遞箱里，財(cái)務(wù)人員在特定時(shí)間內(nèi)按順序完成袋內(nèi)票據(jù)審核、修改、復(fù)核及網(wǎng)銀付款的報(bào)銷過(guò)程。投遞式報(bào)銷是窗口式報(bào)銷的進(jìn)一步發(fā)展，本質(zhì)上依然屬于傳統(tǒng)式報(bào)銷。它具有以下特點(diǎn)：報(bào)銷單據(jù)排隊(duì)，而非報(bào)銷人排隊(duì)；具有一定信息化水平，信息安全度較高；辦公環(huán)境相對(duì)寬松，報(bào)銷效率有所提升；能在一定程度上控制預(yù)算；問(wèn)題單據(jù)易積壓，溝通成本高，報(bào)銷信息不對(duì)稱等。

（三）網(wǎng)上報(bào)銷

網(wǎng)上報(bào)銷是未來(lái)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的發(fā)展趨勢(shì)和主流模式，將對(duì)高校財(cái)務(wù)管理體系產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性變革。網(wǎng)上報(bào)銷是指報(bào)銷人通過(guò)網(wǎng)上平臺(tái)填寫報(bào)銷信息、上傳電子票據(jù)并由各級(jí)主管人員電子簽批后傳遞到報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行初審、遞交紙質(zhì)票據(jù)、復(fù)審及網(wǎng)銀付款的報(bào)銷過(guò)程。它具有以下特點(diǎn)：管理理念先進(jìn)，對(duì)各類資源的整合度高；信息溝通順暢，傳遞及時(shí)準(zhǔn)確；預(yù)算控制精準(zhǔn)；營(yíng)造舒適辦公環(huán)境，極大提高工作效率；需要強(qiáng)有力的組織和制度體系作保障，對(duì)技術(shù)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)安全管理有較高要求，對(duì)財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員的計(jì)算機(jī)操作能力有一定要求。

二、K高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式變革案例分析

（一）現(xiàn)狀與問(wèn)題描述

K高校是天津市重點(diǎn)建設(shè)高校，是一所以工為主，工、理、文、農(nóng)、醫(yī)、經(jīng)、管、法、藝等學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的多學(xué)科性大學(xué)。該?？蒲许?xiàng)目眾多，經(jīng)費(fèi)量較大，目前采用投遞式報(bào)銷模式，具體流程如圖1。

K高校為了推動(dòng)學(xué)校報(bào)銷工作的發(fā)展不斷努力，由窗口式報(bào)銷模式轉(zhuǎn)變?yōu)橥哆f式報(bào)銷模式，口碑明顯改善，報(bào)銷工作水平在天津市各大高校中處于前列，但仍存在以下問(wèn)題。

1.多環(huán)節(jié)低效率時(shí)有發(fā)生

隨著項(xiàng)目結(jié)題或者年終結(jié)賬期間單據(jù)量劇增，工作人員不能同比例增加，管理層通過(guò)延長(zhǎng)工作時(shí)間、加大工作強(qiáng)度應(yīng)對(duì)增量單據(jù)的能力明顯受到限制，報(bào)銷完成量遇到瓶頸。

雖然目前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中加入了額度控制功能，但系統(tǒng)設(shè)置不夠精確和嚴(yán)密，財(cái)務(wù)人員通常將全部分錄錄入完畢才發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)內(nèi)容不能報(bào)銷或者金額超支，不得不放棄制好的憑證，既做了無(wú)用功又增加了溝通成本。

該校兩地辦學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)可能不在報(bào)銷人常駐校區(qū)辦公，為了完成簽字報(bào)銷人需要耗費(fèi)大量往返和等候時(shí)間。

經(jīng)常發(fā)生報(bào)銷人不能及時(shí)取走問(wèn)題單據(jù)的情況，財(cái)務(wù)人員要不定期保管票據(jù)并多次聯(lián)系報(bào)銷人，造成空間和時(shí)間的無(wú)端損耗。

2.存在信息孤島現(xiàn)象

由于信息不對(duì)稱及信息傳遞不通暢，同時(shí)個(gè)人財(cái)務(wù)系統(tǒng)尚未對(duì)報(bào)銷單狀態(tài)實(shí)時(shí)記錄，報(bào)銷人“丟單”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，通常情況是該單據(jù)已經(jīng)報(bào)銷完成而報(bào)銷人不知情，少數(shù)情況是單據(jù)滯留于某一環(huán)節(jié)。

3.職責(zé)分工不明晰

投遞式報(bào)銷只是在形式上改變窗口式報(bào)銷嘈雜的環(huán)境和排長(zhǎng)隊(duì)等候的狀態(tài)，沒(méi)有從根本上減少工作量，依然需要財(cái)務(wù)人員手敲鍵盤錄入會(huì)計(jì)信息，完成從審核到制單的全過(guò)程，工作內(nèi)容繁多。

為了緩解財(cái)務(wù)報(bào)銷及問(wèn)詢壓力并普及報(bào)銷常識(shí)，K高校在各學(xué)院設(shè)置預(yù)審員，要求投遞前進(jìn)行預(yù)審簽字。預(yù)審員通常是兼職，不能很好地理解并掌握全部財(cái)務(wù)報(bào)銷政策，簽字只是流于形式，發(fā)揮預(yù)審報(bào)銷單的作用有限。

隨著K高校經(jīng)費(fèi)量不斷增加，報(bào)銷壓力越來(lái)越大，即便是投遞式報(bào)銷也不能完全滿足日益增長(zhǎng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷需求。圖2為2014—2017年K高校報(bào)銷量曲線變化圖，考慮到寒暑假影響的不確定性，在統(tǒng)計(jì)時(shí)剔除2月份和8月份。由圖2可見(jiàn)近年來(lái)K高校報(bào)銷量逐年遞增，在10—12月份區(qū)間呈陡峰式上升。

（二）網(wǎng)上報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

流程優(yōu)化（Business Process Improvement，簡(jiǎn)稱BPI）的思想來(lái)源于麻省理工學(xué)院邁克爾·哈默先生（Michael Hammer）提出的業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，簡(jiǎn)稱BPR）。與BPR的核心思想“對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程作根本性的重新思考和徹底的重新設(shè)計(jì)”不同，BPI是對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行柔和的、循序漸進(jìn)式的改進(jìn)，使之符合變革目標(biāo)的需要[ 2 ]。BPI的基礎(chǔ)是信息化平臺(tái)的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)組織不同部門之間、內(nèi)部與外部的信息集成與共享，促進(jìn)組織運(yùn)行程序化、數(shù)字化，流程運(yùn)行跨時(shí)空化，從而更好地滿足服務(wù)對(duì)象的需求[ 3 ]。為了緩解報(bào)銷壓力，同時(shí)也為了順應(yīng)國(guó)家推動(dòng)高校信息化和數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展趨勢(shì)，筆者認(rèn)為K高校在財(cái)務(wù)報(bào)銷方面應(yīng)根據(jù)自身需要和特點(diǎn)，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通性和高效性優(yōu)勢(shì)，改良或局部變革現(xiàn)有報(bào)銷模式，優(yōu)化為網(wǎng)上報(bào)銷模式[ 4 ]。

圖3為K高校經(jīng)過(guò)優(yōu)化的網(wǎng)上報(bào)銷流程示意圖。

具體步驟和關(guān)鍵點(diǎn)如下：

第一步：網(wǎng)上填報(bào)。報(bào)銷人登錄個(gè)人財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)代碼選擇項(xiàng)目類型、項(xiàng)目名稱、報(bào)銷內(nèi)容。按類別展開(kāi)粘貼報(bào)銷票據(jù)并上傳圖片或電子發(fā)票。選擇付款方式：網(wǎng)銀對(duì)私、網(wǎng)銀對(duì)公、沖借款或者校內(nèi)轉(zhuǎn)賬，填寫付款信息。系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目類別、單張票據(jù)最大金額及是否本人出行等要素提示簽字權(quán)限和簽批部門，報(bào)銷人根據(jù)提示選擇簽批人并提交簽批單據(jù)。

本步驟是網(wǎng)上報(bào)銷最為關(guān)鍵的一步，相對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷變化比較大，關(guān)鍵點(diǎn)：（1）系統(tǒng)設(shè)計(jì)要清晰、簡(jiǎn)明，使報(bào)銷人能夠快速準(zhǔn)確地根據(jù)票據(jù)內(nèi)容找到對(duì)應(yīng)門類；（2）填報(bào)系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)之間耦合性要強(qiáng)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確、順暢；（3）明確內(nèi)部控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，充分發(fā)揮事前控制作用，減少后續(xù)工作；（4）各方人員積極參與很重要，報(bào)銷人要逐漸學(xué)習(xí)并熟練使用填報(bào)系統(tǒng)，預(yù)審員充分發(fā)揮溝通、審核作用。

第二步：電子簽批。簽批人在個(gè)人財(cái)務(wù)系統(tǒng)里電子簽批報(bào)銷人提交的單據(jù)，如沒(méi)有問(wèn)題會(huì)提示通過(guò)，如有問(wèn)題則寫明退回意見(jiàn)，由報(bào)銷人修改補(bǔ)充后再次遞交簽批。

關(guān)鍵點(diǎn)：（1）問(wèn)題單據(jù)標(biāo)明原因；（2）初次簽批和返回簽批的單據(jù)分類顯示，簽批人一目了然，提高簽批效率。

第三步：初審。經(jīng)過(guò)簽批的憑證，到達(dá)財(cái)務(wù)人員報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行初步審核。如有問(wèn)題，寫明退回意見(jiàn)或者電話聯(lián)系報(bào)銷人修正后重新提交審核。初審無(wú)誤的單據(jù)，財(cái)務(wù)人員提示投遞紙質(zhì)單據(jù)。

關(guān)鍵點(diǎn)：（1）關(guān)注票據(jù)的合法性、合規(guī)性和簽字權(quán)限；（2）專人負(fù)責(zé)初審電子單據(jù)；（3）初次上傳和返回修改的電子單據(jù)分類顯示，財(cái)務(wù)人員審核時(shí)有的放矢，提高審核效率。

第四步：投遞。報(bào)銷人在系統(tǒng)中打印自動(dòng)生成的帶有二維碼標(biāo)志的支出報(bào)銷單等，并將初審無(wú)誤的紙質(zhì)單據(jù)送到學(xué)院，加蓋公章，由預(yù)審員統(tǒng)一投遞至財(cái)務(wù)處。

關(guān)鍵點(diǎn)：投遞的紙質(zhì)單據(jù)與初審?fù)ㄟ^(guò)的電子單據(jù)保持一致。

第五步：復(fù)審。財(cái)務(wù)人員對(duì)紙質(zhì)單據(jù)及原始發(fā)票再次進(jìn)行審核，按照投遞順序掃描支出報(bào)銷單上的二維碼，調(diào)出對(duì)應(yīng)單據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)記錄內(nèi)容核對(duì)紙質(zhì)單據(jù)與電子單據(jù)是否一致，重點(diǎn)核對(duì)科目的準(zhǔn)確性、發(fā)票的真實(shí)性，若有不符電話及時(shí)聯(lián)系報(bào)銷人。核對(duì)無(wú)誤后，自動(dòng)打印記賬憑證。

關(guān)鍵點(diǎn)：（1）關(guān)注科目的準(zhǔn)確性；（2）妥善保管問(wèn)題單據(jù)，及時(shí)聯(lián)系報(bào)銷人取回并修改。

第六步：付款。記賬憑證經(jīng)過(guò)復(fù)核無(wú)誤后，由出納人員在銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)提交支付申請(qǐng)，并確認(rèn)支付。付款成功后系統(tǒng)向報(bào)銷人自動(dòng)推送支付信息。

（三）網(wǎng)上報(bào)銷模式與傳統(tǒng)報(bào)銷模式差異比較及優(yōu)勢(shì)分析

1.互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的高效性和智能化

傳統(tǒng)報(bào)銷要求報(bào)銷人手工填寫支出報(bào)銷單，由于報(bào)銷人不能全面掌握?qǐng)?bào)銷政策或者對(duì)審批流程不夠熟悉，導(dǎo)致所附票據(jù)、填寫內(nèi)容和簽字不準(zhǔn)確、不完整，需要多次往返于審批和報(bào)銷大廳。領(lǐng)導(dǎo)往往身兼數(shù)職，工作繁忙，有時(shí)不能及時(shí)簽字，增加了報(bào)銷人的時(shí)間等待成本。財(cái)務(wù)人員花費(fèi)大量時(shí)間和報(bào)銷人電話或當(dāng)面溝通，并且手動(dòng)核算、編制會(huì)計(jì)憑證，影響了工作效率。

采用網(wǎng)上報(bào)銷，報(bào)銷人可以通過(guò)校園網(wǎng)或者手機(jī)APP隨時(shí)隨地登錄個(gè)人網(wǎng)上財(cái)務(wù)系統(tǒng)填寫報(bào)銷信息、提交電子單據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的信息化[ 5 ]。問(wèn)題簡(jiǎn)單時(shí)，報(bào)銷人可以根據(jù)網(wǎng)上反饋意見(jiàn)提交電子單據(jù)，確認(rèn)無(wú)誤后再提交紙質(zhì)單據(jù)，減少了其往返于各個(gè)部門的時(shí)間損耗。領(lǐng)導(dǎo)不再需要當(dāng)面簽批，而是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程審核并電子簽批，突破了簽批單據(jù)時(shí)間和地域的局限性，提高了簽批效率。對(duì)于財(cái)務(wù)人員，系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷人選擇的內(nèi)容大類和金額直接生成記賬憑證，財(cái)務(wù)人員只需核對(duì)信息并進(jìn)行局部修改即可，節(jié)省了憑證錄入時(shí)間。此外，網(wǎng)上報(bào)銷將更多發(fā)揮機(jī)器的替代作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化和智能化。比如在差旅費(fèi)報(bào)銷中，系統(tǒng)根據(jù)行程的始末時(shí)間自動(dòng)計(jì)算公出時(shí)間，再根據(jù)人員類型判斷補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，匯總得出補(bǔ)助金額；在人員經(jīng)費(fèi)發(fā)放中涉及扣稅問(wèn)題，報(bào)銷人在輸入勞務(wù)費(fèi)發(fā)放金額后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公式自動(dòng)核定稅額，計(jì)算出實(shí)發(fā)金額。

2.網(wǎng)上報(bào)銷促進(jìn)了高校財(cái)務(wù)信息資源的共享性和集成化

傳統(tǒng)報(bào)銷中，信息通道閉塞，信息資源割裂，各個(gè)職能部門只掌握本部門信息，而這些信息轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)信息時(shí)需要財(cái)務(wù)人員二次加工，耗費(fèi)了不必要的時(shí)間。由于個(gè)人報(bào)銷系統(tǒng)不夠完善，當(dāng)時(shí)間間隔較長(zhǎng)、處于學(xué)期轉(zhuǎn)換期或者協(xié)助他人報(bào)銷時(shí)無(wú)法摸清報(bào)銷單據(jù)所處的環(huán)節(jié)和狀態(tài)，導(dǎo)致報(bào)銷人連同財(cái)務(wù)人員花費(fèi)大量時(shí)間尋找某筆經(jīng)費(fèi)去向。

網(wǎng)上報(bào)銷借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將校園網(wǎng)數(shù)據(jù)、銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)數(shù)據(jù)等外網(wǎng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)順利對(duì)接，充分發(fā)揮了互聯(lián)網(wǎng)在報(bào)銷工作中的聯(lián)通作用，促進(jìn)信息流通以及財(cái)務(wù)資源共享，對(duì)提高報(bào)賬效率，破除信息孤島現(xiàn)象起到根本改變作用[ 6 ]。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)可以和實(shí)驗(yàn)室管理處的資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人力資源處的薪酬管理系統(tǒng)、學(xué)生處的學(xué)生管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)、薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)、學(xué)費(fèi)減免及貸款發(fā)放數(shù)據(jù)的共享，確保了高校資產(chǎn)賬實(shí)相符，提高了薪酬發(fā)放效率，減少了退費(fèi)的重復(fù)處理工作。另外，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)將對(duì)每一筆經(jīng)費(fèi)的來(lái)龍去脈實(shí)時(shí)記錄，使財(cái)務(wù)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、報(bào)銷人等在一定權(quán)限內(nèi)可以隨時(shí)關(guān)注報(bào)銷進(jìn)程或經(jīng)費(fèi)使用狀況，掌握資金動(dòng)向，防止“丟單”現(xiàn)象發(fā)生。報(bào)銷完畢，微信或短信平臺(tái)可以將付款信息實(shí)時(shí)推送至報(bào)銷人手機(jī)上，報(bào)銷人立刻獲知結(jié)果。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)還可以通過(guò)設(shè)置專欄匯總財(cái)務(wù)制度和報(bào)銷政策信息，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資訊的集成和共享。

3.網(wǎng)上報(bào)銷形成了高校內(nèi)部控制機(jī)制的嚴(yán)密性和可靠性

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷審核工作的重點(diǎn)停留在最基本的報(bào)賬方面，編制憑證時(shí)不控制預(yù)算，在期末由財(cái)務(wù)人員手工摘錄各項(xiàng)支出合并計(jì)算是否超預(yù)算；如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人執(zhí)行預(yù)算不夠嚴(yán)格，很容易在審計(jì)時(shí)被告知超預(yù)算發(fā)生，耗費(fèi)財(cái)務(wù)人員大量時(shí)間調(diào)賬，這種控制屬于事后控制。到了投遞式報(bào)銷的中后期，財(cái)務(wù)軟件增加了額度控制功能，也就是報(bào)銷時(shí)如果某項(xiàng)目超出經(jīng)費(fèi)預(yù)算就不能再支出，如果超支要聯(lián)系報(bào)銷人調(diào)整金額或者更換項(xiàng)目，但仍然耗費(fèi)時(shí)間做了無(wú)用功，這種控制屬于事中控制。

采用網(wǎng)上報(bào)銷，由于預(yù)算指標(biāo)已經(jīng)被錄入系統(tǒng)，當(dāng)報(bào)銷人選擇內(nèi)容大類輸入金額時(shí)，個(gè)人財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的科目、經(jīng)濟(jì)分類及功能分類，對(duì)預(yù)算進(jìn)行滾動(dòng)實(shí)時(shí)控制；不能報(bào)銷某類項(xiàng)目或者金額發(fā)生超支時(shí)，系統(tǒng)直接提示錯(cuò)誤及原因，報(bào)銷人可以立即在預(yù)算范圍內(nèi)修改金額或更換項(xiàng)目，避免了后續(xù)無(wú)效勞動(dòng)。財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人還可以通過(guò)查詢系統(tǒng)隨時(shí)關(guān)注經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度，調(diào)整不合理支出，做到對(duì)預(yù)算的事前控制。

4.網(wǎng)上報(bào)銷推動(dòng)了高校財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化和科學(xué)化

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷只需要一次審核原始憑證，但在這個(gè)過(guò)程中，一名財(cái)務(wù)人員需要耗費(fèi)全部時(shí)間和精力完成票據(jù)審核、數(shù)據(jù)計(jì)算、票據(jù)整理、編制會(huì)計(jì)憑證、聯(lián)系報(bào)銷人修改單據(jù)、保管問(wèn)題單據(jù)、答疑等數(shù)項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。這種職責(zé)分工的不明晰和管理的粗放式一方面導(dǎo)致了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的低效率，另一方面限制了財(cái)務(wù)人員職業(yè)發(fā)展能力的提升。投遞式報(bào)銷雖然加入了預(yù)審單據(jù)環(huán)節(jié)，但只是分工細(xì)化的第一步，只能在一定程度上減少票據(jù)不規(guī)范或手續(xù)欠缺對(duì)報(bào)賬效率的影響。

網(wǎng)上報(bào)銷對(duì)會(huì)計(jì)核算分工進(jìn)一步細(xì)化，由不同角色完成：將信息填寫交給報(bào)銷人，將答疑等輔助性工作交給財(cái)務(wù)助理，財(cái)務(wù)人員集中精力審核單據(jù)。審核又分為初審和復(fù)審兩步，分別由專人負(fù)責(zé)，相輔相成，各有側(cè)重。初審看似重復(fù)卻很重要，它將問(wèn)題化解在萌芽階段；到了復(fù)審，審核工作變得簡(jiǎn)單而集中。財(cái)務(wù)人員需要更多關(guān)注分析決策能力、協(xié)調(diào)溝通能力的提升，從而應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的技術(shù)和管理的雙重挑戰(zhàn)。網(wǎng)上報(bào)銷是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式以及深入化、系統(tǒng)化的原則組織報(bào)銷工作，使管理職能前移，形成完善而嚴(yán)密的報(bào)銷流程體系，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作精益求精，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目標(biāo)[ 7 ]。

（四）努力方向與改進(jìn)措施

1.強(qiáng)化組織、制度建設(shè)并做好宣傳工作

網(wǎng)上報(bào)銷模式的推行是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，強(qiáng)有力的組織和制度保障是基礎(chǔ)。首先應(yīng)成立財(cái)務(wù)信息化建設(shè)小組。財(cái)務(wù)部門在學(xué)校高層管理者的領(lǐng)導(dǎo)和信息化辦的協(xié)助下，與各職能部門、學(xué)院充分溝通，統(tǒng)一系統(tǒng)軟件，保證數(shù)據(jù)輸出格式的一致性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。其次在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部形成一個(gè)以處長(zhǎng)為首、科長(zhǎng)為中間力量、每名財(cái)務(wù)人員各司其職的組織機(jī)構(gòu)體系，自上而下推動(dòng)、自下而上整合，促進(jìn)資源的整體規(guī)劃和流程的局部?jī)?yōu)化[ 8 ]。再次建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，對(duì)不同層級(jí)的使用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，減少內(nèi)部道德風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)造成的危害，明確相關(guān)人員的職責(zé)，實(shí)施不相容崗位分離制度。最后建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全使用操作流程，對(duì)網(wǎng)站的使用規(guī)則、后期維護(hù)和系統(tǒng)升級(jí)有詳細(xì)明確的規(guī)定。

財(cái)務(wù)處應(yīng)采取多種形式宣傳。如召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)向廣大教職員工宣傳網(wǎng)上報(bào)銷先進(jìn)、便捷、高效、靈活的特點(diǎn)，使使用者從思想意識(shí)上接受這種模式；向各個(gè)學(xué)院、部門發(fā)放網(wǎng)上報(bào)銷操作指南；在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站上開(kāi)設(shè)政策法規(guī)專欄傳遞重要資訊，上傳各類自制報(bào)銷憑證；設(shè)立答疑專區(qū)，公開(kāi)電子郵箱、微信公眾號(hào)等，報(bào)銷人可通過(guò)多種方式提問(wèn)，財(cái)務(wù)專人答疑，多渠道推廣網(wǎng)上報(bào)銷模式。

2.加強(qiáng)技術(shù)支持

為了推進(jìn)網(wǎng)上報(bào)銷的順利進(jìn)行，良好的技術(shù)支持是關(guān)鍵。K高校選擇了在高校財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)方面技術(shù)成熟、經(jīng)驗(yàn)豐富的神州浩天作為該校財(cái)務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)商，已使用賬務(wù)處理、學(xué)生收費(fèi)、輔助賬處理、報(bào)表管理、銀?；ヂ?lián)等模塊，使用效果良好。下一步如果推行網(wǎng)上報(bào)銷，K高校應(yīng)該和軟件工程師在用戶需求方面進(jìn)行深入溝通，根據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算和實(shí)際使用特點(diǎn)設(shè)計(jì)適合該校財(cái)務(wù)管理的報(bào)銷界面，包括財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理系統(tǒng)和個(gè)人網(wǎng)上報(bào)銷填報(bào)系統(tǒng)。考慮眾多非專業(yè)人士能夠自如使用，界面設(shè)計(jì)應(yīng)做到科學(xué)、簡(jiǎn)潔、易用，并及時(shí)反饋后續(xù)使用中存在的問(wèn)題，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。在進(jìn)行軟件研發(fā)中，技術(shù)人員要考慮到病毒、黑客攻擊帶來(lái)的威脅和危害性，安裝專業(yè)殺毒軟件，做好數(shù)據(jù)的保密工作，保持系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

3.重視人員建設(shè)

財(cái)務(wù)部門定期組織財(cái)務(wù)人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，及時(shí)傳達(dá)財(cái)務(wù)制度和政策法規(guī)的最新規(guī)定，相互交流報(bào)銷中存在的問(wèn)題和解決方法，對(duì)兩地辦學(xué)尤其要注意統(tǒng)一報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)重視信息化應(yīng)用能力的培養(yǎng)，要求財(cái)務(wù)人員掌握財(cái)務(wù)軟件的基本操作規(guī)范，提高其運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行預(yù)測(cè)、決策和財(cái)務(wù)分析的能力。作為服務(wù)性窗口崗位，財(cái)務(wù)人員應(yīng)把牢固樹(shù)立正確的職業(yè)道德價(jià)值觀放在第一位，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律、法規(guī)和職業(yè)紀(jì)律，按章辦事，充分履行監(jiān)督職能，不斷提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平；自覺(jué)參加課程培訓(xùn)、研討會(huì)、職業(yè)技能競(jìng)賽，有機(jī)會(huì)到專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)修，主動(dòng)了解國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)、稅收、財(cái)務(wù)管理、法律等方面的知識(shí)，提高決策分析力和職業(yè)判斷力，由傳統(tǒng)的報(bào)賬會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變成關(guān)心學(xué)校發(fā)展、主動(dòng)參與高校財(cái)務(wù)管理的管理者。

預(yù)審員應(yīng)充分發(fā)揮報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員間溝通的橋梁作用，為報(bào)銷人員解決實(shí)際問(wèn)題，同時(shí)也可以緩解財(cái)務(wù)人員的壓力。預(yù)審員要選擇合適的人選，比如財(cái)務(wù)專業(yè)的學(xué)生、對(duì)數(shù)字比較敏感的教職工等，并定期培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括基本的財(cái)務(wù)規(guī)章制度、管理辦法、報(bào)銷流程、網(wǎng)上報(bào)銷填報(bào)方法、票據(jù)粘貼注意事項(xiàng)、票據(jù)合法性等。當(dāng)財(cái)務(wù)政策發(fā)生變化時(shí)，財(cái)務(wù)處及時(shí)向預(yù)審員傳遞最新信息，預(yù)審員積極參與學(xué)習(xí)。由于高校財(cái)務(wù)工作有很強(qiáng)的時(shí)效性，在學(xué)期末及項(xiàng)目結(jié)題期間工作量突然增大，需要更多人手，可以聘用兼職學(xué)生分擔(dān)簡(jiǎn)單票據(jù)核算、裝訂憑證等工作。

4.推行方式合理化

考慮到改革的效果及教職員工的適應(yīng)性，在推行網(wǎng)上報(bào)銷的最初階段應(yīng)采取以下政策：投遞式和網(wǎng)上報(bào)銷并行，由報(bào)銷人自行選擇報(bào)銷方式，如果選擇網(wǎng)上報(bào)銷，優(yōu)先受理。投遞式報(bào)銷是過(guò)渡，最終要實(shí)現(xiàn)全面網(wǎng)上報(bào)銷，但是需要各方的適應(yīng)和磨合，所以循序漸進(jìn)、分階段推進(jìn)十分必要。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著科研量和經(jīng)費(fèi)量的不斷增加，傳統(tǒng)報(bào)銷模式越來(lái)越無(wú)法承受報(bào)銷量大、人員需求量大、等候時(shí)間長(zhǎng)的負(fù)荷。網(wǎng)上報(bào)銷是高校財(cái)務(wù)管理模式的探索和創(chuàng)新，更是互聯(lián)網(wǎng)與教育乃至公共服務(wù)領(lǐng)域等深度融合的產(chǎn)物和必然趨勢(shì)。本研究以流程優(yōu)化理論作為思想指導(dǎo)，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通作用，對(duì)K高校報(bào)銷管理中存在的問(wèn)題提出切實(shí)可行的優(yōu)化方案和實(shí)施措施，同時(shí)從工作效率、信息資源、控制機(jī)制和管理水平四個(gè)方面對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)展開(kāi)了深入探究，既具有針對(duì)性，又對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷的推廣起到了理論和實(shí)踐指導(dǎo)作用。

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