劉新　刁宏悅　宮文迪

摘要：在科技迅猛發(fā)展的今天，ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，人們?cè)谙硎蹺RP系統(tǒng)的高效便捷的同時(shí)也開始思考著新形勢(shì)下的企業(yè)內(nèi)部控制。文章就企業(yè)在ERP系統(tǒng)中采購(gòu)流程的內(nèi)部控制進(jìn)行研究，闡明ERP系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀，總結(jié)ERP系統(tǒng)中采購(gòu)業(yè)務(wù)具體處理流程，從中分析并尋找出ERP系統(tǒng)中采購(gòu)流程內(nèi)部控制存在的問題，并進(jìn)一步提出在ERP系統(tǒng)中強(qiáng)化企業(yè)采購(gòu)流程內(nèi)部控制的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

一、ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介

ERP全稱為Enterprise Resource Planning，其中文意思為企業(yè)資源計(jì)劃。自1993年，ERP的概念由美國(guó)Gartner Group公司率先提出后，就迅速發(fā)展成國(guó)際上最流行和高效的管理模式。它把企業(yè)的人、財(cái)、物以及相關(guān)信息關(guān)聯(lián)起來，并進(jìn)行集中管理，以求充分利用企業(yè)資源，創(chuàng)造最大的收益。

近年來，我國(guó)企業(yè)ERP系統(tǒng)使用雖逐漸普及，但和發(fā)達(dá)國(guó)家比仍屬起步階段。由于我國(guó)企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用較晚，加之企業(yè)中熟練掌握系統(tǒng)的人員較少，造成了多數(shù)企業(yè)只能照本宣科，不了解ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊的關(guān)聯(lián)性，不了解在ERP系統(tǒng)中與傳統(tǒng)流程下的操作區(qū)別，造成了許多操作上的失誤。特別是在采購(gòu)環(huán)節(jié)，由于其與付款模塊關(guān)系密切，所以當(dāng)操作人員在采購(gòu)模塊進(jìn)行操作發(fā)生失誤時(shí)，勢(shì)必會(huì)影響付款業(yè)務(wù)，在對(duì)ERP系統(tǒng)了解不夠深入的情況下，就很難實(shí)施有效的內(nèi)部控制。

二、ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理流程

研究ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度之前，應(yīng)該了解ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理流程。通常ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)流程主要分為以下七個(gè)步驟：

第一步，請(qǐng)購(gòu)。企業(yè)內(nèi)部各部門在需要外購(gòu)材料時(shí)，向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，或者由采購(gòu)部門定期匯總各部門的采購(gòu)需求，并據(jù)此列出采購(gòu)清單、制定采購(gòu)計(jì)劃。這時(shí)，需在ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理模塊下的“請(qǐng)購(gòu)”選項(xiàng)中錄入所需購(gòu)入商品的信息，完成請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)。

第二步，選擇供應(yīng)商。當(dāng)完成請(qǐng)購(gòu)后，采購(gòu)人員就要針對(duì)貨物選擇供應(yīng)商，ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理系統(tǒng)為選擇供應(yīng)商提供很大的便利，它可以根據(jù)需求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、競(jìng)價(jià)。采購(gòu)人員可以利用這些功能，選擇合適的供應(yīng)商。在此之前，采購(gòu)系統(tǒng)設(shè)置之初，操作人員還應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置供應(yīng)商存貨對(duì)照表，錄入供應(yīng)商編碼、存貨編碼、名稱、單價(jià)等。進(jìn)行選擇時(shí)，執(zhí)行請(qǐng)購(gòu)比價(jià)生單命令，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)之前錄入的數(shù)據(jù)選擇價(jià)格最合適的供應(yīng)商，自動(dòng)錄入到當(dāng)前單據(jù)中。

第三步，訂貨。訂貨環(huán)節(jié)是根據(jù)企業(yè)的需求，與供應(yīng)商訂立采購(gòu)合同或協(xié)議，并由財(cái)務(wù)人員將這些合同資料、訂貨單錄入ERP系統(tǒng)。同時(shí)采購(gòu)信息、付款信息也自動(dòng)轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)。

第四步，到貨。由采購(gòu)員確認(rèn)供應(yīng)商所送貨物的各項(xiàng)信息，如：數(shù)量、價(jià)格等，同時(shí)，在采購(gòu)管理模塊中錄入到貨單。

第五步，入庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)保管員將送達(dá)企業(yè)的貨物與訂貨單進(jìn)行核對(duì)，主要對(duì)其名稱、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行比對(duì)。該環(huán)節(jié)還需要企業(yè)質(zhì)檢人員填寫貨物質(zhì)檢報(bào)告。對(duì)檢驗(yàn)無誤的貨物，在ERP系統(tǒng)中填制入庫(kù)單，或者直接復(fù)制采購(gòu)訂單作為入庫(kù)單，最后生成采購(gòu)入庫(kù)的憑證，其中，采購(gòu)入庫(kù)的過賬由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

第六步，發(fā)票的校驗(yàn)。月末采購(gòu)人員需要向供應(yīng)商索要發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)，索要發(fā)票前還要統(tǒng)計(jì)需要開票的入庫(kù)單，然后將這些票據(jù)移交給會(huì)計(jì)部門，會(huì)計(jì)人員對(duì)這些入庫(kù)單、發(fā)票進(jìn)行審核校驗(yàn)。審核無誤后，才能根據(jù)發(fā)票在ERP系統(tǒng)中錄入應(yīng)付賬款。此環(huán)節(jié)的采購(gòu)發(fā)票一般通過前一環(huán)節(jié)的采購(gòu)訂單或入庫(kù)單生成，也可以手動(dòng)錄入。

第七步，采購(gòu)結(jié)算。首先需要執(zhí)行采購(gòu)管理系統(tǒng)的的“結(jié)算”命令，根據(jù)發(fā)票確認(rèn)入庫(kù)商品的價(jià)格。然后是在“采購(gòu)結(jié)算單”選項(xiàng)里選擇已送來發(fā)票的供應(yīng)商，對(duì)其進(jìn)行付款。最后通過以上兩個(gè)步驟生成采購(gòu)結(jié)算單，從中可以了解到企業(yè)已驗(yàn)收入庫(kù)但發(fā)票未送達(dá)企業(yè)未付款貨物的情況。

三、ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的問題

ERP系統(tǒng)將傳統(tǒng)的手工操作流程轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，提高了工作效率。但是，高度的集成性也是ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)之一，這一特點(diǎn)提高了對(duì)企業(yè)所提供源頭數(shù)據(jù)的要求，很多企業(yè)不重視初始數(shù)據(jù)真實(shí)性與準(zhǔn)確性，造成數(shù)據(jù)像“垃圾”一樣的進(jìn)入系統(tǒng)，然后又以“垃圾”的形式輸出。

（二）選擇供應(yīng)商進(jìn)行訂貨環(huán)節(jié)的問題

該環(huán)節(jié)的問題主要表現(xiàn)為：雖然ERP系統(tǒng)為企業(yè)高效地執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)提供了一個(gè)平臺(tái)。但是供應(yīng)商資料的真實(shí)準(zhǔn)確性以及評(píng)估程序的恰當(dāng)性是無法通過ERP系統(tǒng)檢測(cè)的，加之企業(yè)的管理疏忽，造成選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)的真實(shí)性大打折扣。此外，供應(yīng)商資料需要在企業(yè)內(nèi)部不同部門流轉(zhuǎn)使用，如果編碼不當(dāng)還會(huì)造成供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)的混亂。常常會(huì)有企業(yè)不重視供應(yīng)商編碼，造成了編碼混亂，不便于企業(yè)在ERP系統(tǒng)中選擇供應(yīng)商。

（三）入庫(kù)環(huán)節(jié)的問題

入庫(kù)環(huán)節(jié)的目的是生成入庫(kù)單，其準(zhǔn)確性需要入庫(kù)驗(yàn)收來保證，雖然ERP系統(tǒng)在處理采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，各個(gè)環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)的特點(diǎn)保證了入庫(kù)單與訂單相一致，但卻無法保障入庫(kù)單的準(zhǔn)確性。例如，很多企業(yè)為了節(jié)約人力成本，往往將請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和驗(yàn)收交給一人承擔(dān)，未能履行職責(zé)分離制度，造成企業(yè)購(gòu)進(jìn)貨物質(zhì)量不過關(guān)的現(xiàn)象發(fā)生。

（四）發(fā)票校驗(yàn)環(huán)節(jié)及付款環(huán)節(jié)的問題

發(fā)票作為企業(yè)付款的依據(jù)，多數(shù)情況下由前一環(huán)節(jié)單據(jù)自動(dòng)生成，但仍需要認(rèn)真核對(duì)生成發(fā)票信息。本應(yīng)是風(fēng)險(xiǎn)最小的環(huán)節(jié)，但企業(yè)往往將制單與審核的權(quán)限交予一人，從而存在舞弊的漏洞。

當(dāng)企業(yè)發(fā)生上述的情況時(shí)，勢(shì)必會(huì)對(duì)付款造成影響。但同時(shí)，付款環(huán)節(jié)也有其特有的問題。付款業(yè)務(wù)需要有請(qǐng)款單作為其觸發(fā)點(diǎn)，而請(qǐng)款業(yè)務(wù)又是一個(gè)人與計(jì)算機(jī)協(xié)同工作的過程，在這一環(huán)節(jié)，經(jīng)常出現(xiàn)操作疏漏導(dǎo)致審批手續(xù)不全，賬戶信息有誤等現(xiàn)象，這將導(dǎo)致付款環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。endprint

四、建立健全ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）權(quán)限設(shè)置

企業(yè)一定要按要求設(shè)定每一位操作人員在ERP系統(tǒng)中的操作權(quán)限，不得賦予操作人員高于職責(zé)范圍的權(quán)限。并且不能為簡(jiǎn)化操作流程而將制單與審核等工作交予一人，應(yīng)明確責(zé)任。同時(shí)，也要保證權(quán)責(zé)對(duì)等，建立監(jiān)管體系。

（二）請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

在進(jìn)行采購(gòu)處理之前，企業(yè)應(yīng)分別設(shè)置制單和審核人員，保證請(qǐng)購(gòu)與審批的職責(zé)要分離。不同責(zé)任人員間要設(shè)置操作密碼來加以限制，并不得泄露個(gè)人密碼，保證請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的可靠性。另外，初始設(shè)置中的“單據(jù)設(shè)置”環(huán)節(jié)，單據(jù)號(hào)應(yīng)設(shè)置為自動(dòng)生成、順序排列，一般不能人為手動(dòng)修改。

（三）選擇供應(yīng)商并進(jìn)行訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)管理平臺(tái)可以為我們選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和競(jìng)價(jià)，但最后決定供應(yīng)商的還是操作人員，因此企業(yè)還應(yīng)設(shè)置的審計(jì)人員對(duì)其操作進(jìn)行監(jiān)督。同時(shí)，還應(yīng)重視供應(yīng)商編碼的設(shè)計(jì)，設(shè)置統(tǒng)一的供應(yīng)商編碼，同時(shí)還應(yīng)下設(shè)供應(yīng)商分編碼，以滿足不同部門的需求。

訂貨環(huán)節(jié)中的采購(gòu)訂單一定要由不同人員進(jìn)行錄入和審核，確保職責(zé)分離。采購(gòu)訂單的編號(hào)也要設(shè)置為按業(yè)務(wù)發(fā)生順序進(jìn)行排列，不能隨意修改。此外，會(huì)計(jì)人員錄入存貨檔案時(shí)要對(duì)貨物進(jìn)價(jià)的上限進(jìn)行設(shè)置，保證所購(gòu)貨物的價(jià)格符合企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，也防止企業(yè)采購(gòu)人員為收取回扣而購(gòu)買高價(jià)貨物。同時(shí)，還要對(duì)采購(gòu)訂單的必填項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)發(fā)生漏填或錯(cuò)填時(shí)系統(tǒng)可以給出提示，以便操作人員對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行補(bǔ)救，保證采購(gòu)訂單的準(zhǔn)確性。在初始設(shè)置時(shí)，就要防止因操作失誤或?qū)Σ僮髁鞒滩皇於l(fā)生錯(cuò)誤。

（四）入庫(kù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

入庫(kù)環(huán)節(jié)不同于前幾個(gè)環(huán)節(jié)，要在庫(kù)存管理系統(tǒng)中完成相應(yīng)的操作，采購(gòu)與驗(yàn)收必須由不同人員完成，貨物驗(yàn)收時(shí)要參照采購(gòu)訂單和供應(yīng)商送貨單，對(duì)核對(duì)無誤的貨物進(jìn)行入庫(kù)單的錄入。當(dāng)入庫(kù)單生成后系統(tǒng)將自動(dòng)完成采購(gòu)入庫(kù)的過賬，這就要求財(cái)務(wù)人員定期審核抽查購(gòu)入商品的明細(xì)賬，防止過賬過程出現(xiàn)差錯(cuò)。由以上操作可以總結(jié)出：采購(gòu)入庫(kù)環(huán)節(jié)很多操作都應(yīng)設(shè)置為系統(tǒng)自動(dòng)完成，以防止驗(yàn)收入庫(kù)人員對(duì)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的貨物數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行隱瞞，獲取利益。

（五）發(fā)票校驗(yàn)及之后的付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

發(fā)票校驗(yàn)的環(huán)節(jié)同樣要分別設(shè)置采購(gòu)發(fā)票的制單人和審核人，采購(gòu)發(fā)票的票據(jù)號(hào)應(yīng)設(shè)置為按照業(yè)務(wù)發(fā)生的順序自動(dòng)排列，特殊情況下可進(jìn)行手動(dòng)排列。錄入供應(yīng)商送來的發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)會(huì)代替操作人員完成發(fā)票與系統(tǒng)中的入庫(kù)單等相關(guān)單據(jù)的核對(duì)，核對(duì)無誤后才能在ERP系統(tǒng)中錄入發(fā)票，在這一點(diǎn)上，ERP系統(tǒng)就規(guī)避了人為進(jìn)行單據(jù)校對(duì)發(fā)生舞弊現(xiàn)象的可能。因此，在此環(huán)節(jié)我們更多是在單據(jù)校對(duì)的設(shè)置上進(jìn)行控制，只要系統(tǒng)初始設(shè)置無誤，就能保證該環(huán)節(jié)的真實(shí)可靠性。

付款環(huán)節(jié)在付款管理系統(tǒng)中完成的。在付款前，首先要對(duì)之前所有的單據(jù)的真實(shí)性與合法性進(jìn)行審核，同時(shí)還要設(shè)置預(yù)算預(yù)警機(jī)制，保證請(qǐng)款是在企業(yè)預(yù)算之內(nèi)，未經(jīng)核準(zhǔn)或超出預(yù)算的款項(xiàng)不能支付。在付款完成后，要及時(shí)核銷已付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，避免其長(zhǎng)時(shí)間掛賬為企業(yè)帶來?yè)p失。需要注意的是，付款環(huán)節(jié)的過賬也是由系統(tǒng)自動(dòng)完成的，這就仍需要對(duì)應(yīng)付賬款明細(xì)賬進(jìn)行定期的審核，以保證系統(tǒng)過賬的無誤。

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（作者單位：遼寧師范大學(xué)）endprint