李月華

(中國科學(xué)院微電子研究所 北京 100000)

在信息技術(shù)出現(xiàn)與普及之前，我國的科研檔案都是以紙質(zhì)、光盤的方式得以保管的。在檔案管理工作中，相關(guān)人員需要定期進(jìn)行檔案修復(fù)，在相應(yīng)的登記表中記錄每一份檔案資料的借用情況。但是，不管人們做得多么完善，都很難避免天氣、摩擦、汗液等外界因素對(duì)科研文獻(xiàn)的損害，甚至有相當(dāng)一部分科研文獻(xiàn)因?yàn)榭諝鉂穸榷啻蠖霈F(xiàn)了發(fā)霉問題，縮短了科研文獻(xiàn)的使用壽命。另外，隨著人們科研文獻(xiàn)的增多，單純依賴紙質(zhì)管理是難以擴(kuò)充文獻(xiàn)資源庫的。隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)與普及，人們學(xué)會(huì)以數(shù)字化檔案資源庫來管理常規(guī)文獻(xiàn)，定期在資源庫中輸入相應(yīng)的文獻(xiàn)信息，通過多次校正保證文獻(xiàn)資料的正確性，由此降低外界因素對(duì)科研文獻(xiàn)的損傷程度。同時(shí)，人們所研發(fā)出的云儲(chǔ)存、網(wǎng)盤存儲(chǔ)等信息技術(shù)也大大拓展了文獻(xiàn)資料的數(shù)量，最大程度上消除了時(shí)空的不利影響。

一、建立完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度是優(yōu)化科研文獻(xiàn)數(shù)字化管理工作的基本依據(jù)。信息技術(shù)研發(fā)人員與科研工作人員的檔案項(xiàng)目劃分得越細(xì)，就越能實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理。不管是哪一個(gè)科研行業(yè)，與其有關(guān)的分部門都會(huì)使用相關(guān)文獻(xiàn)資料，而且一個(gè)科研工作單位也不可能只做一個(gè)科研項(xiàng)目，所以我們必須要建立完善的檔案管理項(xiàng)目，通過相應(yīng)的管理制度規(guī)范每一個(gè)科研人員的文獻(xiàn)借用與錄入行為。

為了建立完善的檔案管理制度，科研工作人員應(yīng)該結(jié)合自己的工作需求與發(fā)展前景整理與分類科研文獻(xiàn)資料，由信息技術(shù)開發(fā)人員根據(jù)本單位的實(shí)際工作需求設(shè)立相應(yīng)的文獻(xiàn)項(xiàng)目，然后檔案部門明確各個(gè)崗位的職責(zé)分工，比如由主管負(fù)責(zé)審核各個(gè)科研文獻(xiàn)的借用、收錄證明，科研工作文獻(xiàn)資料整理員負(fù)責(zé)在數(shù)字化平臺(tái)上及時(shí)錄入信息，定期更新平臺(tái)信息，等等。

二、實(shí)現(xiàn)異質(zhì)與異地的備份保存

雖然以數(shù)字化信息平臺(tái)管理科研文獻(xiàn)是一種安全性很高的管理舉措，但是為了避免意外發(fā)生，科研單位檔案室還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)異質(zhì)與異地備份保存管理制度，同時(shí)利用紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案完善科研資料的管理行為。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用過程中，很可能會(huì)發(fā)生一些意外行為，比如電腦死機(jī)、電腦關(guān)系、被各類病毒入侵、停電等，如果沒有備份資料，那么很可能會(huì)丟失重要文獻(xiàn)，所以應(yīng)以備份管理降低意外的損傷度。

目前我所承擔(dān)了《中國科學(xué)院院屬單位數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)》工作，由于剛剛啟動(dòng)初期，以紙質(zhì)管理與電子管理兩種管理方式并行的方式來管理本單位的科研文獻(xiàn)資料。但是，由于紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的管理工作過于繁瑣，所以會(huì)選擇特色資源，也就是一些重點(diǎn)資料與核心科研項(xiàng)目展開雙重管理，還會(huì)有專門的信息中心工作人員負(fù)責(zé)管理與維護(hù)這些科研檔案的具體信息，盡量延長科研資料的壽命期。另外，雖然本單位并不提倡工作人員以私人形式備份科研資料，但是也允許工作人員在取得領(lǐng)導(dǎo)審核同意之后，以U盤、網(wǎng)盤等形式將科研文獻(xiàn)資料上傳到自己的私人資料儲(chǔ)備軟件之中，但是會(huì)定期排查，保證本單位的科研資料是安全的、保密的。通過多種資料保管活動(dòng)，本單位幾乎很少會(huì)出現(xiàn)因?yàn)橥ｋ?、斷網(wǎng)、死機(jī)等因素丟失文獻(xiàn)的行為問題。

三、做好網(wǎng)絡(luò)安全排查工作

說到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，一個(gè)不可避免的因素便是網(wǎng)絡(luò)安全問題。如果檔案室侵入了外來人員，或者黑客、電腦技術(shù)較高的工作人員侵入了本科研室的檔案系統(tǒng)，都可能會(huì)發(fā)生檔案被盜的問題。對(duì)此，在促使科研文獻(xiàn)數(shù)字化改革的活動(dòng)進(jìn)程中，信息中心、課題組、科研管理人員應(yīng)該主動(dòng)做好安全排查工作，保護(hù)數(shù)字檔案的安全性，盡可能減少不安全因素的發(fā)生。

在本單位，機(jī)房是信息管理的主要地點(diǎn)，也是本單位的重點(diǎn)監(jiān)控地域。為了防止意外與危險(xiǎn)，本單位在機(jī)房設(shè)置了監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)、配電系統(tǒng)與防雷接地系統(tǒng)地等等，二十小時(shí)地監(jiān)督機(jī)房工作人員的具體行為。在檔案管理系統(tǒng)中，本單位還將專門邀請(qǐng)專業(yè)人員來安裝防病毒侵入軟件，不斷升級(jí)平臺(tái)安全系數(shù)。另外，如果要進(jìn)入數(shù)字化檔案管理室，本單位工作人員還需提供使用申請(qǐng)，由其部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，然后由檔案管理員親自操作，通過特殊指令調(diào)動(dòng)文獻(xiàn)資料提供查詢工作。

總而言之，科研檔案數(shù)字化的管理改革是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流而展開的一系列改革探索，是實(shí)現(xiàn)我院檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)和長遠(yuǎn)發(fā)展的必由之路，也是“十三五”期間檔案工作的重要任務(wù)。采取有效的工作方法和技術(shù)手段收集、保存科研、日常工作形成的具有留存價(jià)值的、原生性的信息記錄，變“資源總庫”為“知識(shí)寶庫”，解決新形勢(shì)下的社會(huì)記憶的留存問題。便于科研人員及時(shí)合理收集整理材料，做好分類，便于項(xiàng)目檔案的管理、開發(fā)與利用。能夠有效降低傳統(tǒng)檔案管理工作的開展難度，便于檔案管理員及時(shí)錄入信息、更新科研資料，延長科研檔案的管理壽命，提高科研檔案管理工作的組織效率。