呂 文，葉渭川

中小型企業(yè)采購控制要訣

呂 文，葉渭川

我國(guó)的中小企業(yè)正以蓬勃之勢(shì)迅速發(fā)展，但在企業(yè)管理方面還存在諸多問題。其中，生產(chǎn)過程中采購問題尤為突出。采購不僅占用大量資金，還與產(chǎn)品質(zhì)量密切相關(guān)，并直接影響企業(yè)效益，必須引起中小企業(yè)家的高度重視。文章論述了中小型企業(yè)采購的特點(diǎn)和存在問題，指出了采購控制的對(duì)策。

中小企業(yè)；采購；控制

一、引言

采購是企業(yè)為滿足生產(chǎn)需要而不可缺少的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。企業(yè)的生產(chǎn)資源不可能自給自足，必須通過采購獲取。采購的成本在企業(yè)中占有很大份量，產(chǎn)品的質(zhì)量又在很大程度上依賴于采購品的質(zhì)量，因此，采購成為影響企業(yè)的效益最重要的因素之一，中小企業(yè)更是如此。因此，探索中小企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)并加以控制非常必要。

二、中小型企業(yè)采購的特點(diǎn)和存在問題

（一）采購制度不全，難以執(zhí)行

中小型企業(yè)的最大弱點(diǎn)就是缺乏制度?！袄习逭f了算”的思想為多數(shù)員工都接受，這不但影響制度的建立，還影響到制度的執(zhí)行。“老板”不可能事無巨細(xì)，樣樣都管，否則他就是有三頭六臂也管不過來。何況“老板”也是人，不是神，總有疏忽的時(shí)候。一時(shí)疏忽釀成大錯(cuò)的事例并不少見。歷史的經(jīng)驗(yàn)告誡人們，也告之中小企業(yè)家，必須以制度管人，這已成為人們的共識(shí)。

（二）采購數(shù)量大，難以管控

這里所說的采購數(shù)量大，并非與大型企業(yè)相比，而是針對(duì)一般中小企業(yè)來說，采購的原材料、元器件占其總產(chǎn)值的比例。就電子播放器制造企業(yè)來說，播放器的外殼由注塑廠提供，印刷電路板請(qǐng)專業(yè)廠生產(chǎn)，電阻、電容、開關(guān)、喇叭等器件都是采購回來。企業(yè)自己的主要工作就是進(jìn)行組裝、試驗(yàn)和包裝。從整個(gè)過程投入的資金量來看，采購確實(shí)占了絕大部分。這些采購件的定貨量還必須放些余量，同時(shí)還要提前定貨，否則可能延誤交付周期；還有些難以預(yù)料的資金短缺，或某項(xiàng)元器件缺貨等等，都使得企業(yè)難以管控。

（三）采購品種多，難以規(guī)范

為適應(yīng)不同顧客的需要，盡快制造單一品種的企業(yè)，也會(huì)有多品種出現(xiàn)。仍以電子播放器為例，外形有長(zhǎng)、寬、高；功率有大、中、?。簧视钟泻脦追N。這么一簡(jiǎn)單的組合，可能產(chǎn)生多個(gè)品種，其中的采購件可能是指數(shù)或級(jí)數(shù)上升，規(guī)范統(tǒng)一有難度。

（四）采購質(zhì)量雜，難以控制

采購質(zhì)量隨著品種數(shù)量的增加，質(zhì)量控制的工作量也隨之增加，雖然大部分只需進(jìn)貨檢驗(yàn)，但因中小企業(yè)缺乏檢驗(yàn)手段(儀器或設(shè)備)，進(jìn)貨檢驗(yàn)也只能檢查外觀和清點(diǎn)數(shù)量，質(zhì)量檢驗(yàn)形同虛設(shè)。雖然少數(shù)外購定置件可以下廠檢驗(yàn)，但也因路途遙遠(yuǎn)或經(jīng)費(fèi)原因而難以實(shí)現(xiàn)。多種原因使采購件的質(zhì)量愈加難以控制。

三、提高采購控制能力的對(duì)策

（一）完善采購制度

企業(yè)建立質(zhì)量體系的主要標(biāo)志就是建立一套完整的體系文件。中小企業(yè)在這套按 ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)編寫的文件中，只少有一個(gè)采購管理文件(大企業(yè)有更多的采購支持性文件)。這些文件是采購管理的核心。文件體現(xiàn)了采購的原則和工作流程，使采購管理規(guī)范化、條理化。避免職責(zé)不清而發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)或相互推諉的現(xiàn)象。

制度應(yīng)隨管理體制和市場(chǎng)變化而動(dòng)態(tài)管理，并不斷完善。如有的中小企業(yè)沒有明確的采購授權(quán)與審批制度，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制；也有的中小企業(yè)常常出現(xiàn)采購成本和管理費(fèi)用偏高、采購信息不夠明確、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)模糊、供貨渠道不穩(wěn)定、供貨不及時(shí)的現(xiàn)象。加之科技發(fā)展快、產(chǎn)品生命周期短及產(chǎn)品研發(fā)時(shí)限短，使得采購管理的反應(yīng)跟不上。因此企業(yè)采購必須不斷研究適應(yīng)形勢(shì)的新的采購制度。

采購制度一般應(yīng)包括：1.采購信息審批制度，該制度主要描寫采購信息提出人的需求，由誰來審核采購需求的迫切性和準(zhǔn)確性，由誰來審批采購工作的執(zhí)行，采購合同的簽訂及采購過程應(yīng)存檔的文件；2.采購產(chǎn)品和庫存產(chǎn)品核對(duì)制度，該制度主要描寫采購前采購員要再次核實(shí)采購信息，到倉庫查對(duì)庫存情況，避免重復(fù)采購而造成不必要的積壓；3.供應(yīng)商考察管理制度，該制度主要描寫考察供應(yīng)商的工作流程，明確哪類供應(yīng)商需要考察，由誰來牽頭組成考察組，考察組成員由哪些人，到供方后考察哪些內(nèi)容，形成什么記錄，由誰來批準(zhǔn)該供方可納入本企業(yè)的合格供方名錄；4.供應(yīng)商質(zhì)量統(tǒng)計(jì)制度，該制度主要描寫統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目，誰來統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)周期，統(tǒng)計(jì)結(jié)果的報(bào)告等內(nèi)容；5.合格供方動(dòng)態(tài)管理制度，該制度主要描寫什么情況下需要對(duì)合格供方再考察，與上述供應(yīng)商考察管理制度配合使用。

（二）選擇優(yōu)秀采購員

做任何事情都與辦事人本身的素質(zhì)緊密相關(guān)，采購工作也是如此。很難想象，沒有責(zé)任心的采購員，能出色完成采購任務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，外界的誘惑很多，采購過程也總遇到一些想把劣質(zhì)產(chǎn)品推銷出去的商家，他們不擇手段，或給采購員送錢送物，或投其所好，什么違法的事情都敢干。許多素質(zhì)不高的采購員被拉下水，購回了劣質(zhì)產(chǎn)品，給企業(yè)造成極大損失。因此，必須選擇優(yōu)秀的采購員，他們起碼應(yīng)具備以下條件：①思想覺悟高，能堅(jiān)持按制度和原則辦事；②品德高尚，不貪圖便宜；③生活方面無不良嗜好；④熟悉本企業(yè)產(chǎn)品需求，具有成本意識(shí)和價(jià)值分析能力；⑤具有良好的人際溝通和協(xié)調(diào)能力；⑥身體素質(zhì)好，具有吃苦精神。

但是，我們要知道，優(yōu)秀采購員并不是自生自滅的，就算企業(yè)已有滿意的采購員，也說不定某年某月該采購員要離開企業(yè)。因此，企業(yè)還要注重優(yōu)秀采購員的培養(yǎng)，培訓(xùn)他們熟悉本企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，掌握一定的知識(shí)，具有一定的“識(shí)貨”技能。

（三）貨比三家

許多中小企業(yè)的最高管理者，都會(huì)強(qiáng)調(diào)采購時(shí)要貨比三家，這是常理。但往往在貨比三家時(shí)，只問價(jià)格，不問質(zhì)量，這是極其錯(cuò)誤的指導(dǎo)思想?，F(xiàn)在已有不少中小型民營(yíng)企業(yè)步入軍工行業(yè)，軍品生產(chǎn)最重要的理念就是“軍工產(chǎn)品質(zhì)量第一”。“七?！碑a(chǎn)品，是專為特殊要求生產(chǎn)的產(chǎn)品，是百里挑一，或千里挑一，價(jià)格之高可以想象。所以決不能只比價(jià)格而忽視質(zhì)量。因采購件質(zhì)量不好，裝機(jī)后不斷出現(xiàn)問題，或出廠后返修率居高不下，不僅影響用戶使用，還造成服務(wù)的成本急劇上升，顧客信譽(yù)直線下降。這類直接影響企業(yè)效益的事例屢見不鮮。

（四）控制供應(yīng)商

根據(jù) ISO9000 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，產(chǎn)品質(zhì)量由最終提供方負(fù)責(zé)，也就是說，產(chǎn)品從企業(yè)出售，發(fā)現(xiàn)任何質(zhì)量問題，顧客都直接找賣方，而不會(huì)去找產(chǎn)品中任何一家零配件的供應(yīng)商。因此，控制供應(yīng)商的提供產(chǎn)品質(zhì)量刻不容緩。

控制供應(yīng)商有幾點(diǎn)須注意：一是在采購前應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評(píng)價(jià)，包括供應(yīng)商資質(zhì)、質(zhì)量體系建設(shè)或質(zhì)量保證能力、供貨能力等；二是在合同簽訂過程中，了解價(jià)格和售后服務(wù)情況；三是在進(jìn)貨中對(duì)其供貨情況進(jìn)行逐批檢驗(yàn)、記錄；四是對(duì)其質(zhì)量、價(jià)格、交期、配合度等等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提供領(lǐng)導(dǎo)決策。統(tǒng)計(jì)一般以年度進(jìn)行，目的是對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度業(yè)績(jī)綜合評(píng)價(jià)，以便優(yōu)勝劣汰。

對(duì)于貨架商品，不能只看它是否有標(biāo)準(zhǔn)，還要知道生產(chǎn)廠家，因?yàn)榧幢闶前赐粯?biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)的產(chǎn)品，不同廠家質(zhì)量也不盡相同。

“與供方互利”，是 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)提出的八項(xiàng)原則之一。任何供應(yīng)商都應(yīng)得到其應(yīng)該得到的利益，這是常理。但也有少數(shù)采購方，過低壓價(jià)或要求過短的供貨周期，使供方微利或零利潤(rùn)。他們被逼采取低價(jià)原材料或偷減工序，給產(chǎn)品留下隱患，實(shí)際上采購方并不得利，甚至造成使用故障，不僅增加了服務(wù)成本(更換零配件費(fèi)用、差旅費(fèi)等)，還影響了企業(yè)的信譽(yù)，可能導(dǎo)致喪失用戶。

（五）嚴(yán)控進(jìn)貨質(zhì)量

進(jìn)貨檢驗(yàn)是入廠質(zhì)量的最后一關(guān)，因此，質(zhì)檢部門責(zé)任重大，必須高度重視。由于進(jìn)貨品種多、數(shù)量大，質(zhì)檢部門技術(shù)能力和檢驗(yàn)手段有限，這就需要采取有力措施來確保進(jìn)貨的質(zhì)量。一是要根據(jù)本企業(yè)進(jìn)貨的類別，制定相應(yīng)的進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范。如電子產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范、機(jī)械加工件檢驗(yàn)規(guī)范等；二是對(duì)電子元器件一定要進(jìn)行老練篩選，發(fā)現(xiàn)早期劣品，予以剔除；三是對(duì)特殊產(chǎn)品，沒有檢測(cè)設(shè)備和手段的，可到供方現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)；四是一旦出現(xiàn)不合格的產(chǎn)品，要做詳細(xì)的記錄，做到不合格產(chǎn)品的可追溯、可索賠；五是視企業(yè)的財(cái)力狀況，逐步添加必要的檢測(cè)儀器設(shè)備；六是提高檢驗(yàn)人員的素質(zhì)，包括責(zé)任心素質(zhì)和技術(shù)能力素質(zhì)的培養(yǎng)，要結(jié)合企業(yè)產(chǎn)品的情況，加強(qiáng)對(duì)檢驗(yàn)員的培訓(xùn)，最好能做到持證上崗。

四、結(jié)語

做好采購控制工作，對(duì)企業(yè)大有好處，但這項(xiàng)企業(yè)的日常工作往往漏洞很多。因此企業(yè)的最高管理者一定要對(duì)此項(xiàng)工作高度重視。先是做好建章立制工作，然后是抓好采購工作的執(zhí)行力，堅(jiān)決按制度辦事，違規(guī)要處罰，做得好的要嘉獎(jiǎng)，特別要培養(yǎng)優(yōu)秀采購員，并給予合適的待遇。企業(yè)通過多方面得力措施的實(shí)踐，采購工作必定會(huì)為企業(yè)帶來可觀的效益。

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F253.2/F276

A

1008-4428（2017）06-34-02

呂文，女，江蘇南京人，南京艾柯湃特自動(dòng)化工程有限公司工程師，研究方向：技術(shù)管理及企業(yè)管理；

葉渭川，男，浙江嵊州人，研究員級(jí)高級(jí)工程師，江蘇泰達(dá)機(jī)電設(shè)備有限責(zé)任公司顧問，中國(guó)管理科學(xué)研究院特約研究員，研究方向：技術(shù)管理及企業(yè)管理。