王麗麗

摘 要：人事檔案是人力資源管理中最重要的部分，因?yàn)槿耸聶n案包含了醫(yī)院人員所有的個(gè)人信息和資料，而且隨著醫(yī)改的展開，由于醫(yī)院編內(nèi)人員不足，醫(yī)院對人員的需求量逐漸加強(qiáng)，導(dǎo)致編外人員持續(xù)增加。編外人員流動(dòng)性比較大，所以對于他們的人事檔案如何進(jìn)行管理是現(xiàn)如今醫(yī)院面臨的問題，本文就醫(yī)院編外人員的人事檔案管理存在的問題——管理不規(guī)范、移交不及時(shí)、檔案沒及時(shí)更新以及缺乏專業(yè)管理人員等現(xiàn)狀——進(jìn)行分析，提出相應(yīng)提高醫(yī)院整體對檔案的重視度、吸收專業(yè)的檔案管理員、定時(shí)進(jìn)行檢查、修改和完善、建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度以及運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立編內(nèi)編外檔案分開管理機(jī)制等策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：編外人員；人事檔案；管理方法

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）05 — 0159 — 03

隨著新醫(yī)改的推動(dòng)，醫(yī)院每天就診的人數(shù)越發(fā)增多，導(dǎo)致醫(yī)院人手不足，就會(huì)招聘很多的編外人員，以確保每個(gè)崗位的人手都充足。但是編外人員從事的工作范圍和編內(nèi)人員一樣，編制人數(shù)有限，編外人員很難入編，從而導(dǎo)致編外人員停停走走，流動(dòng)性比較大，也因此給人事檔案管理帶來了難度。本文就編外人員人事檔案重要性、編外人員人事檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出提高醫(yī)院整體對檔案的重視度、吸收專業(yè)的檔案管理員、建立編內(nèi)編外檔案分開管理機(jī)制等相應(yīng)措施〔1〕。

一、人事檔案重要性

人事檔案是一個(gè)人的成長經(jīng)歷，包括了他所就讀的學(xué)校、工作經(jīng)歷、職務(wù)、待遇等等，是身份的證明，甚至是工作、考試或者登記的關(guān)鍵。即使現(xiàn)如今社會(huì)越來越科技化，網(wǎng)絡(luò)越發(fā)的發(fā)達(dá)，但是每個(gè)人的檔案都是最原始的，完全是由文字記錄，如果沒有檔案也就沒有相應(yīng)的權(quán)利保障，而且有的檔案甚至?xí)袀卧斓痊F(xiàn)象，因此對于一個(gè)人的檔案情況的了解，應(yīng)該從根本著手；另外，隨著人員流動(dòng)更替，人力資源可持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)下，合理規(guī)劃人力資源，了解每個(gè)編外人員的綜合素質(zhì)情況，并且在必要的情況下應(yīng)該與公安進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，能夠從中了解每個(gè)人在公安有沒有案底情況等等，深入了解以穩(wěn)定人力資源管理的發(fā)展。

人事檔案的具體內(nèi)容，學(xué)歷、居住地址、從事過行業(yè)情況以及家庭狀況等內(nèi)容，是一個(gè)單位評價(jià)職員薪資待遇的標(biāo)準(zhǔn)，以此為基礎(chǔ)調(diào)整每個(gè)編外人員的工資水平，所以檔案是一個(gè)人成長不可磨滅的軌跡，是人力資源合理配置的依據(jù)，更是編外人員升職加薪的判斷標(biāo)準(zhǔn)〔2〕。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院編外人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院編外人員占有總?cè)藬?shù)的將近一半，分布在醫(yī)院各個(gè)部門，一經(jīng)醫(yī)院錄用之后，人事勞資科就為編外人員辦理檔案登記，包括工作一段時(shí)間后的考核成績等等都會(huì)儲存在檔案管理室，甚至編內(nèi)人員的科研成果記錄、論文資料、考核記錄等也會(huì)放置在檔案室內(nèi)，但是由于編外人員因?yàn)榱鲃?dòng)性的，新醫(yī)改背景下醫(yī)院編外人員人事檔案管理會(huì)出現(xiàn)以下的問題。

（一）管理不規(guī)范

醫(yī)院將職工分為兩類，一類是編內(nèi)人員，所謂編內(nèi)人員一是從從屬的醫(yī)學(xué)院學(xué)校直接編入到醫(yī)院進(jìn)行管理，二是直接從某一家醫(yī)院進(jìn)行調(diào)動(dòng)過來，再就是從醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行升職管理的工作人員，對于他們來說本身檔案就已經(jīng)在醫(yī)院人事管理檔案室，但是卻并沒有做好統(tǒng)一的安排，導(dǎo)致員工進(jìn)行離職的時(shí)候，無法及時(shí)歸還；另一類就是編外人員，但是在人事勞資科進(jìn)行管理的時(shí)候，編外人員其中一部分檔案是在當(dāng)?shù)氐娜瞬殴芾聿块T進(jìn)行保存，另一部分在之前人事勞資科檔案室，以此導(dǎo)致檔案不完善，進(jìn)而造成檔案管理上的困難。而且，有些醫(yī)院因?yàn)榫幫馊藛T不是本單位內(nèi)部提升或者知名醫(yī)學(xué)院直接提拔，因此對于編外人員人力資源檔案不重視，造成編外人員的人力資源檔案隨便堆放，一旦編外員工離職的時(shí)候，檔案無法立刻進(jìn)行交接，以此造成后續(xù)一些不必要、繁瑣的手續(xù)麻煩。

（二）移交不及時(shí)

因?yàn)槿魏稳藛T都有選擇高成就職業(yè)的權(quán)利，所以導(dǎo)致編外人員的流動(dòng)性比較大，經(jīng)常會(huì)有一些編外人員進(jìn)進(jìn)出出的情況，一旦出現(xiàn)編外人員有要離職的人員或者人員被辭退的情況，醫(yī)院是要及時(shí)將編外人員的檔案交還當(dāng)?shù)厝瞬殴芾磙k公室的，但是有一些醫(yī)院因?yàn)槠涔芾聿簧?，隨處亂放甚至在沒有及時(shí)上交人力資源檔案的，會(huì)造成編外人員檔案不慎丟失、手續(xù)不全等狀況產(chǎn)生，這些現(xiàn)象對于被辭退的編外人員來講，會(huì)造成后續(xù)工作上檔案的麻煩，甚至有礙于找后續(xù)的工作〔3〕。

（三）檔案沒及時(shí)更新

檔案是一個(gè)人找工作的基本審核條件，由于沒有健全的機(jī)制，沒有制定編外人員檔案最好的管理方法，因此醫(yī)院沒有第一時(shí)間對編外人員的檔案進(jìn)行處理，這些情況導(dǎo)致很多優(yōu)秀的醫(yī)院員工都沒能做及時(shí)的評核，降低工作效率；另外，醫(yī)院人事管理的工作相對比較繁忙，還需要整理醫(yī)院內(nèi)部復(fù)雜的資料，從而導(dǎo)致編外人員的檔案沒有做到及時(shí)的補(bǔ)充和完善，沒有第一時(shí)間作補(bǔ)充，所以造成一段時(shí)間內(nèi)編外人員檔案的“老化”，使醫(yī)院無法得到準(zhǔn)確的編外人員信息，造成編外人員上升空間受限，以至于編外人員覺得沒有發(fā)展空間，從而造成編外人才流失。

（四）缺乏專業(yè)管理人員

其實(shí)，在非專業(yè)的人眼中，檔案就是一些寫著個(gè)人信息的紙張，甚至醫(yī)院中每個(gè)職工都有2-3個(gè)職位，檔案整理的工作在很多人看來都是非常簡單的，就是擺一擺，堆一堆就完事了，覺得沒有什么難度，因此也就沒有得到醫(yī)院的重視。其實(shí)不然，還是需要專業(yè)人員進(jìn)行管理，然而有些醫(yī)院管理人事檔案大多都是非專業(yè)管理人，對如何管理人事檔案是一竅不通。另外，在管理上我們還需要記錄平時(shí)編外人員的工作情況、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度等等，以此為根據(jù)進(jìn)行表彰、提拔等，但是如果沒有專業(yè)的管理人員進(jìn)行記錄，就會(huì)很容易造成編外人才的流失。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院編外人員人事檔案管理策略

針對以上存在的一些問題，接下來文章提出相應(yīng)的一系列對策，以供參考。

第一，我們應(yīng)該從根本上提高醫(yī)院對檔案的重視程度，提高了醫(yī)院的重視程度，檔案的重要性才能深入每個(gè)員工的內(nèi)心；第二，吸收專業(yè)檔案管理人員管理，專業(yè)的管理人員不僅擁有自己的職業(yè)素養(yǎng)，而且不用花費(fèi)太多的時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，直接增加資料的準(zhǔn)確性和可靠性；第三，定期做檔案的檢查、修正和完善，以修正后的檔案為基礎(chǔ)，定期對編外人員進(jìn)行獎(jiǎng)賞和提拔，降低醫(yī)院編外人員的離職率；第四，建立完善的薪酬管理制度，獎(jiǎng)罰分明，及時(shí)登記到檔案中做存檔，這樣一來能夠挖出很多很棒的優(yōu)秀編外人員，增加員工的凝聚力；最后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案分類管理，便于查找、登記編外人員的人力資源檔案管理，那么接下來就這幾個(gè)對策進(jìn)行詳細(xì)的分析。

（一）提高醫(yī)院整體對檔案的重視度

想將編外人員的檔案管理好，就必須得提高醫(yī)院整體對檔案管理的重視度，而且院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將檔案管理也列入到日常工作職責(zé)中，定期做檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，開會(huì)進(jìn)行探討和解決措施，實(shí)施到檔案管理中，以便逐步提升編外人員檔案的管理。另外，我們還可以將檔案管理的成果，列入考核中，比如員工A處理檔案特別得當(dāng)，我們可以給予績效獎(jiǎng)勵(lì)，并計(jì)入檔案中，在年度評獎(jiǎng)中給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。再者，我們還可以通過板報(bào)、微信、報(bào)欄等工作場所的宣傳工具，進(jìn)行定期宣傳推廣，加強(qiáng)員工尤其負(fù)責(zé)檔案管理的員工檔案重要性的意識。例如，在每個(gè)醫(yī)院職工都能看到的地方，設(shè)計(jì)一款新穎而又清新的板報(bào)，標(biāo)注了檔案管理的重要性，或者現(xiàn)在都有微信群，可以定時(shí)通過微信群進(jìn)行檔案重要性的傳播，是檔案的重要性深入職工的內(nèi)心〔4〕。

（二）吸收專業(yè)的檔案管理員

作為檔案管理員，檔案管理室一項(xiàng)長期而枯燥的工作，但是卻也是最重要的工作，所以對于檔案管理員，我們也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使其能夠及時(shí)查缺補(bǔ)漏〔5〕。為了將檔案管理更優(yōu)質(zhì)化、正規(guī)化，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)招收真正懂得檔案管理的專業(yè)人才，或者培訓(xùn)優(yōu)秀的檔案管理人才，使檔案管理員熟練掌握自己的工作職責(zé)；建設(shè)便于檔案管理的設(shè)施，引進(jìn)計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)，通過建立編外人員的電子型檔案，并且及時(shí)做檔案更新，進(jìn)行更有效的管理編外人員的檔案。例如，我們可以招聘一些人力資源專業(yè)的學(xué)生，因?yàn)閷W(xué)過管理的學(xué)生對如何管理，怎么管理是比較在行的，所以對于他們來說，對檔案的管理也是比不懂的員工管理更要專業(yè)一些。將檔案將計(jì)算機(jī)數(shù)字化相結(jié)合，不僅可以方便查閱，而且同時(shí)增加了檔案的準(zhǔn)確性和可靠性，最主要的也是時(shí)效性，可以及時(shí)更新，有據(jù)可查。

（三）定時(shí)進(jìn)行檔案檢查、修改和完善

每個(gè)人的檔案每天都是在不斷的變更，不是一成不變的，因此在尋找專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要定時(shí)進(jìn)行檔案的檢查，檢查每個(gè)編外人員檔案的不完善之處，例如，A的檔案有一段的空檔期，在15年10月到16年1月這段時(shí)間檔案沒有做記錄，那么就需要檔案管理人員對A員工進(jìn)行檔案的修改，通過與公安進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)查找是否有不良的記錄，如果沒有需要找A本人進(jìn)行咨詢，然后進(jìn)行完善；如果是B在2015年之間有一段時(shí)間的記錄是錯(cuò)誤的，本來在10月份的時(shí)候得到過醫(yī)院頒發(fā)的獎(jiǎng)金，卻記成甚至為主治醫(yī)生，結(jié)果B還是護(hù)士長而已，那么就應(yīng)該及時(shí)作出修改，以避免造成虛假信息的記錄，降低因?yàn)橛涗涘e(cuò)誤造成的編外人員人才流失的發(fā)生情況。

（四）建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度

這個(gè)環(huán)節(jié)建立的是對檔案管理員的獎(jiǎng)懲制度以及編外人員獎(jiǎng)懲的記錄。為即使是編外的人員也應(yīng)該有獎(jiǎng)懲的記錄明細(xì)的，在一家醫(yī)院的表現(xiàn)應(yīng)該隨時(shí)被記錄下來，登記到檔案當(dāng)中，以便日后編外人員在找工作時(shí)候有驗(yàn)證檔案信息；另外就是檔案管理人員的獎(jiǎng)懲明細(xì)，無規(guī)矩?zé)o以成方圓，對于檔案管理員來說，檔案的建立是人力資源管理中重要的環(huán)節(jié)，檔案建立的好壞、詳細(xì)與否都關(guān)系到編外人員的升職與加薪這方面，所以檔案管理具有一定的重要性，可以對檔案管理員建立一個(gè)獎(jiǎng)懲措施，比方說，檔案管理人員如果能夠準(zhǔn)確詳細(xì)的登記編外人員的信息，并且每隔三個(gè)月做一次評比，這樣一來也就強(qiáng)制性的管控檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而選出優(yōu)秀的檔案管理人員以及編外人員。

（五）運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立編內(nèi)編外檔案分開管理機(jī)制

當(dāng)書多的時(shí)候，我們看到圖書館的圖書都是靠分類擺放的，我們才能很快就找到自己想要的書，那么，對于檔案的管理我們也可以進(jìn)行分類管理，將編內(nèi)編外的檔案分開管理，以下是個(gè)人觀點(diǎn)。

1.按照編內(nèi)編外人員分

在文中有提到過，一家醫(yī)院的編外人員將近占據(jù)醫(yī)院總職工人數(shù)的一半，也就是說編內(nèi)編外人員數(shù)量是相等的，那么我們可以將其分成A和B兩個(gè)區(qū)域，并且通過計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化結(jié)合，將編內(nèi)編外員工用Excel表格分成兩欄，每欄都有員工的基本信息，例如姓名、年齡、性別、工作時(shí)間、任職時(shí)間等等，這樣一來，如果想要找誰的檔案就會(huì)比較方便一些。

2.按照工作時(shí)間進(jìn)行劃分

打個(gè)比方，如果一家醫(yī)院的職工有600人，也就是說編內(nèi)人員和編外人員都比較多的情況下，想要從眾多檔案中抽取一份，也是浪費(fèi)時(shí)間的，所以我們接下來可以按照職工的工作時(shí)間進(jìn)行劃分，比如一家醫(yī)院它是在1990年建立的，那么我們就可以將員工進(jìn)行年份的分類，這樣一來找到員工的入職年份，再找個(gè)人的檔案就會(huì)方便許多。例如，我們可以將檔案的日期進(jìn)行3年一檔，1990-1995、1996-2000以此類推，如果A在1996年入職的，那么只要在1996-2000這一檔找A的檔案，就比較方便了。

3.按照月份或者性別進(jìn)行分類

雖然按入職的年份進(jìn)行分類了，但是人數(shù)還是多怎么辦，那我們何不將檔案進(jìn)行更細(xì)致的劃分，按入職的月份，這樣進(jìn)一步進(jìn)行劃分，更加節(jié)省了尋找的時(shí)間，再簡單點(diǎn)就是性別的劃分了。例如，A是一個(gè)編外員工，性別男，在1996年10月入職的，我們根據(jù)計(jì)算機(jī)的登記記錄顯示，我們就可以首先在編外區(qū)域?qū)ふ?，然后?996-2000年范圍內(nèi)查找，接著就在10月中男性一欄查找，這樣一來更降低了檔案尋找的時(shí)間。而且，也方便了檔案管理員對檔案的管理、檢查和更新，從而減少檔案被損失的現(xiàn)象。

結(jié)束語：

總而言之，現(xiàn)如今隨著新醫(yī)改的推動(dòng)，編外人員停停走走、流動(dòng)性比較大等特點(diǎn)給人事檔案管理帶來了難度，本文從醫(yī)院重視度、專業(yè)管理人員、檔案如何分類管理三方面探討了新醫(yī)改背景下醫(yī)院對編外人員人事檔案的管理。首先，從根本上提高醫(yī)院對檔案的重視程度；其次，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，對檔案進(jìn)行可靠地管理工作，以達(dá)到準(zhǔn)確性；最后，及時(shí)登記到檔案中做存檔并且利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案進(jìn)行分類管理。這樣一來，醫(yī)院增加了編外人員人事檔案的準(zhǔn)確性和可靠性，通過編內(nèi)編外人員分類管理，從而以便于查找、更新，從而減少編外人員檔案的損失。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕張桂金.公立醫(yī)院編外聘用人員人事檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì)〔J〕.經(jīng)營管理者，2017，（01）：281.

〔2〕俞雯.加強(qiáng)醫(yī)院編外人員人事檔案管理的幾點(diǎn)思考〔J〕.檔案管理理論與實(shí)踐——浙江省基層檔案工作者論文集，2014，（00）：160-163.

〔3〕熊梅.醫(yī)院編外人員人事檔案的管理思考〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2016，（04）：167.

〔4〕唐江玲.醫(yī)院編外人員人事檔案管理的加強(qiáng)方法〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2016，（09）：156.

〔5〕楊美其.淺談醫(yī)院編外人員人事檔案管理〔J〕.浙江檔案，2012，（04）：63.〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕