姜 潮

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芻議高校檔案管理的信息化建設(shè)

姜 潮

（江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院，江蘇淮安 223003）

本文通過分析高校檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的新形勢，指出高校檔案工作在發(fā)展過程中存在的一些問題，強調(diào)信息化是高校檔案管理的必然趨勢，并針對高校檔案管理信息化建設(shè)提出了一些建議。

高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

一、引言

伴隨著信息時代和知識經(jīng)濟時代的到來，高校檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。高校檔案涉及學校行政、文書、學生信息等大量具有保存價值的各種載體資料，其建設(shè)和發(fā)展直接影響到學校和師生的切身利益。因此，面對新形勢，高校檔案工作應(yīng)該迎頭趕上，在服務(wù)創(chuàng)新中求發(fā)展，充分運用信息化技術(shù)，積極拓展檔案管理的廣度和深度，不斷促進高校檔案管理現(xiàn)代化。

二、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

高校檔案包含的種類繁多，內(nèi)容新舊混雜，主要有五大類：學生檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案、科技檔案。在現(xiàn)行管理模式下，高校檔案管理普遍存在重物輕人、重硬件輕軟件、重保管輕利用、重傳統(tǒng)管理輕信息管理等問題，檔案信息的個性化服務(wù)等方面仍然存在諸多問題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）高校管理者對信息化檔案建設(shè)不夠重視。由于高校自身職能使然，教學科研被放在重中之重的位置，相比較而言，檔案管理成為“冷部門”，資金、人員的投入非常薄弱，導致許多高校檔案管理硬件設(shè)備滯后、信息化手段不高、從業(yè)人員專業(yè)化水平低、勞動強度大，這些問題都制約了高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，與新時期檔案工作的新形勢不相適應(yīng)，在高校的進一步發(fā)展中沒有起到積極的輔助作用[1]。

（二）紙質(zhì)檔案仍是主流，管理成本高，經(jīng)辦效率低。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，檔案數(shù)量與日俱增，管理成本越來越高。目前，多數(shù)高校仍然普遍采取增加檔案人員和庫房面積等措施來應(yīng)對不斷涌進的新檔案。同時，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)為載體，其存檔須經(jīng)復印、打字、裝訂等管理費用，造成了紙張和人工的浪費。此外，“其紙質(zhì)檔案的特性妨礙了信息傳遞的時效性，在科學技術(shù)發(fā)展的今天，紙質(zhì)載體已經(jīng)不能完全擔負起當前科學信息交流的使命?！本唧w而言，在高校正常的檔案檢索中，特別是文書、人事檔案，依然以人工操作為主，檢索效率低下，同時極易導致檔案的損壞和丟失。

（三）檔案人員專業(yè)素質(zhì)良莠不齊，不能適應(yīng)信息化需要。檔案工作是一項及極其細致和繁瑣的工作，專業(yè)性強，因此檔案人員必須具備較高的專業(yè)素養(yǎng)才能勝任檔案管理工作。信息化檔案管理對檔案人員技能要求更高，必須懂得搜集、加工、存儲、檢索、服務(wù)等全部流程操作。據(jù)調(diào)查，不少高校，尤其是非重點院校，檔案人員常常因一崗兼多職而疲于應(yīng)付日常事務(wù)的現(xiàn)象普遍存在[2]。檔案從業(yè)人員在高校中屬于其他專業(yè)技術(shù)人員，在職稱評聘、薪酬待遇等方面較之其他崗位存在一定的差距，這就導致檔案從業(yè)人員的變動也較為頻繁。同時，在培訓方面，高校主要向一線教師傾斜，盡管各級檔案部門不斷加強專業(yè)培訓的力度，但由于人員的流動性，檔案管理崗位上的業(yè)務(wù)骨干仍然很少。

三、信息化是高校檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）檔案服務(wù)的社會化、多體化需借助信息化技術(shù)來實現(xiàn)。高等教育以服務(wù)社會為宗旨、以促進就業(yè)為導向，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中扮演著重要的角色，對培養(yǎng)新時期經(jīng)濟社會發(fā)展所需要的高素質(zhì)、高技能復合型人才方面具有極其重要的作用。而高等教育的這種性質(zhì)也決定了其檔案服務(wù)的社會化，它應(yīng)該為社會服務(wù)、為地方發(fā)展服務(wù)。同時，高校檔案中的人事檔案，包括學生檔案，是對他們在校期間各個方面的真實凝練。這種特定檔案也使得高校檔案管理需要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用到檔案信息的組織和個人。但是，就目前形勢，仍然充當主流的紙質(zhì)檔案和手動管理已不能適應(yīng)上述要求。反之，如何在新環(huán)境下不斷研究和創(chuàng)新檔案管理工作的信息化手段，解決社會化、多元化帶來的勞動強度和準確度方面問題成為高校檔案管理工作的重要命題。

（二）檔案服務(wù)的個性化、主動性需借助信息化技術(shù)來完成。隨著信息時代的到來，服務(wù)高學歷、高素質(zhì)人才的高校檔案信息的個性化服務(wù)，不管是在時間上、數(shù)量上，還是在質(zhì)量上都達到了前所未有的廣度和深度。而目前，多數(shù)高校檔案仍停步于“我提供什么，用戶接收什么”的傳統(tǒng)服務(wù)方式，這種服務(wù)理念與時代發(fā)展格格不入，發(fā)展“用戶需要什么，我提供什么”的個性化服務(wù)勢在必行。另一方面，網(wǎng)絡(luò)信息存儲量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，正好符合高校檔案個性化服務(wù)發(fā)展的需要，信息技術(shù)的利用和挖掘，無疑能使服務(wù)的層次由“淺”入“深”。

（三）檔案服務(wù)的合作化、共享性需借助信息化技術(shù)來實現(xiàn)。隨著信息化進程的加快，人們的知識和信息總量也隨之激增，單個文獻部門不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，在此情況之下，“必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢”，才能適應(yīng)社會、時代的發(fā)展需要。作為高校檔案，其內(nèi)容涉及數(shù)量龐大的學生。這些學生畢業(yè)后走向四面八方，使得學生檔案與各地檔案部門形成網(wǎng)絡(luò)體系。因此，建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，實現(xiàn)文獻資源互補，提高檔案資源利用率，避免不必要的重復和浪費勢在必行。

四、對高校檔案管理信息化發(fā)展的建議

（一）實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)化?！皬男畔①Y源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶?！痹谛畔⒒w速發(fā)展的今天，信息的網(wǎng)絡(luò)化共享尤顯重要。因此，在建立檔案內(nèi)部局域網(wǎng)的同時，各高?？苫谧陨韺嶋H制作網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索，為師生提供更好的服務(wù)。此外，與其他企事業(yè)單位，高校檔案可加強密切合作，建立數(shù)據(jù)管理和共享中心[3]。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，可在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用等服務(wù)，以實現(xiàn)電子檔案信息資源的共享。

（二）增加投入完善硬件設(shè)施。隨著電子文檔、聲像檔案、實物檔案等類型和數(shù)量的不斷增加，高校應(yīng)該根據(jù)實際需求，把檔案管理提到與教學科研并齊的位置上，增加投入，完善設(shè)施，確保檔案管理更有效地服務(wù)于教學科研。高校可以制定符合本單位的計劃和措施，開設(shè)書報閱覽室、校史展覽室等場所；不斷更新和改善辦公電腦、檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施；不斷加強檔案信息化建設(shè)，升級改造計算機局域網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)化進程；配備激光打印機、掃描儀、攝像機等現(xiàn)代化設(shè)備，不斷加強對檔案信息資源的研究和利用。

（三）培養(yǎng)檔案信息化隊伍。檔案工作專業(yè)性強，檔案管理人員不僅要具備扎實的理論知識基礎(chǔ)，掌握系統(tǒng)的管理知識體系，同時還要有較高的專業(yè)實戰(zhàn)水平。在熟悉檔案管理制度、原則、規(guī)律等的基礎(chǔ)上，高校檔案管理人員必須適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要?？梢哉f，“人才先行”是加快高校檔案信息化建設(shè)的前提。在這方面，較之其他部門，高校具有得天獨厚的優(yōu)勢，借助現(xiàn)有的教學、科研平臺，加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案理論基礎(chǔ)知識、又有較高專業(yè)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的復合性人才，更具實際操作性。根據(jù)缺什么補什么的原則，管理人員要爭取機會積極參與業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)技能，努力提升服務(wù)水平[4]。高校也要為檔案管理人員創(chuàng)造良好的工作和學習條件，改變傳統(tǒng)檔案重藏輕用的局面，實現(xiàn)檔案工作的科學管理與有效開發(fā)，積極促進檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

（四）加強數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保障。數(shù)字化檔案資料保存于電子設(shè)備，并通過網(wǎng)絡(luò)輸送，在為社會公眾提供高效便捷服務(wù)的同時也存在一系列隱患。特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢下，必須保證數(shù)字化檔案在保存和輸送過程中的安全性，防止惡意攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞。在技術(shù)上，也需實施切實可行的網(wǎng)絡(luò)安全策略，采用嚴格的準入制度和管理權(quán)限，結(jié)合高校自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢建立起切實有效的防護措施。

[1]謝怡.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學學報,2015,31（6）:103-107.

[2]李紅月,金秀玉.高校檔案管理人員職業(yè)倦怠的表現(xiàn)、原因及對策分析[J].職業(yè)技術(shù)教育,2015,36（14）:75-77.

[3]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案，2015（5）:102-105.

[4]蘇全玉.高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)應(yīng)用[J].濰坊學院學報,2015（10）:112-113.

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2017-05-05

姜潮（1982-），男，江蘇沭陽人，江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院講師，主要研究方向：教育管理、人事檔案。