豆亞飛

(晉中師范高等?？茖W(xué)校，山西 晉中 030600)

【教育管理】

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的問題與對(duì)策探析

豆亞飛

(晉中師范高等專科學(xué)校，山西 晉中 030600)

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。目前，高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在人才短缺，重視不夠，不規(guī)范、不健全等不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該采取引進(jìn)人才、加強(qiáng)在職人員技能培訓(xùn)，投入資金、檔案與教學(xué)共存，制定方案、管理規(guī)范制度化等對(duì)策，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

高校；檔案；數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì),中國(guó)檔案學(xué)會(huì)理事長(zhǎng)段東升在《海峽兩岸檔案數(shù)字化工作學(xué)術(shù)研討會(huì)》指出檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與檔案很好利用的重要組成部分，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一種新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，切實(shí)反映高校師生的各種生產(chǎn)活動(dòng)等方面的詳細(xì)信息。紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)落后，數(shù)字化檔案管理勢(shì)在必行，盡早實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，才能大大提高工作效率，更好地為教師服務(wù),為學(xué)生服務(wù)，為學(xué)校服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一種新型的檔案管理模式，它是以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理的系統(tǒng)工程。檔案數(shù)字化管理有利于檔案快速便捷查詢，它體積小、容量大、占用空間小、管理成本低、不易損壞、保存時(shí)間長(zhǎng)、豐富檔案內(nèi)容、節(jié)約大量的人力物力，能夠真正實(shí)現(xiàn)教育資源共享，大大提高檔案的利用率，有利于充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，從而為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造必要條件。但在“轉(zhuǎn)型”的過程中也有或多或少的問題存在，需要不斷地改進(jìn)與完善。

一、目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)專業(yè)人員的短缺

專業(yè)檔案管理工作者短缺是高校檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)急需解決的問題。檔案數(shù)字化建設(shè)工作的內(nèi)容和過程相對(duì)復(fù)雜，需要的工作人員不僅懂得檔案業(yè)務(wù)管理，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。目前高校檔案管理工作人員短缺(我校檔案管理工作隊(duì)伍是由檔案綜合辦公室三個(gè)工作人員和其他處室四十多個(gè)兼職檔案員組成的)，高校檔案管理普遍拘泥于傳統(tǒng)，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，計(jì)算機(jī)操作能力一般，無法適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展。從事我校檔案管理工作的人員很難滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需求，從而導(dǎo)致我校檔案管理工作的進(jìn)程受阻，降低了檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。人才的短缺已成為影響和制約高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要問題。

(二)重視不夠

對(duì)檔案管理工作不夠重視是高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作中又一個(gè)急需解決的問題。信息時(shí)代飛速發(fā)展，高校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，但全校上下對(duì)檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為高校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理服務(wù)工作，普遍存在偏重教學(xué)科研，而對(duì)于高校最寶貴的信息資源卻沒能給予足夠的重視，這就使人們難以認(rèn)識(shí)到檔案在全校工作中的重要作用，進(jìn)而導(dǎo)致綜合檔案室的資金、技術(shù)和人才資源長(zhǎng)期處于匱乏狀態(tài)，也沒有足夠的資金投入檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備與軟件，再加上學(xué)校各個(gè)部門參與意識(shí)薄弱，在檔案工作中未能給予檔案室應(yīng)有的理解和支持，所以檔案數(shù)字化建設(shè)工作也就僅僅是紙上談兵，阻礙了檔案工作的進(jìn)程。我校檔案數(shù)字化建設(shè)工作由于設(shè)備與人員的缺乏，只是對(duì)個(gè)別檔案進(jìn)行了簡(jiǎn)單的掃描與錄入。因此校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，從全校發(fā)展的高度，積極支持檔案工作，保證經(jīng)費(fèi)投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的硬件要求。

(三)制度不健全、不規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)制度、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范提出更高要求。目前各高校根據(jù)自己實(shí)際情況制度與標(biāo)準(zhǔn)制定了很多種，逐步形成了多而不統(tǒng)、繁而不范的現(xiàn)象。由于缺乏數(shù)字化建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得規(guī)章制度不健全，存在很多漏洞與弊端：軟件缺乏通用、硬件參差不齊、型號(hào)各異、分類標(biāo)準(zhǔn)不完善、缺乏系統(tǒng)性等，不能滿足工作需求，對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生直接影響。沒有標(biāo)準(zhǔn)化體系就無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的管理，工作標(biāo)準(zhǔn)、制度與規(guī)范是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要手段與依據(jù)，只要有規(guī)范、有標(biāo)準(zhǔn)、有制度，才能保證高校數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)問題的對(duì)策

(一)引進(jìn)人才、加強(qiáng)在職人員技能培訓(xùn)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要引進(jìn)一批這樣的人才，他們應(yīng)該具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不但要具有檔案學(xué)和文書學(xué)方面的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該具備適當(dāng)水平的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、英語知識(shí)、相關(guān)法律和經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)等。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化意識(shí)，高度重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，不斷加大在職人員的培訓(xùn)力度，知識(shí)與技能同步，讓他們具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和具有熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使他們能夠與時(shí)俱進(jìn)跟上時(shí)代的步伐，使檔案在職人員達(dá)到知識(shí)互補(bǔ)和能力互補(bǔ)，使他們具有敏銳的檔案管理能力、良好的職業(yè)道德和較強(qiáng)的信息處理能力，使他們具有統(tǒng)籌全局的眼光，將勇于探索的精神、開放包容的態(tài)度貫穿于檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐之中，只有這樣才能迅速推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

(二)投入資金、檔案與教學(xué)共存

全校上下轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作。投入資金以提供有力的物質(zhì)保障。比如：能夠投入資金購買設(shè)備，經(jīng)常組織在職檔案管理者培訓(xùn)與講座，經(jīng)常性派檔案工作人員外地考察與學(xué)習(xí)，普及提高檔案管理人員利用信息化歸檔技術(shù)與水平等，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)順利推進(jìn)。確保在保證資料完整性的情況下，在全校范圍內(nèi)逐步開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，使得高校檔案數(shù)字化建設(shè)走向正規(guī)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案與教學(xué)共存共長(zhǎng)。

(三)制定方案、管理規(guī)范制度化

必須建立健全科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的各項(xiàng)規(guī)章制度。制度是前提，結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，盡快出臺(tái)檔案數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章，對(duì)檔案的業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法和設(shè)備等方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使檔案工作有章可依、有規(guī)可循。在合理的制度、標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下分步驟有層次地做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，快速高效的推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享，真正使高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作有效有序進(jìn)行。

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，不是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)到計(jì)算機(jī)的轉(zhuǎn)變，而是現(xiàn)代化的檔案管理手段，需要更多的支持與配合，一定認(rèn)清不足，克服困難，讓檔案數(shù)字化建設(shè)得以充分發(fā)揮，使高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作健康有序的發(fā)展。

[1]教育部、國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[S]．教育部、國(guó)家檔案局令[2008]第27號(hào)，2008.

[2]周軍.高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義及應(yīng)注意的問題[J].管理學(xué)家，2010(9).

2016-12-18

豆亞飛(1976-)，女，山西晉中人， 晉中師范高等?？茖W(xué)校圖書館員，研究方向：高校圖書館管理。

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