羅克東 李艷君

（北京宣武紅旗業(yè)余大學，北京 100054）

《照片檔案管理規(guī)范》指出，照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄，它是一種專門性的檔案。北京市檔案局2010年制訂的《北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》中對數(shù)碼照片收集與歸檔、整理與著錄、存儲保管與利用給出了詳細的規(guī)定，為檔案部門開展照片檔案管理工作指明了方向。

一、北京地區(qū)成人高校照片檔案管理現(xiàn)狀

各獨立設(shè)置成人高校在認識、制度及管理上出現(xiàn)的問題導致目前成人高校照片檔案管理呈現(xiàn)以下狀態(tài)。

（一）照片檔案占有比例較低

照片檔案與文書檔案、資料相比，庫存相差甚遠，由于各方面原因，照片檔案遠遠落后于教學活動和行政管理活動檔案的產(chǎn)出量。

（二）照片檔案總體質(zhì)量不高

因成人高校行政事務(wù)繁忙，無法設(shè)置專職人員拍攝、移交照片檔案，多數(shù)照片檔案由活動組織部門提供。由于活動組織部門人員專業(yè)不同，攝影技術(shù)參差不齊，對照片檔案整理要求并不清楚，因此照片檔案不能準確、全面、客觀反映活動的真實場景，從而嚴重影響高校對照片檔案的利用。

（三）照片檔案整理不規(guī)范

由于各成人高校對照片檔案并沒有形成嚴格的歸檔制度，照片檔案處于放任自流的狀態(tài)。各種重要活動照片大都留存在當事人手中，作為個人紀念保存，檔案人員很難將這部分照片收集歸檔。即便征集到的極少數(shù)零散和重要照片，也因照片不全或信息不完整，造成整理困難，很難體現(xiàn)其利用價值[1]。

二、北京地區(qū)成人高校照片檔案管理存在的問題

照片以其特殊的載體形式，生動、詳實、形象地再現(xiàn)歷史的一個個精彩瞬間，成為一種特殊的檔案。隨著社會科技的進步發(fā)展，照片檔案的數(shù)量越來越多。因此，認真做好照片檔案管理工作，是管好高校照片檔案的前提。凡是在學?；顒又兄苯有纬傻?、具有保存價值的照片都應(yīng)歸檔。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前成人高校照片檔案管理主要存在以下問題。

（一）政策不配套，觀念不更新

目前，照片檔案缺乏完整的法規(guī)性文件制約。建國以來，除制定一項《中華人民共和國國家標準的照片檔案管理規(guī)范》外，在眾多的工作會議、業(yè)務(wù)工作、檢查指導中，基本沒有照片檔案的位置，更沒有制定過有關(guān)照片檔案強制性的文件。加之照片檔案起步晚、經(jīng)驗少、交流少，檔案人員無法開展照片檔案工作。隨著數(shù)碼照片出現(xiàn)，專家學者們對數(shù)碼照片、數(shù)碼照片檔案及其收集、整理、保存等一系列問題的理解還存在分歧。到目前為止，檔案界還沒有形成一個得到廣泛認可的數(shù)碼照片檔案管理辦法，國家也尚未正式出臺統(tǒng)一的數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范。

（二）認識不到位，制度不健全

客觀上成人高校對照片檔案的重要性認識不夠。各級領(lǐng)導對檔案工作的重視程度，遠不如教育教學工作。部分成人高校領(lǐng)導高度重視，學校檔案工作有規(guī)可循，但由于照片檔案作為檔案的一種特殊載體，時間短、影響力小，因此各成人高校對其投入的也少。

管理制度和管理規(guī)范不健全。有些成人高校只制定了文書、教學、會計檔案管理規(guī)定和辦法，往往忽略照片檔案的存在，因此造成大量照片檔案的遺失。盡管有少數(shù)成人高校依照國家《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合本校實際情況，制定了有關(guān)照片檔案管理的規(guī)章制度，但事實上，學校制定的管理辦法沒有針對性，不符合成人高校辦學的特點，以至無法開展照片檔案管理工作。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這幾年成人高校檔案室照片檔案管理仍然處于一種無“法”可依、無“章”可循的無序狀態(tài)。照片檔案管理制度的不健全、相關(guān)規(guī)定滯后的實際，直接影響著成人高校照片檔案的管理。這也是造成成人高校照片檔案管理現(xiàn)狀不理想、不規(guī)范的一個重要原因[2]。

（三）管理不細化，手段不突出

在調(diào)查的成人高校照片檔案管理中發(fā)現(xiàn)，各成人高校照片檔案的狀況、數(shù)量與質(zhì)量大不一樣，照片檔案的管理方法也都不盡一致，在照片管理的各個環(huán)節(jié)中主要有以下幾個問題。

1.照片檔案收集難度大

目前，成人高校照片檔案一直處于放任自流的狀態(tài)。各種重要會議及其他方面形成的照片、底片，大都流入當事人手中，檔案人員很難向其要回這部分照片和底片。有部分成人高校收集保存極少部分零散的重要會議照片檔案，也因沒有文字說明，加之檔案人員更換頻繁，時間、地點、背景、人物、內(nèi)容、攝影者等信息無從考證，故照片失去本身應(yīng)有的價值。

相對于傳統(tǒng)照片收集來講，成人高校檔案室對數(shù)碼照片的收集更難。一方面，由于數(shù)碼照片具有無底片、不必沖印即可觀看和利用的特性，各部門拍攝的數(shù)碼照片往往只是保存在本部門乃至拍攝者個人的計算機上，這些部門很少及時主動向?qū)W校檔案室歸檔；另一方面，高校檔案室大多工作人員少，平時與學校各部門聯(lián)系溝通不多，了解不夠，因而實際上檔案室很難摸清各部門的數(shù)碼照片情況，給照片檔案收集工作帶來很大困難。

2.照片檔案整理不規(guī)范

照片檔案和文件檔案一樣，在收集時要經(jīng)過鑒定。既要注重照片內(nèi)容的真實性，又要注重照片形象的藝術(shù)性。在整理過程中，一張照片一般包括底片、照片和說明三部分。說明是照片檔案的重要組成部分，是整理工作的基礎(chǔ)和提供利用的條件。一張照片反映的是靜止的、無聲的瞬間，它給予人們的是一些直觀的概念。如果沒有詳盡的文字，就不能完整、準確地反映它所表達的內(nèi)容，也就失去了其利用和保存的價值。因此，在編寫照片檔案說明時應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，真實、準確、靈活、概括地揭示照片影像的全部信息，確保照片檔案的保存價值。

在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，數(shù)碼照相機不用底片、方便易用的特點，帶來的結(jié)果是數(shù)碼照片數(shù)量猛增。據(jù)了解，目前成人高校攝影者普遍的做法就是將拍攝完畢后的大量數(shù)碼照片轉(zhuǎn)存于計算機上，很少對其及時進行分類、編寫說明等。時間久了，計算機上的照片越積越多，如無特別要求或情況，一般不再對數(shù)碼照片重新進行規(guī)范整理。甚至有些照片連拍攝者都不清楚活動內(nèi)容，很多時候是檔案室催緊了，才不加整理地“一鍋端”給檔案室。檔案人員對這些照片一無所知，既要經(jīng)過鑒定篩選大量數(shù)碼照片，又要對原數(shù)碼照片文件重新命名，刻錄光盤，編寫、粘貼文字說明等，因此造成成人高校檔案室數(shù)碼照片的整理不規(guī)范不及時。

三、照片檔案在成人高校中的重要性和必要性

照片檔案是一種專門性檔案，因其形象直觀、客觀真實、內(nèi)容廣泛易于為人們所理解和接受。在調(diào)查中筆者發(fā)現(xiàn)，照片檔案在學校發(fā)展的歷程中發(fā)揮著重要的作用，是學校文化活動的真實記錄；為學校教育教學活動提供最客觀直接的資料；在大型宣傳活動中發(fā)揮重要作用。

（一）照片檔案是成人高校文化活動的真實記錄

成人高校文化是成人高校發(fā)展過程中逐漸形成的具有成人高校特點的群體意識、思維規(guī)范和行為準則，是成人高校生存的精神食糧。成人高校的發(fā)展離不開成人高校文化的建設(shè)，成人高校的文化建設(shè)需要記錄成人高校發(fā)展軌跡的檔案發(fā)揮作用，而具有直觀性和可視性等特殊屬性的照片檔案，在成人高校文化建設(shè)中就更顯示出了重要作用。

1.導向作用

照片檔案對高校發(fā)展具有導向作用，主要是指通過照片檔案可以直觀再現(xiàn)照片所載的歷史畫面，將教職員工引導到學校的目標上來。

2.融合作用

照片檔案真實客觀記錄了某一歷史時期、某一教職員工在特定活動中的思想、行為，這些行為是教職員工的個性行為，成人高校通過照片檔案進行展現(xiàn)，容易形成學校的共性行為。

3.輻射作用

照片檔案“形象逼真，簡單易懂”，不僅僅在各成人高校內(nèi)部對教職員工具有引導意義，對外也具有一種輻射力，通過照片檔案詮釋了各成人高校的校園文化，樹立了校園形象，為今后校企合作夯實了基礎(chǔ)。

（二）照片檔案是教育教學的直觀寫照

成人高校作為文化教育、培養(yǎng)專門人才的場所,在教學、科研、招生、就業(yè)、管理等各項活動中形成的不同載體的大量檔案資料真實地記錄了成人高校的發(fā)展歷程，成人高校照片檔案以一種特殊的信息記錄載體成為成人高校檔案的重要組成部分。

教學活動是成人高校的主體和中心活動，教學研究、學術(shù)交流則是成人高校的另一項中心工作。因此要把教師在課堂上的教學風采、教師開展教學科研活動的場景一一記錄下來。以此激發(fā)開展教學研究的積極性，為廣大教師創(chuàng)造良好的研究氛圍。

隨著成人教育的深入發(fā)展，單一的、封閉式的課堂教學早已被多種教學形式所代替。學生走出書本和課堂，積極參加實踐教學；教師也紛紛走出校門，進行各類學術(shù)交流、參加各項科研恬動。這些豐富多彩的教學科研括動，一方面反映了成人高校教學與科研發(fā)展的歷史狀況，另一方面也反映出成人高校教師積極參與教育教學研究等社會實踐的全貌。在這些活動中，既有用文字直接記錄各項活動的文書檔案，也有記錄某些經(jīng)典場景、人物瞬間畫面的照片檔案。因此，及時、完整地收集整理照片檔案，更好地發(fā)揮照片檔案在學校教育教學中的作用是至關(guān)重要的[3]。

四、成人高校照片檔案管理工作的對策

徹底解決成人高校照片檔案管理不規(guī)范問題，需要一個長期、復雜的過程。高校必須要立足現(xiàn)實，面向長遠，針對上述成人高校照片檔案存在的問題，具體可從以下幾個方面改進。

（一）提高認識，完善體系

要想提高成人高校照片檔案的管理質(zhì)量，就要形成一個完善的照片檔案管理體系。因照片檔案在檔案種類中還屬于較新穎的載體形式，照片檔案的管理與文書檔案等其他檔案相比較，還有很多薄弱的環(huán)節(jié)。首先要提高認識，加大宣傳力度，把檔案工作提高到與學校教學等各項工作同樣重要的地位，增強全校教職員工的照片檔案意識。其次要結(jié)合成人高校特色，建立健全科學合理的成人高校照片檔案管理制度、管理規(guī)范。照片檔案在載體形式、形成狀態(tài)等各方面都與紙質(zhì)檔案有著很大的差別，有關(guān)照片檔案的規(guī)章制度也相對落后。各成人高校應(yīng)從學校實際出發(fā)，結(jié)合學校工作特點，從照片檔案收集、鑒定、整理、歸檔、利用等管理的各個環(huán)節(jié)出發(fā)，盡快制定符合成人高校辦學特點的照片檔案管理制度和辦法等文件。

（二）科學布局，規(guī)范管理

1.明確照片檔案歸檔范圍

在歸檔范圍中明確規(guī)定需要提交照片檔案的活動。成人高校檔案的歸檔范圍應(yīng)該涵蓋日常教育教學活動和行政事務(wù)中形成的各種照片，可在歸檔范圍中硬性規(guī)定哪些活動必須要有照片檔案歸檔，以此提高照片檔案的歸檔率。概括起來，成人高?？蓮膸追矫娲_定歸檔范圍：反映本校歷史發(fā)展狀況的照片，如歷屆領(lǐng)導班子、重大活動獲獎；反映教學與科研活動的照片，如優(yōu)秀教師授課、召開研討會；反映教師業(yè)余生活活動的照片，如參加學?；顒印⑽乃囇莩龅?。

2.擴大照片檔案收集渠道

收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，對照片檔案的作用認識不足，往往給照片檔案的收集工作帶來困難，為避免珍貴的照片檔案遺失以至造成不可挽救的損失，應(yīng)注意日常照片的收集歸檔。目前，大部分成人高校檔案室已建立了照片檔案的收集制度，但尚不夠完善，操作性不強。因此，必須對照片檔案的收集制度作進一步的修改和完善，特別是要對照片檔案的歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件等作出具體的規(guī)定。

由于照片檔案形成的特殊性，成人高校檔案部門應(yīng)采取多種措施和方式開展照片檔案的收集工作。首先，要重視照片檔案的日常收集。這是照片檔案收集工作最重要的方法，也是保證成人高等院校照片檔案齊全與完整的最基本的方法。由于日常工作所產(chǎn)生的照片數(shù)量較多，而且產(chǎn)生的時間較為零散，如果平時不注意收集，就很容易造成照片檔案的遺失和損壞。為避免有保存價值照片的散失，檔案部門可在產(chǎn)生照片較多的部門指定專人進行收集，并提供專用的相冊等檔案用具，要求隨時將產(chǎn)生的有保存價值的照片、底片收集起來，并及時編寫文字說明，到年終一并交給學校檔案部門。其次，要進行照片檔案的專題收集。專題照片是指反映某一專題內(nèi)容的系列照片，如歷屆黨代會、教代會；成人高校教學水平評估會；不同歷史時期校址、校園風貌照片；校慶活動照片等。為了做好專題照片檔案的收集工作，檔案部門應(yīng)堅持多渠道、多方式收集，把向校內(nèi)收集與向社會人員征集結(jié)合起來，盡可能豐富和完善學校各類照片檔案[4]。

3.科學分類，合理組卷

照片檔案的管理應(yīng)該嚴格按照時間、內(nèi)容來進行分類。把照片檔案在學校全宗內(nèi)按照年度來分，同一年度的照片再按照內(nèi)容分類，同一內(nèi)容的照片還可以按照同一主題來分類，把同一主題的照片進行編號，形成一個“全宗號—年度—類別—專題”的組卷形式。完整的照片檔案應(yīng)該包括照片、底片、說明三個部分。完整的照片檔案說明時應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素，說明要真實可信，體現(xiàn)照片影像全部信息，同時，還要力求簡潔通順，確保照片檔案的保存和利用價值[5]。

底片的整理上，全部底片可以根據(jù)時間順序排一個流水號，在膠片的乳劑面的片邊上用鉛筆刻上編號，編號要清晰可見，然后將底片放入專用底片袋，并在底片袋的左上角標明底片號。

數(shù)碼照片檔案包括數(shù)碼圖像文件、紙質(zhì)的數(shù)碼照片和說明三部分。在歸檔前，要沖洗成紙質(zhì)照片和傳統(tǒng)的照片統(tǒng)一管理保存。數(shù)碼照片分類編號可以借鑒傳統(tǒng)照片的方法，先將照片在全宗內(nèi)按年度一組(事由、專題)分類，同一年度一組關(guān)系密切的數(shù)碼照片連同其說明性文件保存在一個子目錄內(nèi)，組與組之間按數(shù)碼照片形成的時間順序排列。編號即對數(shù)碼照片文件夾的重命名，可為三段式，即“全宗號—年度—組號”，組號可以是由時間或?qū)ｎ}名稱關(guān)鍵詞命名。同一組內(nèi)數(shù)碼照片的編號即對數(shù)碼照片文件的重命名，可為四段式，即“全宗號—年度—組號—張?zhí)枴保瑥執(zhí)柨蓮?開始流水編號。為了保證數(shù)碼照片檔案的真實性，數(shù)碼圖像文件應(yīng)該通過計算機刻錄到只讀的光盤上，脫機保存?？啼洺晒獗P的數(shù)碼照片檔案應(yīng)裝入光盤盒內(nèi)，并標志相關(guān)說明[6]。

4.統(tǒng)一保管，加強開發(fā)

由于照片檔案材質(zhì)的特殊性，它的保存條件更為嚴格，對外部環(huán)境的要求更高。照片檔案的存放需要采用良好的檔案裝具，底片要裝進專門的底片袋。同時一定要保持庫房的環(huán)境衛(wèi)生，要注意防潮、防濕、防蟲、防光、防干、防塵、防有害氣體。根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》規(guī)定，保存照片的溫度在14℃—24℃，相對濕度在40%—60%。而保存底片的溫度在13℃—15℃，相對濕度為35%—45%較為適宜。檔案員要每天做好庫房溫濕度記錄，隨時調(diào)節(jié)溫濕度。數(shù)碼照片在刻錄成光盤后，光盤存放環(huán)境除傳統(tǒng)照片檔案的保存環(huán)境外，還要注意遠離磁場，防火、防霉、防盜等。要定期進行檢查，一般5年轉(zhuǎn)存一次，保留時間不少于4年，一旦發(fā)現(xiàn)問題要采取有效措施及時解決，做到萬無一失。

照片檔案的最終歸宿是方便利用，因此各成人高校一定要加強照片檔案的開發(fā)利用工作，尤其是在數(shù)碼照片普及的今天。照片形成的電子文件，具有形象真實性、審美性和易傳播性，除了一般的借閱復制外，照片檔案還可直接用于成人高校對外宣傳、舉辦展覽、編輯出版畫冊等。

（三）強化照片檔案意識，提高檔案人員素質(zhì)

照片檔案在各成人高校檔案類型中分量較輕，檔案部門經(jīng)常忽略照片檔案的管理，造成大量照片的遺失。因此，各成人高校要不斷增強檔案意識，尤其是強化照片檔案在整個全宗檔案中的地位。首先，作為檔案管理人員應(yīng)該不斷加強對照片檔案和照片檔案工作意義、作用的認識，盡職盡責地做好照片檔案的收集工作。其次，成人高校檔案部門必須采取多種有效措施和途徑，以增強人員的檔案意識。通過各種照片檔案展覽、成果展示、典型事例的宣傳，結(jié)合《檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》等定期對各部門專兼職檔案員進行提高檔案照片拍攝質(zhì)量的培訓，向廣大教職工宣傳照片檔案的重要性，使他們了解照片檔案在成人教育、教育教學研究中的重要地位和作用，擴大照片檔案在成人高校乃至社會上的影響。

要開拓照片檔案工作新局面，必須從實際出發(fā)，解放思想，用照片檔案特殊的表現(xiàn)形式，喚起人們對檔案工作的新認識，提高檔案工作在社會生活中的影響力和知名度。

成人高校是為地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展培養(yǎng)人才、提供科研成果的重要基地。照片檔案是把學校發(fā)展變化的場景真實、直觀地記錄下來，并通過多種形式再現(xiàn)。它是學校檔案寶庫中不可缺少的一部分，也是學校檔案管理工作中一項重要工作。所以，成人高校檔案室要認真做好照片檔案的收集、整理、保管工作，增強照片檔案在成人高校教育教學及各類重大活動中重要性和必要性的認識，切實提高照片檔案工作管理水平。

[1]閻鳳嶺，馬驥中，王書慶.照片檔案的現(xiàn)狀及對策[J].檔案管理，1998(4)：20-21.

[2]王鳳剛.規(guī)范管理高校數(shù)碼照片檔案[J].聊城大學學報，2006（2）:123-125.

[3]潘小萍.高校照片檔案要有自己的特色[J].蘭臺世界，2006(5):57-58.

[4]黃慣蘇.略談高等院校照片檔案的收集[J].浙江檔案，1998(2):25-26.

[5]解青.學校照片檔案的收集、整理與管理[J].山西檔案，2008（ZL）:44-45.

[6]張華，許必建，陳超.談?wù)劯咝?shù)碼照片檔案的管理[J].蘭臺世界，2010（22）:15.

[7]馮惠玲.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2001.