潘　群,符芳芬,陳美宇,王秀玲

(海南廣播電視大學 組織人事處;財經(jīng)學院;文法學院，海南 ?？?570208)

?

開放教育學籍檔案現(xiàn)狀調查分析
——以海南電大為例

潘群,符芳芬,陳美宇,王秀玲

(海南廣播電視大學 組織人事處;財經(jīng)學院;文法學院，海南 海口 570208)

通過對海南電大開放教育學籍檔案現(xiàn)狀調查，分析開放教育學籍檔案管理存在問題，提出從思想上重視、加強管理隊伍建設和教務系統(tǒng)學籍檔案數(shù)據(jù)化建設等方面加強開放教育學籍檔案管理工作建議。

開放教育；學籍檔案；現(xiàn)狀

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》(教育部第27號令)，學生檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等內容。學籍檔案是學生在校期間學習全過程記載，不僅是教務管理工作組成部分，更是學生檔案重要組成部分。

開放教育學生學制兩年制，最短學習年限2.5年，學籍實行學分制管理，從學生入學注冊起8年內有效。開放教育學籍檔案內容主要包括學生基本信息(姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族等)、學歷層次(開放教育本科/?？?、文化程度(獲得該文化程度時間、學校、畢業(yè)證書號等)、專業(yè)、學籍異動情況、學期注冊和課程注冊情況、學習過程中獎勵與處分情況、考試及成績記錄等。學籍檔案一般采用計算機和文字管理方式并存的雙軌制分別留存在省級電大和中央電大學籍管理部門，作為查詢、檢查、審核學生畢業(yè)資格依據(jù)。

一、海南電大開放教育學籍檔案基本情況

與普通高校學生學籍檔案相比較，開放教育學籍檔案管理具有復雜性和動態(tài)性特點。開放教育面向社會公眾招生，其學生成份復雜、分布廣泛,來自不同階層、不同行業(yè)、不同單位、不同地方,基礎參差不齊，大部分存在工學矛盾，而且學籍有效期限時間跨度大，畢業(yè)審核內容復雜；學生學期注冊和課程注冊情況、考試及成績記錄處于不斷變化之中，更名、退學、休學、轉學、轉專業(yè)等學籍異動現(xiàn)象不少，補考、缺考、重考情況多有發(fā)生，導致開放教育學籍檔案管理隨時處于動態(tài)變化中，學籍檔案管理往往從按班級管理轉化為個別化管理。

經(jīng)調查，海南廣播電視大學2013年秋季——2015年秋季入學學生在教務系統(tǒng)學籍信息情況如表1-表3。

表2　2013秋-2015秋學生基本情況表

表3　2013秋-2015秋學生新生信息修改情況表

根據(jù)表1、表2，在2013秋-2015秋開放教育一個學習周期(2.5年)中，海南電大開放教育本科學生少、?？茖W生多，本?？茖W生比例為1：3.41；男生比女生多，男女比例為1：0.72；年齡跨度大，從不到20歲至40歲以上，其中年齡在21-30歲學生最多，占總人數(shù)的42.64%；31-40歲的次之，占總人數(shù)的38.15%；退學休學轉學現(xiàn)象發(fā)生較頻繁，學籍異動比例為0.04%。

把羊群趕到草場，由它們邊吃邊叫著，或打著好聽的響鼻。牧兒和草兒，就在河邊的一塊石板上坐下來。早晨的陽光很美，從山頂上斜著灑下來，把充滿生機的山照得越發(fā)地富有生機了。桃花越發(fā)地美，陽光很暖，如情人的手撫著，愜意極了。

雖然教育部對于開放教育學籍信息有統(tǒng)一要求，但是在實際工作中，開放教育電子學籍檔案數(shù)據(jù)采集與紙質學籍檔案往往不能按照完全一致的工作規(guī)范來進行，缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性。目前海南電大教務管理系統(tǒng)中學生信息主要來源于招生時錄入的信息通過驗證后直接導入。紙質學籍檔案來源于招生時面對面的信息采集，由于開放教育學生群體自身特點，有許多學生對學籍檔案重視不夠，沒有檔案意識，因而不認真對待檔案信息采集，檔案資料填寫不完整、不規(guī)范。甚至在有的分校，學生檔案資料大都是由班主任或者招生人員幫忙填寫，在填寫過程中，存在不規(guī)范、不統(tǒng)一問題，如有的字跡不清楚、未按規(guī)定填寫等。從而導致教務系統(tǒng)信息與紙質檔案信息存在差異，不能體現(xiàn)檔案真實情況。

二、開放教育學籍檔案管理存在問題

網(wǎng)絡RTK技術與手持測距儀在國土資源衛(wèi)片執(zhí)法測量中的配合應用……………………………………………………… 吳成普（7-260）

設計是新倫敦小組多元識讀教學法的核心理念，主要包括設計（theavailabledesign）、設計過程（designing）和再設計（redesigning）。設計是指語言文字、圖像、動畫、聲音、色彩、表情等一系列符號設計。多元識讀的設計過程是指學生可以利用視覺、聽覺、觸覺等多種感官途徑獲得信息，并按照所提出的任務和要求，選擇其中某一符號進行構建意義的過程。再設計則是針對前兩個階段進行創(chuàng)新，并構建出一種新的意義。

由于招生入學時間緊、教學點分散、人力有限、工作疏忽等原因，目前在開放教育招生過程中，各招生單位在錄入學生基本信息時，有許多信息都直接進行復制粘貼，往往導致新生入學電子注冊數(shù)據(jù)不完整、不準確。如表2，海南電大學生聯(lián)系地址和聯(lián)系方式，在2013年秋季-2015年秋季學生信息中，只錄入142名學生詳細聯(lián)系方式，僅占全部招生人數(shù)的1.41%，其余基本上都是錄入各招生點地址和電話，因此教務系統(tǒng)接收學生信息數(shù)據(jù)時沒有學生具體聯(lián)系方式，不便于日常對學生進行管理；如表3，海南電大在2013年秋季-2015年秋季期間，幾乎每學期都要進行新生信息修改，將在招生環(huán)節(jié)由于操作人員的工作疏忽而錄入錯誤的學生信息(主要包括姓名、性別、身份證號碼、民族、入學時文化程度、畢業(yè)時間等)，在招生結束生成學生學籍信息后，要求學生重新提供證明材料，在學籍管理環(huán)節(jié)進行修改，給學生和學籍管理工作都帶來極大麻煩和負擔。開放教育學籍管理實行入學電子數(shù)據(jù)注冊,新生信息不完整、不準確不僅影響學籍管理的嚴肅性，還會影響學生畢業(yè)證書頒發(fā)和學歷證書的網(wǎng)上認證。

(三)管理人員缺乏檔案知識，管理隊伍比較薄弱

(一)新生信息錄入不夠完整、不夠準確，影響學籍管理嚴肅性

（2）IoT設備自身的資源受限。IoT節(jié)點主要由一些嵌入式的傳感設備組成，這類設備的計算能力、存儲空間和通信效率極其有限。由于這種限制，當前互聯(lián)網(wǎng)的諸多安全解決方案（例如：漏洞檢測、流量審計、訪問控制等）不能很好地遷移到IoT系統(tǒng)中，導致IoT設備在面對形如Mirai病毒時卻無能為力，這種因設備資源受限而導致安全檢測能力的降低（甚至喪失）給IoT系統(tǒng)的安全造成了嚴重的威脅。

根據(jù)表3，基本上每個學期都存在新生基本信息錄入錯誤情況，需要進行二次修改；在教務系統(tǒng)中填寫具體聯(lián)系方式(主要指個人聯(lián)系電話、電子郵箱等而不是身份證上住址)的學生只占總人數(shù)的1.41%。

(二)教務系統(tǒng)信息與紙質檔案信息存在差異，學籍檔案缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性

海南電大目前開放教育學籍檔案管理主要分為紙質材料和教務管理系統(tǒng)中的電子材料。紙質材料主要包括學生入學報名登記表、學生基本情況表、畢業(yè)生成績單、畢業(yè)生基本情況登記表，歸入學生個人檔案供其畢業(yè)時轉遞或領??；畢業(yè)生花名冊及成績冊、學位花名冊及成績冊，由學校存檔。教務管理系統(tǒng)中電子材料主要包括學生基本情況、課程注冊情況、考試成績以及學籍異動情況等，學期注冊和課程注冊情況嚴格按照教學計劃執(zhí)行，考試及成績按照學生實際參加考試情況及成績進行記錄，如考試未通過或缺考，則須重新注冊和補考。

該零件是不便于利用常規(guī)方法加工。工件必須是圓盤形帶有通孔，且周邊分布多孔類銑床加工零件。零件的精度要求高，但零件的硬度要求偏低的薄壁型零件。該夾具是以工廠加工特殊零件在裝夾加工中存在的問題和原因。提出相應的解決方案和策略。使學生把理論與實踐結合起來，旨在能幫助工廠在加工特殊零件時使用專用夾具提高生產效率節(jié)約成本。

開放教育學籍檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，要求工作人員要有高度的責任心、良好的職業(yè)道德，應該掌握一定的檔案管理知識和網(wǎng)絡信息技術、具備計算機系統(tǒng)的操作能力。但是目前開放教育對學籍管理隊伍建設不夠重視，缺乏對學籍檔案管理人員業(yè)務培訓，人員變動頻繁，學籍檔案管理隊伍檔案意識和知識比較薄弱，整體素質有待提高。

一是在對標看齊中增強責任感。認真學習貫徹習近平總書記關于污染防治攻堅戰(zhàn)的重要批示、指示精神，以及中央紀委和省紀委部署要求，第一時間在全系統(tǒng)傳達學習、貫徹落實。多次組織專題學習研討活動，統(tǒng)一思想、理清思路。結合上級要求，專門召開全市為打好“三大攻堅戰(zhàn)”提供堅強紀律保障推進會，制定出臺《為打好污染防治攻堅戰(zhàn)提供堅強紀律保障重點任務責任清單》，要求全市各級紀檢監(jiān)察機關以鮮明的政治態(tài)度、嚴實的作風、嚴明的紀律保障攻堅戰(zhàn)有力有序推進。

三、加強開放教育學籍檔案管理的建議

通過對開放教育學籍檔案現(xiàn)狀調查，我們本著在服務中求發(fā)展、以有為求有位、一切為了學生的思想，從實際出發(fā)，對學籍檔案管理工作提出以下建議：

(一)從思想上重視，意識到學籍檔案管理的重要性

隨著科學技術發(fā)展，信息技術應用已經(jīng)越來越重要，目前開放教育新生入學信息都是通過互聯(lián)網(wǎng)來完成，具體步驟是省級電大招生部門在相關招生系統(tǒng)錄入學生基本信息上報上級部門→上級部門審核通過后反饋到省級電大教務學籍部門→學籍部門通過教務管理系統(tǒng)接收相關數(shù)據(jù)，接收回來的數(shù)據(jù)是判斷學生是否有學籍的重要依據(jù)，是形成開放教育學籍檔案電子材料的開始。信息技術的應用給開放教育學籍管理工作帶來許多方便，但是學籍檔案管理仍然存在一些問題，具體表現(xiàn)如下:

開放教育學籍檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，它是學生入學資格、后續(xù)畢業(yè)審核、辦理畢業(yè)證書和學位證書、學歷上網(wǎng)的重要依據(jù)。思想是一切行動的指南，我們必須從思想上重視開放教育學籍檔案管理工作，從思想上實現(xiàn)“零錯誤”，為做好學籍檔案管理工作奠定基礎，才能認真對待學籍檔案管理工作。既要保證學籍檔案規(guī)范化、統(tǒng)一性、真實性，又要體現(xiàn)學籍檔案個體化、連續(xù)性、完整性，在以人為本前提下，更好地為學生和社會提供服務。

(二)加強學籍檔案管理隊伍建設

由于開放教育學籍檔案管理工作具有復雜性、動態(tài)性，而且政策性強，需要配備思想素質高、工作責任心強、精通業(yè)務的專職管理人員，并且保持管理隊伍相對穩(wěn)定，這樣有利于管理人員熟悉業(yè)務,在自己工作崗位上邊實踐邊學習邊提高,保持管理工作的連續(xù)性。同時，要定期對管理人員進行相應檔案知識培訓，讓他們在深入了解檔案知識基礎上做好相關工作。另外，管理人員總是與管理軟件和數(shù)據(jù)處理軟件打交道，需要對現(xiàn)有網(wǎng)絡和信息技術有一定程度了解，也要定期對他們進行計算機方面培訓，提高他們網(wǎng)絡信息化技術水平。

(三)加強教務系統(tǒng)學籍檔案數(shù)據(jù)化建設

學籍檔案紙質材料與學籍檔案電子材料，二者均屬學籍檔案，應當通過利用發(fā)揮其檔案作用，但是目前開放教育教務管理系統(tǒng)中課程注冊、學籍異動情況等學籍管理模塊主要用于校內教師對學生學籍業(yè)務工作日常管理，進行學生信息修改、課程注冊、報考、畢業(yè)審核和學位審核等。如果想讓學生了解知悉以上相關信息，主要是由各班級輔導員把數(shù)據(jù)通過QQ交流群發(fā)布給學生，學生不能夠自己登錄查詢，給學生帶來不便也給輔導員增加了工作量。在當今大數(shù)據(jù)時代，開放教育應該加強學籍檔案數(shù)據(jù)化建設，努力實現(xiàn)面向學生的教務服務信息化，提高學籍檔案利用率和管理效率，充分體現(xiàn)以現(xiàn)代遠程教育為主的開放教育特點和優(yōu)勢。例如，作為省級電大的海南電大，可以組織研發(fā)團隊，利用電子技術手段，二次開發(fā)出適合為學校開放教育學生學籍檔案管理服務系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以面向全省學生同時發(fā)布各類學籍管理信息，學生通過唯一的身份證號碼或者學號即可查詢到其需要信息，如：畢業(yè)審核情況、學位審核情況、各類考試通知書、考場安排情況等。

學籍檔案管理作為學校管理重要環(huán)節(jié), 是對學生在校學習全過程的管理，其規(guī)范化、科學化以及高效率是保證教育教學質量的根本，也是為學生服務的根本；開放教育學籍檔案管理工作對提高開放教育管理水平、增強開放教育社會效益起著重要作用,最終承擔著社會對受教育者是否已經(jīng)達到了其所規(guī)定的各項要求的評價任務，也體現(xiàn)了開放教育的社會地位。因此，應推動開放教育學籍檔案管理工作向有效管理、科學管理、以學生為本方向發(fā)展。

[1] 王靜,徐向前.學籍管理工作手冊[M].北京：中央廣播電視大學出版社,2009.

[2] 胡榮星.開放教育學籍檔案信息化探索[J].信息技術應用,2014(17).

[3] 鄭加輝.淺議基層電大學籍檔案管理[J].廈門廣播電視大學學報，2008(11).

(責任編輯：趙峰)

An Analytical Study on the Status quo of the Student Files of Open Education—— a Case Study of Hainan Radio & TV University

PAN Qun, FU Fang-fen, CHEN Mei-yu, WANG Xiu-ling

(Organization and Personnel Department;Finance and Economics Department;Liberal Arts and Law Department, Hainan Radio & TV University, Haikou 570208, China)

By investigating the Status quo of the student files of Open Education in Hainan Radio & TV University, the paper analyzes the problems that exist in the file management. Furthermore, it makes suggestions, such as paying much attention to it ideologically, strengthening capability of the file management team and digitalizing the student file information of the educational administration system, etc. to enhance the student files management of Open Education.

open education; the student files; the status quo

2016-08-21 作者簡介：潘群，女，漢族，海南瓊海人。海南廣播電視大學組織人事處檔案館員。主要研究方向：檔案管理學；符芳芬，女，漢族，海南文昌人。工商管理碩士。海南廣播電視大學財經(jīng)學院講師。主要研究方向：管理學、市場營銷學；陳美宇，女，漢族，海南萬寧人。公共管理碩士。海南廣播電視大學文法學院講師。主要研究方向：漢語言文學；王秀玲，女，漢族，陜西大荔人。海南廣播電視大學文法學院副教授。主要研究方向：民商法學。 基金項目：2015年海南省遠程職業(yè)教育研究基地課題(校內)“開放教育學生檔案管理研究——以海南電大為例”(編號：YZJY2015-2)成果之一。

G728

A

1009-9743(2016)03-0154-05

10.13803/j.cnki.issn1009-9743.2016.03.029