孫 焱

(吉林工程技術(shù)師范學(xué)院，吉林長春 130052)

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高校檔案館個性化信息服務(wù)研究初探

孫 焱

(吉林工程技術(shù)師范學(xué)院，吉林長春 130052)

互聯(lián)網(wǎng)使全球進(jìn)入信息交互時代，高校檔案館的工作也在互聯(lián)網(wǎng)的影響下產(chǎn)生了更多用戶需求和服務(wù)類別。根據(jù)這種實際情況，本文對國內(nèi)外高校檔案館的工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究，參考國外的先進(jìn)經(jīng)驗，對我國高校檔案館開展個性化的信息服務(wù)進(jìn)行探討。

高校檔案；信息服務(wù)；個性化；策略

1 高校檔案館開展個性化信息服務(wù)的背景

高校檔案館作為高校的教輔部門，擁有海量的學(xué)術(shù)信息資源，承擔(dān)著信息資源交流與服務(wù)的重要職責(zé)。美國數(shù)學(xué)家維納曾明確指出，信息的價值在于傳播而不在于儲藏。也就是說，檔案不被利用，就會失去保管的價值與目的。所以，高校檔案館理應(yīng)為高校全體師生和社會大眾充分服務(wù)。

傳統(tǒng)的高校檔案館存在信息資源開發(fā)能力差、信息服務(wù)水平低、服務(wù)理念與服務(wù)導(dǎo)向落后等弊病，嚴(yán)重制約了高校檔案工作的發(fā)展水平，束縛了我國信息資源的交互使用。根據(jù)用戶需求，有針對性地分析與研究高校檔案館的信息服務(wù)運作模式、管理策略等，為社會各界提供信息量充足、多元化、個性化的信息咨詢與應(yīng)用服務(wù)，是知識經(jīng)濟(jì)時代背景下信息技術(shù)迅猛發(fā)展對高校檔案館提出的必然要求。

2 高校檔案館開展個性化信息服務(wù)的意義

高校檔案館蘊藏豐富的檔案資源，記載著校情校史。資源檔案記錄著先驅(qū)們?yōu)榻ㄔO(shè)學(xué)校付出的心血，記載著他們?yōu)閷W(xué)校的發(fā)展拼搏的歷程。近些年來，以畢業(yè)生人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案為代表的高校檔案信息資源的特色專題也呈現(xiàn)出廣泛的社會需求。此時，個性化的信息服務(wù)方式應(yīng)運而生。如果檔案館能夠為廣大師生和社會大眾提供個性化的信息服務(wù)，將極大地提高我國高校檔案館的信息使用效率，徹底打破以往的被動儲存數(shù)據(jù)資料、僅能提供學(xué)生學(xué)籍檔案查詢或教師人事檔案儲存等低層次的服務(wù)方式，營造出善于應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，主動根據(jù)用戶的需求提供集成化檔案信息服務(wù)的新局面。

3 國內(nèi)高校檔案館個性化信息服務(wù)的現(xiàn)狀

我國高校檔案館的個性化信息服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)尚未完備，研究的學(xué)者數(shù)量和學(xué)術(shù)成果較少，這是一個亟待研究與開發(fā)的領(lǐng)域。我國高校檔案館信息服務(wù)主要存在以下幾個方面的問題。

3.1 尚未形成對個性化信息服務(wù)的系統(tǒng)研究

個性化信息服務(wù)作為高校檔案館在新時代下的主要研究課題，還沒有形成系統(tǒng)的理論?，F(xiàn)有的公開發(fā)表學(xué)術(shù)論文的學(xué)者大多是高校檔案館工作的一線實踐者，側(cè)重對信息服務(wù)的功能解析與工作流程的描述，而缺乏對高校檔案館檔案信息服務(wù)的運作模式、管理策略方面的研究。

3.2 信息服務(wù)觀念滯后

傳統(tǒng)的檔案館多以收集、整理、歸納、儲存為工作任務(wù)和目標(biāo)，所以，大多數(shù)高校檔案部門工作人員的思路普遍停留在傳統(tǒng)工作流程上，而沒有及時地更新觀念。現(xiàn)有的高校檔案館信息服務(wù)研究成果，普遍滯留在傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)研究之上。需要注意的是，隨著信息服務(wù)技術(shù)的更新、信息服務(wù)資源的拓展以及信息服務(wù)對象的需求振蕩，高校檔案館的信息服務(wù)理應(yīng)緊隨時代，對服務(wù)對象和信息技術(shù)的變化作出應(yīng)對。

3.3 信息服務(wù)技能缺乏

高校檔案工作人員的專業(yè)技能和崗位素質(zhì)尚無法適應(yīng)信息化時代對檔案利用服務(wù)提出的新要求。著名科學(xué)家錢學(xué)森曾經(jīng)指出，“現(xiàn)代化的圖書館、檔案館的人員，應(yīng)該是信息專家和信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者?！币雽F(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案信息服務(wù)工作中，檔案部門工作人員必須具備敏銳的信息供給意識、系統(tǒng)的檔案服務(wù)專業(yè)知識以及高超的信息服務(wù)技能。但就當(dāng)前的情況來看，高校檔案館現(xiàn)有的工作人員無論從知識結(jié)構(gòu)還是業(yè)務(wù)能力上，都和現(xiàn)代檔案館工作人員應(yīng)該具備的水平相距甚遠(yuǎn)?，F(xiàn)代檔案館對工作人員的檔案專業(yè)知識、檔案編研能力和計算機(jī)應(yīng)用能力均提出了較高的要求。

4 國外高校檔案館在個性化信息服務(wù)方面的經(jīng)驗

我國的個性化信息服務(wù)起步較晚、成果較少，因此，借鑒國外高校檔案館信息服務(wù)的經(jīng)驗來研究我國高校檔案館信息服務(wù)的創(chuàng)新模式，是高校檔案工作者可以選擇的一個工作思路。如美國采用檔案、圖書和資料一體化管理模式，信息服務(wù)對象很廣泛，并不局限于本校師生，全球各地的人都可以通過互聯(lián)網(wǎng)瀏覽高校網(wǎng)站并查找所需信息。他們的個性化信息服務(wù)方式主要通過數(shù)字檔案信息服務(wù)來實現(xiàn)。其高校檔案網(wǎng)站中，網(wǎng)站指南版塊最能體現(xiàn)其服務(wù)方式的個性化。網(wǎng)站指南主要包括以下四個方面。

(1)在線咨詢。隨著網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的深入，在線交流的即時通訊效果得到了廣大用戶的普遍認(rèn)可。用戶可以在工作時間內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)直接與對方工作人員在線上進(jìn)行即時通話。他們通常設(shè)有一個“提問我們”的圖標(biāo)，用戶點擊后會彈出一個對話框，只要在工作時間便可以實現(xiàn)與對方的即時交流。網(wǎng)站明確標(biāo)示在線交流的有效時間，用戶可自行掌握交流的有效時段。這種方式十分方便快捷，有利于檔案工作者更好地理解用戶需求，也有利于那些擁有難以描述的或非常見的特殊問題的用戶更加清晰地表述自己的意見，充分體現(xiàn)以“以用戶為中心”的服務(wù)思想。

(2)幫助功能。由于單個網(wǎng)站設(shè)有較多的超鏈接，用戶在瀏覽時經(jīng)常會被無關(guān)信息吸引進(jìn)而打斷，從一個位置超鏈接到另一個位置，多次移動以后，常常會忘記自己最初的訪問目標(biāo)。針對這種現(xiàn)象，美國高校檔案網(wǎng)站專門開設(shè)了一個“幫助”欄目，對瀏覽者進(jìn)行有效的引導(dǎo)；在標(biāo)題欄下方提供與用戶提出的問題相關(guān)或者存在聯(lián)想的題目，并按特定順序展示，方便其他瀏覽者提取使用。常見問題，在幫助欄中即可快捷找到答案；如果問題屬于特殊性問題，用戶可以通過郵件、電話、傳真等手段向檔案館咨詢。

(3)索引。國外網(wǎng)站慣對網(wǎng)站的資源建立索引，一般而言，是按英文首字母A-Z順序排列的。信息之間不需要建立邏輯關(guān)系，其功能是向用戶提供訪問特定內(nèi)容的入口。只要將關(guān)鍵詞的首字母輸入，即可搜索到被允許打開的任何界面，更加直觀、便捷。

(4)輸出與利用。國外的檔案館會向用戶提供多種形式的輸出和利用方式。多種形式的輸出方式，包括“保存至本機(jī)”、“打印”、“輸出到終端”、“發(fā)送短信至手機(jī)”以及“發(fā)送電子郵件”等。用戶還可以訂閱某一檔案內(nèi)容，訂閱后，將會及時獲得所訂閱欄目的最新動態(tài)。

美國高校檔案館在個性化信息服務(wù)方面能夠帶給我們很多參考和借鑒。對其高校檔案館的信息服務(wù)展開研究，有利于國內(nèi)檔案館開拓信息服務(wù)的視野，做好信息服務(wù)工作。

5 個性化信息服務(wù)的策略

高校檔案館要實現(xiàn)個性化信息服務(wù)的推廣，應(yīng)該整合資源，盡快建立起檔案、圖書、資料的一體化管理模式，并加快數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

5.1 提高檔案工作人員素質(zhì)

高校檔案部門可以通過送教輔人員出去進(jìn)修或者引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，充實與更新檔案館工作人員隊伍，使其獲得突出的檔案編研能力和專業(yè)的檔案學(xué)管理知識。

5.2 提供資金和政策扶持

高校應(yīng)該給予檔案工作部門極大的支持，配備完善的硬件，再輔以政策傾斜，給檔案部門完善個性化信息服務(wù)廣開綠燈，使其盡快建立完備的信息系統(tǒng)，盡早實現(xiàn)豐富的個性化服務(wù)功能。

5.3 構(gòu)建以用戶為需求的數(shù)據(jù)庫

檔案館數(shù)字化是幫助實現(xiàn)個性化信息服務(wù)的有效手段。參照美國國家檔案局的ADD檢索經(jīng)驗，我國應(yīng)在檔案檢索工具上增強研發(fā)能力，滿足不同層次的用戶使用和查詢需求，真正做到信息服務(wù)個性化。將檔案館內(nèi)無需保密的的科技成果、教研成果以及信息資源等全部以數(shù)字化的方式輸入網(wǎng)絡(luò)，并定期審核開放的檔案目錄和文圖信息，最大限度地滿足不同訪問者的需求，實現(xiàn)檔案信息的共享。尤其是以學(xué)生檔案、本校師生科研成果、人事檔案、學(xué)歷認(rèn)證、以時間軸為序編訂的校園新聞紀(jì)事等各類資源，需要盡快實現(xiàn)全文可搜索、可瀏覽、可復(fù)制等形式的服務(wù)，使高校檔案館的資源物盡其用，將信息服務(wù)扳入“個性化”的軌道。

[1]湯楊.國內(nèi)高校圖書館個性化信息服務(wù)探析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2008(7):252-253.

[2]邸家琴.信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究[D].哈爾濱:黑龍江大學(xué),2010.

[3]曹玲,王榕,顏祥林.分析與借鑒美國常青藤高校數(shù)字檔案信息服務(wù)模式[J].數(shù)字與縮微影像,2013(3):30-34.

2016-06-15

孫 焱(1980- )，女，館員，從事檔案管理研究。

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2095-7602(2016)08-0145-03