劉鳳俠　陳秀麗

（沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，遼寧 沈陽 110866）

?

高校圖書館紙質(zhì)外文期刊招標采購工作研究

劉鳳俠陳秀麗

（沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，遼寧 沈陽 110866）

［摘要］外文期刊招標采購打破了行業(yè)壟斷、規(guī)范了采購行為，已經(jīng)成為高校圖書館外刊采購的主要方式。面對外刊價格的持續(xù)上漲，圖書館經(jīng)費的日漸不足，載體形式的不斷變化，在外刊招標采購工作中應(yīng)合理申報外刊經(jīng)費預(yù)算，更改招標頻率和招標時間，選擇多家供貨商合作，客觀看待外刊折扣優(yōu)惠，合理設(shè)置標段劃分方法，加大對外刊中標商家履約過程的監(jiān)管等。

［關(guān)鍵詞］外文期刊招標采購高校圖書館代理商［分類號］G258.6

外文期刊（以下簡稱外刊）招標采購作為一種符合市場經(jīng)濟和國際慣例的交易形式，已經(jīng)成為高校圖書館外刊訂購的主流模式和業(yè)界共識。通過供貨商之間的投標競爭，打破外刊行業(yè)壟斷，規(guī)范外刊采購行為，保證圖書館投入產(chǎn)出效益最大化。但在刊價逐年上漲、經(jīng)費日漸拮據(jù)、載體不斷變化的情況下，如何準確申報外刊預(yù)算，科學(xué)設(shè)置標段劃分方式，合理確定招標頻率，有效監(jiān)管合同的履約過程等，避免給外刊招標采購工作帶來的種種局限與問題，需要業(yè)界認真思考與研究。筆者認為，在外文期刊招標采購工作中必須注意以下問題。

1　綜合分析外刊價格構(gòu)成要素做好預(yù)算

與中文期刊不同，在外文期刊上是找不到價格的。換而言之，外文期刊的價格并不像我們熟知的圖書一樣直接標注于題名頁或版權(quán)頁，而是通過期刊發(fā)行公司報價［1］。影響外刊價格的因素主要包括發(fā)行商提供給客戶的目錄報價、人民幣與外匯的兌換比率、期刊訂購中辦理相關(guān)手續(xù)的費用及外刊折扣優(yōu)惠四部分［2］，上述四大外刊價格構(gòu)成要素都存在波動空間。因此，在申報外刊預(yù)算之前，應(yīng)提前與外刊供貨商做好詢價，了解招標采購當(dāng)年外刊的漲幅情況，在申報外刊采購預(yù)算時，要充分考慮刊價、漲價幅度、代理商誠信、業(yè)績及結(jié)算方式等導(dǎo)致外刊價格變化的不確定因素。例如：為減少匯率浮動的不確定性對圖書館外刊價格帶來的影響，外刊招標時以人民幣報刊為準或匯率的確定以口岸價為準，外刊供貨商的誠信度與業(yè)績一定程度上也影響到外刊價格，業(yè)務(wù)量大且誠信度高的供貨商，從外商處拿到的外刊價格會相對優(yōu)惠，所以不同供貨商對同種外刊報價會有差異［3］。另外，外刊不同結(jié)算方式影響圖書館所付刊款的金額，選擇預(yù)付款結(jié)算方式可以避免支付貸款利率?？傊谏陥笸饪少忣A(yù)算時要綜合考慮上述各個因素，避免因申報不當(dāng)給圖書館帶來的麻煩。

2　改變外刊招標時間和招標頻率

外文期刊的招標采購一般在每年8-9月份進行，由圖書館和學(xué)校負責(zé)招投標管理的部門共同組織，從上報預(yù)算、制訂招標文件、省采中心審批、發(fā)布招標公告及確認投標供貨商資格等等，整個過程少則一個月，多則兩三個月，招標工作結(jié)束后，圖書館還要與外刊供貨商或代理商簽訂合同，辦理預(yù)付款，發(fā)送訂單明細等，招標過程長且程序復(fù)雜，如果其中的任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會造成外刊訂購的不及時，導(dǎo)致外刊到貨率低，不僅影響讀者利用，也會給圖書館的服務(wù)工作帶來負面影響，因此，在外刊招標采購的時間選擇上，最好提前到每年的上半年進行，至少應(yīng)當(dāng)在上半年完成外刊招標采購計劃的所有審批環(huán)節(jié)。從外文期刊招標的頻率上來看，國內(nèi)圖書館大多采取一年一招的方式，每年都要重復(fù)上一年的招標流程，對圖書館來說不僅耗時費力，而且可能出現(xiàn)每年都有一些刊的中標商與上一年度不同，導(dǎo)致某些跨年刊卷期出現(xiàn)斷層或錯發(fā)、漏發(fā)情況［4］，無法保證外刊的及時性與到刊率；對供貨商來說，頻繁奔波在圖書館和各招標公司之間投標，浪費物力、人力、財力。就外文期刊招標頻率問題，筆者詳細調(diào)研了遼寧省高校圖書館的15個常委館，無一例外都是每年進行招標。期刊作為一種連續(xù)出版物，具有履約持續(xù)時間長、周期內(nèi)變化多等特點，在館藏外刊品種不變或調(diào)整不大的情況下，可以適度延長招標合同期限，以2-3年為一個招標周期，并在合同中明確雙方認可的漲幅及服務(wù)［5］，保證外刊服務(wù)的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

3　選擇多家外刊供貨商合作

與一般的大宗貨物商品一次性采購行為不同，外文期刊采購屬于履約時間長、配送次數(shù)多的交易行為，部分期刊還存在著改名、?？㈦p語種刊發(fā)及載體改變等許多無法預(yù)料的變化，如果供貨商出現(xiàn)問題，將直接影響外刊的到貨率。因此，圖書館在選擇合作供貨商時應(yīng)充分重視對供貨商風(fēng)險的前瞻性和預(yù)見性［6］，不僅要考慮供貨商的供貨能力、服務(wù)質(zhì)量、銷售業(yè)績、物流配送、報價差異、服務(wù)誠信等情況，也要考慮外刊供貨的連續(xù)性，在供貨商能夠提供的報價與服務(wù)相差不大的情況下，讓多家供貨商中標更有利于市場競爭，提高其服務(wù)質(zhì)量，而且應(yīng)盡可能傾斜上一年中標的供貨商，減少因頻繁更換供貨商產(chǎn)生的外刊配送環(huán)節(jié)出現(xiàn)的催缺、補缺、斷檔等問題的發(fā)生。另外，圖書館還應(yīng)要求供貨商盡量保持與圖書館聯(lián)系的外刊業(yè)務(wù)人員的相對穩(wěn)定，避免頻繁更換外刊的聯(lián)系人給圖書館外刊訂購及刊款結(jié)算帶來的諸多不便。外文期刊采購體現(xiàn)了一種專業(yè)化的運作模式，保持外文期刊的系統(tǒng)性與完整性是外刊采購的根本原則［7］，選擇多家實力雄厚、連續(xù)穩(wěn)定的供貨商不僅可以實現(xiàn)供貨商之間的優(yōu)勢互補、獲得優(yōu)惠的價格及墊付刊款等服務(wù)，還可以提高圖書館外刊的訂到率與到刊率，提升圖書館的服務(wù)水平。

4　合理設(shè)置標段劃分方法

外文期刊標段劃分是指按照不同角度或者標準將整個外刊采購項目劃分成若干個標段，由供貨商或代理商針對不同標段分別報價的招標方式［3］。采用劃分標段的方式招標外刊，就是要最大限度發(fā)揮各個供貨商的優(yōu)勢，節(jié)約圖書館采購成本，降低服務(wù)風(fēng)險，提高服務(wù)質(zhì)量。圖書館在進行標段劃分時要從實際出發(fā)，綜合考慮標段劃分的原則和方法、靈活設(shè)置標段劃分的大小和多少，不要搞一刀切，如在訂購?fù)饪贩N不多的情況下采取整包招標的方式為佳，如果訂購的外刊數(shù)量多品種全，則可以采取分包或單刊進行招標。目前，國內(nèi)圖書館外刊標段劃分的方法大體可分為以下4種：

4.1資格招標：資格招標是指綜合分析供貨商或代理商的資質(zhì)條件、供貨能力、銷售業(yè)績、信譽度等，選擇1家或幾家供貨商中標，然后由圖書館將訂購明細發(fā)給供貨商進行報價，再依據(jù)服務(wù)和價格綜合分配訂單并約定期刊結(jié)算方式的一種招標方法。采用資格招標，外刊的報價和折扣率不再是唯一衡量指標，相對而言，圖書館的自主性較大，因此，受到一部分圖書館的青睞。

4.2整體報價：圖書館將訂購的外文期刊作為一個整體項目進行招標，投標代理商需要對項目進行整體報價，整體價格最低者中標。一般來說，訂購?fù)馕钠诳N類較少的圖書館適合采用這種招標方式。

4.3分包報價：圖書館將所要招標的外文期刊按學(xué)科、出版社、語種或數(shù)據(jù)庫捆綁刊等標準分成若干個小的期刊項目包，投標商需對每一個項目包進行報價，報價最低者中標，分包報價可以將同一學(xué)科或同一出版社的期刊放在一起，能夠發(fā)揮各個供貨商的優(yōu)勢，降低采購成本、提高訂單發(fā)送與到貨速度［8］。但是，分包報價若按價格低者中標的原則有可能會出現(xiàn)實力雄厚的投標商一家中標的情況。從長遠角度考慮，容易出現(xiàn)一家公司壟斷外刊市場的局面，不利于市場的可持續(xù)發(fā)展和圖書館利益的長期保障。

4.4“一刊一標報價”：以每一種刊為標段，投標商須對每個標段進行人民幣單獨報價，以價格最低者中標。“一刊一標”方式選擇期刊的最低報價進行重新組合，避免了整體招標或分包招標中的單種期刊未能達到價格最低問題，但也容易造成同一出版社的期刊分屬不同的代理商，或是數(shù)據(jù)庫捆綁的期刊分散在不同代理商的情況，由于各家公司的業(yè)務(wù)范圍各有優(yōu)勢，假若部分中標期刊不在代理商的優(yōu)勢范疇內(nèi)，直接影響外刊的訂到率、到刊速度及到貨率。另外，期刊報價都是估價，對于在招標時尚未確定價格的部分期刊，投標代理商為規(guī)避風(fēng)險傾向于報高價，因此，是否是最低價報價還有待圖書館進行調(diào)研。當(dāng)同一期刊不同代理商報價相同時，圖書館應(yīng)當(dāng)以選擇合作過的代理商為原則。

5　靈活數(shù)據(jù)庫捆綁期刊的招標方式

在外文數(shù)據(jù)庫訂購過程中，一些數(shù)據(jù)庫商家實行數(shù)據(jù)庫捆綁紙質(zhì)外刊的訂購模式，即在訂購電子期刊數(shù)據(jù)庫時，必須保持一定額度的紙質(zhì)外刊的訂購，圖書館如果沒有達到這個額度指標，需要補足才可以訂購數(shù)據(jù)庫［9］，業(yè)界俗稱“門檻費”，如果額度超出則不允許進行刪減，如荷蘭的Elsevier、德國的Springer等數(shù)據(jù)庫。目前，這部分捆綁紙質(zhì)外刊的招標國內(nèi)沒有統(tǒng)一的模式，多數(shù)高校圖書館將捆綁訂購的紙質(zhì)外刊依托于數(shù)據(jù)庫進行訂購，也就是說從哪兒訂購的數(shù)據(jù)庫就由哪個代理商來代理這部分期刊［10］。也有部分圖書館把捆綁的紙質(zhì)外刊與其他外刊放在一起進行整體招標，或者單獨打成一個包進行分包招標。由于有的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品是代理商集成出版社的電子期刊而成，本身對產(chǎn)品沒有決定權(quán)，每年都會有電子期刊從數(shù)據(jù)庫中撤掉或加入，穩(wěn)定性欠缺［11］。實行紙本期刊依托于數(shù)據(jù)庫的訂購方式，有利于數(shù)據(jù)庫訂購人員隨時了解上述電子期刊增減情況，方便對捆綁紙本期刊進行合理調(diào)整，但是如果數(shù)據(jù)庫訂購與紙質(zhì)外刊訂購業(yè)務(wù)分屬不同部門管理的話，相互間的溝通如果不及時，也容易產(chǎn)生一定的問題。至于捆綁紙本期刊采取哪種方式招標，各館可根據(jù)捆綁外刊數(shù)量多少、學(xué)科性質(zhì)等選擇合適的招標方式。筆者所在的沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館2011-2013的3年時間里，對捆綁訂購的28種紙本期刊實行“一刊一標、最低價中標”的招標形式，由于期刊品種少且分散給不同的代理商，雖然在招標價格上獲得一些優(yōu)惠，但給代理商供配貨與圖書館的外刊管理都帶來不便。針對上述情況，圖書館將外文紙質(zhì)期刊的訂購與數(shù)據(jù)庫訂購業(yè)務(wù)調(diào)整合并在一個部門，方便了溝通。去年對數(shù)據(jù)庫捆綁的外刊采取整包招標的形式，從目前外刊訂購和管理來看，反饋效果不錯。值得注意的一點是，對數(shù)據(jù)庫捆綁外刊不管采取哪種招標形式，加強數(shù)據(jù)庫訂購人員、外刊訂購人員及數(shù)據(jù)庫代理商三者之間的相互溝通是非常必要的，只有這樣才能保證這部分外刊招標采購的質(zhì)量。

6　切忌過分注重外刊折扣

外文期刊折扣是供貨商向客戶提供良好服務(wù)后的讓利［12］，是供需雙方在合作中找到利益平衡點的一種營銷方式。外刊折扣理應(yīng)在一個合理的范圍之內(nèi)，卻常常被作為外刊招標中最受關(guān)注的評價指標和最吸引用戶的“促銷手段”。外刊折扣可以說是一把“雙刃劍”，處理得當(dāng)與否，關(guān)系到外刊招標的質(zhì)量與效果。高折扣意味著供貨商支出成本增加和利潤的減小，這就存在著服務(wù)打折的風(fēng)險［13］；高報價又有背于外刊招標采購的初衷，使采購方利益受損。由于期刊一般為預(yù)訂，后續(xù)服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣只能押在中標供貨商身上，所以在外刊招標過程中切忌把折扣當(dāng)做評標的決定性或唯一指標，應(yīng)權(quán)衡供應(yīng)商給予的最大優(yōu)惠及提供的最好服務(wù)［14］，綜合考慮供貨商的資質(zhì)、誠信、業(yè)績、配刊能力等多方面因素，制訂科學(xué)合理的評標辦法進行風(fēng)險防控，將供貨商風(fēng)險降至最低。

7　加大對外刊中標商家履約過程的監(jiān)管

外文期刊招標采購工作的結(jié)束是以圖書館與外刊供貨商簽訂合同為標志，合同一旦簽訂，就很少有圖書館再關(guān)注供貨商對合同的履約執(zhí)行情況，造成合同的部分條款流于形式［15］。目前，合同的履約管理已經(jīng)成為外刊合同管理的薄弱環(huán)節(jié)。外文期刊作為一種連續(xù)出版物，價格貴，不可預(yù)見的情況多，如果在合同履約過程中不重視對這些條款的監(jiān)管，一旦出現(xiàn)漏訂或缺刊等服務(wù)問題，就會給圖書館帶來不小的損失。另一方面，在投標過程中也容易出現(xiàn)個別供貨商為了能夠中標隨意夸大服務(wù)承諾的現(xiàn)象，但自身的供貨能力、運作機制、物流配送等都難以實現(xiàn)，導(dǎo)致其在招標過程中作出的承諾與中標后的履約情況形成鮮明的反差。沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館就曾出現(xiàn)以下情況，本館外刊接收人發(fā)生變化并及時將信息告知供貨商或其業(yè)務(wù)負責(zé)人，而供貨商的業(yè)務(wù)人員頻繁變化，他們交接溝通不及時，導(dǎo)致郵寄給圖書館的外刊或電子郵件接收人還是幾年前的館員，造成現(xiàn)在的外刊接收人常常收不到期刊，已經(jīng)不負責(zé)外刊的館員常常被通知去取外刊快遞，給外刊的管理帶來一定麻煩。還有部分圖書館的外刊采購業(yè)務(wù)與外刊加工管理分屬不同部門，這種多頭管理容易產(chǎn)生外刊中間環(huán)節(jié)的溝通障礙，也影響外刊合同的履約管理效果。針對上述問題，一些圖書館在與供貨商簽訂采購合同前，收取供貨商一定數(shù)量的履約保證金約束供貨商的服務(wù)。如果供貨商在供刊程序和服務(wù)質(zhì)量不能達到圖書館要求時，圖書館可依據(jù)履約情況扣除部分或全部履約保證金［12］。另外，對中標供貨商履約情況進行跟蹤監(jiān)督和定期評估，并把評估結(jié)果與下年招標資質(zhì)審核相結(jié)合［16］，也是圖書館加強外刊合同管理的有效方法之一?？傊瑢τ谕馕钠诳?，簽訂采購合同僅僅意味著招標工作的結(jié)束，但是履約過程卻是復(fù)雜而漫長的，外刊招標采購工作如果放松對合同履約過程的監(jiān)督管理，勢必弱化外刊采購招標工作的實際效果。

作為一種市場化運作下的文獻購置新模式，外文期刊招標采購日漸成熟完善，盡管在操作過程中會出現(xiàn)一些問題與不足，但只要我們把握好招標原則［17］，采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施，就一定能夠保證外刊資源建設(shè)的質(zhì)量。

參考文獻：

［1］李亞波.外文期刊招標采購工作實踐與思考——以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館為例［J］.現(xiàn)代情報，2010（5）：150-152.

［2］劉航.高校圖書館外文期刊招標采購若干問題芻議［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007（29）：76-78.

［3］范艷芬.高校圖書館印刷型外文期刊招標采購問題與對策研究［J］.圖書館工作與研究，2011（3）：67-69.

［4］胡春娟.高校圖書館外文期刊招標采購模式評析［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報，2014（3）：80-84.

［5］吳治蓉.外文期刊招標采購策略［J］.中華醫(yī)學(xué)圖書情報雜志，2014（7）：67-70.

［6］喬愛麗.高校圖書館如何實現(xiàn)期刊采購招標的最優(yōu)化［J］.雞西大學(xué)學(xué)報，2009（4）：153-154.

［7］袁青.試析高校圖書館外文期刊的合理采購［J］.圖書情報知識，2002（5）：73-74.

［8］唐振宇.基于資源優(yōu)化配置的外文期刊采購標段劃分研究［J］.情報科學(xué)，2009（10）：1555-1558.

［9］肖瓏，章琳.引進數(shù)據(jù)庫的發(fā)展趨勢與價格成本策略［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報，2015（1）：5-13.

［10］劉鳳俠，趙杰.高校圖書館外文期刊招標存在的問題及對策分析［J］.圖書館建設(shè)，2010（2）：25-27.

［11］王縉.外文期刊：傳統(tǒng)與現(xiàn)代的選擇［J］.圖書館論壇，2009（4）：100-102.

［12］任鳳英.期刊采購招標評分構(gòu)成要項探析［J］.河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2009（4）：514-517.

［13］喬愛麗.高校圖書館如何實現(xiàn)期刊采購招標的最優(yōu)化［J］.雞西大學(xué)學(xué)報，2009（4）：153-154.

［14］王巧萍.高校圖書館圖書的招標采購［J］.圖書館論壇，2005（3）：120-122.

［15］倪勝霞.高校圖書館期刊采購招標的合同履約管理［J］.圖書館論壇，2010（1）：89-90，114.

［16］方勇，洪濤.如何加強高校圖書館圖書采購招標的過程控制［J］.圖書館建設(shè)，2008（7）：64-66.

［17］鄧福泉.在圖書采購招標過程中應(yīng)堅持的若干原則［J］.圖書館建設(shè)，2007（4）：61-62.

劉鳳俠女，1968年生。副研究館員，業(yè)務(wù)副館長。研究方向：文獻資源建設(shè)、信息服務(wù)。

陳秀麗女，1979年生，館員。研究方向：中外文期刊采購。

收稿日期：（2015-12-28；責(zé)編：徐向東。）