楊世學(xué)

做一個智慧的會計——非銀行化核算單位工資發(fā)放技巧

楊世學(xué)

我國是一個幅員遼闊，地區(qū)發(fā)展不平衡的發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的差異導(dǎo)致會計信息化水平地區(qū)差異很大。本文對由于會計信息化水平處理差異等種種原因所導(dǎo)致的非銀行化核算單位應(yīng)用EXCEL進(jìn)行工資有效管理進(jìn)行了探討。

工資；非銀行化；EXCEL；會計信息化

Excel是一種使用方便且功能強(qiáng)大的電子表格軟件。信息時代財務(wù)人員學(xué)會以excel為工具對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、匯總和分析的方法和技巧，應(yīng)用得當(dāng)，可以大幅降低會計日常工作差錯的可能性，在會計管理工作中可以極大提高工作效率，事半功倍地履職盡責(zé)?；A(chǔ)性良好有效的財務(wù)工作可以使經(jīng)濟(jì)個體在瞬息萬變的市場競爭環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢，而有效的財務(wù)管控可以使其對可能發(fā)生的風(fēng)險提前預(yù)警。Excel在財務(wù)和會計工作中有著廣泛的應(yīng)用，如在基礎(chǔ)會計工作中運用其進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、公式填充、條件格式、查找替換、有效數(shù)據(jù)、自動篩選數(shù)據(jù)、分類匯總等等。在此基礎(chǔ)上歸并整理數(shù)據(jù)，為決策者提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持，從而實現(xiàn)管理層面對會計的依賴。會計人員掌握excel的函數(shù)定義，針對不同問題，依賴其專業(yè)會計職業(yè)判斷能力，做出有效分析，再組合成公式來解決會計實際問題。作為千萬會計職業(yè)群中的一員要善于總結(jié)會計工作，善于優(yōu)化工作方法，沉淀會計經(jīng)驗，提升個體會計核心職業(yè)判斷能力，智慧型會計就會呼之欲出。

我國歷經(jīng)多年的會計電算化的發(fā)展，信息化水平提升迅猛，以用友、金蝶為代表的ERP極大提升了經(jīng)濟(jì)個體會計信息化處理的能力。但我國是一個幅員遼闊，地區(qū)發(fā)展不平衡的發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的差異導(dǎo)致會計信息化水平地區(qū)差異很大。不同經(jīng)濟(jì)體的會計人員在工作中都會接觸諸多差異性的會計報表等數(shù)據(jù)，同一經(jīng)濟(jì)體內(nèi)部會計多樣化的工作內(nèi)容，不同部門、不同管理策略也會導(dǎo)致差異性的會計數(shù)據(jù)，這都給會計人員具備差異化的會計處理能力提出了現(xiàn)實要求，excel運用得當(dāng)，能在一定程度上使會計處理的這種差異化順利并入會計信息系統(tǒng)。雖然現(xiàn)在大多數(shù)單位都已改革了工資發(fā)放形式，實現(xiàn)了工資發(fā)放的銀行化和工資管理的檔案信息化。而對于部分單位來說工資發(fā)放由于會計信息化水平處理差異等種種原因沒有實現(xiàn)工資發(fā)放的銀行化，而是由單位責(zé)任會計按工資總額從銀行提取現(xiàn)金至單位財務(wù)科進(jìn)行工資的現(xiàn)金發(fā)放，我們在本文中把這樣的單位個體稱之為非銀行化核算單位。在未實現(xiàn)工資發(fā)放銀行化的單位，發(fā)放工資時，會計人員必須一張張地清點各種面值的鈔票，還須算好各種面值的鈔票應(yīng)取的數(shù)量，否則職工領(lǐng)取工資時還得自備零錢，領(lǐng)起工資來相當(dāng)麻煩，這加大了單位會計處理業(yè)務(wù)的職業(yè)倦怠和職業(yè)無助感。繁瑣的現(xiàn)實逼迫我們思考，有沒有對會計人員和職工來說都省勁的方法呢？對于這種情況，其實我們可以依托excel來進(jìn)行信息化處理，來緩解每月大量、重復(fù)的現(xiàn)金發(fā)放所導(dǎo)致的會計人員的職業(yè)不幸福感。Excel的會計信息化處理水平有助于會計個體成長為智慧型的會計。會計人員在日常會計工作中用excel來進(jìn)行相關(guān)處理，能達(dá)到事半功倍的效果。

首先我們需要對非銀行化核算單位工資發(fā)放進(jìn)行處理前的規(guī)則設(shè)定。假定職工領(lǐng)取工資的最小金額是1元，角分在現(xiàn)金發(fā)放時作為尾數(shù)省略不計，轉(zhuǎn)入下月和下月工資合并處理。依工資發(fā)放額所產(chǎn)生的鈔票張數(shù)能用大面額貨幣發(fā)不使用小面額貨幣發(fā)。比如某職工應(yīng)發(fā)100元則選用100元面值鈔票1張即可，而不選用兩張50元幣或10元幣10張或更小面額的1元幣100張。

設(shè)有某工資發(fā)放例表如下

我們需要首先計算出職工本月應(yīng)發(fā)工資總額，其等于當(dāng)月工資總額和上月結(jié)余數(shù)的和。其次按上所述算出實際發(fā)放工資的數(shù)額，即元以上部分，角分計入結(jié)余數(shù)，轉(zhuǎn)入下月處理。我們利用EXCEL的計算功能來實現(xiàn)，處理結(jié)果如下表所示?！氨驹潞嫌嫛绷腥鏒2單元格，設(shè)計算公式為=B2+C2，選中剛才的D2，移動鼠標(biāo)到該單元格的右下角，鼠標(biāo)由空心白“＋”號變成實心小黑“＋”號，即出現(xiàn)填充柄。按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，則D2單元格的計算公式被復(fù)制到該列的其他單元格中，計算結(jié)果隨之出現(xiàn);“實際發(fā)放工資數(shù)”列，依上所述保留元以上部分?jǐn)?shù)值，如E2單元格，計算公式設(shè)為=INT(D2),該公式的意思是，將“本月合計”列取整數(shù)(INT是取整函數(shù))，該列其他部分用填充柄填充即可;“本月結(jié)余數(shù)”列如F2單元格，設(shè)計算公式為=D2-E2，該列其他部分用填充柄填充即可。

經(jīng)過以上步驟使我們得到了職工本月實際發(fā)放的工資數(shù)，下面來確定相應(yīng)面值鈔票的張數(shù)。

依前所述，加設(shè)不同鈔票面值列如下表所示，在“100元鈔票數(shù)”列，如G2單元格，填入公式=INT(E2/100);在“50元鈔票數(shù)”列，如H2單元格，填入公式=INT((E2-100*G2) /50);在“10元鈔票數(shù)”列，如I2單元格，填入公式=INT( (E2-100*G2-50*H2)/10);在“5元鈔票數(shù)”列，如J2單元格，填入公式=INT((E2-100*G2-50*H2-10*I2)/5);在“2元鈔票數(shù)”列，如K2單元格，填入公式=INT((E2-100*G2-50* H2-10*I2-5*J2)/2);在“1元鈔票數(shù)”列，如L2單元格，填入公式=INT(E2-100*G2-50*H2-10*I2-5*J2-2*K2)即可。對于同列的其他單元格公式，我們可以用前述填充柄的方式得到。

這樣我們就計算出了某一個職工領(lǐng)取他的工資時所需要的各種面值鈔票的張數(shù)。我們將各面值所在列的數(shù)據(jù)匯總求和后，得到要發(fā)放本次職工工資所需要的從銀行提取的各面值鈔票的張數(shù)。單位會計人員只要依此從銀行中取出現(xiàn)金，工資發(fā)放即可順利進(jìn)行。綜上，大道至簡，我們在談到excel財務(wù)管理時可能有太多的術(shù)語、公式和方法，但到最后，都宜在大量實踐的基礎(chǔ)上融會貫通，用最簡單的方法最有效地解決問題，做到如張無忌畫圈劍術(shù)一般“無招勝有招”。

（作者單位：邯鄲市職教中心）