劉曉瑛

摘要：高校檔案是各類教學(xué)、科研、管理等工作中所涉及的眾多信息資源，這些檔案資源的有效整合對于高校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展具有重要的意義，能夠促進(jìn)高校檔案信息資源更好的服務(wù)、指導(dǎo)其各項(xiàng)工作的順利展開，也因此成為各高校廣泛關(guān)注的問題，基于此，本文從高校檔案資源整合的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了資源整合的現(xiàn)實(shí)意義及應(yīng)注意的問題，并提出了推進(jìn)高校檔案資源整合的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校；檔案資源；現(xiàn)實(shí)價(jià)值；整合途徑

引言

高校檔案是高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種歷史記錄，檔案記載著學(xué)校的歷史和文化的傳承與發(fā)展情況，檔案工作是學(xué)校的基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校工作狀況的重要指標(biāo)，各高校應(yīng)該充分認(rèn)識到高校檔案和高校檔案工作的重要性，做好檔案資源的搜集、整理和整合工作，明確歸檔范圍，進(jìn)一步做好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，實(shí)行專門化管理、整合，將其按照時(shí)間或是內(nèi)容進(jìn)行不同的歸檔，以保證檔案資源整合的及時(shí)性和系統(tǒng)性，由此才能夠保證高校檔案管理工作的集中統(tǒng)一管理，形成完善的檔案管理體系，更好為高校各項(xiàng)工作的開展提供良好的服務(wù)。但是，問題的關(guān)鍵是當(dāng)前我國高校檔案資源整合工作存在不完善、不及時(shí)、不規(guī)范問題，迫切需要優(yōu)化整合路徑，以便促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，這也是本文研究意義所在。

一、高校檔案資源整合的現(xiàn)狀分析

近年來，隨著國家對于高等教育的重視程度的日益加深，各類高等院得以深化發(fā)展，教學(xué)、科研、管理等各類信息的累積發(fā)展，更是加重了高校檔案資源整合的難度，尤其還伴隨國家各教育機(jī)構(gòu)的教學(xué)指令、指導(dǎo)性文件的頒布和下發(fā)；各高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門的教學(xué)制度、規(guī)定、辦法以及教學(xué)計(jì)劃、目標(biāo)和實(shí)施策略等內(nèi)容，使得高校檔案資源呈現(xiàn)前所未有的復(fù)雜性，并且朝著多元化、多層次性發(fā)展，這一方面豐富了各高等院校的歷史文化發(fā)展，但其檔案資源內(nèi)容的豐富性、多樣性，勢必造成檔案資源整合的復(fù)雜性，并且由于高校信息化建設(shè)的差異性，致使高校檔案資源整合工作各不相同，并衍生出眾多問題，影響了整個(gè)資源整合工作的進(jìn)程。

1.高校檔案資源整合欠缺完整性

高校檔案資源整合的首要任務(wù)就是保證其完整性及系統(tǒng)性，由此，才能夠保證整個(gè)檔案管理工作的集中統(tǒng)一發(fā)展，但是隨著國家對于高校發(fā)展投資、支持力度的不斷加強(qiáng)，各類高等院校數(shù)量不斷攀升，規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)科建設(shè)更加完善，教學(xué)管理部門更加健全，這直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源、材料的多元化發(fā)展，且現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，也加速推進(jìn)了檔案存儲、整合方式的多樣性。但是根據(jù)目前高校檔案資源整合的現(xiàn)狀分析，普遍存在的問題是，對于國家各教育機(jī)構(gòu)、部門統(tǒng)一發(fā)放的教育教學(xué)的指令或是指令性文件、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)制度、招生就業(yè)指導(dǎo)等檔案資源的整合比較完善，但是對于高校內(nèi)部各部門的教學(xué)科研項(xiàng)目、資料，學(xué)科建設(shè)、課堂設(shè)置等能夠真實(shí)反映高校教育教學(xué)、科研及管理工作質(zhì)量和水平的檔案資料卻整合不全面，影響了檔案資源的完成性和系統(tǒng)性。

2.高校檔案資源整合尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范模式

當(dāng)前，各類高校檔案管理工作雖然已經(jīng)取得一定的成效，但是因欠缺統(tǒng)一、協(xié)調(diào)性，沒有形成規(guī)范化指導(dǎo)，致使高校在進(jìn)行檔案資源搜集整合中各成體系，忽視了檔案資源整理的整體規(guī)劃性，沒有將其納入高校整體教育教學(xué)管理工作計(jì)劃中，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)滯后，嚴(yán)重影響了檔案資源歸整的全面性、系統(tǒng)化發(fā)展，甚至忽視了檔案資源的整合、分類、編目等工作，甚至出現(xiàn)將檔案資源整合工作錯(cuò)誤歸類，造成高校檔案管理工作的困難性。

3.高校檔案資源整合的實(shí)效性較差

根據(jù)上述分析，我國高校檔案資源整合過程中系統(tǒng)性和規(guī)范性不強(qiáng)，各類高校之間，高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門之間沒有統(tǒng)一的規(guī)范性指導(dǎo)，造成了自成體系，檔案資料分布各處，在進(jìn)行檔案整合工作中因上交、移轉(zhuǎn)不及時(shí)，造成檔案資源不能及時(shí)有效進(jìn)行歸類，且因?yàn)楦咝n案資源整合的意識比較差，檔案資源在日常的搜集、積累中卡欠缺規(guī)范性、統(tǒng)一性梳理，最終勢必影響高校整個(gè)檔案資源整合的效率。

二、高校檔案資源整合的有效途徑

1.規(guī)劃合理、完善的檔案資源整合目標(biāo)

根據(jù)上述高校檔案資源整合中存在的問題分析，科學(xué)、完善的檔案資源整合規(guī)劃對于明確規(guī)劃目標(biāo)、形成統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的檔案資源整合機(jī)制具有重要意義。首先，高校檔案資源整合的關(guān)鍵在于以系統(tǒng)性、完整性為基本原則，努力改變原來分散、獨(dú)立的現(xiàn)狀，制定統(tǒng)一的檔案整合規(guī)劃，構(gòu)建具有協(xié)調(diào)性、連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性的高校檔案資源整合體系，并將各高校檔案整個(gè)工作都納入同一規(guī)劃體系之中，促進(jìn)區(qū)域性甚至是全國性高校檔案管理工作的協(xié)調(diào)進(jìn)行。其次，高校檔案資源整合是一個(gè)復(fù)雜的過程，這其中涉及眾多人力、物理、財(cái)力和管理模式的多方位整合，而統(tǒng)一后的檔案資料在規(guī)模、數(shù)量都會明顯增加，增加了整合的難度，檔案館建設(shè)也應(yīng)該及時(shí)的納入整體規(guī)劃之中，依照新的標(biāo)準(zhǔn)和需求，建設(shè)容納力更強(qiáng)，綜合性能多樣化的現(xiàn)代化檔案管理中心。再次，應(yīng)該明確高校檔案資源整合的目標(biāo)，并以此為指導(dǎo)將其納入學(xué)校整體教學(xué)管理體系中，制定詳盡的長短期檔案資源整合計(jì)劃，有步驟的進(jìn)行檔案資源整合，促進(jìn)檔案資源的共享和最搭限度的利用，發(fā)揮其應(yīng)用的資源效應(yīng)。

2.充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，推動了高校管理的信息化發(fā)展，這是順應(yīng)新形勢發(fā)展的必要選擇，高校檔案資源的整合發(fā)展需要借助于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化設(shè)備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案資源信息化管理網(wǎng)絡(luò)，為各高校檔案信息資源的保存、交流、整合和分享提供便捷的網(wǎng)絡(luò)平臺，有利于高校歷史文化的傳承，也為高校之間，高校與政府之間，高校與社會之間搭建良好的資源共享提供了更加有效的途徑；同時(shí)，可利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息庫建設(shè)，以此取代紙質(zhì)檔案，從而深度挖掘深層次的檔案信息資源，并快速歸檔分類，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速獲取、處理、整合和共享，完善了檔案資源整合的系統(tǒng)性和完整性，也在一定范圍內(nèi)節(jié)約了成本，并拓寬了高校檔案資源整合、存儲的空間，讓檔案資源的整合工作更加快捷、方便，提升了整合效率。

3.推進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)

高校檔案管理的不斷深化改革，勢必會產(chǎn)生多層面的變化，這勢必要積極推進(jìn)高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，更要熟練掌握各種應(yīng)用技能，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、多媒體應(yīng)用軟件、現(xiàn)代化管理手段，各高校在進(jìn)行檔案資源整合工作中，應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化的培訓(xùn)手段，加強(qiáng)檔案管理人員這些方面的理論和實(shí)踐技能的培訓(xùn)，由此才能更好的適應(yīng)檔案管理的信息化發(fā)展，推進(jìn)檔案資源整合工作的順利開展。

三、結(jié)語

綜合上述分析，高校檔案資源整合的及時(shí)性、規(guī)范性和有效性，對于推動高校教育管理工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠有效維護(hù)高校檔案的系統(tǒng)性和完整性，還可以促進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。由此，對高校檔案資源整合工作的研究具有現(xiàn)實(shí)意義，正是基于此，本文以高校檔案資源整合現(xiàn)狀作為基礎(chǔ)，剖析了其整合現(xiàn)實(shí)意義及優(yōu)化路徑，以此提升高校檔案管理水平。（作者單位：西安文理學(xué)院綜合檔案室）

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