劉穎

摘 要：教務秘書是高職院校最基層的教學管理人員，同時兼任著系（部）檔案管理的職責，而如今檔案管理在高職院校教學管理、科研和文化建設等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。提高教務秘書的檔案管理能力對提高高職院校檔案管理水平、促進高職院校健康可持續(xù)發(fā)展有著積極意義。

關鍵詞：高職院校;教務秘書;檔案管理能力

在高職院校中，教務秘書是學?；鶎咏虒W單位最直接的教學管理人員，緊跟教學一線，既是管理者同時又是服務人員，工作繁雜瑣碎、強度高、責任大。在各二級院系（部）的管理活動中，教務秘書不僅要輔助院系（部）領導對具體的教學環(huán)節(jié)進行管理和協(xié)調(diào)，服務廣大師生，還必須注意對教學中產(chǎn)生的有價值的數(shù)據(jù)和信息進行及時收集、整理、建檔，供院系（部）領導進行參考。本文針對高職院校教務秘書隊伍的現(xiàn)狀，對如何加強教務秘書隊伍建設、提高教務秘書檔案管理能力提出了相應建議。

一、高職院校教務秘書隊伍的現(xiàn)狀和存在的問題

1.用人隨意性大，隊伍不穩(wěn)定。目前，在大多數(shù)人眼中，教務秘書被認為是業(yè)務性不強、人人都能干的工作。另外，由于高職院校普遍更重視師資隊伍建設，而忽視對教務管理隊伍的建設，相關職能部門對擔任教務秘書人員的教育背景、業(yè)務能力、崗位職責等沒有明確、規(guī)范的要求，學校人事部門或院（系）領導在選用教務秘書時往往只憑個人經(jīng)驗進行安排，導致教務秘書隊伍人員的來源渠道多種多樣，整體結(jié)構(gòu)不夠科學，流動性、隨意性大。

2.普遍業(yè)務素質(zhì)不高。教務秘書工作具有很強的專業(yè)性，不僅要求熟悉各項教務管理制度，熟練操作教務管理系統(tǒng)，同時對個人的綜合素質(zhì)也有一定的要求。而用人的隨意性則導致教務秘書隊伍業(yè)務素質(zhì)參差不齊，普遍偏低。在檔案管理方面，業(yè)務素質(zhì)偏低的另一個表現(xiàn)是有些教務秘書并不了解相關的規(guī)章制度。在組織進行教育教學管理活動中，對資料的價值不能夠正確估量，無法準確、及時地完成文書的立卷歸檔工作，在具體操作時常常由于主觀原因?qū)е聶n案資料缺失或者圖文不符，從而影響檔案的分類和歸檔。

3.工作缺乏職業(yè)滿足感。教務秘書崗位隸屬于學校行政主管部門和教學管理職能部門的雙重屬性，決定了他們的業(yè)務協(xié)調(diào)范圍大而復雜。教務秘書工作繁雜瑣碎卻又舉重若輕，稍有疏忽就有可能造成教學事故。而肩負教學檔案管理人員的工作，使得教務秘書的工作性質(zhì)相對來說更復雜。工作強度高、壓力大，可相對應的卻是普遍較低的工資待遇，相對狹窄的個人發(fā)展空間，由此帶來的心理落差，不可避免地會導致教務秘書缺乏職業(yè)滿足感，對工作產(chǎn)生懈怠抵觸情緒。

二、提升教務秘書檔案管理水平的意義

隨著高等教育規(guī)模的不斷擴大，高職院校的學生層次和培養(yǎng)模式也趨向復雜和多樣化，因此，更應該注重檔案的規(guī)范管理。構(gòu)建完整、有序的學校檔案庫可以有效保存學校的重要資料和信息資源。目前，高校檔案信息化水平在不斷提高，高職教育方式也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，在高職院校管理質(zhì)量迫切需要提高的大背景下，提升教務秘書檔案管理水平對促進高職院校健康可持續(xù)發(fā)展有著積極意義。

三、提高教務秘書檔案管理能力的途徑

1.加強宣傳教育，更新管理觀念。二級院系（部）的檔案工作是學校檔案工作的基礎。學院層面要加強宣傳教育，多組織教務秘書的內(nèi)部業(yè)務交流。二級院系（部）的教務工作者對于相關專業(yè)以及院級的教學比賽中，教師和學生的獲獎情況，教學成果數(shù)據(jù)，院系（部）教師科研情況，文件和試卷等其他材料應及時主動收集并處理。只有平時注意做好檔案管理工作，在之后迎接一些重大教學活動，如?。ㄊ校┙虒W質(zhì)量評估、校慶、校友會等活動時，才可以做到資料手到拈來，準確可信。

2.崗位培訓，實行規(guī)范化管理。由于崗位的特殊性，使得教務秘書必須全勤坐班，并隨時準備應付二級院系（部）各種教學和管理中的突發(fā)事件，幾乎沒有機會進行全脫產(chǎn)的檔案管理工作相關培訓，而目前教務秘書又普遍存在學習和掌握一定檔案管理知識和技能的迫切需要，因此，可以通過校內(nèi)培訓和自主學習相結(jié)合的模式來對教務秘書進行引導和教育?？梢酝ㄟ^在校內(nèi)開展一些相關政策法規(guī)和歸檔技能方面的講座、督促教務秘書加強自我進修等方式，讓教務秘書認真學習檔案管理的相關知識，了解檔案工作流程和《檔案法》等法律法規(guī)，認真履行職責以保證文件的完整性和安全性，主動做好各種材料的分類和備案工作，使其更好地為教學和教育服務。

3.建立科學有效的考核機制。注重考核和評價是降低教務秘書工作失誤率，提高他們努力做好檔案管理工作積極性的有效方式。由于以往的忽視，教務秘書們“干好干壞一個樣”，“得過且過”，這是非常不利于學院長久發(fā)展的。因此，對于工作目標不能“一視同仁”，應該根據(jù)工作目標的難易度和完成情況的好壞設定相應的權(quán)重指數(shù)，同時定期開展檔案管理工作質(zhì)量評比，將之納入年終績效考核，跟工資水平掛鉤。只有這樣，才能夠調(diào)動教務秘書學習和開展檔案管理工作的積極性，有效提高教務秘書的檔案管理能力。

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