賀偉

摘要：本文主要以新時期中職院校發(fā)展過程中檔案管理工作的現(xiàn)狀為切入點，分析完善檔案管理工作的具體對策。

關(guān)鍵詞：新時期 中職院校 現(xiàn)狀 對策

隨著國家對中職教育支持力度的不斷增加、中職教育體制改革的不斷深入，中職院校的檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何把握檔案管理工作發(fā)展的機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展是當(dāng)前中職院校的每個教育工作者需要思考的主要問題之一。

1 新時期中職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

在國家大力發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育、構(gòu)建信息化教育平臺的環(huán)境下，中職院校的各項工作有了很大的進(jìn)步與發(fā)展。中職檔案工作是中職院校管理工作的基礎(chǔ)，隨著中職院校發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，中職院校檔案管理工作取得了不錯的成績：首先，中職院校對檔案管理工作的重視程度越來越高，對檔案工作的支持力度也越來越大；其次，檔案管理工作在中職院校中的地位也越來越高，檔案管理人員的薪酬待遇也有了顯著的提高；最后，檔案管理工作者的個人素質(zhì)和專業(yè)技能有了顯著的提升。有關(guān)部門增加了針對提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能各種教育培訓(xùn)。但是我們在肯定中職院校檔案管理工作所取得的成績時，也要意識到新時期中職院校檔案管理工作所面臨的問題。

1.1 各種檢查、評估工作導(dǎo)致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職教育重視程度的不斷提高，中職院校在不斷提高辦學(xué)規(guī)模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職院校精心準(zhǔn)備相關(guān)的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據(jù)評估內(nèi)容的不同要求中職院校準(zhǔn)備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職院校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進(jìn)行重復(fù)的整理與分類，導(dǎo)致中職院校的檔案管理工作停滯不前。

1.2 檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學(xué)校的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會導(dǎo)致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學(xué)校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時也會增加學(xué)校的管理運(yùn)行負(fù)擔(dān)，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學(xué)校建設(shè)相應(yīng)的檔案室，還要消耗學(xué)校大量的紙張等辦公用品。

1.3 檔案資料的收集不完整?；谥新氃盒V大教育者對檔案工作的認(rèn)識程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時中職院校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職院校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對學(xué)校負(fù)面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報道的信息。

2 新時期完善中職檔案管理工作的具體對策

基于新時期中職院校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過實現(xiàn)檔案的信息化提高中職院校檔案管理工作的水平。

2.1 加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過計算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計算機(jī)中，通過實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現(xiàn)電子化就可以避免因為受潮等導(dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實現(xiàn)照片的信息化主要通過計算機(jī)掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。

2.2 加大投入，提高硬件設(shè)施。中職院校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職院校要加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館（室）的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。

2.3 增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職院校要加強(qiáng)對檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進(jìn)一批懂計算機(jī)信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽(yù)教師，定期對現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)。

2.4 加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應(yīng)堅持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強(qiáng)檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，基于新時期所出現(xiàn)的各種變化，中職院校要采取科學(xué)的管理方法，建立有效的檔案管理機(jī)制，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，發(fā)揮檔案信息的價值作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡杜娟.淺析中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國科技博覽，2010（35）.

[2]李健.新時期中職學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（02）.

[3]錢志奮.新時期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的幾點思考[J].教育管理，2014（03）.