安莉　張艷馥

摘要：物資是電網(wǎng)企業(yè)的核心資源，物資采購(gòu)管理的地位必須上升到電網(wǎng)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略層面上。通過(guò)對(duì)采購(gòu)管理模式研究現(xiàn)狀的了解，在電網(wǎng)企業(yè)現(xiàn)有的采購(gòu)管理模式基礎(chǔ)上將物資采購(gòu)科學(xué)地劃分為尋源階段和采購(gòu)實(shí)施階段，并對(duì)工作內(nèi)容和責(zé)任分配進(jìn)行明確定位，使參與采購(gòu)過(guò)程的人員更清楚物資采購(gòu)流程和自己的職責(zé)。同時(shí)成立新的管理組織-采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)，擬定采購(gòu)策略來(lái)協(xié)調(diào)和引導(dǎo)物資采購(gòu)工作的實(shí)施。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)企業(yè)；尋源階段；采購(gòu)實(shí)施階段；采購(gòu)流程；責(zé)任分配

中圖分類號(hào)：F25

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2015）07004802

0引言

采購(gòu)管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。提高電網(wǎng)企業(yè)采購(gòu)管理水平可以降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。提高電網(wǎng)企業(yè)采購(gòu)管理水平就必須有良好的企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作機(jī)制，電網(wǎng)企業(yè)在物資采購(gòu)管理過(guò)程中對(duì)組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面并不完善，對(duì)內(nèi)部人員的職責(zé)、崗位規(guī)范及工作標(biāo)準(zhǔn)也沒(méi)有具體明確的定義，而職責(zé)分工和明確定義有助于防止各種有意或者無(wú)意的錯(cuò)誤。采購(gòu)流程的控制和優(yōu)化采購(gòu)流程可以引導(dǎo)人員的行為，改善企業(yè)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的統(tǒng)籌控制。

1電網(wǎng)企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀分析

近年來(lái)，電網(wǎng)企業(yè)不斷加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)的管理，貫徹物資集約化管理的思想，但是在探索的道路上難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。國(guó)家電網(wǎng)目前頒布的文件中對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程中的各部門職責(zé)分工安排較為零散，沒(méi)有形成一個(gè)系統(tǒng)的分配體系，而且并沒(méi)有對(duì)采購(gòu)活動(dòng)整體做一個(gè)明確的流程劃分，導(dǎo)致員工對(duì)自己的職責(zé)認(rèn)知不清，并沒(méi)有完全盡到自己應(yīng)盡的責(zé)任。雖然所有的工作人員都在按照規(guī)定進(jìn)行物資采購(gòu)，但是由于分工不明確，各自對(duì)自己的職責(zé)沒(méi)有認(rèn)識(shí)清楚，往往造成部分工作重復(fù)或者部分工作遺漏，采購(gòu)行為不當(dāng)引起的后果沒(méi)有相應(yīng)的人負(fù)責(zé)，難以提高采購(gòu)管理水平，這與電力企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和戰(zhàn)略目標(biāo)不符。再者，企業(yè)并沒(méi)有專門的組織進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)物資采購(gòu)，很容易導(dǎo)致問(wèn)題的發(fā)生或者發(fā)生問(wèn)題后得不到及時(shí)的解決。

尋源-采購(gòu)“兩段式”采購(gòu)管理模式的目的就是解決上述電網(wǎng)企業(yè)中存在的問(wèn)題。尋源-采購(gòu)“兩段式”采購(gòu)管理模式是指將采購(gòu)活動(dòng)劃分為前期的規(guī)劃準(zhǔn)備階段和后期的實(shí)施階段，采購(gòu)人員根據(jù)尋源階段的研究成果進(jìn)行采購(gòu)。尋源階段的具體做法是在物資管理部門統(tǒng)一管理下，按專業(yè)設(shè)立不同的采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)，采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)應(yīng)用供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，擬定采購(gòu)策略，由物資管理部門依法通過(guò)招標(biāo)或其他采購(gòu)方式，選定合作供應(yīng)商；采購(gòu)階段則是根據(jù)物資需求完成談判、定價(jià)，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)術(shù)采購(gòu)向戰(zhàn)術(shù)采購(gòu)與戰(zhàn)略采購(gòu)相結(jié)合的轉(zhuǎn)變。尋源-采購(gòu)“兩段式”采購(gòu)管理模式的運(yùn)作流程可劃分為尋找供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息，評(píng)價(jià)供應(yīng)商，擬定采購(gòu)策略，供應(yīng)商確定和采購(gòu)實(shí)施六個(gè)部分。

2尋源-采購(gòu)“兩段式”采購(gòu)管理模式構(gòu)建

2.1尋源階段的內(nèi)容

從圖1可以看出尋源階段的工作包括五個(gè)過(guò)程，即尋找供應(yīng)商、收集供應(yīng)商信息、對(duì)供應(yīng)商做出評(píng)價(jià)、擬定采購(gòu)策略和確定供應(yīng)商。

（1）尋找供應(yīng)商。不同種類物資的特性以及重要程度有所不同，招投標(biāo)管理中心在遵守招投標(biāo)法規(guī)的基礎(chǔ)上針對(duì)物資重要程度和特性選擇合適的途徑尋找供應(yīng)商。

（2）供應(yīng)商信息收集。電網(wǎng)企業(yè)通過(guò)供應(yīng)商提供的資料、存檔資料及與某供應(yīng)商合作過(guò)的公司及同行業(yè)其他供應(yīng)商提供的資料及時(shí)且全面地收集供應(yīng)商資料。

（3）供應(yīng)商評(píng)價(jià)供應(yīng)商評(píng)價(jià)的目的就是在眾多供應(yīng)商中選擇最優(yōu)的供應(yīng)商為電網(wǎng)企業(yè)服務(wù)。供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作從源頭上對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量加以監(jiān)控。由于大部分電網(wǎng)物資通過(guò)招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)，所以下面僅討論招投標(biāo)過(guò)程中供應(yīng)商評(píng)價(jià)流程，見圖2。

首先公司招投標(biāo)管理中心受理集中規(guī)模招標(biāo)采購(gòu)的供應(yīng)商的評(píng)價(jià)申請(qǐng)并編制評(píng)估方案。物資部（招投標(biāo)管理中心）成立供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作組，評(píng)價(jià)工作組負(fù)責(zé)具體的供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作，如組織相關(guān)專家對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，推薦合格供應(yīng)商名單等。待合格供應(yīng)商名單通過(guò)審核后，省物資供應(yīng)公司整理資料并將合格供應(yīng)商按照產(chǎn)品類別、檔次歸檔保存和等級(jí)動(dòng)態(tài)管理，安全監(jiān)察部、相關(guān)技術(shù)部門以及省物資供應(yīng)公司等對(duì)供應(yīng)商及其產(chǎn)品在建設(shè)、運(yùn)行階段的情況上報(bào)至公司招投標(biāo)管理中心，招投標(biāo)管理中心出具評(píng)價(jià)初步意見并通過(guò)公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審核后報(bào)國(guó)網(wǎng)公司備案。供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作結(jié)束后，安全監(jiān)察部門、專業(yè)技術(shù)管理部門、項(xiàng)目管理部門和監(jiān)造服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商在履約期間的行為和供應(yīng)的產(chǎn)品情況進(jìn)行反饋。招投標(biāo)管理中心收集對(duì)供應(yīng)商的所有反饋信息和評(píng)估結(jié)果并對(duì)供應(yīng)商的不良行為進(jìn)行處理和對(duì)其升降級(jí)管理。監(jiān)督部門在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下按照相關(guān)規(guī)定對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)過(guò)程嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)督。

（4）擬定采購(gòu)策略。尋源階段工作的最終目的是根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果擬定采購(gòu)策略等相關(guān)內(nèi)容，具體工作由采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)實(shí)施。采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)選擇物資采購(gòu)方式和供應(yīng)商并制定合適的采購(gòu)策略，指導(dǎo)采購(gòu)工作的實(shí)施。

①采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)組成。

采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)按專業(yè)分為技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、營(yíng)銷、法律和督查專業(yè)委員會(huì)，采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)不是一個(gè)固定的組織，只在需要的時(shí)候召集成員參與策略制定，采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)歸管于招投標(biāo)管理中心。

②采購(gòu)策略擬定流程。

擬定采購(gòu)策略的過(guò)程可分為圖3所示的五個(gè)流程：

采購(gòu)專業(yè)委員收集采購(gòu)策略需要收集的資料，如供需量數(shù)據(jù)和年度物資需求計(jì)劃等相關(guān)資料由物資部提供，各部門需配合資料收集工作。營(yíng)銷部門參與人員根據(jù)產(chǎn)品需求計(jì)劃和供需量等相關(guān)資料對(duì)所需物資的市場(chǎng)形勢(shì)進(jìn)行分析。各采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)成員根據(jù)物資技術(shù)特性，供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，市場(chǎng)形勢(shì)分析表等信息發(fā)表專業(yè)意見，委員會(huì)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)各方意見，使形成的總策略達(dá)到全局最優(yōu)。擬定采購(gòu)策略之后，采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)將采購(gòu)策略上報(bào)招投標(biāo)管理中心審批。通過(guò)審批后，招投標(biāo)管理中心在公司內(nèi)部信息系統(tǒng)中公布采購(gòu)策略。

（5）供應(yīng)商確定。電網(wǎng)企業(yè)選擇供應(yīng)商采取的是以招標(biāo)為主非招標(biāo)為輔的采購(gòu)方式。公司招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組是招標(biāo)和非招標(biāo)采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)若干招標(biāo)專業(yè)工作組，各專業(yè)工作組分別負(fù)責(zé)招標(biāo)工作中的招標(biāo)文件審定、資格預(yù)審及評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)與辦法等屬于自己專業(yè)范圍內(nèi)的部分。

2.2采購(gòu)實(shí)施階段的工作內(nèi)容

尋源階段結(jié)束之后物資部門就需要組織選定供應(yīng)商簽訂合同，到貨驗(yàn)收，物資入庫(kù)退貨。公司物資部負(fù)責(zé)物資合同的承辦管理，協(xié)調(diào)處理合同簽訂、履約變更等重大事項(xiàng)，由省物資公司具體實(shí)施。合同簽訂之后，電力公司各項(xiàng)目單位、物資需求部門或單位組織對(duì)到貨物資質(zhì)量進(jìn)行檢查和到貨驗(yàn)收，對(duì)不符合產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)定的物資及驗(yàn)收中的其他問(wèn)題應(yīng)及時(shí)將情況反映至省物資供應(yīng)公司，經(jīng)省物資供應(yīng)公司匯總后上報(bào)物資部。物資到貨驗(yàn)收合格后，倉(cāng)儲(chǔ)人員清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后為物資辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù)。物資供應(yīng)公司在驗(yàn)收過(guò)程中收到不合格物資的反饋后及時(shí)通知其供應(yīng)商退回物資，并要求供應(yīng)商限期送貨再次進(jìn)行驗(yàn)收并對(duì)其處理和追究違約責(zé)任，所有退貨情況記錄應(yīng)并記入檔案，作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的依據(jù)。

3結(jié)論

物資采購(gòu)活動(dòng)是電力建設(shè)項(xiàng)目和電網(wǎng)正常運(yùn)行的主要支撐。提高電網(wǎng)企業(yè)的采購(gòu)管理水平對(duì)電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展有著去足舉足輕重的作用，尋源-采購(gòu)“兩段式”采購(gòu)管理模式明確了采購(gòu)工作各階段的工作內(nèi)容和職責(zé)分工，不僅能促進(jìn)物資采購(gòu)的有效進(jìn)行，還可以節(jié)省采購(gòu)時(shí)間，增加物資需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性，減少庫(kù)存儲(chǔ)備，進(jìn)而降低成本。通過(guò)改進(jìn)采購(gòu)管理來(lái)增加電力企業(yè)效益的潛力還很大，未來(lái)還需要加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)管理的關(guān)注。

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