摘 要：從制定主體、基本性質(zhì)、指向內(nèi)容三個方面分析，可以看出“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中各自具有不同的作用；從兩者的關(guān)系看豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑并不是對“檔案收集范圍”的擴大，而是對“歸檔范圍”的完善；“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”是兩個既緊密聯(lián)系又相互作用的組合體。

關(guān)鍵詞：歸檔范圍；收集范圍；資源建設(shè)；作用

黃世喆、歸吉官在《檔案管理》2014年第2期上發(fā)表的《論我國檔案收集工作的范圍》一文（以下簡稱“收集范圍一文”），看后很有好感。然近日再次讀，偶覺該文也是白玉有瑕，如在對“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”及其各自在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中的作用的論述，確實又具有值得商討之處，特撰寫此文，與之共同探討。

為了使討論更有針對性，有必要先來回顧一下“收集范圍一文”的主要觀點：一是拓展“歸檔范圍”并不能給館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來根本性的變化。如“無論‘歸檔范圍如何拓展，都無法給檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來根本性的變化。歸檔文件待挖掘的空間十分狹小，僅限于保存價值較小、保管期限較短的那小部分文件。而且，這部分文件最多只在檔案室定期保存10年，更談不上以后會進入檔案館豐富館藏資源”。二是檔案室的收集范圍比“歸檔范圍”更廣。如“檔案室的收集范圍比‘歸檔范圍更廣，突破了時間和空間的雙重限制。時間上不再拘泥于歸檔時間的限制，除了定期接收，還有不定期的接收、征集或征購等靈活方式?？臻g上可以不限于本單位的歸檔文件，也可以是外單位形成對本單位有查考利用價值的文件，還可以突破檔案概念收集歷史資料、圖書期刊、文物、實物等作為室藏檔案資源的重要補充”。三是豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑是擴大檔案收集范圍。如“目前存在的主要問題：一是相當(dāng)一部分涉及民生、關(guān)乎百姓利益的檔案分散在各類專門、專業(yè)檔案館保存，檔案聚集程度不高。二是具體到各類檔案館，尤其是國家綜合檔案館還存在檔案收集范圍上的欠缺，檔案館之間檔案資源分配不太合理，在一定程度上削弱了國家綜合檔案館在國家檔案資源體系建設(shè)中的主導(dǎo)地位。其實，很多時候倡導(dǎo)的‘?dāng)U大檔案館檔案收集范圍主要是針對國家檔案館來說的，要求國家綜合檔案館的收集范圍應(yīng)該更廣一些，突出其館藏綜合性”。

如果以上歸納并沒有出現(xiàn)大的誤差的話，那么我們就可以從以下幾個方面來展開討論：

1 對豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源之我見

正像“收集范圍一文”在論述自己觀點時先要論述“大檔案”這個概念提出及其存在著兩個方面問題一樣，本文在論述“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中作用時，也必須對“豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源”這個問題談些基本認(rèn)識，因為這個問題也是本文展開討論的前提。

目前，檔案界大致認(rèn)為“豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源”可以通過以下幾個途徑來實現(xiàn)：

一是擴大接收范圍。如“為進一步豐富和優(yōu)化館藏檔案信息資源，更好地為自治區(qū)的改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，近日，內(nèi)蒙古黨委辦公廳、政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了《自治區(qū)檔案局關(guān)于擴大自治區(qū)檔案館接收范圍的意見》。要求凡目前進館序列沒有列入的自治區(qū)直屬副廳級以上（含副廳級）單位一律納入進館序列。區(qū)直機關(guān)所屬二級單位選擇各行業(yè)、各領(lǐng)域有代表性的單位納入進館序列。自治區(qū)所屬科研院所、名牌企業(yè)、重點建設(shè)工程項目單位納入進館序列……首次擴大接收范圍的單位共78個”。[1]

二是提早接收時間。如有同志早在1994年就針對“《檔案館工作通則》明文規(guī)定‘省轄市（盟）縣級檔案館接收立檔單位保管十年左右的檔案”指出：“但在目前我國改革開放日益深入，社會主義市場經(jīng)濟逐步建立的新形勢下，已不適應(yīng)檔案工作飛速發(fā)展的要求，在一定程度上延滯了檔案工作的發(fā)展，故有必要對此進行改革?！薄翱s短接收期限是社會各界對檔案館利用工作的迫切要求，也是檔案館內(nèi)部自身改革的需要，是大勢所需。”[2]

三是整合檔案信息資源。如“要突破檔案資源建設(shè)傳統(tǒng)模式，從實際出發(fā)，采用現(xiàn)代化手段，對檔案實體或檔案信息進行科學(xué)整合，包括整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機構(gòu)的檔案資源，整合同一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機構(gòu)檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機構(gòu)檔案資源，促進檔案資源配置更加科學(xué)合理，為全面實現(xiàn)檔案資源社會共享奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件”。[3]

以上這三種觀點中的第一點正好是本文論述所圍繞的主要內(nèi)容，故在后文中再具體論述。對于“提早接收時間”的問題，本人早在2005年就已經(jīng)提出過自己的觀點，認(rèn)為提前進館并不可取，因為它面臨著諸多問題，當(dāng)時我在《論檔案提前進館》一文的第三點“檔案提前進館面臨的幾個問題”中，將其歸納為“法律問題”“檔案館的管理問題”“館藏檔案的質(zhì)量問題”“機關(guān)檔案室的建設(shè)問題”和“實際利用問題”等五個方面的問題。[4]

對于通過“整合檔案信息資源”來豐富館（室）藏檔案資源的問題，在此也有必要稍作探討。筆者并不贊成通過“整合檔案信息資源”的做法來達到豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的認(rèn)識。因為這事實上已經(jīng)成了檔案館在接收檔案過程中與被接收單位協(xié)調(diào)未果時采用的一種妥協(xié)手段，即凡碰到一些本應(yīng)列入接收進館范圍的檔案，因為形成單位（往往是一些相對比較強勢的部門）以不便于日常利用為由而不愿意將檔案實體移交進館時采取的一種變通辦法。筆者提出這一基本觀點包括了三層含義：一是并不反對以國家綜合檔案館為主利用現(xiàn)代化手段，將檔案形成單位的電子檔案信息一并接收進館，形成地區(qū)檔案信息資源中心；二是檔案信息資源的整合并不是真正意義上的豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源，而只是檔案在利用手段上的變革；三是在科技發(fā)達的今天，以國家綜合檔案館為主所保存的檔案實體的主要功能是保存原始記錄的原始樣式，其根本目的是以備憑證之需。

2 對“歸檔范圍”和“檔案收集范圍”的認(rèn)識

2.1制定主體?！皻w檔范圍”是由檔案形成單位的檔案部門制定，并報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)施行，而有向綜合檔案館移交任務(wù)的單位則還需要經(jīng)上級檔案行政管理部門批準(zhǔn)后施行。作為制定主體其實是非常明確的，問題是如何制定才能科學(xué)、可行，才能完整地保存本單位形成的各種檔案？對于這一點在現(xiàn)有的檔案學(xué)或文書學(xué)教材中基本上都沒有講到。教材側(cè)重講述的是什么樣的文件才能進入歸檔范圍，而并沒有講如何制定“歸檔范圍”。所以，在制定“歸檔范圍”中需要本著什么樣的指導(dǎo)思想？需要注意些什么問題？這些問題往往阻撓著不少單位的檔案部門。國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《歸檔規(guī)定》）第十二條提到了“各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際；編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行”。這里的關(guān)鍵是做到怎樣才算達到“結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際”的要求。

“檔案收集范圍”從其本義出發(fā)是由各級檔案館制定的，如何制定？《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（以下簡稱《收集規(guī)定》）第一條就指出：“各級各類檔案館要……按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長久保存價值的檔案收集進館?！痹雀骶C合檔案館都有一個“接收進館檔案名冊”，隨著2011年11月11日《收集規(guī)定》的施行，各地都陸續(xù)對原有的“接收進館檔案名冊”進行了補充。

2.2 基本性質(zhì)?！皻w檔范圍”是檔案形成單位的內(nèi)部管理制度，它是屬于“歸檔制度”中的一個主要組成部分。就大多數(shù)單位而言，對“歸檔范圍”執(zhí)行具有執(zhí)行本單位規(guī)章制度的意義，只具有單位內(nèi)部屬性。對于凡有進館任務(wù)的單位來講，則由于其制定的“歸檔范圍”需要報經(jīng)上級檔案行政管理部門批準(zhǔn)，所以又具有貫徹上級業(yè)務(wù)規(guī)范意義，具有社會的屬性。“檔案收集范圍”則是一種調(diào)整本行政區(qū)域檔案事務(wù)的規(guī)范性文件，具有社會的屬性，所以它的制定和實施會受到現(xiàn)行法律、法規(guī)的規(guī)范和保障。如《檔案法》第十一條：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”；《檔案法實施辦法》第二十七條規(guī)定的檔案違法行為中第二款就是“拒不按照國家規(guī)定向國家檔案館移交檔案的”。

2.3 指向內(nèi)容?！皻w檔范圍”指向的是本單位年度工作實踐過程中可能產(chǎn)生的各種文件材料，所以，往往是在每年初都需要依照當(dāng)年度的工作、活動計劃做出相應(yīng)的補充和修改，而基本要求就是《歸檔規(guī)定》第一條指出的：“所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用”；第二條“本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。列入“歸檔范圍”是告知本單位各部門，說明這些文件、材料需要歸檔保存，要求各相關(guān)人員注意形成和積累。而按照目前檔案學(xué)理論的認(rèn)識，此時這些文件、材料還不是檔案。

“檔案收集范圍”指向的是本檔案館應(yīng)當(dāng)接收的各單位檔案，它的內(nèi)容相對比較籠統(tǒng)，一般只明確接收單位，及各單位進館檔案的時間跨度和保管期限。時間跨度是根據(jù)檔案館的接收頻率而變化的，每次都會有具體的一個時間段；至于保管期限則有所不同，按照《檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定：“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿 20 年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿 10 年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交?！?/p>

2.4 “歸檔范圍”和“檔案收集范圍”的關(guān)系。從豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的角度來認(rèn)識的話，“歸檔范圍”是基礎(chǔ)，即只有立檔單位依據(jù)“歸檔范圍”有效地積累和保存檔案，形成豐富的室藏檔案資源，才能在日后移交進館時成為豐富館藏的有效成分?！皺n案收集范圍”是組織館藏的手段，即只有通過各級檔案館依據(jù)接收范圍，有效地開展檔案接收工作，才能為國家積累檔案財富，使得檔案館真正成為永久保存檔案史料的基地。

3 豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑是完善“歸檔范圍”

“收集范圍一文”認(rèn)為：“通過上述分析發(fā)現(xiàn)，無論‘歸檔范圍如何拓展，都無法給檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來根本性的變化?！薄翱傊?，試圖通過拓展‘歸檔范圍來豐富和優(yōu)化室藏檔案資源的做法，其作用非常有限，也很難有成效?！逼鋵嵧ㄟ^本文第二點的分析不難看出，豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的真正途徑只能是完善“歸檔范圍”，而并不是“檔案收集范圍”的擴大。

3.1 “歸檔范圍”只能完善而無法擴大?！笆占秶晃摹闭J(rèn)為：“從實踐層面上看，就一個單位而言，拓展‘歸檔范圍可以有兩種途徑：一是將處于歸檔范圍邊界之間徘徊的文件列入歸檔范圍?！保ㄟ@里的“處于歸檔范圍邊界之間徘徊的文件”是什么？作者沒有舉例詳述，讓人難猜。）又如：“對處在模糊地帶的文件，可以這么處置，只要具有一定保存價值的文件，不管其保存價值大小，保管期限長短，均應(yīng)當(dāng)列入歸檔范圍。這是拓展‘歸檔范圍最有效、最直觀的方法，因為‘歸檔范圍的外圍得到了適當(dāng)擴大?！?/p>

其實“歸檔范圍”是不能隨意擴大的，我們要求各立檔單位每年年初要對文件材料歸檔范圍進行必要補充、修改和完善，要求依照當(dāng)年的主要工作和重要活動，在原有基礎(chǔ)上做出相應(yīng)補充和調(diào)整。隨著年度工作計劃在實施過程中出現(xiàn)的變化，形成的歸檔材料會相應(yīng)發(fā)生變化，此時需要在主要依據(jù)“歸檔范圍”的前提下適當(dāng)增加歸檔內(nèi)容，而這種做法一般也不會視作是擴大歸檔范圍?！皵U大”一詞的基本含義是“使范圍、規(guī)模等增大”“放大范圍”。所以“歸檔范圍”并不存在擴大的問題，而只能是如何根據(jù)變化了的實際情況對其進行必要的補充和完善，因為你再擴大也不能擴大到本機關(guān)“工作活動過程”之外。

3.2 對“歸檔范圍”中擴大內(nèi)容的論述是對原有做法的復(fù)述而并非真正的擴大?！笆占秶晃摹敝赋觯骸疤热粝朐诂F(xiàn)有的‘歸檔范圍內(nèi)尋求歸檔文件數(shù)量的增長、規(guī)模的擴大，只能多歸檔一些以往我們通常所忽視的具有一定保存價值，但又達不到3年、5年或10年等定期保存的文件，確保此類文件全部歸檔。”這個其實并不是擴大，而是本應(yīng)為之。如“外單位形成對本單位有查考利用價值的文件”在《歸檔規(guī)定》第三條第三項就有規(guī)定：“本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料?！敝劣谠撘?guī)定第六條關(guān)于“定期一般分為30年、10年”的規(guī)定，也并不是說只需要保存10年以下的文件材料就不是檔案，就不用歸檔保存。恰恰相反，如果這些文件不列入歸檔范圍的話，那正說明他們的歸檔范圍制定得還不夠完整。

3.3 對“檔案收集范圍”的擴大難度較大。一方面，各級檔案館的“檔案收集范圍”是協(xié)調(diào)社會事務(wù)的規(guī)范性文件，其制定時必須依據(jù)《檔案法》《檔案法實施辦法》，本行政區(qū)域所在的省、自治區(qū)、直轄市的檔案管理法規(guī)，以及《檔案館工作通則》和《收集規(guī)定》，自由度較小，即并不是檔案館想要接收什么檔案就可以自由確定收集范圍的。另一方面，由于從歸檔到接收進館存在10年的時間差，所以在實際操作上，對于接收范圍擴大之日前的檔案資源難以形成有效的控制。容我們細想一下，這些擴大了的收集范圍如何才能得以落到實處？還不得依靠這些單位在日常的歸檔工作中依據(jù)制定合理并經(jīng)批準(zhǔn)的“歸檔范圍”認(rèn)真做好歸檔工作嗎？沒有了這個前提，到進館時再臨渴掘井，那恐怕就會悔之晚矣。

3.4 從“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”的關(guān)系來看，豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑是對“歸檔范圍”的完善。首先，從豐富檔案信息資源的整個過程來看，“歸檔范圍”在前，它是整個豐富檔案信息資源過程的基礎(chǔ)，不能很好地把好進口關(guān)，各檔案形成單位就難以積累齊全完整的檔案，自然到若干年后向檔案館移交的檔案也就無法全面反映本單位歷史面貌。其次，從實踐來看，我們各級國家綜合檔案館（以區(qū)、縣檔案館為例）之所以一直在叫要依照“建立覆蓋人民群眾的檔案信息資源”的總體要求來加強檔案資源體系建設(shè)，而館藏檔案資源卻一直沒有能夠得到很好的改善，根本原因就在于列入收集范圍的檔案室沒有很好地把好進口關(guān)。如民政部門婚姻登記管理所、文廣系統(tǒng)文化執(zhí)法大隊、勞動人事部門勞動仲裁和人才交流中心，以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)下屬的土地所、社會事務(wù)受理中心等大量黨政機關(guān)下屬機構(gòu)形成關(guān)乎民生的檔案并沒有列入機關(guān)檔案室歸檔范圍，于是這些機構(gòu)形成的檔案中對國家和社會有保存價值的部分，由于未及時進入本機關(guān)檔案室而使得在區(qū)、縣檔案館到期接收檔案時根本就不可能接收進館。

由此可以看出，沒有“歸檔范圍”的完善和有效執(zhí)行這個基礎(chǔ)，檔案的收集工作就會成為無源之水。當(dāng)然，即使有了相對完整的“歸檔范圍”，形成了豐富的檔案資源，但沒有有效的檔案收集工作，同樣也還是難以形成豐富的館藏檔案資源。所以，“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中是兩個既緊密聯(lián)系又相互作用的組合體。

參考文獻：

[1] 自治區(qū)檔案館擴大檔案接收范圍[J].檔案與社會.2002（2）.54.

[2] 崔隆平、向昌慶.市縣檔案館接收檔案期限的改革勢在必行.[J].檔案與建設(shè)，1994（3） .30.

[3] 楊冬權(quán).在2009年全國檔案工作會議上的講話[J].中國檔案，2010（1）.21.

[4] 嚴(yán)永官.論檔案提前進館[J].中國檔案，2005（4）.52.

（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館 來稿日期：2014-12-18）