張彥民,李長(zhǎng)軍
(1. 天津港焦炭碼頭有限公司 天津300452;2. 天津港(集團(tuán))有限公司 天津300461)
淺談三體系整合與企業(yè)管理
張彥民1,李長(zhǎng)軍2
(1. 天津港焦炭碼頭有限公司 天津300452;2. 天津港(集團(tuán))有限公司 天津300461)
在質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證工作中,如何科學(xué)有效地進(jìn)行三體系整合并在體系整合中把握上述共性與個(gè)性的關(guān)系,成為必須要解決的問(wèn)題。從方針和目標(biāo)的整合、職責(zé)的整合、體系要素的整合等方面闡述了三體系整合需要注意的方面,并提出三體系整合應(yīng)與企業(yè)管理有機(jī)結(jié)合,以進(jìn)一步提高管理效率,增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力。
三體系 企業(yè)管理 整合
在質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證工作中,將3個(gè)體系整合管理是組織的一項(xiàng)戰(zhàn)略決策,但整合并不是簡(jiǎn)單的機(jī)械合并或內(nèi)容疊加,而是進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化與協(xié)調(diào),甚至在某種程度上要進(jìn)行管理過(guò)程的再造或重組。它既要體現(xiàn)組織管理的共性,即遵循共同的管理原則和采用PDCA方法,又要體現(xiàn)各個(gè)體系的個(gè)性。因此,隨著三體系認(rèn)證工作的逐步展開(kāi),如何科學(xué)有效地進(jìn)行三體系整合,并且在體系整合中把握上述共性與個(gè)性的關(guān)系,成為必須要解決的問(wèn)題。同時(shí),質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系均是企業(yè)管理的重要組成部分,在三體系的建立和運(yùn)行過(guò)程中,如何將體系認(rèn)證工作與現(xiàn)有的管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái),防止不同程度的“兩張皮”現(xiàn)象的產(chǎn)生,持續(xù)改進(jìn)企業(yè)管理水平,以最大限度提高管理效率,也是必須要解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
一般情況下,企業(yè)大都首先建立質(zhì)量管理體系,對(duì)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用比較熟悉。更為重要的是,ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)了工業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)組織的質(zhì)量管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容適用于所有產(chǎn)品和類(lèi)別、不同規(guī)模和各種類(lèi)型的組織,采用的“過(guò)程方法”結(jié)構(gòu)體現(xiàn)了組織管理的一般原理,有助于組織結(jié)合自身的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)采用標(biāo)準(zhǔn),重視有效性的改進(jìn)和效率的提高,同時(shí)具有與環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)等其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)的相容性。因此,三體系整合應(yīng)以質(zhì)量管理體系為主導(dǎo)。其次,企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基點(diǎn)與核心是過(guò)程(流程),任何管理體系的要求均離不開(kāi)過(guò)程,因此三體系的整合應(yīng)以過(guò)程優(yōu)化為核心。所以三體系整合的原則是:以過(guò)程優(yōu)化為核心,以質(zhì)量管理體系為主導(dǎo),兼容環(huán)境、安全管理體系,以ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)的管理思想和管理方法為共同遵循的共性,兼顧環(huán)境、安全標(biāo)準(zhǔn)中的個(gè)性要求,從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的、高效的三體系的有機(jī)整合。
在具體的整合過(guò)程中,應(yīng)注意以下幾個(gè)方面:
1.1 方針和目標(biāo)的整合
方針體現(xiàn)組織的宗旨和方向,是實(shí)施和改進(jìn)組織管理體系的動(dòng)力。質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全3個(gè)管理體系在方針上的內(nèi)涵要求以及溝通理解要求方面是不同的,加之一個(gè)組織的產(chǎn)品質(zhì)量水平、環(huán)境影響和職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和規(guī)模在不同時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn),因此方針應(yīng)注重3個(gè)體系各自獨(dú)立,明確3個(gè)體系不同的追求方向,便于與組織的現(xiàn)狀有更大的適應(yīng)性,體現(xiàn)出側(cè)重點(diǎn)的管理宗旨。目標(biāo)也是如此。組織在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的目標(biāo)是明顯不同的,應(yīng)分別設(shè)立,但分解到職能層次上的目標(biāo),尤其是綜合管理部門(mén)的分解目標(biāo),不必一定都要分為質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全3個(gè)方面,業(yè)務(wù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的部門(mén)可以分解單獨(dú)的質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)或職業(yè)健康安全目標(biāo),也可以有一至數(shù)個(gè)綜合分解目標(biāo)。因?yàn)椋块T(mén)目標(biāo)主要體現(xiàn)部門(mén)的職能和對(duì)組織目標(biāo)的支持,部門(mén)的某些目標(biāo)對(duì)三體系的目標(biāo)均有分解和支撐意義,如人力資源目標(biāo)、基礎(chǔ)設(shè)施目標(biāo)等對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全均有保障作用。
1.2 職責(zé)的整合
職責(zé)是對(duì)部門(mén)和崗位的責(zé)、權(quán)、利的界定,職責(zé)不清,方針、目標(biāo)、管理體系的要求就不能有效地得到落實(shí)。因此,在整合的三體系中必須對(duì)部門(mén)職責(zé)加以明確。職責(zé)應(yīng)該是統(tǒng)一的,而不要簡(jiǎn)單地將質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全職責(zé)加以羅列,應(yīng)根據(jù)職能分工,融合各部門(mén)在三體系中的共同職責(zé),突出其特有職責(zé),使各部門(mén)明確地理解其在體系各個(gè)管理過(guò)程中的作用、地位和義務(wù)。
1.3 體系要素的整合
質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系各要素(條款)的整合,按3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要求的不同、整合程度不一,大致可分為以下4類(lèi):
1.3.1 管理要求、管理方式和管理內(nèi)容幾乎一致,僅是管理對(duì)象相似
屬于這一類(lèi)的有文件控制、記錄控制、人力資源控制、基礎(chǔ)設(shè)施、內(nèi)審等要素要求控制,可以直接進(jìn)行整合,但要注意不同體系要求的接口處理。
1.3.2 管理上進(jìn)行優(yōu)化整合、協(xié)調(diào)互補(bǔ),甚至進(jìn)行管理方式和內(nèi)容的再造和重組
屬于這一類(lèi)的有溝通和交流控制整合、QMS的生產(chǎn)和服務(wù)提供與EMS、OHSMS的運(yùn)行控制整合、環(huán)境和職業(yè)健康安全的應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制的整合。整合的原則是:針對(duì)3個(gè)體系不同的管理要求和管理對(duì)象,不單獨(dú)進(jìn)行疊加,適度進(jìn)行管理內(nèi)容的再造和重組,有機(jī)地將3個(gè)體系的要求融為一體,注重優(yōu)化協(xié)調(diào)、相輔相成,體現(xiàn)3個(gè)體系的共性和不同的個(gè)性,不顧此失彼。
1.3.3 管理要求和內(nèi)容上的擴(kuò)大和延伸
屬于這一類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)要求有QMS中7.4.2和EMS、OHSMS中的4.4.6C)/4.4.6C)d),QMS中7.3和EMS、OHSMS中的4.4.6等的整合。注意將EMS、OHSMS的個(gè)性要求相應(yīng)地與QMS中的某些條款要求結(jié)合,如在產(chǎn)品設(shè)計(jì)中體現(xiàn)污染預(yù)防的承諾,設(shè)計(jì)輸入、設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證均要考慮相應(yīng)的環(huán)境要求等。
1.3.4 不能整合的要素要求
例如QMS中7.5.2,EMS、OHSMS中4.3.1等均體現(xiàn)了不同管理體系的管理特點(diǎn),基本上不能進(jìn)行整合,而應(yīng)獨(dú)立進(jìn)行控制。
1.4 管理手冊(cè)的整合
三體系的整合管理手冊(cè)描述了3個(gè)體系中相互關(guān)聯(lián)、相互作用的一組過(guò)程,體現(xiàn)了方針的貫徹和承諾,應(yīng)完成相應(yīng)的目標(biāo)。優(yōu)化整合的三體系管理手冊(cè),既要體現(xiàn)組織管理的整體性,又要體現(xiàn)3個(gè)體系不同的管理對(duì)象和管理要求,體現(xiàn)不同的管理分工,在3個(gè)體系的脈絡(luò)和標(biāo)準(zhǔn)要求上,各體系要素之間的關(guān)系要有清晰的展示,應(yīng)以質(zhì)量體系為主線,線條清楚地描述整合體系的框架、各過(guò)程及其要求,只有如此才能達(dá)到整合的優(yōu)化功能水平。
1.5 整合管理體系有效性評(píng)價(jià)
評(píng)價(jià)整合型管理體系的有效性,應(yīng)從5大相關(guān)方的利益平衡著手,同時(shí)把握3個(gè)體系的共性與個(gè)性的有機(jī)結(jié)合,主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià):①全員的意識(shí),尤其是最高管理層的意識(shí)的提高,包括遵守法律法規(guī)的意識(shí),以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的意識(shí),持續(xù)改進(jìn)的意識(shí),承擔(dān)社會(huì)責(zé)任的意識(shí)(如環(huán)境保護(hù)、節(jié)約資源、安全生產(chǎn)等),尊重相關(guān)方共同發(fā)展的意識(shí)等;②顧客的滿意程度,相關(guān)方投拆的態(tài)勢(shì);③目標(biāo)的完成情況(如港口裝卸服務(wù)的水平,污染物的達(dá)標(biāo)排放程度,事故、事件的發(fā)生和處理等);④內(nèi)審、管理評(píng)審等自我完善機(jī)制的建立和實(shí)施。
如此整合的三體系具有如下的優(yōu)勢(shì)和作用:①優(yōu)化體系文件和運(yùn)行記錄,便于文件的管理和執(zhí)行。通過(guò)整合,使文件具有系統(tǒng)性,防止文件和記錄的無(wú)謂增加和重疊,管理要求明確、統(tǒng)一,執(zhí)行起來(lái)更加簡(jiǎn)便、可行,避免各部門(mén)、各崗位人員無(wú)所適從。②使管理更加系統(tǒng)、順暢、有效。通過(guò)整合,使三體系遵循共同的管理思路、方法,又突出不同側(cè)重點(diǎn)的要求,從而使質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的要求在統(tǒng)一的管理機(jī)制下均得到有效的落實(shí)。③有利于內(nèi)部管理資源的充分利用,能夠有效利用企業(yè)資源(人、財(cái)、物),實(shí)現(xiàn)投入最小化、利益最大化,減少資源浪費(fèi)。共同的文件、記錄,統(tǒng)一的內(nèi)審、管理評(píng)審及外審,協(xié)調(diào)一致的管理職責(zé)和管理流程,提高了體系的運(yùn)行效率。④有利于培養(yǎng)復(fù)合型管理人才,提高員工安全、環(huán)保、質(zhì)量綜合素質(zhì),增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)能力,提高企業(yè)良好聲譽(yù)。⑤有利于持續(xù)改進(jìn)。在共同的體系有效性評(píng)價(jià)機(jī)制的作用下,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)薄弱點(diǎn)和改進(jìn)點(diǎn),3個(gè)體系之間互相比較、互相借鑒、互相促進(jìn),采取有效措施,更好地加以改進(jìn)和完善。
質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理體系盡管是以規(guī)范質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全管理和環(huán)境管理的形式出現(xiàn),但實(shí)際上企業(yè)在貫徹這3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),所涉及的絕不僅僅是這3個(gè)方面,它們幾乎同時(shí)包括了企業(yè)的所有專業(yè)管理,如設(shè)備管理、計(jì)量管理、生產(chǎn)管理、工藝技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理、人力資源管理等,也正是這些專業(yè)管理支撐了3個(gè)管理體系。三體系認(rèn)證工作與企業(yè)管理的關(guān)系,簡(jiǎn)單的說(shuō),企業(yè)管理是宏觀的、整體的,也包括三體系管理,同時(shí)是三體系管理的基礎(chǔ);三體系是企業(yè)管理的有機(jī)組成部分,它同時(shí)能引導(dǎo)和促進(jìn)企業(yè)管理的完善和優(yōu)化。因此,在對(duì)質(zhì)量、安全、環(huán)境三體系進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的優(yōu)化、協(xié)調(diào),突出個(gè)性,遵循共性的同時(shí),應(yīng)該將管理體系的建立和運(yùn)行與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作有機(jī)結(jié)合,建立現(xiàn)代化的企業(yè)管理系統(tǒng),提高企業(yè)管理水平和管理效能。
其中,應(yīng)重點(diǎn)注意以下幾個(gè)方面:
2.1 以過(guò)程管理為核心,以流程再造理論為導(dǎo)向,理順企業(yè)管理流程
不論是質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全,還是企業(yè)管理的其他要求,其作用的基點(diǎn)都是企業(yè)的各個(gè)管理過(guò)程。管理要求可能會(huì)變化,而管理過(guò)程是相對(duì)固定的,不論是三體系整合,還是管理的改進(jìn),都離不開(kāi)管理過(guò)程這一核心和基點(diǎn)。因此,一方面,要將體系整合與完善企業(yè)管理均融合于管理過(guò)程這個(gè)基點(diǎn)上;另一方面,要不斷優(yōu)化管理過(guò)程,對(duì)管理流程進(jìn)行再造,以便從根本上改善企業(yè)管理。
流程再造是20世紀(jì)80年代初源于美國(guó)的一種企業(yè)變革模式,它是對(duì)戰(zhàn)略、增值營(yíng)運(yùn)流程以及支撐它們的系統(tǒng)、政策、組織、結(jié)構(gòu)的快速、徹底、急劇的重塑,以達(dá)到工作流程和生產(chǎn)效率的最優(yōu)化。企業(yè)流程再造提出了與以往完全不同的解決思路,即:站在企業(yè)外面,先看企業(yè)運(yùn)作的過(guò)程是否合理,如果不合理,就重新設(shè)計(jì)企業(yè)流程;再看企業(yè)是否以流程作為企業(yè)運(yùn)作的核心,如果不是,將企業(yè)再造成圍繞流程的新型企業(yè)。它與ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)中的“過(guò)程方法”一脈相承、異曲同工。
因此,在進(jìn)行三體系整合的同時(shí),為從根本上改善企業(yè)管理,應(yīng)按照流程再造理論和過(guò)程方法的要求,對(duì)企業(yè)的管理流程進(jìn)行重新梳理和優(yōu)化,消除不必要的、效率低的環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)從以職能管理為中心向以流程管理為中心的轉(zhuǎn)變,再將三體系要求和企業(yè)管理的總體要求注入管理流程,在管理流程上實(shí)現(xiàn)三體系管理與企業(yè)管理的有機(jī)結(jié)合和根本改善,使三體系管理與企業(yè)管理融為一體、不分彼此,從而提高企業(yè)管理的整體水平。
2.2 夯實(shí)企業(yè)管理基礎(chǔ),結(jié)合體系標(biāo)準(zhǔn)要求,為企業(yè)的不斷發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)
企業(yè)基礎(chǔ)管理工作,包括:標(biāo)準(zhǔn)工作、定額工作、計(jì)量工作、信息和數(shù)據(jù)管理工作、以崗位責(zé)任制為核心的規(guī)章制度、基礎(chǔ)教育工作等。企業(yè)管理和企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的關(guān)系,就像一座建筑物和它的基礎(chǔ)工程一樣,沒(méi)有基礎(chǔ)工程就談不上建設(shè)高樓大廈,沒(méi)有企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,就無(wú)法建立起各項(xiàng)專業(yè)管理,就不可能實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的有效管理。同樣,企業(yè)管理基礎(chǔ)工作,也是認(rèn)證管理體系的基礎(chǔ),不論建立何種認(rèn)證體系,都離不開(kāi)企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作這一根本,不論三體系的手冊(cè)、程序文件如何變化,作為其基礎(chǔ)的三層文件——企業(yè)的基本規(guī)章制度、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是相對(duì)固定的,沒(méi)有良好的、科學(xué)的、堅(jiān)實(shí)的企業(yè)管理基礎(chǔ)工作,其所建立起來(lái)的認(rèn)證體系也是空中樓閣。因此,要不斷夯實(shí)企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,并結(jié)合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求,加以規(guī)范和完善。其中,標(biāo)準(zhǔn)化工作,是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的重要工作,也是三體系認(rèn)證工作的基礎(chǔ),按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化方面的要求,建立起企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系,明確產(chǎn)品和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),制定控制規(guī)范,完善管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn),為公司的基礎(chǔ)管理以及認(rèn)證工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)三體系管理和企業(yè)管理的“雙提高”,這才是企業(yè)規(guī)范管理、不斷發(fā)展的長(zhǎng)久之計(jì)。
2.3 以ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)管理原則為基本原則,貫穿企業(yè)的總體管理
ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)綜合了世界上最先進(jìn)的管理理論和管理經(jīng)驗(yàn),包括其中的8項(xiàng)質(zhì)量管理原則,不僅適用于質(zhì)量管理,同樣適用于企業(yè)的各項(xiàng)管理,因此要不斷學(xué)習(xí)和理解ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的管理思想和方法,關(guān)注顧客、員工、相關(guān)方、社會(huì)的要求,以ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)的管理原則和管理方法規(guī)范企業(yè)的各項(xiàng)管理。在具體的管理工作中,會(huì)產(chǎn)生一些不協(xié)調(diào)、不適應(yīng)、不習(xí)慣,我們一定要堅(jiān)持ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)的管理原則并加以改變和整改,逐步建立起符合ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)的管理原則和現(xiàn)代化管理思想的管理理念、管理過(guò)程和管理方法,從而實(shí)現(xiàn)三體系管理與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理在理念和方法上的有機(jī)結(jié)合,促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提高。
2.4 將三體系職責(zé)與管理職責(zé)有機(jī)結(jié)合
企業(yè)各部門(mén)、各崗位的職責(zé)應(yīng)該是統(tǒng)一的,而不是有一套各部門(mén)、各崗位的管理職責(zé),再有一套各部門(mén)、各崗位的體系職責(zé)。應(yīng)將各部門(mén)在體系管理中的職責(zé)融入各部門(mén)管理職責(zé)之中,這樣使部門(mén)職責(zé)既統(tǒng)一又明確,避免因存在各式各樣的職責(zé)文本,使各部門(mén)無(wú)所適從,而導(dǎo)致職責(zé)混亂、難以落實(shí)。
2.5 將三體系的目標(biāo)管理與企業(yè)績(jī)效考核有機(jī)結(jié)合
三體系的目標(biāo)與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)是一致的、密不可分的,三體系有效性的評(píng)價(jià)與企業(yè)績(jī)效管理同樣也是一致的、密不可分的。因此,應(yīng)將三體系目標(biāo)的管理、績(jī)效的評(píng)價(jià)統(tǒng)一納入企業(yè)的績(jī)效管理和考核,達(dá)到兩者的協(xié)調(diào)一致,有效促進(jìn)三體系和企業(yè)管理不斷改進(jìn),避免因評(píng)價(jià)機(jī)制的不一致而導(dǎo)致的“兩張皮”現(xiàn)象。
綜上所述,只有科學(xué)地將三體系進(jìn)行整合,并與企業(yè)管理有機(jī)結(jié)合,才能有效地達(dá)到體系認(rèn)證和企業(yè)管理的最終目的,才能不斷提高三體系運(yùn)行的符合性、適宜性、有效性,才能進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)基礎(chǔ)管理,建立現(xiàn)代化的管理機(jī)制,才能使管理流程順暢,管理效率提高,經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益顯著,才能增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力。
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On Integration of Three Certification Systems and Enterprise Management
ZHANG Yanmin1,LI Changjun2
(1.Coke Terminal Co.,Ltd.of Tianjin Port,Tianjin 300452,China;2.Tianjin Port(Group)Co.,Ltd.,Tianjin 300461,China)
How to scientifically and effectively integrate the quality management system,environmental management system and occupational health safety management for enterprises during their certification processes and well handle both the universality and individuality of the three systems have become an urgent issue.This paper discusses matters worthy attention during the three certification systems’ integration from the aspects of the integration of principle and objectives,duties,and system elements,and suggests that the integration should be combined with enterprise management to further enhance management efficiency and strengthen the core competitiveness and sustainability of an enterprise.
three certification systems;enterprise management;integration
F279.23
:A
:1006-8945(2015)08-0012-03
2015-07-04