陳義靜

【摘 要】國際貨運(yùn)代理業(yè)是國際貿(mào)易與國際運(yùn)輸間的橋梁和紐帶，它是國際貿(mào)易和國際運(yùn)輸發(fā)展到較高階段產(chǎn)生的一種中介服務(wù)行業(yè)。國際貿(mào)易商事交易愈頻繁、規(guī)模與范圍愈擴(kuò)大，也愈發(fā)依賴國際貨代這一中介服務(wù)行業(yè)。在我國，國際貨運(yùn)代理業(yè)是一種新興的產(chǎn)業(yè)，“是處于國際貿(mào)易和國際運(yùn)輸之間的”“共生產(chǎn)業(yè)”或“邊緣產(chǎn)業(yè)”。本文從國際貨運(yùn)代理的定義和會(huì)計(jì)系統(tǒng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督幾個(gè)方面來探討，淺析如何設(shè)計(jì)國際貨代服務(wù)信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】國際貨代；會(huì)計(jì)系統(tǒng)；信息與溝通；內(nèi)部監(jiān)督

隨著國際貿(mào)易、運(yùn)輸方式的發(fā)展，國際貨運(yùn)代理業(yè)已經(jīng)成為國際貿(mào)易中不可缺少的一部分。在歐盟國家和整個(gè)歐洲都是由貨運(yùn)代理來完成，貨主只有在大批量貨物需要常規(guī)運(yùn)輸?shù)那闆r下才直接與承運(yùn)人打交道，即便如此種情況下，涉及到國際聯(lián)運(yùn)以及文書性工作也趨向貨運(yùn)代理來承擔(dān)。我國國際貨運(yùn)代理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)不夠健全，幾乎沒有一家國際貨代企業(yè)擁有完善的全球業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，絕大多數(shù)國際貨運(yùn)代理企業(yè)缺乏國際業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，多數(shù)國際貨運(yùn)代理企業(yè)沒有國內(nèi)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，即使擁有信息網(wǎng)絡(luò)也是各自為政，單功能作業(yè)。以下將從幾個(gè)方面來淺析國際貨代業(yè)的信息設(shè)計(jì)。

一、國際貨運(yùn)代理的定義

國際貨運(yùn)代理協(xié)會(huì)聯(lián)合會(huì)（FIATA）對國際貨運(yùn)代理的定義為：“根據(jù)客戶的指示，為客戶的利益而攬取貨物的人，其本人并非承運(yùn)人。貨代業(yè)根據(jù)這些條件，從事于運(yùn)輸合同有關(guān)的活動(dòng)，如儲(chǔ)貨、報(bào)關(guān)、驗(yàn)收、收款?！痹摱x明確指示出貨運(yùn)代理的作業(yè)活動(dòng)包括儲(chǔ)貨、報(bào)關(guān)、驗(yàn)收、收款。

我國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作部（商務(wù)部前身）在1995年發(fā)布的《中華人民共和國國際貨物運(yùn)輸代理業(yè)管理規(guī)定》第二條將貨運(yùn)代理定義為：“接受進(jìn)出口貨物收貨人、發(fā)貨人的委托，以委托人的名義或者以自己的名義，為委托人辦理國際貨物運(yùn)輸及相關(guān)業(yè)務(wù)并收取服務(wù)報(bào)酬的行業(yè)?！?/p>

二、從國際貨代作業(yè)內(nèi)容來看信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

從FIATA的定義來看和對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作部的管理規(guī)定來看，國際貨運(yùn)代理是為發(fā)貨人，收貨人代理從事運(yùn)輸合同有關(guān)的活動(dòng)，包括儲(chǔ)貨、報(bào)關(guān)、驗(yàn)收、收款作業(yè)活動(dòng)。

1.基本功能5個(gè)W功能

作者認(rèn)為國際貨運(yùn)代理服務(wù)信息系統(tǒng)，必須基本完成WHO， WHERE，WHAT，WHY，WHEN這幾個(gè)基本的功能要求。 這幾個(gè)基本功能必須貫穿與整個(gè)作業(yè)模塊活動(dòng)中，不是用單獨(dú)的模塊單獨(dú)體現(xiàn)這五個(gè)功能?，F(xiàn)在目前常規(guī)的國際貨運(yùn)代理信息系統(tǒng)是按照國際運(yùn)輸?shù)姆绞絹矸诸悾＿\(yùn)出口，海運(yùn)進(jìn)口，空運(yùn)出口，空運(yùn)進(jìn)口。對于這些模塊也要體現(xiàn)這個(gè)5個(gè)W基本功能能夠，例如對于海運(yùn)出口，除了要完成海運(yùn)提單上顯示的基本信息，收發(fā)貨人，啟運(yùn)港，目的港，品名的需要，同時(shí)也要圍繞5個(gè)W功能，對5個(gè)W 進(jìn)行信息管理集成化，整合信息資源，共享信息資源。

2.對5 個(gè)W 功能進(jìn)行信息管理集成化，資源共享管理

物流服務(wù)管理集成化是指在集成思想的指導(dǎo)下，按照一定的集成模式，將多種物流活動(dòng)或相關(guān)戰(zhàn)略要素構(gòu)成集成化系統(tǒng)的過程。國際貨運(yùn)代理是物流服務(wù)的一部分，國際貨運(yùn)代理服務(wù)管理集成化的對象為多種從事國際運(yùn)輸合同有關(guān)的活動(dòng)，具體包括儲(chǔ)貨、報(bào)關(guān)、驗(yàn)收、收款。多種國際貨運(yùn)代理活動(dòng)與資源要素集成的目的在于最大限度的服務(wù)客戶，降低服務(wù)對象的運(yùn)營成本，提高服務(wù)對象對集成化平臺(tái)使用的滿意度。

例如，對5個(gè)W 實(shí)施統(tǒng)一界面，統(tǒng)一后臺(tái)管理，共享集成化服務(wù)平臺(tái)信息資源。將會(huì)員單位綁定在信息化平臺(tái)上，通過給客戶企業(yè)提供信息化定制服務(wù)與增值服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)張和信息資源的共享。

例如，運(yùn)用GPS，GIS，EDI，條形碼掃描等其他信息手段，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)點(diǎn)對接，實(shí)時(shí)對接，對代理貨物運(yùn)輸整個(gè)過程進(jìn)行追蹤，以便能為顧客提供最省時(shí)最便捷最全程的國際貨運(yùn)代理服務(wù)。

三、從會(huì)計(jì)系統(tǒng)要求來看信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)作為一個(gè)信息系統(tǒng)，對內(nèi)能提供經(jīng)營管理者的諸多信息，對外可以向投資者、債權(quán)者等提供用于投資等決策的信息。從會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求來看信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是通過對會(huì)計(jì)主體所發(fā)生的各項(xiàng)能用貨幣計(jì)量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、歸集、分類、編報(bào)等控制。下面將從會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求來談信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路：

1.記錄的權(quán)限和記錄的內(nèi)容

收入、成本的記錄應(yīng)該由操作部門完成，記錄與報(bào)價(jià)要分開，收入與成本分開。

國際貨運(yùn)代理行業(yè)部門劃分客服部，操作部、單證部、財(cái)務(wù)部?？头鶕?jù)國外代理的要求安排好船期，根據(jù)公司的報(bào)價(jià)制度報(bào)價(jià)完畢后，工作將移交給操作部，操作部根據(jù)客服部填寫的SOP 流程單進(jìn)行文本信息和數(shù)據(jù)信息的錄入，收入的錄入也由操作部進(jìn)行工作。記錄與報(bào)價(jià)分開，收入與成本分開，一是為了落實(shí)公司的報(bào)價(jià)制度，防止舞弊貪污發(fā)生，二是將工作細(xì)化，更專業(yè)更有效率地化完成顧客的要求。

但是收入、成本的記錄必須按照經(jīng)營項(xiàng)目的內(nèi)容單獨(dú)記錄，不能將所有經(jīng)營項(xiàng)目的內(nèi)容合并成一項(xiàng)記錄，盡量將記錄的類容按類別細(xì)化。

例如現(xiàn)在很多國際貨代公司，操作為了投機(jī)將所有的收入和成本的內(nèi)容合并成一項(xiàng)，輸入到系統(tǒng)里去。這樣做表面上看節(jié)省了工作時(shí)間，但是實(shí)際上對于后續(xù)的監(jiān)督管理無力可施。企業(yè)管理者無法判斷操作輸入的經(jīng)營項(xiàng)目數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，更無法知道各個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)造了多少利潤，更無法判斷經(jīng)濟(jì)利潤增長點(diǎn)在哪里。

2.歸集與分類

會(huì)計(jì)系統(tǒng)要求對各項(xiàng)費(fèi)用能進(jìn)行歸集，按照各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生的環(huán)節(jié)進(jìn)行歸集。例如對倉儲(chǔ)的費(fèi)用歸集到倉儲(chǔ)費(fèi)用類別中，用特定的費(fèi)用代碼歸集所有倉儲(chǔ)的費(fèi)用。

在歸集費(fèi)用是，可以運(yùn)用歸集模板，效益原則，一方面節(jié)省時(shí)間，不需要工作人員一筆筆錄入，另一方面也規(guī)范了費(fèi)用代碼的使用。

對歸集的各項(xiàng)費(fèi)用，可以按照作用于國際運(yùn)輸方式的來進(jìn)行分類。例如按照航線分類，按照裝箱方式分類。 對于采用何種分類方式根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)來定，也不排除分類方式的交叉進(jìn)行。

3.編報(bào)

除了按照現(xiàn)行的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)政法規(guī)的要求，編制資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表之外，還要編制管理報(bào)表。編報(bào)的基礎(chǔ)要按照會(huì)計(jì)原則的要求。

4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)互助互補(bǔ)

每個(gè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也要按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分期的要求，按自然月關(guān)賬；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、歸集、分類也要按照財(cái)務(wù)客觀性、相關(guān)性等原則的要求進(jìn)行，在這樣的條件下，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才可以與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行互轉(zhuǎn)。例如 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一旦關(guān)賬，那么數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入“主營業(yè)務(wù)收入”“應(yīng)收賬款”“主營業(yè)務(wù)成本”“應(yīng)付賬款”科目中去，至于是否下設(shè)幾級(jí)明細(xì)賬，可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)。

財(cái)務(wù)編報(bào)的數(shù)據(jù)也要互助業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理。通過對業(yè)務(wù)系統(tǒng)編報(bào)的數(shù)據(jù)，例如按照航線按照裝箱方式的對工作的量的統(tǒng)計(jì)，更合理的分配工作量。例如對業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)修改的工作量的統(tǒng)計(jì)，可以更好的推測數(shù)據(jù)修改的原因，尋找避免數(shù)據(jù)修改的方法。

四、信息與溝通

如何保證國際貨運(yùn)代理信息系統(tǒng)的信息與溝通，作者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來著手。

1.保證信息質(zhì)量

國際貨運(yùn)代理企業(yè)要收集各種內(nèi)部的信息和外部的信息，并對這些信息進(jìn)行合理的篩選、核對、整合，提高信息的有用性。國際貨運(yùn)代理企業(yè)可以根據(jù)資源端5 W 的信息，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，經(jīng)營管理報(bào)表，獲取內(nèi)部信息，也可以通過FIATA 協(xié)會(huì)組織、業(yè)務(wù)往來單位、市場調(diào)查等渠道來獲取外部信息。

2.溝通制度

將國際貨運(yùn)代理企業(yè)的權(quán)限和責(zé)任在各個(gè)管理層次、業(yè)務(wù)作業(yè)環(huán)節(jié)之間進(jìn)行溝通和反饋。同時(shí)也要在外部投資者、客戶、監(jiān)管部門等有關(guān)方面之間進(jìn)行溝通和反饋。重要的信息需及時(shí)向上傳遞。

3.內(nèi)部授權(quán)

國際貨運(yùn)代理要在關(guān)鍵崗位，關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重大事項(xiàng)工作中的職責(zé)權(quán)限要?jiǎng)澐智宄?未經(jīng)授權(quán)不可以私自放單，不經(jīng)批準(zhǔn)不可以私自墊款，要設(shè)立舉報(bào)制度，傳達(dá)給所有員工。

五、內(nèi)部監(jiān)督

對于國際貨運(yùn)代理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督檢查，評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性和效益性，對于發(fā)現(xiàn)的缺陷，及時(shí)加以改正。例如對于不相容工作、不相容崗位的設(shè)立分離制度。對于重大事項(xiàng)，進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督工作。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，是企業(yè)生產(chǎn)資料的獲取與產(chǎn)品營銷范圍日趨擴(kuò)大，社會(huì)生產(chǎn)、物資流通、商品交易及管理方式發(fā)生不斷變革，國際貨物運(yùn)輸要求將由“運(yùn)得到”向“運(yùn)得快捷、運(yùn)得安全、運(yùn)得高效、運(yùn)得環(huán)?！鞭D(zhuǎn)變。運(yùn)用信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)，資源共享，真正地做好國際貨物運(yùn)輸?shù)慕M織者和設(shè)計(jì)師。

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