姜艷?孟麗娟

摘 要：本文簡述了新時(shí)期做好高職院校檔案管理工作的重要意義，指出了當(dāng)前高職院校檔案管理工作中普遍存在的問題，從現(xiàn)實(shí)的角度提出了加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的對策和建議。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 現(xiàn)實(shí)思考

高職院校檔案管理工作是學(xué)院管理工作的重要組成部分。目前，我國高職院校檔案工作與高職院校整體發(fā)展相比相對滯后，檔案管理工作職能未得到充分發(fā)揮，已成為高職院校發(fā)展的一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

充分認(rèn)識高職院校檔案管理工作的重要性是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。檔案是高職院校歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是學(xué)校在長期的歷史辦學(xué)實(shí)踐中積累的重要?dú)v史資料，真實(shí)記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展、興亡成敗的軌跡。檔案能夠直接為教學(xué)評估提供依據(jù)，為師生學(xué)習(xí)和教研提供鮮活教材，為學(xué)校教學(xué)科研、基建后勤、行政管理、文化建設(shè)等工作提供服務(wù)。

檔案的價(jià)值不僅體現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)價(jià)值上，更體現(xiàn)在未來使用時(shí)的長遠(yuǎn)價(jià)值上面。因此，學(xué)校檔案部門要樹立歷史的眼光，加大檔案收集和管理力度，不斷拓展檔案服務(wù)范圍，使檔案資料符合今后發(fā)展的需要。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題和不足

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

由于檔案管理工作性質(zhì)，很難直接和明顯產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會效益，這導(dǎo)致檔案工作往往得不到更多的重視，檔案工作人員工作積極性和主動性得不到很好的發(fā)揮。加之教職工檔案意識薄弱，認(rèn)識程度不夠，使檔案作用的發(fā)揮受到了較大制約。

2.檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

高職院校起步較晚，檔案管理工作不甚完善。檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，未形成管理梯隊(duì)，職稱、學(xué)歷層次普遍偏低，缺少檔案管理領(lǐng)軍人物，還存在大量的兼職人員，專業(yè)技術(shù)、工作水平較低，人員變化較大、隊(duì)伍不穩(wěn)定。

3.資金投入不足，缺少現(xiàn)代化管理設(shè)備

高職院校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)相對緊張，對檔案工作資金投入普遍不足，缺少辦公場所，管理設(shè)備僅能滿足正常工作必需。部分學(xué)校仍停留在原始的手工操作上，一些學(xué)校雖實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助數(shù)據(jù)庫管理，但仍停留在打印目錄等初級階段。

4.檔案管理服務(wù)功能發(fā)揮不充分

目前檔案管理工作服務(wù)意識不到位，檔案工作重點(diǎn)在于收集和保管，服務(wù)教學(xué)科研、基建后勤、工作決策等功能不足，檔案利用率較低。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的對策

1.加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

實(shí)行“一把手”工程，將檔案管理工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃上來，建立健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)，將各系、各處室納入其中，成立由校長、分管校長、辦公室主任、檔案管理人員層層分工負(fù)責(zé)的管理體系。要完善檔案管理制度，使各系、各處室對檔案的收集、管理、歸檔、查閱等更加嚴(yán)肅、更加規(guī)范，做到工作有法可依，有法必依。要加強(qiáng)宣傳教育，通過網(wǎng)站、宣傳欄等有效形式，增強(qiáng)教職工檔案意識，形成人人關(guān)心、人人參與檔案管理的良好氛圍。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校要重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，在人員選配、職稱晉升、考察學(xué)習(xí)等方面給予一定程度上的政策傾斜和照顧，使人員素質(zhì)得到不斷提升，職稱、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不斷合理。鼓勵(lì)檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理知識，掌握最新的檔案管理技術(shù)，使檔案管理人員的知識水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)有較大提升。

3.加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度

檔案室建設(shè)必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，適應(yīng)高職院?？焖侔l(fā)展的需要，不斷加大各項(xiàng)投入，完善軟硬件設(shè)備。要大力更新管理手段和方式，提升檔案管理的信息化水平。建設(shè)數(shù)字化檔案室，建立健全信息資源庫，著重建設(shè)全文數(shù)字庫、多媒體數(shù)字庫，對各類檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，加強(qiáng)電子檔案的接收、管理和利用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、存儲數(shù)字化、采集實(shí)時(shí)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4.拓寬檔案管理范圍

針對高職院校檔案管理的實(shí)際，應(yīng)大力加強(qiáng)對校史資料的收集和整理，對一些珍貴的文件、照片、實(shí)物等進(jìn)行搶救性征集，更好地體現(xiàn)辦學(xué)歷史厚重感，多維度展示發(fā)展成就。大力加強(qiáng)畢業(yè)生信息的收集，通過收集優(yōu)秀畢業(yè)生的典型事跡，展示學(xué)校辦學(xué)成果，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)成長成才。

5.創(chuàng)新服務(wù)模式，提高檔案資料利用率

要切實(shí)改變檔案管理重保存、輕利用的觀念，在做好檔案管理基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，要把工作重點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上。要增強(qiáng)主動開放式服務(wù)意識，健全檔案資料，搭建靜態(tài)檔案和動態(tài)檔案的橋梁。采用先進(jìn)的管理手段，拓寬服務(wù)渠道。進(jìn)一步健全檔案管理制度，使檔案資料更安全、高效地服務(wù)師生和學(xué)校建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]禹英.試論高職院校檔案工作存在的問題與對策[J].科技資訊，2009（1）.

（作者單位：姜艷，山東服裝職業(yè)學(xué)院；

孟麗娟，泰山職業(yè)技術(shù)學(xué)院）