鄧小紅

（重慶電力高等專科學(xué)校，重慶 400053）

高校檔案是高校重要的原生信息和寶貴資源，是制定高校發(fā)展計(jì)劃、開展教育研究和總結(jié)教育規(guī)律的重要依據(jù)。隨著我國(guó)高職教育的興起，高職院校得到了迅猛的發(fā)展。相應(yīng)地，檔案在高職院校教育教學(xué)和科研中的作用也越來越重要。隨著辦公自動(dòng)化、文檔一體化進(jìn)程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數(shù)字化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展需求，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。國(guó)家檔案局制定的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”計(jì)劃》，已經(jīng)將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)。

所謂檔案信息化建設(shè)，是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，使檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)、歸納、傳輸、應(yīng)用等操作時(shí)的效率更加提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

1 高職院校信息化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問題

1.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前，高職院校普遍對(duì)檔案建設(shè)重視不夠，對(duì)檔案信息管理的職能認(rèn)識(shí)不清，不了解其在學(xué)校發(fā)展中的重要地位及作用。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)不足，熱情不高。大多數(shù)高職院校都沒有專門制定這方面的發(fā)展規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)缺乏科學(xué)而合理的發(fā)展思路和明確清晰的建設(shè)目標(biāo)。

1.2 重保管輕利用，檔案信息資源未得到有效開發(fā)

當(dāng)前，高職院校內(nèi)部檔案管理工作的思想觀念還比較落后，重保管輕利用，僅僅停留在簡(jiǎn)單的材料收集、整理和歸檔上面，只是對(duì)檔案材料起“看護(hù)”作用。沒有意識(shí)到檔案只有進(jìn)行開發(fā)利用才有價(jià)值，沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，相關(guān)人員很少積極主動(dòng)地對(duì)檔案管理的信息進(jìn)行組織、開發(fā)、管理、利用，未能很好地發(fā)揮檔案材料服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)學(xué)校中心與大局工作的作用。

1.3 管理模式落后，限制了信息化的發(fā)展

受傳統(tǒng)管理模式的影響，高職院校檔案管理還處在一個(gè)封閉管理的狀態(tài)下。學(xué)校收藏的檔案一般情況下是不對(duì)外公開的，僅供相關(guān)部門和本校師生使用。而且有的高職院校不能正確處理檔案保密與利用的關(guān)系，對(duì)檔案的查詢與利用進(jìn)行種種限制，查詢手續(xù)繁瑣、方法落后、內(nèi)容有限制，致使檔案利用效率比較低。這種模式很不利于檔案信息的收集和流通，極大地限制了檔案信息的傳播，無法發(fā)揮信息化的作用，限制了信息化的發(fā)展。

1.5 信息化基礎(chǔ)設(shè)備陳舊

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)設(shè)備與軟件，這些設(shè)備與軟件也是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。這些硬件設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、交換機(jī)等;軟件方面主要包括檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息處理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件和程序等。由于對(duì)信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，因此很多高職院校對(duì)檔案信息設(shè)備和系統(tǒng)軟件的更新工作也就不重視，致使一些檔案管理部門的基本硬件設(shè)備和配套軟件缺乏和落后。一些設(shè)備已經(jīng)使用了多年，非常陳舊，但仍未更換和升級(jí)，使一些檔案的收集、存儲(chǔ)、傳輸、發(fā)布、檢索和利用等仍采用原始的手工操作與單機(jī)歸檔手段。檔案管理水平還處在一個(gè)較低的程度。比如，在用戶進(jìn)行檔案檢索的時(shí)候，一般只能通過其標(biāo)題、目錄等基本信息進(jìn)行檢索，而對(duì)于檔案的具體內(nèi)容，則無法快速、準(zhǔn)確地查找到位。這嚴(yán)重制約了高校檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展，不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)快速辦公的需要。

1.6 載體形式單一，不能實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間和跨空間利用

高職院校的檔案大部分都是紙質(zhì)載體，磁盤、光盤等載體的檔案較少。紙質(zhì)載體的檔案易于長(zhǎng)久保存，但不能實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間、跨空間的傳閱、打印。用戶想要得到所需檔案信息，只能親赴該檔案保管地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱，這嚴(yán)重制約了信息的跨地域利用。

1.7 檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)低，人員水平參差不齊

檔案管理人員是檔案管理的重要組成結(jié)構(gòu)，直接決定著檔案管理的水平。推行檔案信息化建設(shè)，首先要求管理人員具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前，高職院校檔案管理隊(duì)伍普遍存在綜合素質(zhì)較低的問題，從事檔案管理工作的大都是教學(xué)科研一線轉(zhuǎn)崗人員及教職員工家屬，真正掌握檔案專業(yè)技術(shù)的人員相當(dāng)少，人員素質(zhì)參差不齊。許多檔案管理人員在上崗之前從來沒有受過相關(guān)專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，其所做工作只是千篇一律的歸檔工作，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮作用。這種狀況遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建設(shè)需要的。

2 推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人要轉(zhuǎn)變思想，正確認(rèn)識(shí)檔案以及檔案信息化的重要性，充分了解檔案在整個(gè)學(xué)校建設(shè)中發(fā)揮的重要作用;要把檔案信息化建設(shè)作為現(xiàn)代化、信息化校園的重要組成部分，提升檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略高度，保障檔案工作與校園數(shù)字化工作的同步發(fā)展;切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，在人力、財(cái)力、物力各個(gè)方面給予支持，做到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備“三到位”，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

2.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，提升綜合服務(wù)水平

檔案真正的價(jià)值在于利用，高職院校檔案信息管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，徹底摒棄傳統(tǒng)的重藏輕用的管理模式，注重檔案價(jià)值的開發(fā)與利用;要加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，進(jìn)而促進(jìn)工作質(zhì)量和服務(wù)水平的提高;要從以往的“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上主動(dòng)提供的服務(wù)方式，以便在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，促進(jìn)管理和檔案業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的真正實(shí)現(xiàn)。

高職院校檔案信息化建設(shè)過程中，一方面要對(duì)檔案進(jìn)行深加工，積極主動(dòng)地對(duì)檔案管理的信息進(jìn)行組織、開發(fā)、管理、利用;另一方面，強(qiáng)化檔案信息的傳播，要依托校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，把檔案信息公布給廣大師生;同時(shí)，在網(wǎng)頁(yè)中設(shè)置目錄查詢、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)介、政策法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范等諸多欄目，引導(dǎo)用戶正確使用檔案信息，構(gòu)建新型的檔案信息服務(wù)模式。

2.3 加大經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備

檔案信息化建設(shè)離不開現(xiàn)代化設(shè)備和軟件的支持。高職院校需要針對(duì)本校檔案管理的客觀實(shí)際，不斷投入更多的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，有計(jì)劃地逐步完善檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展條件。

2.4 加快完善數(shù)字化檔案，建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。在數(shù)字化檔案硬件架構(gòu)建設(shè)完成之后，應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，將原有館藏傳統(tǒng)載體檔案，通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)。將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一存入資源庫(kù)，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的完善來完成檔案數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)于日后產(chǎn)生的新檔案，要求直接保存為數(shù)字格式，并且定期按照一定的順序存入數(shù)據(jù)庫(kù)。

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，還要同時(shí)做好自身館藏檔案機(jī)讀目錄建設(shè)，以方便對(duì)檔案的管理和應(yīng)用。用戶可以根據(jù)所需檔案的關(guān)鍵詞對(duì)檔案進(jìn)行檢索和調(diào)用，既節(jié)約了時(shí)間和精力，也降低了檔案管理部門工作的復(fù)雜程度。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化，建設(shè)數(shù)字化檔案館

高職院校應(yīng)當(dāng)建立全校性標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。作為學(xué)校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門，應(yīng)充分利用校園網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，有效發(fā)揮校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化的互通優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大數(shù)字信息資源總量，整合信息資源，形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。在這一過程中，要注意抓好歸檔電子文件的規(guī)范性、完整性。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以確保電子文件形成部門數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.6 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)不可或缺的環(huán)節(jié)就是檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作人員是檔案信息用戶和信息資源之間的重要紐帶及橋梁，科學(xué)的管理與先進(jìn)的設(shè)備需要高水平、高素質(zhì)的人才加以掌握。因此，檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)程有著直接的關(guān)系。

信息時(shí)代對(duì)檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了新的要求。一方面需要大量的信息處理人員，包括信息分析與研究人員、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員、計(jì)算機(jī)軟硬件人才、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員、信息服務(wù)人員等;另一方面，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動(dòng)了整個(gè)社會(huì)和技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作中的新問題、新技術(shù)也隨之層出不窮，因而對(duì)檔案工作人員自身知識(shí)的更新提出了更高的要求。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識(shí)與水平，更大程度上取決于他們知識(shí)更新的速度。

在這種情況下，檔案管理人員必須不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)才能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展。要通過相關(guān)教育和培訓(xùn)，使檔案工作人員能夠熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)。通過這些設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行管理、維護(hù)、使用和制作，促進(jìn)高校檔案信息化水平的不斷提高。要大力鼓勵(lì)檔案工作人員積極參與各種培訓(xùn)，比如參觀考察、脫產(chǎn)進(jìn)修、在職培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研討等，使檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)適應(yīng)高校檔案信息化發(fā)展及建設(shè)的需要。

另一方面，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，檔案管理不僅需要檔案專業(yè)人員，同時(shí)還需要信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人員。因此，高職院校還要注意引進(jìn)各方面的人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

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