段開峰

【摘要】內(nèi)部控制信息系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制得以有效實施的關(guān)鍵。文章以榮威集團為例，在設(shè)立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組、建立內(nèi)部控制體系、確定開發(fā)模式及具體建設(shè)完善等方面進行了探討。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制 信息系統(tǒng)？附加模式

一、成立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)是指利用計算機和通信技術(shù)，對企業(yè)內(nèi)部控制進行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺。榮威集團在用的信息管理系統(tǒng)是自行開發(fā)的，與一般的商業(yè)軟件相比，該管理系統(tǒng)能更好與集團業(yè)務(wù)契合；同時，考慮到目前的信息管理團隊開發(fā)能力強且能更好地理解公司各業(yè)務(wù)模塊，故采用了附加模式的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建立模式。

為有序、高效地進行內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)和后續(xù)維護，需成立一個內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組，該小組的成員主要由財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門以及信息管理部門的人員組成，職責包括：（1）建立企業(yè)內(nèi)部控制體系。（2）確定內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的基本模式和路線圖。（3）評估現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，提出新增或改造方案。（4）組建不同業(yè)務(wù)模塊的開發(fā)項目小組，進行內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)。（5）評估項目進度，提出改進建議，整合各模塊開發(fā)成果，形成獨立運行的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。（6）根據(jù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)實施效果，提出改進、完善建議并負責持續(xù)維護等。

二、內(nèi)部控制體系的建立

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)實質(zhì)上是公司內(nèi)部控制體系得以有效運行的一個信息化平臺，因此，在開發(fā)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)之前，必須結(jié)合企業(yè)自身特點，建設(shè)一套適合自身業(yè)務(wù)特點的內(nèi)部控制體系。該內(nèi)部控制體系的建立由內(nèi)部控制系統(tǒng)管理小組中的財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門來共同完成。具體來說，由財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引的具體要求，結(jié)合企業(yè)特點，梳理各項業(yè)務(wù)流程，如采購、銷售、資產(chǎn)管理、合同管理、資金活動、研發(fā)活動、工程項目等，標識出流程中的風(fēng)險點，針對性地制定相應(yīng)的控制措施，并將這些內(nèi)容形成公司規(guī)范性的內(nèi)部控制制度及文檔。這些控制文件是進行后續(xù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的重要依據(jù)。另外，還要對信息管理人員進行內(nèi)部控制文件的培訓(xùn)，使他們充分理解如何將內(nèi)部控制的具體環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為計算機程序語言。

三、制定內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的基本模式和路線圖

根據(jù)集團內(nèi)部控制管理要求，結(jié)合信息管理人員的配備和業(yè)務(wù)構(gòu)成，我們確定了各相關(guān)內(nèi)部控制流程的開發(fā)路線圖，具體來說：（1）之前負責不同業(yè)務(wù)信息管理模塊的開發(fā)人員負責相應(yīng)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)。（2）根據(jù)集團對不同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制需求的輕重緩急，由內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組綜合平衡，制定開發(fā)的先后次序。（3）為保證項目得以有序開展，針對不同業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)開發(fā)需求，建立一套信息系統(tǒng)開發(fā)任務(wù)管理系統(tǒng)，該任務(wù)管理系統(tǒng)用于業(yè)務(wù)部門提出開發(fā)需求，經(jīng)管理小組相關(guān)人員評估后確定開發(fā)小組成員構(gòu)成、開發(fā)完成時間等，這樣能夠及時評估項目進展情況，便于統(tǒng)籌調(diào)整，確保整體項目有序開展。

四、實施內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善

針對非生產(chǎn)性物資的采購管理，榮威集團已經(jīng)有了一個專門的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要功能是滿足非生產(chǎn)性物資的進銷存管理，現(xiàn)在根據(jù)采購付款內(nèi)部控制流程，需要對其嵌入與該內(nèi)部控制流程有關(guān)的內(nèi)部控制程序，以實現(xiàn)以下風(fēng)險控制點：（1）采購申請及審批。（2）采購預(yù)算控制。（3）供應(yīng)商的資質(zhì)審批。（4）采購價格的審批。（5）入庫檢驗。（6）付款審批等。同時，對于流程中需要不同部門相關(guān)崗位人員的審批權(quán)限可以通過提取人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來實現(xiàn)權(quán)責分離控制程序。

以下介紹如何采取嵌入或提取方式建立控制程序：

第一，采購申請及審批。在原有采購申請單模塊中添加初審人、審核人及終審人控制流程，申請采購人員在系統(tǒng)中添加申購單，列明申購物資種類、品名、數(shù)量等信息，提交需求部門負責人初審，完成后提交審核人（具體為采購部門負責人），最后提交公司總經(jīng)理終審，然后才可以實施采購行為。

第二，采購預(yù)算控制。在原有的每張申購單上設(shè)置專用按鈕，供選擇是“預(yù)算內(nèi)”還是“預(yù)算外”采購，以此來控制預(yù)算外采購行為。

第三，供應(yīng)商資質(zhì)審批。新設(shè)供應(yīng)商資質(zhì)評估模塊，凡是新進供應(yīng)商均需由采購部門在該信息模塊中提出申請，列明該供應(yīng)商的主要信息如營業(yè)執(zhí)照號碼、法人代表、聯(lián)系人、經(jīng)營范圍、付款期限等，經(jīng)過采購部門負責人、公司負責人、集團總裁核準后，自動形成供應(yīng)商編碼并納入集團供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，沒有供應(yīng)商編碼的供應(yīng)商不具備供貨資格，無法在系統(tǒng)中實施采購申請功能。

第四，采購價格審批。對不同采購規(guī)模的物資采用不同的價格審批程序。（1）單次采購低于10 000元的物資，在系統(tǒng)中通過新增價格確認單模塊來控制，由采購部門通過電話/傳真詢價后填寫系統(tǒng)“價格確認單”，經(jīng)采購部門負責人、公司負責人審批后自動納入物資價格數(shù)據(jù)庫，價格有效期3個月，3個月內(nèi)重復(fù)采購的，無須再詢價，超過3個月，價格自動失效，需要再次詢價并填寫“價格確認單”按流程審批后實施。（2）單次采購超過10 000元的物資必須采用招標方式確定供應(yīng)商和價格，在申購單中對這類采購只有在輸入招標單號后才能實施采購。實現(xiàn)該控制程序是新增招標流程審批模塊，對單次采購超過10 000元的物資由采購部門實施招標，并按流程經(jīng)采購部門負責人、公司負責人、集團財務(wù)處處長、集團總裁核準后生效，同時形成招標單號，該招標單號碼僅供使用一次，使用過后就自動作廢。下次同樣物資單次采購超過10 000元的必須再次實施招標控制流程。

第五，入庫檢驗。入庫環(huán)節(jié)由倉庫管理人員對數(shù)量進行確認并安排系統(tǒng)入庫手續(xù)（形成入庫單），同時質(zhì)量管理部門對質(zhì)量進行檢驗，凡是沒有通過檢驗的物資系統(tǒng)會以灰色顯示該物資信息并無法履行領(lǐng)用手續(xù)。

第六，發(fā)票審核及付款審批。新增發(fā)票錄入及付款申請模塊。倉庫管理人員核對并錄入發(fā)票信息（包括供應(yīng)商、入庫單號等），系統(tǒng)自動生成應(yīng)付款信息，同時將發(fā)票及入庫單按流程進行審批，最終由財務(wù)人員在系統(tǒng)中鎖定發(fā)票信息（避免重復(fù)開票）。采購部門每月根據(jù)到期的應(yīng)付款余額進行付款申請，由采購部門負責人、財務(wù)部門負責人批準后安排支付，同時在應(yīng)付款系統(tǒng)中登記已付款信息。

以上非生產(chǎn)性物資采購付款內(nèi)部控制信息系統(tǒng)是由非生產(chǎn)性物資管理系統(tǒng)的原開發(fā)小組開發(fā)完成的，具體思路由財務(wù)部門、采購部門、配送部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引的要求分別對不同的控制點進行嵌入式的開發(fā)，將授權(quán)審批、職責分離等控制點嵌入控制程序中（通過提取人事管理系統(tǒng)的控制程序?qū)崿F(xiàn)具體的控制職能），同時將在手工環(huán)境下難以實現(xiàn)的控制功能如付款期限的計算、價格的選擇、不同規(guī)模采購對價格確定方式的選擇等嵌入了控制程序。同樣，其他業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)也按照這樣的思路進行開發(fā)設(shè)計，所有的開發(fā)過程由內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組負責全過程的跟蹤，同時對信息系統(tǒng)的運行和維護進行管理，確保內(nèi)部控制信息系統(tǒng)按照規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運行。

參考文獻

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