劉思洋

摘要：評估檔案是高校的寶貴財(cái)富，是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量、科研水平和管理水平的重要尺度，我們?nèi)绾巫プ〗逃u估這一契機(jī)，利用好這一平臺(tái)，推動(dòng)學(xué)校的檔案管理工作，本文就高校檔案和高校評估做探討，淺談更好的高校檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校 評估 檔案 探索

對于高校的每個(gè)職工來說本科評估都是很重要的一項(xiàng)工作。高?？梢栽诮逃u估制度這個(gè)新平臺(tái)上展示自己各個(gè)方面的成績、成長、發(fā)展、展望和存在的問題。很多經(jīng)歷過評估的學(xué)校的實(shí)踐證明，在教育評估制度這個(gè)新平臺(tái)上高校的檔案是重要因素，其具有非常重要的作用。換句話說，教育評估是推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步的催化劑，應(yīng)該利用好這一新平臺(tái)。評估對于高校的檔案管理來說是一劑催化劑，它側(cè)面檢驗(yàn)了一所合格學(xué)校檔案工作的管理水平以及對檔案管理工作提出的新的要求。

高校教學(xué)評估活動(dòng)是高校的一項(xiàng)重要實(shí)踐活動(dòng)，而檔案的存在就是真實(shí)記錄這些實(shí)踐活動(dòng)。所謂評估檔案就是高校在教學(xué)評估活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史文件記錄，它對于高校的發(fā)展和進(jìn)步起著積極的指導(dǎo)作用。高校接受評估的有力憑證就是檔案信息，同時(shí)檔案信息也是評估主體實(shí)施評估的基礎(chǔ)依據(jù)。那么，為什么檔案會(huì)在評估工作甚至是歷史上都具有如此重要的角色呢？我們從檔案本身的定義來分析一下：

①先了解宏觀角度的定義：什么是檔案？檔案既是國家不可再生的資源，是黨和國家發(fā)展和進(jìn)步的依據(jù)，也是一種社會(huì)現(xiàn)象，它以一定的物質(zhì)形式存在，有價(jià)值的保留下來，同時(shí)及時(shí)銷毀不需要的。另外，檔案還具有知識(shí)儲(chǔ)備作用，就像我們經(jīng)常借鑒古人的經(jīng)驗(yàn)一樣，把現(xiàn)在發(fā)生的事情記錄下來，也可以在以后供后人借鑒。

②我自身在工作中所理解的檔案：我所在的學(xué)校是一所全國醫(yī)學(xué)本科院校，醫(yī)學(xué)院校的檔案資料能夠反映一所醫(yī)學(xué)院從建校初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過程，可以把學(xué)校的全部面貌反映出來，通過查閱醫(yī)學(xué)院的檔案資料學(xué)生可以獲得相關(guān)的知識(shí)，并且這些資料保留下來還可以供教師查閱，進(jìn)而有效的提高教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)還是醫(yī)學(xué)院校進(jìn)行教學(xué)評估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。另外，醫(yī)學(xué)院的檔案資料多是臨床教師在實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，所以從某種意義上講，醫(yī)學(xué)院校的檔案關(guān)乎人類的生命健康。

由此可以看出檔案存在的重要性，那么檔案的規(guī)范管理也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。高校的檔案管理需要依托在專門的檔案管理部門，而評估檔案的管理機(jī)構(gòu)應(yīng)以高校檔案館為核心，一般來說，高校檔案館都具備以下兩個(gè)基本職能，一是負(fù)責(zé)管理高校檔案工作，行使行政管理職能，二是存放和利用高校檔案，開展具體檔案業(yè)務(wù)的職能，所以高校檔案館不僅要負(fù)責(zé)整個(gè)檔案館的自身業(yè)務(wù)，還要指導(dǎo)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的行政和業(yè)務(wù)。在整個(gè)評估工作中，雖然評估檔案的數(shù)量總數(shù)并不多，但是一定要保證其全面性和完整性，同時(shí)應(yīng)該制定評估檔案保管期限，并應(yīng)用于整個(gè)評估檔案歸檔過程。

所以在高校評估檔案管理工作中，需要采取以下幾種措施來完善今后的日常工作：

①增強(qiáng)檔案意識(shí)，強(qiáng)化建檔工作。高校評估工作涉及高校的很多部門，評估檔案是高校全部檔案的一個(gè)重要組成部分。所以，為了提升學(xué)校的管理水平和確保學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，高校應(yīng)該增強(qiáng)檔案意識(shí)，強(qiáng)化建檔工作。

②所謂沒有規(guī)矩不成方圓，為了保證評估檔案工作能夠順利的進(jìn)行，高校應(yīng)該建立健全相關(guān)的評估檔案制度，并嚴(yán)格規(guī)范評估檔案的相關(guān)管理。

③健全檔案管理機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)范圍，指定專人負(fù)責(zé)，這是評估檔案工作順利開展的組織保證。由于現(xiàn)階段我國各高校評估檔案管理制度還很不完善，為了有效改善高校評估檔案分散管理的現(xiàn)狀，各高校應(yīng)該健全相關(guān)的檔案管理制度，明確各部門和個(gè)人的職責(zé)范圍。通常各個(gè)高校評估檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是由本校的檔案館或綜合檔案室負(fù)責(zé)的，而各個(gè)高校的評估辦公室負(fù)責(zé)全校性評估檔案的收集整理。學(xué)校的評估辦公室負(fù)責(zé)整理立卷學(xué)校各機(jī)關(guān)的評估檔案，比如校長辦公室、宣傳部、教務(wù)處、學(xué)工部門等，然后評估辦公室負(fù)責(zé)把這些檔案依照相關(guān)的規(guī)定送到檔案館進(jìn)行集中保管；各相關(guān)部門的評估檔案應(yīng)該安排專人進(jìn)行整理立卷，然后隨其他的檔案移交到學(xué)校檔案館。

④采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校評估檔案的現(xiàn)代化管理。評估檔案的數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間的推移而變得越來越多，此時(shí)如果仍然采用傳統(tǒng)的方法記錄檔案，很不便于查找利用，所以為了方便查找利用檔案信息，也為了更加方便的進(jìn)行信息儲(chǔ)存，高校應(yīng)該采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來記錄評估檔案工作，實(shí)現(xiàn)高校評估檔案的現(xiàn)代化管理。

總之，評估檔案這種新型內(nèi)容的檔案，既為高校檔案工作帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也使高校檔案工作者面臨著新的課題。隨著高等學(xué)校評估工作的開展，對真實(shí)記錄該過程的評估檔案如何進(jìn)行完整的收集、管理和利用，需要我們在實(shí)際的工作過程中進(jìn)行不斷的研究和總結(jié)。只要我們堅(jiān)持實(shí)事求是的思想路線，堅(jiān)持用科學(xué)的發(fā)展觀來指導(dǎo)，高校評估檔案的管理工作就一定會(huì)不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造新業(yè)績，提升新水平。

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