黃錦紅

［摘要］ 醫(yī)院退費控制是醫(yī)院財務內部控制的重要內容，本文提出充分運用HIS系統(tǒng)對退費權限、痕跡進行全方位監(jiān)控，讓執(zhí)行科室參與退費控制，強化人工復核，對退費進行有效管理。

［關鍵詞］ 醫(yī)院退費；信息化；內部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 022

［中圖分類號］ F239.45［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0032- 01

ＨＩＳ收費系統(tǒng)是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，退費是收費系統(tǒng)的關鍵環(huán)節(jié)。大型綜合性醫(yī)院收費項目多，收費頻率高，各種因素所導致的退費較為頻繁。如果內部控制不到位，容易出現(xiàn)漏洞，給醫(yī)院造成損失。在信息時代，由于計算機技術特有的復雜性以及計算機犯罪的隱蔽性，與傳統(tǒng)的手工操作方式相比，其危害和防范難度更大。因此，在醫(yī)院信息系統(tǒng)的退費流程中加強內部控制，是防范醫(yī)院收費風險的必要措施。

1醫(yī)院退費控制存在的問題

下面結合案例對退費的控制進行分析：

某醫(yī)院門診收費組長趙某采取制作虛假退費單據(jù)的方式，在２００６年１月到２００７年１１月間利用職務便利，制作了虛假退費單據(jù)共計１ ６００多張，侵吞醫(yī)院公款達２００余萬元。他趁其他收費員不在的時候，先從電腦里找到以前類似金額的收據(jù)，抄下這張收據(jù)的收據(jù)號和金額，然后在電腦上打上一毛錢的收費金額。他關閉打印機，啟動電腦收費程序，接著再將打印機打開，扯下那張沒有打上金額的空白票據(jù)，在空白收據(jù)上寫上先前抄好的收據(jù)號和金額，再打開電腦上的退費程序進行退費。

上述案例中，收費員利用中斷打印重新啟動系統(tǒng)套取空白發(fā)票，重打已交款的發(fā)票進行退費。該收費程序沒有對已執(zhí)行收費項目進行鎖定，收費員利用收費系統(tǒng)的漏洞在監(jiān)控盲區(qū)偽造交款金額進行虛假退費，給醫(yī)院造成重大損失。因此在內部控制實際工作中，如何嚴格把關，結合工作流程的需要，合理分配退費與退款權限，嚴堵漏費，尤為重要。

2加強醫(yī)院退費控制的措施

在較完善的ＨＩＳ收費系統(tǒng)中，對操作人員應按級劃分，分級設置相應的操作權限，由系統(tǒng)管理員，對各級操作員按不同職務相互分離原則進行授權，并加密予以控制管理；收費流水號與發(fā)票號進行對應，系統(tǒng)所有收費、退費、作廢、補打等操作數(shù)據(jù)均有記錄，操作中出現(xiàn)錯誤，任何人無法隨意改動，需經授權方可改正，對確需變動的信息，系統(tǒng)可全程記錄。建立藥品、檢查、治療等各項執(zhí)行確認系統(tǒng)，醫(yī)生工作站和收費系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以共享使用。在不增加科室工作量的前提下，讓執(zhí)行科室參與退費控制，即相關檢查、治療執(zhí)行或藥品領取后系統(tǒng)會自動控制，各部門不能隨意辦理退費，以減少退費中可能存在的風險。根據(jù)上述案例的分析、收費流程和內部審計的要求，可以將門診退費內部控制具體劃分為3個階段。

2.1 收費員退費

門診退費包括藥品、檢查、治療等各種項目的退費手續(xù)。退費時首先醫(yī)生在收據(jù)背面寫明退費理由和退費項目并簽字（蓋章）。退藥費，分兩種情況：藥品已取走的，退費時藥房人員電腦執(zhí)行退藥程序，并在收據(jù)背面寫明“藥已收回”且簽字；藥品未取走的，藥房人員在收據(jù)背面寫明“藥未取”并簽字。退放射、檢查、化驗、治療等其他費用，相應的檢查治療科室都要確認退費事項是否發(fā)生，在收據(jù)背面簽字（蓋章）。然后門診收費處人員核實患者退費信息，包括：患者電話、收到現(xiàn)金、日期、患者簽字等內容，確認符合退費規(guī)定后將錢款退給患者。如部分項目退費，收費人員按上述程序全額退款給患者，再根據(jù)實收金額另開一張收款票據(jù)給付費患者。最后收費員將退費資料妥善保管，歸檔備查。

醫(yī)院計算機系統(tǒng)在退費方面的內部控制：（１）全程記錄患者的交費、退費情況。生成日退費報表，報表信息包括：退費發(fā)票的編號、張數(shù)、金額以及退費收入分類等內容。（２）藥品、檢查、治療等費用建立執(zhí)行確認操作系統(tǒng)，將“已執(zhí)行”狀態(tài)的收費項目鎖定，不能進行退費。當患者交費后，電腦中根據(jù)患者是否取藥（檢查、治療）分別顯示“已執(zhí)行”或“未執(zhí)行”兩種狀態(tài)。如果是“已執(zhí)行”狀態(tài)，費用是退不了的。如果是“未執(zhí)行”狀態(tài)，也要由醫(yī)生在電腦中點擊“退費醫(yī)囑”，相關科室（藥房、檢查治療科室）進行電腦點核確認取消項目。（３）收費員在退費操作中，經收費組長復核退費資料進行授權后，收費員方能在電腦中執(zhí)行退費。

對于特殊情況下，已經執(zhí)行的項目需要退費，由財務科根據(jù)管理辦法，進行另案處理，不在系統(tǒng)中進行處理，以免影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

2.2 稽核員復核

財務部門設專職稽核員對每個收費員的退費日報表、發(fā)票存根、作廢發(fā)票等進行稽核，核查因退費作廢的發(fā)票的編號、數(shù)量和金額與報表顯示的數(shù)據(jù)是否相符，稽核過程中發(fā)現(xiàn)問題，隨時提醒收費員改正。對不符合退費手續(xù)、舞弊等違反制度的行為應及時上報。

2.3 審計員審查

審計員對醫(yī)院門診退費手續(xù)和存檔資料進行不定期抽查，對退費控制系統(tǒng)的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。由于門診退費是涉及多部門、多環(huán)節(jié)的一項工作，門診退費的內控設計還要進一步完善，因此審計人員還要通過對退費的各項指標進行分析，評價退費的完整性和合理性，針對退費管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提出更完善的門診退費內部控制建議。

主要參考文獻

［１］楊洋，王宏．退費管理存在的問題及對策——以醫(yī)院門診為例［Ｊ］．中國集體經濟，２０１３（１０）.

［２］陳華．計算機網(wǎng)絡環(huán)境下的醫(yī)院退費管理［Ｊ］．審計與理財，２００８（１０）.

［３］雷曉莉．關于基層醫(yī)院退費管理的思考［Ｊ］．南方醫(yī)學教育，２０１１（４）.