張霞 陳立新
[摘 要] 隨著企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的不斷推進(jìn),傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算模式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)核算和管理的需要。企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)分離導(dǎo)致的“信息孤島”現(xiàn)象日趨明顯,努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成,成為了企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵因素。本文在介紹了企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成內(nèi)涵的基礎(chǔ)上,探討了企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的必要性,對(duì)基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成中存在的問題進(jìn)行了深入分析,在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的提升策略,以期對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成有所幫助。
[關(guān)鍵詞] 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集成;ERP;業(yè)務(wù)流程
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 018
[中圖分類號(hào)] F235.19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194(2014)16- 0026- 03
1 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的內(nèi)涵
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成是指企業(yè)基于IT環(huán)境下,在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)和管理軟件的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中物流、資金流和信息流的合一,即將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息處理和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù),主要指采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、生產(chǎn)等信息進(jìn)行協(xié)同處理和監(jiān)控的過程。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的同步處理和監(jiān)控,在完成采購(gòu)、銷售、庫(kù)存出入庫(kù)等業(yè)務(wù)的同時(shí),生成相關(guān)的財(cái)務(wù)信息,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成最大限度地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,并能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程。
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的核算與管理模式是基于會(huì)計(jì)信息與業(yè)務(wù)信息的集成,將財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息有機(jī)融合,實(shí)現(xiàn)了信息高度集成與共享,為信息需求者及時(shí)準(zhǔn)確地提供財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈和生產(chǎn)方面的各類信息。以此為基礎(chǔ),財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行有效的溝通,并采用財(cái)務(wù)方法對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行事中控制,真正將會(huì)計(jì)控制職能發(fā)揮出來(lái)。
2 基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的基本內(nèi)容
ERP既是一個(gè)管理軟件,也是一個(gè)先進(jìn)的企業(yè)管理模式,因此ERP系統(tǒng)是ERP管理思想應(yīng)用的載體。ERP有狹義和廣義兩種解釋,狹義的ERP僅指企業(yè)“內(nèi)部”信息系統(tǒng);廣義的ERP是指整合企業(yè)“內(nèi)、外部”信息的經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)。本論文的討論采用狹義的ERP定義,即面向企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。面向企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)包含財(cái)務(wù)管理模塊、供應(yīng)鏈管理模塊、生產(chǎn)管理模塊和人力資源模塊,其總體結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)關(guān)系如圖1所示。
2.1 財(cái)務(wù)管理模塊
財(cái)務(wù)管理模塊是ERP系統(tǒng)的核心模塊,其主要功能是進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算和資金監(jiān)控,具體包括總賬管理、報(bào)表管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、成本管理和資金管理。
2.2 供應(yīng)鏈管理模塊
供應(yīng)鏈管理模塊是ERP系統(tǒng)的重要組成部分,具體包括采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理和存貨核算;它突破了會(huì)計(jì)核算軟件單一財(cái)務(wù)管理的局限,實(shí)現(xiàn)了從財(cái)務(wù)管理到企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的全面管理,實(shí)現(xiàn)了物流和資金流的統(tǒng)一管理。
2.3 生產(chǎn)管理模塊
生產(chǎn)管理模塊的主要功能是為生產(chǎn)部門科學(xué)合理地制訂主生產(chǎn)計(jì)劃,安排生產(chǎn)訂單和控制生產(chǎn)成本,具體包括主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、產(chǎn)能管理、生產(chǎn)訂單和車間管理。
2.4 人力資源管理
人力資源管理包括薪資管理、人事管理、招聘管理、考勤管理和績(jī)效管理。
3 基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成過程中存在的問題
3.1 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的觀念相對(duì)薄弱
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成是一個(gè)系統(tǒng)工程,在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的管理過程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)和重視程度,相關(guān)實(shí)施人員的配合程度,都會(huì)嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成。大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員只是認(rèn)為財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成是技術(shù)問題,對(duì)實(shí)施過程沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃,缺乏有效地組織和領(lǐng)導(dǎo)。這也是多數(shù)企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成度不高的一個(gè)重要原因。其次,企業(yè)在集成過程中缺乏一批既懂專業(yè)又懂信息技術(shù)應(yīng)用的專門人才,財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員集成意識(shí)淡薄,都直接影響財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成。
3.2 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)存在缺陷
企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成之前,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是金字塔式的,即直線職能制的組織結(jié)構(gòu)形式,從決策層、管理層到操作層,逐層增大。這種組織結(jié)構(gòu)模式以制度化和法規(guī)化嚴(yán)格構(gòu)建等級(jí)制度,強(qiáng)調(diào)組織結(jié)構(gòu)中的等級(jí),過分強(qiáng)調(diào)企業(yè)的制度和秩序,各部門實(shí)行責(zé)任制管理。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成一方面改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),打破了原來(lái)職能部門的管理模式,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源的共享和優(yōu)化管理,企業(yè)的運(yùn)行和內(nèi)部控制在一定程度上也發(fā)生了變化;另一方面,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成需要對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化與重組,如果不能很快建立起新的、有效的內(nèi)部控制,必然對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生不利影響。
3.3 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成度不高
由于企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一規(guī)劃,多數(shù)企業(yè)是以部門為單位建立各自的管理信息系統(tǒng),因此,早期使用的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)各系統(tǒng),雖然都較為穩(wěn)定,但由于各系統(tǒng)是由不同的公司負(fù)責(zé)開發(fā)和構(gòu)建的,它們不相同屬,獨(dú)立運(yùn)行,各自為政,業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)流程沒有進(jìn)行有機(jī)整合,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理相脫節(jié),財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的信息不能及時(shí)有效地傳遞,信息孤島現(xiàn)象依然存在,難以實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流的有效統(tǒng)一,無(wú)法真正做到事中控制。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)各系統(tǒng)在構(gòu)建時(shí)注重流程的通暢性和操作的方便性,并沒有考慮二者之間的有效融合,各系統(tǒng)之間缺乏有效的信息溝通機(jī)制和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái),數(shù)據(jù)重復(fù)錄入現(xiàn)象仍然存在,既增加了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn),又無(wú)法獲得全方位的數(shù)據(jù)。
財(cái)務(wù)管理模塊作為企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的核心模塊,與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)存在著緊密的聯(lián)系。從目前集成的現(xiàn)狀來(lái)看,財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間沒有實(shí)現(xiàn)有效的聯(lián)系,各系統(tǒng)之間存在著功能界定不清、權(quán)限劃分不明確的現(xiàn)象。職責(zé)和數(shù)據(jù)之間存在著交叉和重疊,降低了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率,影響了企業(yè)管理者的決策。
3.4 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,提高了數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性,實(shí)現(xiàn)了對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控,提高了信息的透明度,但同時(shí)也對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)。
3.4.1 系統(tǒng)訪問風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成涉及到整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,使用戶可以在企業(yè)的任何角落訪問系統(tǒng)并且進(jìn)行業(yè)務(wù)處理或改變業(yè)務(wù)參數(shù)的設(shè)置,一方面提高了工作的效率,使財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員具有更大的靈活性;另一方面,企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成將所有的業(yè)務(wù)處理集成在一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái),增加了用戶訪問其他系統(tǒng)或不相關(guān)信息的機(jī)會(huì)。雖然,各用戶的權(quán)限有明確的職責(zé)劃分,但這并不能完全保證信息的安全性和保密性,這種高度集成的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會(huì)為企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
3.4.2 數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成將數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)延伸到了業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié),在業(yè)務(wù)部門輸入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),極大地提高了數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性,避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,減少了會(huì)計(jì)憑證錄入的錯(cuò)誤,保證了數(shù)據(jù)的同源性,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的協(xié)同處理和監(jiān)控。如果業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性不能保證,則產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將毫無(wú)意義,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一般通過手工錄入或條形碼掃描來(lái)實(shí)現(xiàn),后者錄入的差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)較小,人工錄入的差錯(cuò)率就較高。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的正確性將直接影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。
4 基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的提升策略
4.1 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo),建立項(xiàng)目實(shí)施組織
企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成是“一把手”工程,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員對(duì)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的理解程度與支持力度至關(guān)重要,要讓他們深刻理解財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的內(nèi)涵與重要性,認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成必須在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和信息技術(shù)人員的共同協(xié)作下才能成功。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員的大力支持下,必須構(gòu)建明確的項(xiàng)目實(shí)施組織,具體負(fù)責(zé)集成的實(shí)施。組織中應(yīng)包括高層領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員、最終用戶、實(shí)施顧問、信息技術(shù)專業(yè)人員等。在集成過程中,領(lǐng)導(dǎo)者必須對(duì)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成進(jìn)行總體規(guī)劃,負(fù)責(zé)各部門之間的有效溝通協(xié)調(diào),對(duì)資源分配做出及時(shí)決策;最終用戶應(yīng)該熟悉本部門業(yè)務(wù),重新梳理財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程,并加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的學(xué)習(xí),不斷提高自身素質(zhì),適應(yīng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成所帶來(lái)的工作方法和業(yè)務(wù)流程等方面的變革;實(shí)施顧問應(yīng)熟悉財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的全部?jī)?nèi)容,了解各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系,并具有財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的相關(guān)實(shí)施經(jīng)驗(yàn);信息技術(shù)專業(yè)人員應(yīng)能為財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成和專業(yè)化提供相關(guān)的技術(shù)支持。
4.2 注重企業(yè)組織架構(gòu)的扁平化發(fā)展,重新梳理業(yè)務(wù)流程
為了確保企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的有效實(shí)施,企業(yè)必須打破傳統(tǒng)的管理體制,實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由“金字塔式”向“扁平式” 的轉(zhuǎn)變,諸如職位、權(quán)限、利益等許多方面的調(diào)整,甚至需要重新劃分和分配,明確各層級(jí)、各部門管理權(quán)限,理清業(yè)務(wù)管理職責(zé)?!氨馄绞健钡慕M織結(jié)構(gòu)減少了管理層次,大幅縮減管理人員,使組織成員能更多地參與到?jīng)Q策中。企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成需要企業(yè)掌握先進(jìn)的管理思想和現(xiàn)代的經(jīng)營(yíng)理念,對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的整個(gè)的業(yè)務(wù)流程重新梳理和優(yōu)化,對(duì)業(yè)務(wù)流程中的精華要繼承,不適應(yīng)要求的流程要簡(jiǎn)化,對(duì)缺少的流程進(jìn)行補(bǔ)充,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的信息實(shí)時(shí)傳遞和共享,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)處理。業(yè)務(wù)流程的重組改變了原有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的傳遞路徑,這就要求企業(yè)財(cái)務(wù)流程重組與之相配合,以實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流三流合一。財(cái)務(wù)流程的主要功能是從業(yè)務(wù)流程中獲取數(shù)據(jù),并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工后變成企業(yè)管理者所需的決策信息,在企業(yè)整個(gè)流程中占有重要的位置。
4.3 構(gòu)建統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接
由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立存在于不同的數(shù)據(jù)庫(kù),所以無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。實(shí)施財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的基本思路是建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái),在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)集成的實(shí)施過程中,統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)起到了重要的橋梁作用。通過這個(gè)平臺(tái)可以使兩者之間進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的一致性、同源性和完整性。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)主要功能是接受業(yè)務(wù)事件信息、定義憑證模板、自動(dòng)生成記賬憑證。其主要的業(yè)務(wù)流程是,當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由業(yè)務(wù)系統(tǒng)在平臺(tái)中記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生,收集相關(guān)原始數(shù)據(jù),信息收集完成后成為可以用于制證的實(shí)時(shí)憑證信息,系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)憑證模板將原始的業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的記賬憑證,并自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)。企業(yè)借助統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接,提升了業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)用化管理水平,加強(qiáng)了系統(tǒng)集成和信息協(xié)同處理的能力,解決了一直困擾企業(yè)的“信息孤島”問題。
4.4 建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制,加強(qiáng)內(nèi)部控制
企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)高度集成的特點(diǎn)就是使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái),即單一的數(shù)據(jù)庫(kù),這減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源的共享和有效溝通。但是,在這樣的環(huán)境中,導(dǎo)致系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更加透明,不能完全保證信息的安全性和保密性。首先,ERP系統(tǒng)中預(yù)置了大量的安全控制參數(shù),如用戶密碼、認(rèn)證方式和插件的方式等安全控制手段,其次,通過對(duì)用戶訪問權(quán)限的設(shè)置來(lái)規(guī)避系統(tǒng)訪問風(fēng)險(xiǎn),訪問權(quán)限的設(shè)置和訪問權(quán)限的使用要嚴(yán)格有不同的人員來(lái)執(zhí)行,在訪問權(quán)限的設(shè)置時(shí),權(quán)限的設(shè)置應(yīng)局限于用戶工作的業(yè)務(wù)需要來(lái)定義,并注意不相容職務(wù)相互分離,如制單人和審核人不能為同一人,以加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。最后,加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員的職業(yè)道德教育,并呼吁有效可行的法律法規(guī)的及時(shí)出臺(tái)。
企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的集成使得數(shù)據(jù)一次輸入后,存放于單一的數(shù)據(jù)庫(kù)里,需要調(diào)用數(shù)據(jù)時(shí),只需給出相應(yīng)的條件,就可多次重復(fù)利用。例如,采購(gòu)入庫(kù)單錄入后,可直接生成記賬憑證,并自動(dòng)傳遞到總賬管理系統(tǒng)進(jìn)行記賬。如果輸入的是錯(cuò)誤信息,生成的肯定也是錯(cuò)誤信息,對(duì)于這種數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),系統(tǒng)中可以設(shè)置一些參數(shù)對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和報(bào)警,建立完善的數(shù)據(jù)輸入控制機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)輸入數(shù)據(jù)的校驗(yàn)。例如,數(shù)據(jù)輸入后,由專門人員進(jìn)行審核確認(rèn)。其次,人工輸入的差錯(cuò)比較高,企業(yè)應(yīng)盡量采用數(shù)據(jù)錄入裝置來(lái)完成數(shù)據(jù)的輸入,有效化解數(shù)據(jù)錄入風(fēng)險(xiǎn)。
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