余俊

[摘 要] 本文闡述了在科研單位實(shí)施ERP對(duì)提高科研單位財(cái)務(wù)管理的作用，提出了科研單位開展ERP系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題和解決問題的建議。

[關(guān)鍵詞] 科研企業(yè)；ERP系統(tǒng)；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 016

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）04- 0030- 02

ERP 是企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱，作為當(dāng)今國際上一個(gè)最為先進(jìn)的企業(yè)管理模式，它把企業(yè)的物流、人流、資金流、信息流統(tǒng)一起來進(jìn)行管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

隨著科技體制改革的深入，科研企業(yè)的管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，除保持原有服務(wù)性和公益性的特點(diǎn)外，還有經(jīng)營性的特點(diǎn)。這就要求科研企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)走適合科研業(yè)務(wù)特點(diǎn)的道路，由原來單純的會(huì)計(jì)核算型向更高層次的管理分析型和信息系統(tǒng)集成型轉(zhuǎn)變。

1 ERP 對(duì)科研企業(yè)財(cái)務(wù)管理的作用

1.1 規(guī)范業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)集成化

在ERP 系統(tǒng)支持下，科研企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)在統(tǒng)一的信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨部門辦公，特別科研項(xiàng)目，從開題立項(xiàng)、中期檢查到結(jié)題可以做到全程跟蹤。通過ERP 系統(tǒng)支持，企業(yè)的物流、人流、資金流、信息流進(jìn)行集中管理，使科研項(xiàng)目資金到位率、實(shí)施進(jìn)度一目了然，為企業(yè)決策層提供決策參考依據(jù)，進(jìn)行科學(xué)決策。

1.2 提高財(cái)務(wù)管理便捷化

在ERP 整合的環(huán)境下，財(cái)務(wù)管理信息可在企業(yè)任意地方取得與應(yīng)用，大大減少了人工操作程序，提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理更為便捷化。

1.3 強(qiáng)化項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)資金剛性動(dòng)態(tài)管理

科研項(xiàng)目多存在周期長(zhǎng)、資金額度大的特點(diǎn)，執(zhí)行過程中，需多個(gè)部門協(xié)同才能完成。在ERP系統(tǒng)支持下，能夠依據(jù)實(shí)際成本與預(yù)算的比例，設(shè)定警告信息與錯(cuò)誤信息，讓科研項(xiàng)目相關(guān)部門及時(shí)了解項(xiàng)目資金狀況，強(qiáng)化了項(xiàng)目資金的剛性管理，避免執(zhí)行過程中資金執(zhí)行不到位現(xiàn)象發(fā)生。

1.4 促進(jìn)財(cái)務(wù)管理理念轉(zhuǎn)變

在ERP 系統(tǒng)下，科研項(xiàng)目的物流、人流、資金流、信息流采取電子化的存儲(chǔ)方式，大大方便企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息的存儲(chǔ)，企業(yè)財(cái)務(wù)管理資料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等以電子化的形式存儲(chǔ)，使傳統(tǒng)的以記賬為核心的財(cái)務(wù)管控體系失去意義。對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理而言，信息共享程度的提高和信息載體的改變，促使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理理念、方法發(fā)生了改變。

2 科研單位實(shí)施ERP應(yīng)注意的問題

2.1 ERP環(huán)境下內(nèi)控制度不健全

科研企業(yè)實(shí)施ERP后，內(nèi)控的方式、對(duì)象和范圍發(fā)生了較大變化，原有的內(nèi)控程序在ERP系統(tǒng)引入后無法適應(yīng)其需要，出現(xiàn)新的控制風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)新變化，有的科研企業(yè)沒有及時(shí)采取相應(yīng)措施，造成管理人員權(quán)責(zé)不分，財(cái)務(wù)核算和控制流程混亂，數(shù)據(jù)安全性降低，科研、管理和財(cái)務(wù)部門未能形成相互制約機(jī)制，內(nèi)控制度流于形式，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)管理信息化的效率。

2.2 會(huì)計(jì)流程存在缺失

ERP的應(yīng)用改變了原有組織和管理體系的信息基礎(chǔ)，但一些科研企業(yè)沒有充分發(fā)揮ERP的技術(shù)優(yōu)勢(shì)來重構(gòu)財(cái)務(wù)核算流程，只是簡(jiǎn)單照搬原有管理體系下的會(huì)計(jì)電算化流程，無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。此外，由于財(cái)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)操作的熟練程度不高，使財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)所反映的信息滯后于其他業(yè)務(wù)信息，影響了財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量，降低了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的相關(guān)性，從效益的角度對(duì)科研管理活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控變得更加困難。

2.3 信息集成程度不高，財(cái)務(wù)部門成為信息化中的孤島

ERP最重要的特點(diǎn)就是集成，涉及多個(gè)部門多個(gè)模塊的集成操作。目前我國已實(shí)施了ERP的科研企業(yè)，大多啟用了財(cái)務(wù)模塊（FI/CO/TR）、采購模塊（MRO）和項(xiàng)目模塊（PS），財(cái)務(wù)模塊是ERP系統(tǒng)的核心。財(cái)務(wù)部門與其他職能部門的業(yè)務(wù)聯(lián)成一體，需要各模塊協(xié)同合作、環(huán)環(huán)相扣，才能成為一個(gè)主動(dòng)控制的循環(huán)系統(tǒng)。但在科研企業(yè)ERP實(shí)際應(yīng)用中，財(cái)務(wù)部門與其他職能部門間協(xié)調(diào)機(jī)制存在問題，一些關(guān)鍵核心業(yè)務(wù)的管理還是使用各自的信息系統(tǒng)，沒有和ERP系統(tǒng)很好地結(jié)合，在一定程度上導(dǎo)致了部門之間相互推諉的現(xiàn)象，信息孤島、資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)等弊病嚴(yán)重。

2.4 財(cái)務(wù)管理軟件與財(cái)務(wù)人員信息化技能之間的矛盾

通過實(shí)施ERP來推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，需要既懂財(cái)務(wù)知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)的綜合型人才。目前，一些科研企業(yè)盡管擁有信息技術(shù)專業(yè)人才，但這些人員大多沒有財(cái)務(wù)管理方面的經(jīng)驗(yàn)。另一方面，財(cái)務(wù)管理人員的信息化能力多數(shù)停留在會(huì)計(jì)電算化水平上，缺乏信息化管理能力及思想，一定程度上制約了ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用，減緩了財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)的步伐。

3 加強(qiáng)科研企業(yè)ERP應(yīng)用的建議

如何結(jié)合科研企業(yè)自身特點(diǎn)進(jìn)一步提高ERP應(yīng)用水平，推動(dòng)科研單位財(cái)務(wù)信息化的改革和創(chuàng)新，成為科研企業(yè)面臨的重要課題之一。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)

科研企業(yè)和其他企業(yè)相比較，由于組織性質(zhì)不同，在財(cái)務(wù)管理目標(biāo)、管理方法等方面有較大差異，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員甚至單位負(fù)責(zé)人長(zhǎng)期以來形成了一種錯(cuò)誤的觀念：科研企業(yè)業(yè)務(wù)單一，會(huì)計(jì)核算簡(jiǎn)單，會(huì)計(jì)工作只是簡(jiǎn)單的記賬，重核算、輕管理的現(xiàn)象很普遍，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化就是財(cái)務(wù)管理信息化的目標(biāo)?？蒲衅髽I(yè)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前信息化發(fā)展的形勢(shì)，加大財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的政策支持和資金投入。

3.2 完善ERP系統(tǒng)下的內(nèi)控制度

為了減少實(shí)施ERP產(chǎn)生新的控制風(fēng)險(xiǎn)，必須使ERP與內(nèi)控管理充分結(jié)合，建立完善的內(nèi)控制度。①對(duì)現(xiàn)有的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理辦法進(jìn)行全面梳理，把財(cái)務(wù)管理的重心從原來以會(huì)計(jì)核算為主，轉(zhuǎn)移到以管理、分析和決策為主上來；②對(duì)部門設(shè)置、人員分工等，按ERP要求進(jìn)行重新設(shè)定，對(duì)人員操作業(yè)務(wù)、核算內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，以達(dá)到相互制約、減少舞弊的目的；③利用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段重新確定ERP系統(tǒng)下的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)，與相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通確認(rèn)，保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的保密性和安全性。

3.3 建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理流程

流程重組是實(shí)施信息化的基礎(chǔ)工作。只有對(duì)不適應(yīng)新的信息環(huán)境下的內(nèi)部會(huì)計(jì)流程做出評(píng)估和改進(jìn)，進(jìn)行財(cái)務(wù)流程的重建，才能確保企業(yè)有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的管理。同樣，在資金流轉(zhuǎn)、成本控制、物資采購、信息傳遞等方面需對(duì)原有的流程進(jìn)行變革和揚(yáng)棄，因?yàn)橹挥薪⒇?cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化信息處理流程，才能真正地提升科研企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.4 消除信息孤島，推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化模式創(chuàng)新

科研企業(yè)在實(shí)施ERP的過程中，涉及到財(cái)務(wù)部門、信息部門和其他部門的共同協(xié)作，通過信息資源的有效整合，不斷推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化模式的創(chuàng)新?？蒲袉挝豢梢越Y(jié)合自身的特點(diǎn)和需要，以ERP為核心系統(tǒng)設(shè)置一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫（BW），各個(gè)職能部門的子系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫相連。當(dāng)物資采購系統(tǒng)（MRO）、項(xiàng)目計(jì)劃系統(tǒng)（PS）、科研管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)（HR）等發(fā)生變化時(shí)，中心數(shù)據(jù)庫自動(dòng)收集信息并傳遞給財(cái)務(wù)系統(tǒng)（FI/CO/TR）進(jìn)行動(dòng)態(tài)核算，再把處理完的會(huì)計(jì)信息傳回中心數(shù)據(jù)庫，這樣，決策系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)可以隨時(shí)調(diào)用中心數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行決策分析和預(yù)算控制，其他部門也可以享受財(cái)務(wù)信息化管理所帶來的成果，整個(gè)科研單位的科研經(jīng)營活動(dòng)就全部納入了信息化管理之中，各部之間協(xié)作監(jiān)督，解決了信息“孤島”問題，真正實(shí)現(xiàn)了信息集成和資源共享。

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