麻夸吉

[摘 要]人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展和規(guī)律，繼承已有的成果，推動創(chuàng)新與發(fā)展。這樣就賦予了檔案獨特的利用價值和重要作用。

[關(guān)鍵詞]檔案；作用；價值

[中圖分類號]C93 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）38-0183-02

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，檔案工作在各個領(lǐng)域中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案工作提出了更高的要求。就必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為本社會提供更多有價值的檔案信息資源。檔案管理不僅在方式和手段上有所提高，還要在開發(fā)利用水平上得到提升。檔案作為記錄事物的記事簿和還原歷史的根據(jù)，將成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察事物和研究發(fā)展規(guī)律的依據(jù)。社會的進(jìn)步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學(xué)和與時俱進(jìn)的工作方式進(jìn)行檔案建設(shè)，才能實現(xiàn)檔案工作的價值。因此，做好檔案工作，對任何一個管理單位來說都具有非常重要的意義。

1 檔案工作的作用

1.1 檔案是行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)

檔案是組織工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉組織工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，其決策將是無本之木，無源之水，帶來困難和危害。它作為歷史的鑒證與其他的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實憑證而存在。

1.2 檔案是社會活動的參考依據(jù)

檔案來源于社會活動，記錄了人類在其發(fā)展中世世代代同大自然作斗爭積累下來的寶貴的經(jīng)驗，可以為社會建設(shè)提供重要的依據(jù)和參考資料，特別是科技檔案更是作為現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學(xué)管理的重要條件，在經(jīng)營管理和提高生產(chǎn)力方面發(fā)揮著重要的作用。

1.3 檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件

一切科學(xué)研究，無論是社會科學(xué)研究或是自然科學(xué)研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒；另一方面能提供大量的實驗和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考?？茖W(xué)研究工作的開展，主要依靠人類的實踐，通過不斷地總結(jié)前人研究的成果。吸取有益的經(jīng)驗教訓(xùn)，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎(chǔ)和條件。

1.4 檔案的宣傳教育作用

檔案的內(nèi)容極其豐富，記錄了各個歷史時期反動勢力、進(jìn)步勢力以及各種英雄人物的事跡材料，是著書立說、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對人民進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育、愛國主義教育的生動素材，具有較強的說服力和感染力。為此，檔案館已充分認(rèn)識到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛國主義教育的重要基地。

1.5 檔案的憑證作用

檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性。檔案的憑證作用是由檔案的形成規(guī)律和自身特點所決定的。這是因為：第一，從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，是當(dāng)時、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人留下的，未經(jīng)過任何人改動的最為原始形態(tài)的記錄，比較真實地記錄了當(dāng)時人們的思想和活動，可靠性強，是令人信服的證據(jù)。第二，檔案記錄著形成者的歷史真跡，如各種手稿、合同、讓書、錄音、錄像等，這些原始標(biāo)記進(jìn)一步證明了檔案的原始材料和證據(jù)，是真實的歷史憑證。

1.6 檔案的參考作用

檔案中有成功的經(jīng)驗，也有失敗的教訓(xùn)；有思想觀點，也有實驗觀察數(shù)據(jù)；有社會的變革，也有生產(chǎn)的發(fā)展。與圖書情報資料相比，檔案的參考價值更具有原始性和可靠性。

2 檔案工作的價值

檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。當(dāng)檔案記錄的原始性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。合理科學(xué)地對檔案進(jìn)行管理利用，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還承載了企業(yè)或單位發(fā)展的軌跡。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國經(jīng)濟的全面發(fā)展與社會全面進(jìn)步，檔案的開發(fā)利用價值愈加凸顯。檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因為企業(yè)和單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來的發(fā)展都發(fā)揮著越來越重要的作用。所以檔案管理工作為企業(yè)和單位取得市場競爭，全面發(fā)展有著重要的意義。

首先，檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理，才能確保檔案的卷案完整和安全。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標(biāo)準(zhǔn)。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻的影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好地帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。在過去的幾年，我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法等許多問題進(jìn)行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴(yán)格的管理機制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機制。在檔案的查閱上，制定了非檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的制度。這樣一來就使檔案安全性得到了保證。

3 實現(xiàn)檔案價值最大化的對策

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案共享，才能體現(xiàn)檔案的價值最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質(zhì)，增強其專業(yè)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案的發(fā)展。只有不斷提高檔案科技服務(wù)水平，才能跟上時代發(fā)展步伐。實踐證明檔案的作用越大，價值越高，檔案的價值愈加珍貴，發(fā)揮的作用愈加顯著。

3.1 必須堅持服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展這一宗旨

合理利用檔案進(jìn)行開發(fā)，更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展，是實現(xiàn)檔案價值最大化的最終目的。檔案工作必須樹立為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)這一宗旨，以需求生存，靠需求發(fā)展。主動適應(yīng)時代發(fā)展需要。檔案工作者不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，能夠恰到好處的進(jìn)行利用，還要超前研究，先行開發(fā)，采用多種形式，及時、準(zhǔn)確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足需求，使檔案得到最高的利用價值。

3.2 必須抓好提高檔案工作者綜合素質(zhì)這一關(guān)鍵

檔案工作的價值要靠檔案工作者來實現(xiàn)，提高檔案工作者綜合素質(zhì)是實現(xiàn)檔案工作價值的關(guān)鍵。隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案工作者提出了新的要求。檔案工作者既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。才能進(jìn)行規(guī)范式的管理和不斷改革發(fā)展。要加大對管理者的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)，加強對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。以適應(yīng)檔案管理工作越來越現(xiàn)代和多樣化的要求，只有具有專業(yè)知識的檔案工作者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開擴視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。隨著計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新時期、新形勢的需要。因此，加強檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

3.3 必須提高科技服務(wù)這一手段

計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的工作提供了極大便利，有力地提高了工作效率。檔案數(shù)字化、信息化服務(wù)是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案服務(wù)與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案工作者必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案服務(wù)的需要。

3.4 必須強化檔案工作這一特色

檔案的憑證作用決定了檔案的價值，它是其他材料所不能取代的，檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用?；跈n案所具有的重要性，檔案管理工作單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋＿€要加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，特別是對于涉及保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠。