唐翠蘭

（湖南第一師范學(xué)院外語系 湖南長沙 410205）

教學(xué)檔案管理問題與對(duì)策探討

唐翠蘭

（湖南第一師范學(xué)院外語系 湖南長沙 410205）

盡管教學(xué)檔案管理工作非常重要，但仍然存在很多問題。本文針對(duì)幾個(gè)比較主要的、急于解決的問題提出了解決對(duì)策。

教學(xué)檔案；管理；問題；對(duì)策

一、引言

學(xué)校要以教學(xué)為中心，教學(xué)活動(dòng)是學(xué)校的首要任務(wù)，在教學(xué)活動(dòng)中形成的教學(xué)檔案材料，無疑是教學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它綜合反映了學(xué)校的教學(xué)工作成果，是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)、教研的依據(jù)和條件，是學(xué)校的重要財(cái)富。盡管如此，教學(xué)檔案管理還是沒有引起足夠的重視，還存在著這樣或那樣的問題。基于此，本文將從重要性、所存在的問題和解決對(duì)策三個(gè)方面探討教學(xué)檔案管理。

二、教學(xué)檔案管理的重要性

教學(xué)檔案是指教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員在日常教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有參考價(jià)值和憑證作用的文字、圖片、音像、實(shí)物、電子文檔等記錄資料[1]。對(duì)這些資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理、分類、歸檔、保管與使用就是教學(xué)檔案管理。教學(xué)檔案匯集了廣大教學(xué)人員和管理人員在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，客觀地記錄了教學(xué)活動(dòng)的歷史情況，保留著教學(xué)各個(gè)進(jìn)程、各項(xiàng)環(huán)節(jié)的真實(shí)標(biāo)記。比較系統(tǒng)全面的教學(xué)檔案可以呈現(xiàn)出一個(gè)教師、學(xué)生或一所學(xué)校的發(fā)展歷程以及成長軌跡[2]。

(一)為教學(xué)工作決策提供依據(jù)。教學(xué)檔案較為詳盡地收集了上級(jí)下發(fā)的條令、條例、決定、指示等教學(xué)文件，還收集了教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、各種管理制度以及其他指導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的信息資料。這些重要的文件材料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)具有第一手和原始性，反映著整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的過程，是辦學(xué)方向、教育理念、改革思路及其實(shí)踐、具體教學(xué)工作環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)管理人員在制定決策、實(shí)施計(jì)劃時(shí)，必須切實(shí)熟悉、了解和掌握過去及現(xiàn)存的教學(xué)資料和材料，使教學(xué)改革和教學(xué)秩序在原有制度的基礎(chǔ)上穩(wěn)步推進(jìn)，切實(shí)保證教學(xué)管理的連續(xù)性。因此，教學(xué)檔案既是以往教學(xué)工作決策的依據(jù)，也是今后工作決策的參考。

(二)教學(xué)檔案為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考。在廣大教師的教學(xué)實(shí)踐中，不斷產(chǎn)生著新的教學(xué)文件材料，這些文件材料隨時(shí)進(jìn)入教學(xué)檔案中，可使之成為數(shù)量浩大、內(nèi)容豐富的信息寶庫。這是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐的信息源，同時(shí)也是師生傳遞信息的重要工具。依托教學(xué)檔案信息庫，可形成一個(gè)嚴(yán)密的教育教學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)，供廣大師生查詢后進(jìn)行教學(xué)信息交流，為教學(xué)、科研和師生服務(wù)。

(三)為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。教學(xué)檔案以知識(shí)源載體的形式凝結(jié)著廣大教師從事教學(xué)實(shí)踐和研究活動(dòng)中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，記載了學(xué)生求知和探索的成果，對(duì)教師從事教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)具有廣泛的參考和借鑒作用。學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何，怎樣提高教學(xué)質(zhì)量，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果。如果能對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)和成果加以完善和提高，為教學(xué)活動(dòng)提供借鑒，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。

可以看出，教學(xué)檔案管理對(duì)于總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、探索教學(xué)規(guī)律，進(jìn)行教學(xué)改革、深化教學(xué)研究和提高教學(xué)質(zhì)量，都有十分重要的意義[3]。因此教學(xué)檔案是我們不斷探索和研究教學(xué)規(guī)律的重要依據(jù)，非常有助于選擇科學(xué)正確地決策，指導(dǎo)教學(xué)工作，深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和加強(qiáng)院校的全面建設(shè)。

三、教學(xué)檔案管理問題與解決對(duì)策

(一)教學(xué)檔案管理問題。

1.教職員工檔案意識(shí)淡薄。由于教職工檔案意識(shí)薄弱，只看重教學(xué)中心工作，對(duì)教學(xué)檔案的管理和建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。很多人認(rèn)為教學(xué)檔案不如其他檔案那么重要，所以對(duì)其管理總是不夠嚴(yán)格和規(guī)范；還有人認(rèn)為教學(xué)檔案管理人員工作簡單輕松，無需什么高深理論，致使教學(xué)檔案管理難以突破。

2.教學(xué)檔案材料收集不及時(shí)，整理不規(guī)范。教學(xué)檔案涉及的范圍較廣，內(nèi)容豐富復(fù)雜。既有教育各主管部門下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)有關(guān)文件，又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于人才培養(yǎng)方案、學(xué)科設(shè)置教學(xué)改革、課程安排等方面的材料，同時(shí)還有教師和學(xué)生在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案等，材料來自教學(xué)單位的不同教學(xué)層面。由于對(duì)教學(xué)檔案的歸檔意識(shí)淡薄，相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散存于個(gè)人手中或者沒有及時(shí)收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料的缺失、漏失或零星不齊，沒有形成足以說明過程、結(jié)果的完整鏈條。已有的檔案也存在分類不規(guī)范或收集不完整的現(xiàn)象，缺少系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，對(duì)檔案的整理、分類、編目等工作的效率低，影響了教學(xué)檔案的利用效果。

3.教學(xué)檔案資源的開發(fā)利用效率低。教學(xué)檔案的價(jià)值，不僅因?yàn)樗哂屑o(jì)實(shí)性，還在于它的應(yīng)用價(jià)值。全面完整的教學(xué)檔案材料能為教育決策和教學(xué)管理提供參考依據(jù)。如果檔案歸檔后不能有效利用，也就失去了檔案自身的價(jià)值[4]。目前由于對(duì)檔案管理重視不足，檔案歸檔意識(shí)淡薄等多種因素，使得教學(xué)檔案管理長期處于被動(dòng)狀態(tài)，未能對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研提供高效服務(wù)。另外，教學(xué)檔案材料的收集不完整，管理不規(guī)范，也影響教學(xué)檔案的有效應(yīng)用。

(二)教學(xué)檔案管理問題解決對(duì)策。要發(fā)揮檔案管理的最大效用，為提高教學(xué)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，就必須解決教學(xué)檔案管理問題。

1.要宣傳教學(xué)檔案管理工作的重要性，提高全員的檔案意識(shí)。教學(xué)檔案是前人教學(xué)、實(shí)踐的最原始記錄，不但有存貯信息、知識(shí)的功能，而且具有參考交流、學(xué)習(xí)借鑒的作用。因此，人們比喻檔案是教學(xué)、研究等工作不可缺少的“食糧”或“能源”[5]。因此，搞好教學(xué)檔案管理有一個(gè)很重要的前提，就是提高思想認(rèn)識(shí)，讓廣大教職工特別是一線檔案工作者重視檔案工作，強(qiáng)化檔案在心目中的地位。一方面從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層到教學(xué)和教學(xué)管理的職能部門，要把教學(xué)檔案材料視之為教學(xué)活動(dòng)的實(shí)錄，是教學(xué)工作的一份寶貴財(cái)富，加以珍惜，并進(jìn)行認(rèn)真整理和妥善的保管；檔案工作人員要從思想上認(rèn)識(shí)到自己所從事的工作的重要性和所肩負(fù)的歷史責(zé)任，認(rèn)識(shí)到檔案工作是學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。只有樹立了檔案意識(shí)，增強(qiáng)了開展檔案工作的思想動(dòng)力，教學(xué)檔案管理工作才能有一個(gè)質(zhì)的飛躍[6]。

2.健全教學(xué)檔案的歸檔制度，力促檔案完整與規(guī)范。教學(xué)檔案具有專業(yè)性、周期性和歷程性，需要占用大量的時(shí)間精力，為了保證教學(xué)檔案的齊全就必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度作為保障。為此，學(xué)校應(yīng)該出臺(tái)相應(yīng)的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事，按規(guī)范操作，這樣才可以保證教學(xué)檔案的完整，真正為教學(xué)和決策提供服務(wù)。對(duì)于檔案管理者來說，要經(jīng)常收集和補(bǔ)充，以確保資料的完整性。教學(xué)檔案資料需要經(jīng)常搜集和整理，是一項(xiàng)十分艱苦細(xì)致的工作。對(duì)一些重要資料和活動(dòng)內(nèi)容，必須究隙探微、追根到底才能保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員要有主人翁意識(shí)，處處留意搜集每一份有價(jià)值的資料，及時(shí)將新的內(nèi)容歸人教學(xué)檔案之中。而作為一線的廣大教師應(yīng)當(dāng)及時(shí)將自己的教學(xué)成果認(rèn)真整理后移交檔案部門。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，提高利用率。檔案管理的最終目的是為了更好地利用。對(duì)教學(xué)檔案的管理要加強(qiáng)各類教學(xué)檔案的編研工作，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)地收集整理，有效地提高檔案的利用價(jià)值。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，借助校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)網(wǎng)上教學(xué)檔案資源數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理。將已有的檔案信息和檔案目錄數(shù)字化，構(gòu)建目錄查詢系統(tǒng)和全文或多媒體數(shù)據(jù)庫，通過各種渠道為廣大師生服務(wù)[7]，最大程度地提高教學(xué)檔案的利用率。

四、結(jié)語

教學(xué)檔案作為高校的一種專門檔案，有其特殊的地位和作用。廣大教職工應(yīng)該正確地估量和認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理的價(jià)值，挖掘其管理過程中的不足，并努力探求解決之道，使教學(xué)檔案最大程度的為教學(xué)服務(wù)。

[1]周華青.論高校教學(xué)檔案管理[J]浙江師范大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2007(4):22-24.

[2]范建萍,陳重陽.高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)及管理改革[J].太原理工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2004(1):90-92.

[3]陳燕玲.淺談高校教學(xué)檔案的作用和管理[J].:管理教育,2007(8):74-75.

[4]劉萍.關(guān)于高校教學(xué)檔案管理存在問題的研究[J].中國科技信息,2010(10):166-167.

[5]甘翠蘭.論高校教學(xué)檔案管理[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2005(5):122-123.

[6]邱菊.從高校評(píng)估談教學(xué)檔案管理的重要性[J].廣西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2009(2):41-44.

[7]嚴(yán)瑛楊永潔.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案建設(shè)和管理的意義及途徑[J].青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2012(2):177-179.

Discussion on problems and countermeasures of management of teaching archives

Tang Cui-lan
(Foreign Language Department of Hunan No.1 Normal School, Changsha Hunan, 410205, China)

Although the management of teaching archives work is very important, but there are still a lot of problems. In this paper, put forward countermeasures to solve the problem.

teaching archives; management; problems; countermeasures

G271

A

1000-9795（2014）03-0201-02

［責(zé)任編輯：劉麗杰］

2014-01-05

唐翠蘭（1965-），女，湖南嘉禾人，從事教學(xué)管理方向的研究。

湖南第一師范學(xué)院項(xiàng)目“基于“校-院(系)二級(jí)教務(wù)管理模式的新建本科地方院校的院(系)教務(wù)管理研究”（編號(hào)：XYS10S45）。