尹恒寧

（揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)，江蘇 揚(yáng)州 225009）

就業(yè)評估是省教育廳對高校就業(yè)工作進(jìn)行檢查的一種手段，也是對高校實(shí)行監(jiān)督和考核的主要形式。就業(yè)評估加速了高校畢業(yè)生就業(yè)工作的改革速度，提高就業(yè)質(zhì)量，檔案材料是否完整是一所學(xué)校能否達(dá)優(yōu)的重要依據(jù)，直接影響就業(yè)評估的結(jié)果。因此，高校檔案與就業(yè)評估有著密不可分的關(guān)系，各高校應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理制度，明確歸檔范圍和要求，加速推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，切實(shí)提高檔案管理水平，確保檔案在評估過程中發(fā)揮更好的作用。

一 高校檔案對就業(yè)評估的影響

“就業(yè)評估檔案”是各高校根據(jù)教育廳印發(fā)的《普通高等學(xué)校就業(yè)工作水平評估方案》，以學(xué)校各類原始檔案為基礎(chǔ)，按照評估指標(biāo)的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理加工補(bǔ)充匯編而成的檔案，它與高校檔案各門類的關(guān)系是相互交叉和包容的，就業(yè)水平評估是對高校以畢業(yè)生就業(yè)工作為中心開展的全面檢查，檔案是學(xué)校在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的歷史記錄，客觀地反映了學(xué)校的發(fā)展變化。因此，學(xué)校各類檔案的科學(xué)、規(guī)范、齊全的管理是建立優(yōu)質(zhì)評估檔案的重要前提和保證。目前，各高校都把迎接就業(yè)評估工作當(dāng)做頭等大事來抓，并以此為契機(jī)來推動(dòng)學(xué)校的改革與發(fā)展，真正達(dá)到“以評促建、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的，全面提升學(xué)校的就業(yè)質(zhì)量。

（一）高校檔案是就業(yè)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)

高校就業(yè)評估與檔案管理是一種相互聯(lián)系、相互依存、相互促進(jìn)的辯證關(guān)系，檔案是在平時(shí)工作中逐漸積累整理起來的原始材料，是最真實(shí)的記錄、最直接的再現(xiàn)，具有權(quán)威性的作用，有著其它資料不可替代的功然和作用，是令評估專家信服的第一手資料。評估需要檔案，如果沒有檔案作為依據(jù)，任憑高校領(lǐng)導(dǎo)怎樣雄辯，評估專家也不能憑空相信，難以科學(xué)地對高校進(jìn)行總結(jié)。評估專家獲取受評高校信息的途徑主要有兩條。一是獲取按評估指標(biāo)體系整理、匯編的背景材料和支撐材料，這些材料大多來自檔案。二是通過調(diào)查訪問、現(xiàn)場聽課、聽取匯報(bào)、民意測評等形式直接收集評估信息，但由于受時(shí)間、人為因素的影響，此種途徑獲得的信息可能只是反映局部，暫時(shí)的表面現(xiàn)象，因此高校檔案仍然是評估專家對受評高校作出符合實(shí)際評價(jià)的原始依據(jù)。專家組大部分時(shí)間在審閱自評報(bào)告和查閱各種檔案資料，初步了解學(xué)校情況，然后通過實(shí)地查看、就業(yè)網(wǎng)絡(luò)操作演示、個(gè)別訪談、查閱問卷調(diào)查、測試、召開座談會(huì)等形式，對就業(yè)工作進(jìn)行全面細(xì)致的了解和分析，最后作出定論。無論評估工作的程序、組織機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，形成對一個(gè)高?？陀^全面的評價(jià)，否則評估工作就會(huì)成為無源之水、無本之木而無法進(jìn)行，那么就會(huì)影響評估結(jié)果。

（二）檔案在就業(yè)評估中發(fā)揮重要作用

檔案是在評估中不可缺少的依據(jù)和參考資料，它是我們了解過去，預(yù)測未來，從中尋求學(xué)校發(fā)展的過程和規(guī)律，做出科學(xué)決策的可靠依據(jù)，在評估中的重要作用是任何其他資料都不可替代的，高校評估結(jié)果直接關(guān)系到一個(gè)高校的前途和命運(yùn)，也影響到廣大高校師生員工的切身利益，而影響高校評估結(jié)果的最直接因素就是高校檔案，就業(yè)評估過程中，由于評估專家組對被評高校各方面情況考察的時(shí)間十分有限，要想全面了解學(xué)校就業(yè)工作的動(dòng)態(tài)運(yùn)行情況，需要查閱大量的檔案資料。事實(shí)上，無論是什么形式的評估，都需要從大量的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)、文字說明和其他載體的檔案資料中考察一所學(xué)校就業(yè)工作開展情況，就業(yè)工作的指導(dǎo)思想，就業(yè)管理人員的學(xué)歷層次，畢業(yè)生就業(yè)工作制度是否健全，就業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，就業(yè)工作設(shè)施的投入，就業(yè)指導(dǎo)工作的開展情況等等，高校檔案在評估中的表現(xiàn)既有助于檢閱高校檔案工作的成就，更便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的不足，從而推動(dòng)檔案管理相關(guān)制度的完善，促進(jìn)檔案管理工作。高校檔案因其獨(dú)有的真實(shí)性、系統(tǒng)性而成為評估專家了解學(xué)校各方面辦學(xué)情況的依據(jù)，是全面展示學(xué)校工作與就業(yè)特色的信息窗口，是高校建設(shè)和發(fā)展的歷史見證，對于受評單位的工作起了重要的支撐和驗(yàn)證作用，同時(shí)也是衡量學(xué)校就業(yè)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，收集齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范的檔案資料是開展各種評估工作的基礎(chǔ)，是評估專家系統(tǒng)準(zhǔn)確了解學(xué)校各項(xiàng)工作，進(jìn)而對學(xué)校作出科學(xué)、合理的評估所必不可少的依據(jù)。如果沒有完整的就業(yè)檔案管理體系，要對一個(gè)高校作出客觀、公證、全面的評估是不可能的，換言之，要使學(xué)校順利通過專家組的評估，檔案工作規(guī)范化管理起了重要的作用。

二 就業(yè)評估工作促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展

經(jīng)濟(jì)的全球化，必將引起教育和文化的國際化，為使我國高等教育培養(yǎng)出既適應(yīng)我國又適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需用的人才，我國采取了一系列措施，提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效果，很抓就業(yè)質(zhì)量，高校評估結(jié)果直接關(guān)系到一個(gè)高校的前途和命運(yùn)，也影響到廣大高校師生員工的切身利益，而影響高校評估結(jié)果的最直接因素就是高校檔案。省教育廳主管部門對各高校就業(yè)工作進(jìn)行了宏觀管理和指導(dǎo)，定期對高等學(xué)校就業(yè)工作進(jìn)行評估，使高校檔案工作必將得到進(jìn)一步的推動(dòng)和發(fā)展。因?yàn)?，高校就業(yè)工作水平評估，需要并依據(jù)大量的檔案材料，省教育廳還將實(shí)行不定期評估制度，這些工作無疑還要依據(jù)檔案，離不開檔案工作的有力支持，就業(yè)評估有利于提高各高校員工的檔案管理意識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，推動(dòng)了檔案信息化的進(jìn)程。

（一）以就業(yè)評估為契機(jī)加強(qiáng)學(xué)校檔案管理

在迎接評估的過程中，檔案資料是否完整直接影響著評估的結(jié)果，受評高校無一不把評估中的檔案建設(shè)作為一項(xiàng)重要工作來抓，打破了平時(shí)檔案工作游移于高校其它管理工作邊緣的局面，增強(qiáng)了檔案工作的管理職能，使高校檔案工作成為統(tǒng)領(lǐng)學(xué)校內(nèi)部其它管理工作的主導(dǎo)力量，檔案工作管理職能與服務(wù)職能的建立，使高校的檔案機(jī)構(gòu)名符其實(shí)地成為高校檔案信息的管理與服務(wù)中心，履行了高校檔案工作管理和服務(wù)的雙重職能。就業(yè)評估過程中，有些平時(shí)不易發(fā)現(xiàn)的問題，往往在這時(shí)會(huì)容易暴露出來，學(xué)校會(huì)明確檔案資料收集、整理、保管的責(zé)任人，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，檔案在評估過程中的全面亮相凸顯出了特殊的地位和重要作用，使高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開始重新審視檔案的價(jià)值，重新認(rèn)識(shí)和理解“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。進(jìn)一步明確各級(jí)各類人員的任務(wù)和職責(zé)，并將個(gè)人工作同評估結(jié)果掛鉤，學(xué)校就業(yè)部門強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，積極做好檔案及時(shí)歸檔工作，加大檔案建設(shè)投入，購置就業(yè)專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案盒和檔案柜以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等硬件設(shè)施，檔案數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)等基礎(chǔ)軟件設(shè)施，以便于原始材料完整地存放和查找，許多高校在就業(yè)評估中直接修正了以往對檔案“無足輕重”的思想認(rèn)識(shí)偏差，已將檔案工作列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，建立檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責(zé)范圍、考核制度、檔案的保管制度、借閱制度，各種檔案材料的歸檔范圍和保管期限等，并對檔案管理者明確“以評促管”就是要通過評估來更新學(xué)校的檔案管理觀念，提高管理水平，就業(yè)水平評估是對學(xué)校辦學(xué)條件、特色、風(fēng)格的評價(jià)，也是對就業(yè)部門管理水平和就業(yè)人員的就業(yè)工作水平的檢驗(yàn)，通過就業(yè)評估，許多檔案管理工作中的不力之處可以被發(fā)現(xiàn)，評估中所暴露出來的檔案管理工作上的問題，給出了相關(guān)修改建議，從而為高校教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步完善指明了方向。檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，檔案是就業(yè)水平評估材料準(zhǔn)備的基礎(chǔ)，評估工作對評估材料針對性、層次性、原始性、真實(shí)性的要求反過來又對學(xué)校的檔案管理工作提出了更高的要求。

（二）就業(yè)評估加快高校檔案的信息化進(jìn)程

目前高校檔案大部分呈現(xiàn)的是傳統(tǒng)手工管理模式，與信息時(shí)代的高等教育的發(fā)展不相適應(yīng)，無法滿足時(shí)代賦予檔案工作的需求，特別是高校評估工作，要求快捷地、有效地、準(zhǔn)確地檢索、調(diào)取所需要的檔案信息。因此，省教育廳指出：“緊跟時(shí)代要求，注重就業(yè)工作概念的更新”。開拓創(chuàng)新，豐富存儲(chǔ)信息，增加存儲(chǔ)量，使檔案信息資源配置更加合理，提高檔案信息利用的實(shí)效性，使檔案信息發(fā)揮最大的效益。信息收集方面，改變傳統(tǒng)的手工操作為電子文件，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息采集與核對，各部門隨時(shí)將重要電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到檔案部門，積極建立比較完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高計(jì)算機(jī)對檔案信息采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度，以及充分利用校園網(wǎng)環(huán)境，將檔案管理系統(tǒng)同辦公自動(dòng)化管理融為一體，以實(shí)現(xiàn)資源存儲(chǔ)數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能。通過建立開放式的檔案資源信息庫，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享以及網(wǎng)上匯編資源的傳送，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)用戶層級(jí)不同，設(shè)置用戶訪問權(quán)限，使高校檔案管理系統(tǒng)成為相對安全的有選擇的開放系統(tǒng)，使畢業(yè)生方便查詢自己的檔案信，對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管，應(yīng)用數(shù)字圖像技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)手段對檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)文件、照片、底片、圖紙、音像等檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)加密、限制使用范圍、建立數(shù)據(jù)備份、制作只讀光盤等安全措施，確保檔案信息資源的安全。另外，還要根據(jù)社會(huì)的需求動(dòng)態(tài)及學(xué)校各層次的檔案信息需求，及時(shí)做一些預(yù)測、調(diào)研。

三 結(jié) 語

檔案管理與就業(yè)評估有著密不可分的關(guān)系，檔案不僅把學(xué)校所做的各項(xiàng)工作系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)在評估匯報(bào)材料中，為評估贏得時(shí)間，有效地解決實(shí)際問題，把學(xué)校工作的一個(gè)個(gè)閃光點(diǎn)展現(xiàn)在專家組面前，在短時(shí)間內(nèi)有力地證明學(xué)校各項(xiàng)工作匯報(bào)的真實(shí)性、客觀性。所以檔案既是學(xué)校評估改革和發(fā)展不可缺少的基礎(chǔ)和前提條件，也是學(xué)校長期以來積累的寶貴財(cái)富，就業(yè)評估工作將有力地推動(dòng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

[1]張桂蘭.高校檔案工作與本科教學(xué)工作水平評估[J].北京檔案,2008,(3):38-39.

[2]王立新.淺議高校檔案管理在高校評估中的作用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012,(4):36.