呂宏玉，張 菁，齊 輝

(1．河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 校長辦公室，河北保定071001;2．河北女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河北 石家莊050091)

黨的十八大對高等教育事業(yè)發(fā)展做出了全面部署，尤其提出“推動高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”，這對于全面提高高等教育質(zhì)量，推動高等教育科學(xué)發(fā)展意義重大。高等院校擔(dān)負(fù)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化傳承等重要職能，切實(shí)做好自身工作，積極推動高等教育事業(yè)健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會提供人才、科技、智力支持責(zé)無旁貸。高校辦公室作為高校溝通上下、協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶，其工作效能的高低將直接影響高校工作質(zhì)量和整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)。本文選取河北省部分高校，通過調(diào)研，力求分析高校辦公室工作現(xiàn)狀，從而進(jìn)一步探討發(fā)揮高校辦公室作用、提升高校管理工作效能的有效途徑。

一、傳統(tǒng)的高校辦公室工作職能

當(dāng)前，我國高等院校處于發(fā)展轉(zhuǎn)型期，處于由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展、由規(guī)模擴(kuò)張向質(zhì)量提高的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。據(jù)調(diào)研，目前很多高等院校辦公室仍固守傳統(tǒng)的辦會、辦文、辦事的工作職能和傳統(tǒng)的工作模式。

(一)行政事務(wù)

高校辦公室承擔(dān)著高校繁重的行政事務(wù)管理，包括印章管理與使用、會議安排、報告廳(禮堂、會議室)管理、來賓接待、領(lǐng)導(dǎo)出行、車輛管理、信訪管理等數(shù)十項繁雜工作。河北大學(xué)、河北農(nóng)業(yè)大學(xué)、河北工業(yè)大學(xué)等河北省內(nèi)規(guī)模較大的重點(diǎn)骨干大學(xué)，年均用印達(dá)到30萬次，安排大型、小型等各類會議、報告近600場。此外，隨機(jī)性、非規(guī)律性的行政事務(wù)工作還時常增加。

(二)公文承辦

高校辦公室承擔(dān)著學(xué)校繁重的公文承辦任務(wù)。據(jù)調(diào)查，河北農(nóng)業(yè)大學(xué)、河北大學(xué)等高校年均流轉(zhuǎn)公文近1 500件，起草、審核、印發(fā)公文約300件。既包括外來文件的簽收、登記、報批、流轉(zhuǎn)，又包括學(xué)校公文起草、把關(guān)、報批、印發(fā)等工作。此外，還承擔(dān)著學(xué)校工作報告、工作計劃、工作總結(jié)撰寫，領(lǐng)導(dǎo)講話草擬，學(xué)校年鑒、大事記撰寫，學(xué)校相關(guān)制度制定等系列工作，隨著高等教育發(fā)展，公文承辦工作任務(wù)將不可或缺。

(三)信息統(tǒng)計

據(jù)調(diào)查，大部分河北高校辦公室負(fù)責(zé)教育部統(tǒng)計報表、省級各類報表信息，如辦事公開、公務(wù)用車、能源計量審查等統(tǒng)計、上報，學(xué)校信息匯總、統(tǒng)計等工作，年均上報各類信息達(dá)到近20次，幾乎每月都有統(tǒng)計、上報任務(wù)，并且要求統(tǒng)計數(shù)據(jù)客觀科學(xué)、實(shí)事求是，如實(shí)反映學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展和各項工作進(jìn)展情況，任務(wù)異常艱巨。

(四)其他事務(wù)

除做好日常工作之外，高校辦公室還時時承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)，或者學(xué)校其他中層單位求助的相關(guān)工作，時常以“救火隊長”身份出現(xiàn)，這與自身溝通、協(xié)調(diào)職責(zé)密不可分。

二、新形式對高校辦公室工作的新要求

黨的十八大、十八屆三中全會對高等教育發(fā)展提出了明確要求，由傳統(tǒng)的管理高校向治理高校轉(zhuǎn)變已成為高校發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急，高等教育發(fā)展對高校辦公室工作也提出了進(jìn)一步全新要求。具體體現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)由被動接受向主動學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變

高校辦公室作為高校管理的重要部門，居于學(xué)校管理系統(tǒng)的中心地位［1］。分管工作多、涉及面廣，內(nèi)容龐雜，尤其事務(wù)性、臨時性工作任務(wù)較重，已成為高校辦公室工作的共性。然而，隨著我國高等教育快速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校辦公室人員職數(shù)卻少有增加。如河北農(nóng)業(yè)大學(xué)，2002年校長辦公室工作人員7人，辦學(xué)規(guī)模11 000余人，2014年辦學(xué)規(guī)模達(dá)到43 000余人，工作人員8人，工作人員人數(shù)不足，任務(wù)較重［2］，在一定程度上導(dǎo)致了高校辦公室工作人員無暇主動學(xué)習(xí)，按經(jīng)驗辦事，師傅帶徒弟，成為當(dāng)前高校辦公室工作人員學(xué)習(xí)成長的主要途徑。面對當(dāng)前高等教育發(fā)展形勢，被動學(xué)習(xí)已經(jīng)無法滿足今后更好服務(wù)于高等院校發(fā)展的需要，無法跟上高等教育發(fā)展步伐，高校辦公室必須與時俱進(jìn)，變被動接受為主動學(xué)習(xí)，主動把握前沿知識，積極拓寬視野，努力提高自身知識層次、業(yè)務(wù)技能，為更好地服務(wù)于高校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

(二)由被動承辦向主動辦理轉(zhuǎn)變

調(diào)查顯示，高校辦公室多數(shù)工作人員認(rèn)為，加快轉(zhuǎn)變工作理念和管理理念，從紛繁復(fù)雜的任務(wù)中尋找規(guī)律，是提升高校辦公室的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。對年度常規(guī)性工作，要制定常規(guī)工作計劃并嚴(yán)格落實(shí)，如學(xué)校大事記撰寫每天都要關(guān)注、每月都要落實(shí)，每年1月至3月，分解、量化學(xué)校工作計劃;4月按上級要求撰寫年鑒相關(guān)資料;5月調(diào)研座談，了解畢業(yè)生狀況，起草畢業(yè)典禮講話;11月至12月，填報統(tǒng)計報表、起草教職工代表大會校長工作報告、撰寫年度工作總結(jié)、制定年度工作計劃等等，努力做到計劃周密、任務(wù)明確、條理分明、有章可循，充分體現(xiàn)工作的周期性和累計效應(yīng)，避免出現(xiàn)平常不落實(shí)或落實(shí)不到位，需要時遍地開花，眉毛胡子一把抓的局面。對于貌似無規(guī)律可循的工作，也要認(rèn)真分析，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，做好充分準(zhǔn)備，以便一旦遇到，隨時就能上手做好工作，有效避免因準(zhǔn)備不充分出現(xiàn)混亂或者發(fā)生工作遺漏。

(三)由側(cè)重管理向深化治理轉(zhuǎn)變

高校辦公室工作，多數(shù)涉及高校整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)，可以說高校辦公室工作好壞，在一定程度上決定著高校整體工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。黨的十八大和十八屆三中全會提出“要從管理國家向治理國家轉(zhuǎn)變”，這也要求高校辦公室工作要從傳統(tǒng)的側(cè)重高校管理，向助推高校治理能力和水平提升轉(zhuǎn)變。高校辦公室不能墨守成規(guī)，必須注重提升治理高校的能力和水平。調(diào)研顯示，當(dāng)前，國家教育部、省級教育行政主管部門正在部署現(xiàn)代大學(xué)章程制定工作，河北農(nóng)業(yè)大學(xué)等諸多高校正在按要求推進(jìn)章程制定工作，這是完善學(xué)校規(guī)章制度、提升依法治校能力和水平的有利時機(jī)，高校辦公室應(yīng)抓住時機(jī)，認(rèn)真研究，找出不適應(yīng)自身發(fā)展和學(xué)校發(fā)展的制約因素、制約瓶頸，認(rèn)真解決，著力打造高效運(yùn)轉(zhuǎn)的治理體系，提升運(yùn)轉(zhuǎn)效能。

(四)由平淡工作向高級參謀轉(zhuǎn)變

高校辦公室不僅是學(xué)校的管理樞紐，還應(yīng)該是校領(lǐng)導(dǎo)研究決策的重要依據(jù)單位。但傳統(tǒng)工作模式，被動接受式的工作態(tài)度，決定了多數(shù)高校辦公室應(yīng)有的參謀助手功能沒有全部釋放，把完成任務(wù)作為唯一工作目標(biāo)，對事情的起因、發(fā)展、過程、結(jié)局及以后將產(chǎn)生的作用或影響，不能深入調(diào)查研究，更無法科學(xué)預(yù)料，造成人浮于事，就事論事，為校領(lǐng)導(dǎo)所提供的決策素材和依據(jù)片面，內(nèi)容空洞，少有前瞻性［3］。高校辦公室最主要的職責(zé)之一就是參謀助手，其工作質(zhì)量的好壞，很大程度上決定了校領(lǐng)導(dǎo)決策的質(zhì)量，進(jìn)而影響學(xué)校相關(guān)工作的開展?fàn)顩r。在黨的群眾路線教育實(shí)踐活動中，河北農(nóng)業(yè)大學(xué)、河北大學(xué)等河北高校，在梳理群眾對高校辦公室的意見時，發(fā)現(xiàn)很重要的反饋是學(xué)校辦公室基層調(diào)研少，陪領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研多;自身帶著問題深入一線調(diào)研少，不能完全掌握學(xué)校教育工作發(fā)展動態(tài)。高等教育發(fā)展現(xiàn)狀，決定了高校辦公室必須提升參謀助手意識和水平，注重調(diào)查研究、注重深入基層，提高自身工作質(zhì)量，力求全面掌握所分管工作的來龍去脈，研究判斷發(fā)展方向，當(dāng)好高級參謀，積極為校領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的決策依據(jù)。

(五)由傳統(tǒng)模式向創(chuàng)新思路轉(zhuǎn)變

當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展日新月異，先進(jìn)管理理念和技術(shù)設(shè)施層出不窮，高校辦公室不僅要做好本職工作，還必須緊跟時代發(fā)展步伐，更新傳統(tǒng)工作模式，充分掌握、利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、微博、微信、辦公系統(tǒng)交流平臺、無紙化辦公等先進(jìn)技術(shù)［4］，努力創(chuàng)新工作思路、工作方式和工作方法，積極提升工作效能，努力為廣大師生員工、為高校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、高校辦公室提升管理效能的努力方向

(一)深入學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會高等教育發(fā)展的必然趨勢

高校辦公室是高校的神經(jīng)中樞，其工作效率的高低，很大程度上影響著高校管理效能的好壞。在高校發(fā)展進(jìn)程中，高校辦公室一定程度上發(fā)揮著領(lǐng)頭羊的作用，掌握我國和世界高等教育發(fā)展規(guī)律、發(fā)展趨勢、發(fā)展?fàn)顩r已經(jīng)成為高校辦公室的重要職責(zé)。調(diào)研顯示，“注重學(xué)習(xí)，將學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化成必要的工作環(huán)節(jié)和內(nèi)在的工作動力”，是黨的群眾路線教育實(shí)踐活動中，廣大師生、其他中層單位對河北農(nóng)業(yè)大學(xué)、河北大學(xué)等高校辦公室提出的明確要求，也是他們今后整改的努力方向。高校辦公室必須帶頭深入學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會黨和國家的教育方針、高等教育法律法規(guī)，主動跟蹤當(dāng)前世界和我國高等教育、高校管理的前沿知識，系統(tǒng)研究我國人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、助推經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和文化傳承的政策措施和先進(jìn)典型，掌握相應(yīng)知識，練好新時期為學(xué)校服務(wù)、為師生員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的真本領(lǐng)。

(二)通盤考慮，規(guī)范建立辦公室系統(tǒng)高效運(yùn)行機(jī)制

高校辦公室系統(tǒng)，既包括學(xué)校辦公室、還包括各中層單位、學(xué)院等單位的辦公室，是上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)左右，推動高校各項工作科學(xué)、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有機(jī)整體。高校辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的高低，很大程度上影響或決定著學(xué)校整體工作的效能的好壞。為適應(yīng)當(dāng)前高校快節(jié)奏、高效率的發(fā)展需求，高校必須通盤考慮，深刻剖析影響辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，消除影響辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的困難或障礙，通過調(diào)查研究、破舊立新、建章立制等措施，建立科學(xué)規(guī)范的辦公室系統(tǒng)高效運(yùn)行機(jī)制和運(yùn)轉(zhuǎn)體系，以推動高校工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)［5］。

(三)創(chuàng)新思路，積極打造高校辦公室系統(tǒng)交流平臺

高校辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的高低，除需要建立科學(xué)規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制外，還需要辦公室系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行及時、有效的溝通交流。有些工作，一旦溝通不暢，容易產(chǎn)生偏差，造成失之毫厘、謬以千里的局面。在當(dāng)前高等教育迅速發(fā)展的今天，創(chuàng)新工作思路，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)、微博、微信、辦公系統(tǒng)等技術(shù)，打造高效的辦公系統(tǒng)交流平臺，是規(guī)范管理，加強(qiáng)溝通，及時了解工作進(jìn)展情況，消除歧義和偏頗，確保各項工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)，提升高校工作效能的有效途徑。

(四)挖掘潛力，充分發(fā)揮信息工作高價值參考作用

隨著高等教育不斷發(fā)展，辦公室的參謀助手作用將日益顯現(xiàn)。高校辦公室必須與時俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變工作思路，在完成印章管理、來賓接待、公文處理、信訪辦理等傳統(tǒng)工作任務(wù)的同時，必須高度重視、積極發(fā)揮參謀助手作用，注重調(diào)研、注重搜集有價值的參考信息，充分利用各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)，注重分析研判，去粗取精、去偽存真，深入分析各類信息反映的本質(zhì)，并積極與高等教育發(fā)展需求有效銜接，努力為高校決策、發(fā)展提供最有價值的參考信息。

(五)優(yōu)化服務(wù)，全力推動高校教育工作的科學(xué)發(fā)展

高校辦公室是服務(wù)型機(jī)構(gòu)，服務(wù)師生、服務(wù)中層單位、服務(wù)學(xué)校發(fā)展是辦公室工作不變的主題。在全黨深入開展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動之際，高校辦公室必須立足實(shí)際，深化服務(wù)意識，明確工作流程、細(xì)化工作環(huán)節(jié)，不僅要做好本職工作，還要想廣大師生員工之所想、急廣大師生員工之所急，不僅要埋頭苦干、還要講究工作方式方法、工作質(zhì)量和工作效能，尤其注重提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，踏踏實(shí)實(shí)為學(xué)校師生、部門提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，用實(shí)際行動推動高校工作科學(xué)有序發(fā)展。

總之，高校辦公室在高等院校發(fā)展進(jìn)程中扮演著重要角色，是提高高校管理工作效能的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。隨著我國高等教育快速發(fā)展，高校辦公室必須與時俱進(jìn)，由側(cè)重管理向注重治理轉(zhuǎn)變，由辦文、辦事、辦會向當(dāng)好參謀助手轉(zhuǎn)變，由消極推進(jìn)各項工作向加強(qiáng)督辦、努力提高工作效能轉(zhuǎn)變，積極服務(wù)于高校發(fā)展，努力開創(chuàng)高校辦公室工作的全新局面。

［1］ 張雅君．新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討［J］．經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展，2006，4(5):197-199．

［2］ 聶國欣．新時期高校辦公室工作特點(diǎn)及人員素質(zhì)要求［J］．華北電力大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2006(4):134-137．

［3］ 李智干．關(guān)于提高高校辦公室工作效率的若干思考［J］．集美大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2009，12(4):107-111．

［4］ 呼永進(jìn)，虞劍英．新時期高校辦公室自身建設(shè)與發(fā)展探討［J］．四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，22(1):65-68．

［5］ 孫瑋，王世龍．高校辦公室中樞協(xié)調(diào)職能運(yùn)行機(jī)制的研究［J］．高教論壇，2010(12):100-102．