楊碩

摘要 高職院校檔案管理工作的重要組成部分之一是基建檔案管理?；悪n案形成于校內(nèi)基本建設(shè)工程項目活動過程中，主要包括圖紙、光盤以及文字等聲像載體材料。本文結(jié)合高職院校的實際情況，闡述高職院校基建檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題，提出高職院?；n案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞 高職院校；基建檔案管理；對策

學(xué)校的檔案工作是學(xué)校教育工作的重要組成部分，是記錄學(xué)校日常工作的真實資料。隨著高職院教育的不斷深化以及辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，學(xué)?；üこ添椖恐饾u增多，基建檔案管理工作也日趨繁重，管理工作中的各種問題也隨即出現(xiàn)。充分分析高職院?；n案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，加強(qiáng)高職院?；n案管理工作尤為重要。

一、基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案主要將高職院校項目工程建設(shè)的全過程記錄下來，使整個基建工程呈現(xiàn)在文字中。準(zhǔn)確、真實、成套、綜合是基建檔案的顯著特點。對于工程建設(shè)完工后的驗收、事故原因分析以及責(zé)任認(rèn)定都可以基建檔案為依據(jù)。工程的日后管理維護(hù)以及方法改進(jìn)也需要借助基建檔案的詳細(xì)記載內(nèi)容。因此，工程建設(shè)中的每一步驟都需要規(guī)范化，從工程的準(zhǔn)備到監(jiān)理，再到驗收這些關(guān)鍵階段都要產(chǎn)生不同的文件資料，這些資料包括工程準(zhǔn)備期間的立項文件、各種審批文件、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件；施工期間設(shè)備、、材料、土建、基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)資料；施工竣工的竣工報告、驗收報告、各種施工圖紙等資料。這些資料是日后查找問題，認(rèn)定責(zé)任的唯一依據(jù)。隨著高職院?；üこ痰牟粩嘣龆?，提高對基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)高職院?；n案管理工作，是目前高職院?；n案管理工作的首要任務(wù)。

二、高職院?；n案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1、檔案管理意識不強(qiáng)

領(lǐng)導(dǎo)不重視基建檔案的重要性，對基建檔案管理工作認(rèn)識有誤區(qū)。只重視教學(xué)檔案工作的管理，認(rèn)為學(xué)校是以教育為主，教學(xué)檔案才是最重要的，對基建檔案管理工作有偏見，只要工程建設(shè)好就可以了，對基建圖紙和資料保存與否無所謂，忽視對基建檔案的歸檔工作。由于領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識上重視程度不夠，導(dǎo)致基建檔案管理工作難度加大。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業(yè)人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平不高，專業(yè)檔案知識不精通，業(yè)務(wù)技能不熟練，創(chuàng)新意識不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學(xué)校中心檔案管理人員工作脫節(jié)，給基建檔案的開發(fā)和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增加了難度。

2、基建檔案管理不規(guī)范

自從國家教委關(guān)于發(fā)布《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以來，學(xué)校檔案工作不斷貫徹這個兩個文件的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也加強(qiáng)了對檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現(xiàn)在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現(xiàn)漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統(tǒng)的手工管理，未記、漏記現(xiàn)象嚴(yán)重。

3、基建檔案信息載體結(jié)構(gòu)簡單

目前高職院?；n案管理方式普遍落后，甚至有些院校還在使用手工方式進(jìn)行立卷歸檔，檔案工作人員需要對基建資料做進(jìn)一步編目和調(diào)整等加工工作。這種手工工作方式速度慢、時間長、工作量大。這種落后的管理模式，導(dǎo)致檔案管理人員無暇充分保存和利用有價值的資料。此外，資料的查閱也十分繁瑣，且準(zhǔn)確率差。

4、檔案資料不完整，資料丟失嚴(yán)重

高職院校的基建工程和其他基建工程一樣，從施工前的準(zhǔn)備到施工過程，到竣工后的驗收，都有繁瑣的手續(xù)，都會形成大量的資料。檔案管理工作過程中出于各種原因造成很多高職院校的基建檔案資料不完整，并在資料保存的過程中丟失比較嚴(yán)重，歸根結(jié)底緣于基建檔案管理工作不被重視或者基建檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。很多基建工程的參與者認(rèn)為，只要工程竣工后驗收合格，在期間產(chǎn)生的資料沒必要保存或者全部保存。

三、加強(qiáng)高職院?；n案管理工作的對策

1、轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對基建檔案管理重要性的認(rèn)識

高職院?；n案管理以逐步由內(nèi)部管理方式向社會化、市場化、信息化管理方式轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識到高職院校基建檔案管理要以人為本，正確認(rèn)識基建檔案管理工作的必要性?；n案管理工作設(shè)計眾多與基建工程相關(guān)的單位，如建設(shè)單位、檔案行政管理單位、施工單位、設(shè)計單位等。因此，對基建檔案管理工作的重要性要充分認(rèn)識。

2、加強(qiáng)法制意識，依法治檔

首先，建立健全高職院?；n案管理制度。將基建檔案管理工作納入相關(guān)制度中。在基建工程中，要將工程相關(guān)各單位的詳細(xì)要求作出明確說明，作為工程竣工后驗收的依據(jù)。基建檔案管理工作人員應(yīng)全程參與，對施工前、施工中以及施工后的相關(guān)資料及時分類保存。高職院校在進(jìn)行檔案管理工作過程中要嚴(yán)格遵守基建檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，做好基建檔案管理工作。

其次，依法配備基建檔案管理人員。設(shè)立專門的基建檔案管理部門，并且需要安排一位該部門負(fù)責(zé)人，所有基建檔案管理工作人員都應(yīng)持證上崗，所有工作人員都應(yīng)該將基建檔案管理工作作為核心工作來做，做到依法治檔，確?；n案完整、準(zhǔn)確、安全。

3、加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)

社會信息化的發(fā)展促使高職院?；n案管理同樣向著信息化方向發(fā)展，這樣是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路。信息化建設(shè)要求基建檔案管理觀念要現(xiàn)代化，正確認(rèn)識基建檔案管理在高職院?；üこ讨械闹匾?，其次信息化建設(shè)要求在基建檔案管理上要與時俱進(jìn)，制定并執(zhí)行一套適應(yīng)本校的基建檔案管理體系。信息化建設(shè)的一個突出表現(xiàn)就是實現(xiàn)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使高職院校檔案管理工作真正實現(xiàn)信息化，進(jìn)而提高現(xiàn)代化管理水平。

4、抓好收集，加強(qiáng)管理

高職院校的基建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與基建管理部門加強(qiáng)溝通，從基建工程開始到工程竣工，要收集期間產(chǎn)生的一切相關(guān)資料，如工程審批手續(xù)資料、工程設(shè)計圖紙、工程驗收報告等等，對這些資料分門別類進(jìn)行整理?；n案與其他檔案的收集工作一樣，是檔案管理工作中一項比較基礎(chǔ)的工作。首先，基建檔案管理人員要認(rèn)真對待檔案資料的收集工作。其次，檔案的收集工作涉及到院校各個部門，基建檔案管理工作人員需要與各部門相關(guān)人員簡歷聯(lián)系，在組檔立卷時多余相關(guān)部門進(jìn)行溝通，對于工程的帳外資料也要及時收集，如領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查報告、。會議文件等，增強(qiáng)了基建檔案資料的豐富性，有利于日后檔案的查詢。

結(jié)束語

綜上所述，隨著高職院校規(guī)模的擴(kuò)大，基建工程的不斷增加，基建檔案管理工作量也越來越大。目前我國高職院?；n案管理工作存在管理意識不強(qiáng)、管理不規(guī)范、信息載體結(jié)構(gòu)簡單、檔案資料不完整，資料丟失嚴(yán)重等問題，只有轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對基建檔案管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)法制意識、依法治檔，加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)，抓好收集，加強(qiáng)管理，才能使高職院校基建檔案管理工作更加規(guī)范、準(zhǔn)確、安全。

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（作者單位：福建幼兒師范高等?？茖W(xué)校）