林 莉

(福建中醫(yī)藥大學(xué)，福州350122)

隨著圖書(shū)市場(chǎng)向多元化發(fā)展，作為圖書(shū)館與出版社溝通的橋梁，書(shū)商的作用越來(lái)越突出，承擔(dān)了圖書(shū)館原有的部分工作內(nèi)容，雙方在圖書(shū)采訪、加工、編目等工作中友好合作，減輕圖書(shū)館在經(jīng)費(fèi)、人力、物力等方面的負(fù)擔(dān)，大大提高了圖書(shū)館工作效率，降低了工作成本。目前，圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)大多采取公開(kāi)招標(biāo)的形式，在公開(kāi)、公平、公正的原則下，書(shū)商對(duì)圖書(shū)館的各種服務(wù)要求予以響應(yīng)，圖書(shū)館根據(jù)事先制定的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，選出中標(biāo)的書(shū)商，最后簽訂購(gòu)書(shū)合同。

公開(kāi)招標(biāo)的形式使書(shū)商之間的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，書(shū)商必須不斷提高服務(wù)水平，并具有鮮明的特色，才能在眾多的競(jìng)爭(zhēng)者中獲得優(yōu)勢(shì)，在圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)中中標(biāo)。對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，如何在招標(biāo)的時(shí)候制定符合自身要求的招標(biāo)書(shū)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，以招到綜合實(shí)力、服務(wù)能力優(yōu)秀的書(shū)商，是圖書(shū)館圖書(shū)采訪、加工、編目等一系列工作順利開(kāi)展的前提和先決條件;如何在執(zhí)行采購(gòu)合同的時(shí)候?qū)?shū)商進(jìn)行各方面的質(zhì)量控制，是工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵和保障。

1 圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)對(duì)書(shū)商的質(zhì)量控制

圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)是圖書(shū)館選擇書(shū)商的方式，通過(guò)制定招標(biāo)書(shū)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)書(shū)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，最終確定中標(biāo)書(shū)商。因?yàn)橹袠?biāo)書(shū)商一般是圖書(shū)館1－2年的圖書(shū)采購(gòu)供應(yīng)商，其服務(wù)水平直接影響著圖書(shū)館圖書(shū)采訪、加工、編目等工作的效率和質(zhì)量，因此必須在招標(biāo)階段就對(duì)書(shū)商進(jìn)行質(zhì)量控制，一方面，通過(guò)前期調(diào)研在正式招標(biāo)前了解各書(shū)商的情況，對(duì)參加投標(biāo)的書(shū)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，前期調(diào)研對(duì)書(shū)商的綜合評(píng)價(jià)是正式招標(biāo)時(shí)評(píng)分的重要依據(jù);另一方面，圖書(shū)館必須根據(jù)自身需求制定具有本館特色的招標(biāo)書(shū)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。

1.1 前期調(diào)研

對(duì)書(shū)商的綜合評(píng)價(jià)是正式招標(biāo)時(shí)提供給評(píng)標(biāo)專家打分的重要參考依據(jù)。圖書(shū)館對(duì)已經(jīng)合作過(guò)的書(shū)商情況比較了解，很容易對(duì)這些書(shū)商進(jìn)行各方面綜合評(píng)價(jià)。但是，圖書(shū)館不了解未合作過(guò)的書(shū)商，在評(píng)標(biāo)時(shí)勢(shì)必會(huì)影響對(duì)他們的評(píng)價(jià)，因此，在正式招標(biāo)前，應(yīng)該向兄弟院校同行了解未合作過(guò)書(shū)商的大致情況，同樣可以進(jìn)行初步的綜合評(píng)價(jià)。

綜合評(píng)價(jià)的內(nèi)容主要包括采訪數(shù)據(jù)、到書(shū)率、加工服務(wù)、數(shù)據(jù)反饋、編目質(zhì)量、特色服務(wù)等。對(duì)合作過(guò)的書(shū)商尤其要進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，比如清單差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)、編目差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)、反饋速度、到書(shū)率等。通過(guò)上述的綜合評(píng)價(jià)，圖書(shū)館可以大致形成期望合作書(shū)商的傾向性建議，提供給評(píng)標(biāo)專家小組作為參考打分的依據(jù)，從而使圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)更具有客觀性。

1.2 制定具有特色的招標(biāo)書(shū)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

書(shū)商經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，服務(wù)水平大大提升，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展具備競(jìng)爭(zhēng)力的書(shū)商逐步形成了良性循環(huán)，通過(guò)不斷改善經(jīng)營(yíng)理念改進(jìn)服務(wù)水平獲得穩(wěn)定的客戶來(lái)源，而穩(wěn)定的客戶來(lái)源又促使他們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前書(shū)商應(yīng)該說(shuō)各具特色和優(yōu)勢(shì)，圖書(shū)館應(yīng)該在圖書(shū)招標(biāo)書(shū)項(xiàng)目和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置上考慮到自身的需求特點(diǎn)，使符合要求的書(shū)商中標(biāo)。針對(duì)自身的個(gè)性需求，有的圖書(shū)館注重具有鮮明供書(shū)特色的書(shū)商，例如是一個(gè)或幾個(gè)專業(yè)圖書(shū)核心出版社的代理商，出版社直接供書(shū)，書(shū)商提供圖書(shū)館所需的核心出版社出版的專業(yè)圖書(shū)非常齊全且及時(shí);有的圖書(shū)館注重本地現(xiàn)采，以方便組織師生現(xiàn)采;有的圖書(shū)館注重書(shū)商對(duì)具有本館特色的地方版或非正式出版物的搜集采購(gòu)能力等。所有圖書(shū)館的個(gè)性要求在招標(biāo)書(shū)項(xiàng)目和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置上要有所體現(xiàn)，才能確保符合要求的書(shū)商中標(biāo)。如今，圖書(shū)館在圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)時(shí)可以自由確定中標(biāo)書(shū)商的數(shù)量，而且是招資格標(biāo)，這種招標(biāo)方式有利于圖書(shū)館把握主動(dòng)權(quán)，選擇各具特色的書(shū)商，從而在今后的工作中發(fā)揮書(shū)商的不同特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，使工作順利開(kāi)展。

2 圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)后對(duì)中標(biāo)書(shū)商的質(zhì)量控制

通過(guò)圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)選出中標(biāo)書(shū)商，并簽訂供書(shū)合同，形成以履行合同為工作內(nèi)容的圖書(shū)采訪、加工、編目等方式，使圖書(shū)館和書(shū)商建立起一種新型的、切實(shí)可行的并具有監(jiān)督效用的供需服務(wù)關(guān)系［1］。在履行合同過(guò)程中，圖書(shū)館應(yīng)該對(duì)中標(biāo)書(shū)商的各項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行有效的質(zhì)量控制，使圖書(shū)館工作順利進(jìn)行。

2.1 圖書(shū)采訪工作對(duì)中標(biāo)書(shū)商的質(zhì)量控制

圖書(shū)采訪工作是圖書(shū)館工作的起點(diǎn)，圖書(shū)采訪質(zhì)量的高低，直接影響著圖書(shū)館的整體藏書(shū)質(zhì)量及圖書(shū)館服務(wù)水平，而書(shū)商的服務(wù)水平又直接影響著圖書(shū)采訪工作的效率和質(zhì)量，因此在采訪工作中對(duì)書(shū)商的質(zhì)量控制極其重要。圖書(shū)采訪工作對(duì)書(shū)商的質(zhì)量控制指標(biāo)主要包括采訪數(shù)據(jù)、到書(shū)率及催缺、錯(cuò)誤采訪數(shù)據(jù)或不符合收藏要求的圖書(shū)信息反饋等。

采訪數(shù)據(jù)是采訪工作中對(duì)書(shū)商進(jìn)行質(zhì)量控制的首要任務(wù)，由于各書(shū)商提供的采訪數(shù)據(jù)重復(fù)度高，如果圖書(shū)館采訪人員逐一處理每個(gè)書(shū)商的每批次采訪數(shù)據(jù)，勢(shì)必會(huì)造成重復(fù)勞動(dòng)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。圖書(shū)館應(yīng)該選擇特定書(shū)商的采訪數(shù)據(jù)，選擇的標(biāo)準(zhǔn)可以從品種分類、批次數(shù)據(jù)量、發(fā)布速度、數(shù)據(jù)著錄詳略程度、數(shù)據(jù)著錄準(zhǔn)確程度幾方面來(lái)衡量［2］，只有選擇采訪數(shù)據(jù)有質(zhì)量保證的書(shū)商，才能使采訪工作人員的工作效率事半功倍。另外，圖書(shū)館和書(shū)商應(yīng)該定期核對(duì)采訪數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)彌補(bǔ)，避免由于客觀原因或人為困素造成的訂單漏發(fā)或未接收到。

到書(shū)率是圖書(shū)館衡量書(shū)商服務(wù)水平的重要指標(biāo)，每個(gè)書(shū)商都有各自的特點(diǎn)，比如有的書(shū)商具有當(dāng)?shù)刭u場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)，有的書(shū)商具有搜集地方版圖書(shū)的優(yōu)勢(shì)，有的書(shū)商具有采全圖書(shū)館所需某類圖書(shū)的優(yōu)勢(shì)等，我們應(yīng)該根據(jù)書(shū)商的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)分配訂單［3］，保證到書(shū)率，縮短到書(shū)周期，最大限度地減少圖書(shū)館自身的訂購(gòu)損失。催缺是采訪最基本的工作，圖書(shū)館訂購(gòu)的圖書(shū)不可能百分百訂到，而且書(shū)商在合同中承諾的到書(shū)率往往低于實(shí)際到書(shū)率，為了提高到書(shū)率，圖書(shū)館采訪人員應(yīng)該定期催缺，要求書(shū)商按時(shí)提供未訂到圖書(shū)反饋說(shuō)明，書(shū)商列出未訂到圖書(shū)清單，并逐一說(shuō)明未訂到原因，比如出版社無(wú)書(shū)、作者包銷書(shū)、可供但延期等，圖書(shū)館根據(jù)書(shū)商提供的未訂到圖書(shū)反饋信息對(duì)于不再需要訂購(gòu)圖書(shū)撤消訂購(gòu)，對(duì)于仍然需要訂購(gòu)圖書(shū)轉(zhuǎn)另一書(shū)商訂購(gòu)，特別是對(duì)于專業(yè)類圖書(shū)信息應(yīng)該進(jìn)一步核實(shí)，做到不漏訂，盡可能地提高到書(shū)率，保證專業(yè)類圖書(shū)的訂全率。

及時(shí)提供錯(cuò)誤采訪數(shù)據(jù)或不符合收藏要求的圖書(shū)信息反饋是衡量書(shū)商細(xì)致服務(wù)的指標(biāo)，對(duì)書(shū)商信息反饋服務(wù)的質(zhì)量控制體現(xiàn)了圖書(shū)館采訪工作的細(xì)致和深入。任何書(shū)商提供的采訪數(shù)據(jù)都不可能完全準(zhǔn)確，有的采訪數(shù)據(jù)在ISBN號(hào)、裝幀、內(nèi)容、價(jià)格等方面跟實(shí)際圖書(shū)難免會(huì)有較大出入，錯(cuò)誤的采訪數(shù)據(jù)誤導(dǎo)了采訪人員的選擇;另外，圖書(shū)館采訪人員自身失誤也可能造成錯(cuò)訂，書(shū)商應(yīng)該及時(shí)反饋錯(cuò)誤采訪數(shù)據(jù)或不符合收藏要求的圖書(shū)信息，以便圖書(shū)館采訪人員修改或刪除錯(cuò)誤信息，避免這些圖書(shū)到館后帶來(lái)驗(yàn)收和退書(shū)麻煩，從而提高雙方的工作效率。

2.2 圖書(shū)加工工作對(duì)中標(biāo)書(shū)商的質(zhì)量控制

圖書(shū)加工工作包括拆包驗(yàn)收、蓋館藏章、上磁條、貼條形碼、貼書(shū)標(biāo)等。目前，圖書(shū)館圖書(shū)加工工作大多采取外包模式，形式大致有兩種:一種是書(shū)商派人到館加工，另一種是由圖書(shū)館指定圖書(shū)加工人員。圖書(shū)加工工作中蓋館藏章、上磁條、貼條形碼、貼書(shū)標(biāo)為機(jī)械物理加工，加工人員只要經(jīng)過(guò)短時(shí)間培訓(xùn)均能按要求完成。拆包驗(yàn)收是圖書(shū)加工工作中應(yīng)該重點(diǎn)進(jìn)行質(zhì)量控制的環(huán)節(jié)，內(nèi)容包括:(1)實(shí)際到館圖書(shū)與清單核對(duì)種數(shù)、冊(cè)數(shù)、金額;(2)檢查圖書(shū)外觀情況，是否有破損、缺頁(yè)、污損等，裝幀是否符合收藏條件;(3)檢查圖書(shū)內(nèi)容情況，判斷圖書(shū)是否為本館訂購(gòu)圖書(shū)，是否符合收藏要求。如果在上述環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)該詳細(xì)登記，并要求書(shū)商及時(shí)做好退換圖書(shū)事宜。圖書(shū)館對(duì)存在問(wèn)題的圖書(shū)要求換取時(shí)，應(yīng)該登記告知書(shū)商時(shí)間及換取合格圖書(shū)到館時(shí)間，嚴(yán)格按照合同條款督促書(shū)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)換取圖書(shū)。只有做好訂購(gòu)圖書(shū)在加工環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，才能保證圖書(shū)質(zhì)量。

2.3 圖書(shū)編目工作對(duì)中標(biāo)書(shū)商的質(zhì)量控制

當(dāng)前書(shū)商都有自己的編目人員隊(duì)伍，能夠提供各種編目數(shù)據(jù)，圖書(shū)館編目人員的主要任務(wù)是審核數(shù)據(jù)。由于書(shū)商編目人員水平有限，同時(shí)各館都有自身特殊的編目規(guī)則，因此書(shū)商提供的編目數(shù)據(jù)往往不能完全符合要求。圖書(shū)編目工作對(duì)書(shū)商的質(zhì)量控制指標(biāo)包括:編目數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、個(gè)性化以及錯(cuò)誤編目數(shù)據(jù)修正反饋時(shí)間。書(shū)商應(yīng)該指派編目人員負(fù)責(zé)固定幾個(gè)圖書(shū)館的編目工作，便于盡快熟悉掌握?qǐng)D書(shū)館特殊的編目規(guī)則，提供個(gè)性化編目服務(wù)，圖書(shū)館編目人員在審核編目數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時(shí)跟書(shū)商編目人員溝通交流，要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修正錯(cuò)誤編目數(shù)據(jù)。經(jīng)過(guò)雙方的磨合，相信書(shū)商能夠提供個(gè)性化的編目數(shù)據(jù)，從而也會(huì)提高圖書(shū)館的編目工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館對(duì)書(shū)商服務(wù)的質(zhì)量控制，是圖書(shū)館圖書(shū)采訪、加工、編目等工作順利開(kāi)展的保障，圖書(shū)館與中標(biāo)書(shū)商簽訂的采購(gòu)合同不能流于形式，在實(shí)際工作中應(yīng)該監(jiān)督書(shū)商嚴(yán)格執(zhí)行，圖書(shū)館要真正起到指導(dǎo)、審核、管理的職責(zé)，只有在各個(gè)工作環(huán)節(jié)通過(guò)各項(xiàng)指標(biāo)對(duì)書(shū)商進(jìn)行質(zhì)量控制，才能提升圖書(shū)館工作人員的工作效率和質(zhì)量。

［1］顧薔芬.探討圖書(shū)館和書(shū)商的合作共贏關(guān)系［J］.圖書(shū)館論壇，2009，29，(1):20－22.

［2］王郁蔥，周國(guó)華.館配商采訪數(shù)據(jù)的比較研究［J］.圖書(shū)館論壇，2009，29，(2):162－164.

［3］劉凡儒，宋曉丹，高 旻.高校館中文紙質(zhì)圖書(shū)標(biāo)后運(yùn)行得失評(píng)述［J］.圖書(shū)館理論與實(shí)踐，2008，(3):96－97，138.