李倩

【摘要】 內(nèi)部控制對(duì)加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)管理是一個(gè)重要課題。文章主要運(yùn)用集團(tuán)管理信息化軟件系統(tǒng)部署，針對(duì)CQLS集團(tuán)存在的問(wèn)題，提出具體的解決措施和對(duì)策分析，希望能夠?qū)Ω纳萍瘓F(tuán)型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況有所裨益。

【關(guān)鍵詞】 集團(tuán)企業(yè)； 內(nèi)部控制； 管理信息化

在本刊2011年第7期下《CQLS集團(tuán)內(nèi)部控制問(wèn)題初探》一文中對(duì)CQLS集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在問(wèn)題進(jìn)行了分析?；谶@些問(wèn)題，改善內(nèi)部控制現(xiàn)狀，提高現(xiàn)有內(nèi)部控制的效率和效果，重在構(gòu)建一個(gè)支持其持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的、科學(xué)有效的基于信息化方法與手段的內(nèi)部控制軟件系統(tǒng)，并對(duì)該內(nèi)部控制軟件系統(tǒng)的運(yùn)行狀況與效果進(jìn)行評(píng)價(jià)和改善，使之符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略并日趨完善，從而在根本上保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公自動(dòng)化落實(shí)企業(yè)管理制度與流程

2008年重組整合以來(lái)，CQLS集團(tuán)由原有的糧食局轉(zhuǎn)制為現(xiàn)在的大型國(guó)有企業(yè)，在集團(tuán)地域分布廣泛，集團(tuán)辦公方式五花八門(mén)，有的單位手工式傳統(tǒng)辦公，有的單位使用了處理簡(jiǎn)單事務(wù)的辦公自動(dòng)化軟件，有的使用辦公軟件失敗后又進(jìn)入手工辦公模式等等。導(dǎo)致CQLS集團(tuán)的企業(yè)管理制度執(zhí)行落實(shí)情況無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控，指令、文件、通知不能及時(shí)上傳下達(dá)，工作流程效率低。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠提供信息溝通、制度宣貫、流程管理、工作記錄等方面的功能，對(duì)于CQLS集團(tuán)來(lái)說(shuō)，可以利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)協(xié)同集團(tuán)企業(yè)之間工作進(jìn)程，優(yōu)化辦公方式和流程，能夠解決CQLS集團(tuán)在管理制度和企業(yè)流程等內(nèi)控環(huán)境方面存在的一些問(wèn)題。具體實(shí)施可以分為以下兩步。

一是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度和流程的優(yōu)化與固化。通過(guò)信息化系統(tǒng)，CQLS集團(tuán)實(shí)現(xiàn)對(duì)流程過(guò)程定義進(jìn)行解釋，圖形化呈現(xiàn)以及跨單位流程的建立、解釋和執(zhí)行；并且還實(shí)現(xiàn)對(duì)過(guò)程中的建立、撤銷、取回轉(zhuǎn)發(fā)、匯聚、加簽、減簽、回退、終止等操作的控制。流程可以實(shí)現(xiàn)分支定義，可以按部門(mén)、組、崗位、職務(wù)級(jí)別等多種組合條件定義，也可以按表單數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行組合條件的定義。

二是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部管理的高效協(xié)同。CQLS集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量多，層級(jí)復(fù)雜。企業(yè)之間的往來(lái)關(guān)聯(lián)緊密并且協(xié)同應(yīng)用要求頻繁。而在其現(xiàn)有管理模式下，企業(yè)之間的往來(lái)關(guān)聯(lián)基本上都是通過(guò)電話、郵件或者快遞來(lái)實(shí)現(xiàn)雙方之間的協(xié)同應(yīng)用，不僅效率低下，還經(jīng)常出現(xiàn)信息傳遞丟失或失真以及傳遞成本過(guò)高的情況。因此，信息化系統(tǒng)通過(guò)協(xié)同工作平臺(tái)，幫助CQLS集團(tuán)實(shí)現(xiàn)信息傳遞的高效、及時(shí)、低成本的目標(biāo)。

二、強(qiáng)化人力資源集中與規(guī)范管理

CQLS集團(tuán)下屬53個(gè)成員單位，每個(gè)單位的人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)構(gòu)成、年齡分布、薪酬總額、人員類別等信息只能依靠成員企業(yè)上報(bào)，缺乏對(duì)信息真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)的工具；基本信息不準(zhǔn)確，崗位能力分析更是無(wú)從入手；績(jī)效管理工作也是停留在表面，考核工作由各個(gè)公司說(shuō)了算，公司內(nèi)部又由部門(mén)說(shuō)了算，造成公司工作職責(zé)不清、互相推諉；員工認(rèn)為企業(yè)考核不公平，對(duì)企業(yè)的滿意度低，造成了消極的內(nèi)控環(huán)境，而改變此現(xiàn)狀，則可從以下幾點(diǎn)入手：

（一）通過(guò)集中式系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)集中授權(quán)控制

根據(jù)對(duì)CQLS集團(tuán)管控模式以及影響集團(tuán)人力資源管控權(quán)變要素的分析，CQLS集團(tuán)的管控類型屬于戰(zhàn)略管控型，對(duì)下屬企業(yè)的經(jīng)營(yíng)工作和人力資源管理工作涉足不深。那么在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、集中式的管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)的授權(quán)管理和權(quán)限分離顯得特別重要，信息化系統(tǒng)通過(guò)對(duì)權(quán)限的嚴(yán)格管控，實(shí)現(xiàn)集中授權(quán)、分權(quán)執(zhí)行的管理方式。

（二）通過(guò)系統(tǒng)權(quán)限管理和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)祛除管理盲區(qū)

要想解決CQLS集團(tuán)在單位之間、部門(mén)之間的職責(zé)交叉所造成的管理盲區(qū)，就必須要建立明確的職能分工體系。信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是能夠根據(jù)預(yù)置好的業(yè)務(wù)流程形成“推式”的工作模式，解決推諉問(wèn)題；信息化系統(tǒng)能夠扮演企業(yè)中最難的“黑臉”角色，對(duì)遺漏和權(quán)限界定不清的工作系統(tǒng)予以主動(dòng)提醒。因此，信息化系統(tǒng)通過(guò)對(duì)組織職能的詳細(xì)分析，將各單位、各部門(mén)的管理范圍、職責(zé)分工、崗位組織等一一明確，能夠解決工作當(dāng)中的管理盲區(qū)問(wèn)題。

（三）通過(guò)崗位能力素質(zhì)分析模型解決人崗匹配難題

CQLS集團(tuán)缺乏對(duì)具體崗位任職人員勝任能力的具體分析方法和分析工具，導(dǎo)致不同崗位之間的任職要求相似度達(dá)到70%以上。這也直接導(dǎo)致CQLS集團(tuán)在按崗選人時(shí)，無(wú)法量化分析崗位任職要求與員工實(shí)際工作能力的匹配度，人崗能力不匹配的現(xiàn)象比較普遍，為企業(yè)的內(nèi)控管理和長(zhǎng)期發(fā)展帶來(lái)阻礙。因此，需要借助人力資源信息化管理系統(tǒng)中的崗位能力素質(zhì)分析模型進(jìn)行管理，利用系統(tǒng)中一些先進(jìn)的分析方法推動(dòng)企業(yè)培訓(xùn)和員工發(fā)展。

三、集中會(huì)計(jì)核算保障財(cái)務(wù)內(nèi)控制度貫徹執(zhí)行

CQLS集團(tuán)在現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算處理方式下，由于下屬單位的會(huì)計(jì)核算制度不統(tǒng)一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不規(guī)范，造成匯總會(huì)計(jì)信息滯后、失真，對(duì)下屬企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)控困難。因此筆者建議建立如圖1所示的集團(tuán)“大集中”的會(huì)計(jì)核算模式，將多行業(yè)、多地區(qū)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行大集中，建立“一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化、二級(jí)個(gè)性化”的核算體系。在第一級(jí)按照集團(tuán)的統(tǒng)一要求進(jìn)行規(guī)范化，保證后期的合并和對(duì)比分析具有統(tǒng)一的口徑；在第二級(jí)可以按照各個(gè)行業(yè)、地區(qū)會(huì)計(jì)制度、管理要求的不同分別設(shè)置自身的核算體系。這種會(huì)計(jì)核算模式在傳統(tǒng)的手工模式下是很難實(shí)現(xiàn)的，必須要有信息化系統(tǒng)的支撐。

四、收支兩條線和銀企互聯(lián)實(shí)現(xiàn)資金活動(dòng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控

資金是企業(yè)的命脈，有效地通過(guò)對(duì)現(xiàn)金流的監(jiān)督、控制和預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)主要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的安排和控制，防止企業(yè)發(fā)生支付危機(jī)。

（一）實(shí)行“三算合一”的資金管理模式

“三算合一”的應(yīng)用模式如圖2所示，即“資金預(yù)算平衡資金需求、資金結(jié)算處理日常業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算反映業(yè)務(wù)結(jié)果”，通過(guò)資金計(jì)劃、資金結(jié)算、資金調(diào)撥、財(cái)務(wù)核算的有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了資金全面監(jiān)控。通過(guò)結(jié)算單位的日常業(yè)務(wù)處理和集團(tuán)總部資金業(yè)務(wù)處理有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了全集團(tuán)資金管理業(yè)務(wù)流程的一體化。

（二）實(shí)行“資金池”管理模式

集團(tuán)總部集中監(jiān)控所有的賬戶資源，利用協(xié)議商業(yè)銀行提供的賬戶掃戶服務(wù)將下屬單位銀行賬戶余額進(jìn)行資金上收，從而集中下屬單位的分散資金，形成集團(tuán)的資金池，有效挖掘集團(tuán)沉淀資金，提高內(nèi)部融資能力。集團(tuán)資金管理中心集中監(jiān)管各下屬單位的外部銀行賬戶。充分利用商業(yè)銀行的網(wǎng)上銀行服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上各賬戶余額的實(shí)時(shí)查詢，實(shí)時(shí)掌握全集團(tuán)的資金頭寸，對(duì)于資金的調(diào)用可以采用行政手段發(fā)出指令，進(jìn)行調(diào)配資金，實(shí)現(xiàn)對(duì)資金的上收、下劃以及轉(zhuǎn)賬處理。CQLS集團(tuán)利用商業(yè)銀行提供的服務(wù)，建立現(xiàn)金集合庫(kù)運(yùn)作模式?！百Y金池（Cash Pooling）”由一組形成上下級(jí)聯(lián)動(dòng)關(guān)系的銀行賬戶和內(nèi)部結(jié)算系統(tǒng)賬戶及其定義在這一組賬戶上的資金收付轉(zhuǎn)和相應(yīng)記賬規(guī)則組成。集團(tuán)結(jié)算中心到商業(yè)銀行開(kāi)立集團(tuán)賬戶，集團(tuán)賬戶的主賬戶由結(jié)算中心使用，分賬戶由各成員單位使用。結(jié)算中心總賬戶用于定時(shí)上劃各成員單位收入賬戶資金、與各成員單位支出賬戶進(jìn)行清算以及辦理日常的結(jié)算業(yè)務(wù)、向各成員單位基本賬戶撥付費(fèi)用。各單位的二級(jí)子賬戶按照資金管理的具體方式和要求又可分為：收入賬戶、經(jīng)營(yíng)支出賬戶和發(fā)展支出賬戶。成員單位在銀行開(kāi)設(shè)的賬戶采用收支兩條線的形式。

（三）銀企互聯(lián)實(shí)時(shí)監(jiān)控

銀企互聯(lián)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)銀行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與企業(yè)資金交易數(shù)據(jù)充分信息共享的基礎(chǔ)。在網(wǎng)上銀行的基礎(chǔ)上資金監(jiān)控模塊應(yīng)用的目的就是滿足CQLS集團(tuán)對(duì)公司本部或下屬成員單位資金使用狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理和分析。

資金監(jiān)控系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)地查詢和訪問(wèn)各家商業(yè)銀行的資金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)類型、對(duì)方銀行、銀行頭寸等各類綜合信息，通過(guò)銀企互聯(lián)實(shí)現(xiàn)CQLS集團(tuán)本部對(duì)公司內(nèi)部資金數(shù)據(jù)全面監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警，從而有效地防范資金運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，降低成本，提高資金使用效率，為管理層和決策層提供全面的資金決策與管理支持。（見(jiàn)圖3）

五、全面預(yù)算實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后的全面控制

有效的預(yù)算管理是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的重要手段，CQLS集團(tuán)按照市國(guó)資委要求建立了預(yù)算管理制度，但由于跨地區(qū)問(wèn)題、管理工具落后等原因，存在集團(tuán)上下預(yù)算口徑不匹配，預(yù)算要求和實(shí)際執(zhí)行脫節(jié)、預(yù)算結(jié)果無(wú)考核等問(wèn)題。通過(guò)管理信息系統(tǒng)支持CQLS集團(tuán)公司完整的預(yù)算管理循環(huán)。

（一）建立規(guī)范的預(yù)算體系，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制過(guò)程的快速、準(zhǔn)確

CQLS集團(tuán)總部和分子公司經(jīng)常發(fā)生預(yù)算體系不統(tǒng)一的問(wèn)題，包括責(zé)任主體定義、預(yù)算對(duì)象、預(yù)算口徑、合并方法、控制方案的不一致。為保障預(yù)算目標(biāo)的分解和落實(shí)，必須將預(yù)算目標(biāo)具體化并尋找落實(shí)的有效載體，預(yù)算體系的建立過(guò)程就是預(yù)算目標(biāo)落實(shí)的過(guò)程。管理信息化系統(tǒng)通過(guò)規(guī)范基礎(chǔ)信息、規(guī)范預(yù)算編制/預(yù)算審批/預(yù)算調(diào)整/預(yù)算外審批流程、自動(dòng)匯總平衡、結(jié)合系統(tǒng)等手段可有效提高預(yù)算編制的質(zhì)量和效率。

（二）借助系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算的執(zhí)行控制和異常預(yù)警

CQLS集團(tuán)的預(yù)算由集團(tuán)預(yù)算部門(mén)編制，實(shí)際業(yè)務(wù)是發(fā)生在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，實(shí)際發(fā)生數(shù)和原始預(yù)算數(shù)沒(méi)有合理的方式和流程進(jìn)行歸集和對(duì)比分析，導(dǎo)致預(yù)算管理僅僅是基于事后的預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計(jì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)事中業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制。

準(zhǔn)確合理的預(yù)算本身并不能改善經(jīng)營(yíng)管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，只有認(rèn)真嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，使每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生都與相應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目聯(lián)系起來(lái)，才能真正達(dá)到全面預(yù)算管理指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的。

（三）借助系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)算評(píng)估

績(jī)效評(píng)估體系是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)執(zhí)行情況與員工薪酬制度掛鉤的一套體系。全面預(yù)算管理是對(duì)企業(yè)內(nèi)部各級(jí)責(zé)任中心目標(biāo)的確定以及對(duì)執(zhí)行結(jié)果的分析和評(píng)價(jià)體系，它具有預(yù)算內(nèi)容全面、涉及業(yè)務(wù)各方面的特性。因此全面預(yù)算管理成為支撐企業(yè)績(jī)效考核體系的重要基石。

六、強(qiáng)化物流管理實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)控制

糧油、大米、面粉的商貿(mào)流通是CQLS集團(tuán)的主營(yíng)業(yè)務(wù)，巨大的業(yè)務(wù)量使得集團(tuán)的管理壓力非常大，隨之而來(lái)的就是巨大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，因此需要對(duì)物流業(yè)務(wù)過(guò)程強(qiáng)化管理，對(duì)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估并做好應(yīng)對(duì)策略。

對(duì)于CQLS集團(tuán)來(lái)說(shuō)，在商品從企業(yè)流通到消費(fèi)者的過(guò)程中，涉及到對(duì)銷售、采購(gòu)、庫(kù)存信息、信用、價(jià)格、折扣等方方面面的控制。從控制對(duì)象類型的角度，可以分為三類，首先是對(duì)價(jià)格政策、信用政策等基礎(chǔ)政策信息的統(tǒng)一控制和落實(shí)，業(yè)務(wù)政策包括商品信息的維護(hù)、變更處理，供應(yīng)商的準(zhǔn)入政策，銷售價(jià)格政策，信用政策等。其中銷售價(jià)格政策、銷售信用政策是直接影響企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要因素，它們還對(duì)企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營(yíng)環(huán)境、打擊舞弊行為造成重大影響。然后是對(duì)銷售過(guò)程的控制，CQLS集團(tuán)的銷售模式分為兩種：分銷和零售。分銷管理的重點(diǎn)在于內(nèi)部交易過(guò)程的物流控制和內(nèi)部結(jié)算控制；零售管理的重點(diǎn)在于和最終客戶的結(jié)算、收款匯總。最后是對(duì)采購(gòu)過(guò)程的控制，目前CQLS集團(tuán)的采購(gòu)需求來(lái)自于各個(gè)銷售公司，集團(tuán)總部設(shè)置了采購(gòu)部門(mén)匯總各公司的采購(gòu)需求，但是由于產(chǎn)品線的不同（油、米、面粉）、地理位置的不同、要貨時(shí)限要求的不同，各個(gè)銷售公司經(jīng)常在計(jì)劃中向外部供應(yīng)商下采購(gòu)訂單，集團(tuán)的規(guī)?；瘍?yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分發(fā)揮。因此需要建立集團(tuán)集中采購(gòu)模式，集團(tuán)總部周期性地匯總各銷售公司的要貨需求，集中向供應(yīng)商采購(gòu)。

七、內(nèi)部審計(jì)完善內(nèi)部監(jiān)督職能

內(nèi)部審計(jì)作為集團(tuán)企業(yè)自我檢查的重要手段，由于CQLS集團(tuán)手工審計(jì)模式下效率低、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高、審計(jì)質(zhì)量受制于人員素質(zhì)等因素，內(nèi)審始終沒(méi)有將監(jiān)督職能發(fā)揮到最大。集團(tuán)審計(jì)系統(tǒng)能夠解決上述種種問(wèn)題，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)被審計(jì)對(duì)象自動(dòng)的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集、智能預(yù)警、職能分析，自動(dòng)化形成審計(jì)線索，一方面，實(shí)現(xiàn)了對(duì)被審計(jì)對(duì)象的全面核查；另一方面，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了審計(jì)重點(diǎn)自動(dòng)篩選；同時(shí)，通過(guò)預(yù)警指標(biāo)和分析模型的不斷完善，能夠促成審計(jì)疑點(diǎn)的過(guò)程化發(fā)現(xiàn)，從而提高了審計(jì)部門(mén)的工作效率，優(yōu)化了審計(jì)成效，發(fā)揮企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督作用。

八、智能分析系統(tǒng)提高決策支持能力

對(duì)于集團(tuán)管理高層來(lái)說(shuō)，職位越高，獲得信息的來(lái)源就越少。CQLS集團(tuán)內(nèi)部存在多年的數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和人力資源管理數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)幾乎都是停留在部門(mén)層面和基層辦事人員的手里。高層領(lǐng)導(dǎo)想獲取但是無(wú)法獲取第一手的企業(yè)數(shù)據(jù)，就算是領(lǐng)導(dǎo)層得到了這些數(shù)據(jù)，也沒(méi)有有效的工具幫助他們進(jìn)行數(shù)據(jù)過(guò)濾、分類和分析，基層人員由于事務(wù)性工作的壓力和自身知識(shí)水平的限制，也無(wú)法很好地完成分析工作，難以支持領(lǐng)導(dǎo)層決策。

要想加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制尤其是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力，就必須要充分發(fā)揮決策分析系統(tǒng)的作用，智能分析系統(tǒng)是專門(mén)針對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和決策分析的信息化工具。通過(guò)智能化的分析系統(tǒng)支持領(lǐng)導(dǎo)層的決策，包括風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和決策數(shù)據(jù)分析。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和企業(yè)數(shù)據(jù)分析機(jī)制，明確風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，制定應(yīng)急預(yù)案、明確責(zé)任人員、規(guī)范處置程序，確保突發(fā)事件得到及時(shí)妥善處理。智能分析系統(tǒng)為CQLS集團(tuán)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力和決策分析能力提供了強(qiáng)大的支撐，智能分析是一項(xiàng)基于數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)，它能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部存在的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分塊和統(tǒng)計(jì)，這種分析技術(shù)已經(jīng)被國(guó)內(nèi)的許多大型企業(yè)集團(tuán)所采用。

【參考文獻(xiàn)】

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