張靜

摘 要：檔案管理工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項基礎(chǔ)工作，是企業(yè)集團管理工作的重要組成部分。建立適應(yīng)企業(yè)集團發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，總體來說應(yīng)注重三個方面：一是健全完善合理的管理體制，二是采用符合企業(yè)集團需求的管理模式，三是通過提高管理人員素質(zhì)改善服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理機制；管理模式；服務(wù)質(zhì)量

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）36-0044-02

檔案管理工作是企業(yè)中一切管理工作的基礎(chǔ)。集團企業(yè)檔案資料聯(lián)系多企、事業(yè)單位，涉及多專業(yè)技術(shù)，具有類別繁多、信息量大的特點。如何建立符合當(dāng)前時代要求、與發(fā)揮企業(yè)集團的功能和效用相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的內(nèi)在價值最大化，是企業(yè)集團在不斷發(fā)展、壯大中必須解決的重要問題。

一、企業(yè)集團檔案的管理體制應(yīng)體現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的原則，并注意統(tǒng)分適度

企業(yè)集團是在經(jīng)濟體制改革中應(yīng)運而生的一種新型的企業(yè)組織形式，它符合社會主義有計劃商品經(jīng)濟發(fā)展的客觀規(guī)律，是社會化大生產(chǎn)的必然產(chǎn)物。

企業(yè)集團的基本特征是：第一，企業(yè)集團由若干獨立的企、事業(yè)單位組成。第二，企業(yè)集團由一定的紐帶聯(lián)結(jié)，形成一個有機的整體。第三，企業(yè)集團有一個起主導(dǎo)作用的核心層。它由集團本部和緊密聯(lián)合的大中型企業(yè)所組成，并實行資產(chǎn)一體化和產(chǎn)、供、銷、人、財、物“六統(tǒng)一”。第四，企業(yè)集團具有法人地位，獨立核算，自負盈虧；具有集資、融資、投資，調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，重大成套項目總承包和組織協(xié)調(diào)，科研開發(fā)和重大技術(shù)裝備研制、引進，國內(nèi)外市場開發(fā)和售后服務(wù)，組織和調(diào)劑原材料供應(yīng)等多種功能。

鑒于上述特征，企業(yè)集團完全具備了構(gòu)成檔案全宗的條件，這就要求檔案管理體制必須堅持集中管理和體現(xiàn)按全宗歸檔的原則。同時又鑒于企業(yè)集團在實體化過程中，其管理模式存在著由工廠管理模式向企業(yè)集團管理模式的轉(zhuǎn)變；在產(chǎn)品生產(chǎn)分工上存在著主導(dǎo)產(chǎn)品與為之配套的基礎(chǔ)產(chǎn)品的生產(chǎn)分工；在檔案管理現(xiàn)狀上，各分公司都有多年歷史，庫藏檔案較多。管理中應(yīng)注意在實施集中統(tǒng)一管理的同時，統(tǒng)分適度。在實際工作中我們以集團作為一個立檔單位，在集團本部建立綜合檔案管理科，作為企業(yè)集團檔案管理的職能部門，既負責(zé)集團本部的綜合檔案管理，又負責(zé)對各分公司檔案立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各分公司建立綜合檔案室，作為分公司檔案管理的職能部門和全宗的一個立卷單位，在行政上屬分公司領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受集團本部綜合檔案管理科的領(lǐng)導(dǎo)。同時，在集團本部及各分公司的各職能科室設(shè)置若干兼職檔案人員，確保各類檔案形成過程中的收集、整理和立卷歸檔工作，從而做到專管成線、兼管成網(wǎng)，形成較為健全的專業(yè)管理體系。

二、企業(yè)集團檔案的管理模式應(yīng)符合企業(yè)集團實際需要

1.檔案管理方式應(yīng)與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)集團要追求經(jīng)濟效益，就檔案抓檔案的老一套方法已難以適應(yīng)新形勢的要求。2002年，中央為了推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力，提出了大力加強企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出了具體的工作目標(biāo)。這一目標(biāo)的提出，為企業(yè)檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點，我們應(yīng)抓住這一契機，緊跟企業(yè)信息化的步伐，努力推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展。檔案信息化工作是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。首先，關(guān)注檔案工作在企業(yè)集團目標(biāo)管理工作中的作用，宣傳企業(yè)集團檔案的獨特作用。企業(yè)集團目標(biāo)管理具有集合量的特性，它是由內(nèi)部多個目標(biāo)構(gòu)成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實現(xiàn)企業(yè)集團目標(biāo)極其重要。檔案信息在實施企業(yè)集團目標(biāo)管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨有的優(yōu)勢和作用，既能保證計劃目標(biāo)與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發(fā)現(xiàn)目標(biāo)的偏差，調(diào)整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導(dǎo)向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進企業(yè)集團整體目標(biāo)的實現(xiàn)。依此類推，對實現(xiàn)檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務(wù)的管理理念加以宣傳，以檔案在目標(biāo)管理工作中發(fā)揮的作用，同比檔案在信息化建設(shè)中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，檔案信息化建設(shè)步伐會邁得更快，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的集中管理與利用也指日可待。其次，加強與文秘部門的緊密聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當(dāng)前，文件的形成、分發(fā)、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統(tǒng)。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續(xù)的過程。我們知道，電子文件及電子檔案無論是在系統(tǒng)中運行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數(shù)字化的信息形態(tài)，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真?zhèn)?。而且在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)，除文件內(nèi)容不允許更改外，許多技術(shù)處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經(jīng)形成，就可以進行相應(yīng)的主題分析及著錄標(biāo)引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯(lián)系更加緊密，難以區(qū)分。所以說，文書處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。

2.檔案管理思想應(yīng)與企業(yè)集團需求相適應(yīng)。企業(yè)集團檔案管理范圍太大，相當(dāng)一部分檔案的保存時間過長，鑒于檔案價值的階段性，企業(yè)檔案中真正有用的信息卻不多。資源建設(shè)應(yīng)放在企業(yè)有效需求上，按“關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)”原則，永久保存檔案的數(shù)量以控制在檔案總量的固定比例為宜。要正確理解集中統(tǒng)一管理的精神實質(zhì)，認(rèn)真研究集中統(tǒng)一管理的范圍與對象，不能為追求形式而過多過久地保存檔案。企業(yè)集團涉及的行業(yè)十分廣泛，按經(jīng)營形態(tài)粗略劃分大體有商務(wù)型、生產(chǎn)加工型、研發(fā)型、服務(wù)型等，經(jīng)營形態(tài)不同產(chǎn)生文件的種類與構(gòu)成也不同。檔案管理重心除有關(guān)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、信用、收益分配、商務(wù)合同的檔案外，應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營形態(tài)而有所側(cè)重。我們的做法是，生產(chǎn)加工型企業(yè)重點要做好產(chǎn)品、銷售檔案的管理，研發(fā)型企業(yè)重點要做好知識產(chǎn)權(quán)、科研項目檔案的管理。

3.堅持檔案管理與國家檔案法要求相符的原則。以上所述側(cè)重指出了企業(yè)在確定檔案管理模式中的自主作用。還應(yīng)指出的是，自主并非任意化，過度分散的管理模式不是理性的選擇?！稒n案法》規(guī)定，企業(yè)檔案中對國家與社會有保存價值者，國家有監(jiān)管權(quán)，民營企業(yè)有妥善保管的義務(wù)與責(zé)任。因此，我們在確定檔案管理模式時，始終以確保對國家和社會有保存價值的檔案的安全，符合國家對有關(guān)檔案管理的規(guī)定為原則。

三、應(yīng)注重提高檔案管理人員素質(zhì)，改善服務(wù)質(zhì)量

檔案管理有特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，有著自己的專業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，就不可能勝任檔案工作?！笆晃濉焙螅型馄髽I(yè)之間生產(chǎn)經(jīng)營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業(yè)檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業(yè)各類專業(yè)技術(shù)檔案也與日俱增。筆者所在企業(yè)集團隨一些大型工程、技術(shù)項目的計劃建設(shè)，有進口大量的大型設(shè)備的需要，其中的說明書等一些隨機外文材料都將翻譯歸檔。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理和商務(wù)活動中的廣泛應(yīng)用，各類項目文件不僅在數(shù)量上有了大量增加，在技術(shù)手段上也發(fā)生了很大變化，許多核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現(xiàn)，亟待建立行之有效的管理模式來監(jiān)管企業(yè)檔案。檔案管理要現(xiàn)代化，首先，人要現(xiàn)代化。大型企業(yè)檔案部門應(yīng)建立復(fù)合型的人才結(jié)構(gòu)，通過對人員進行優(yōu)化組合使之適應(yīng)新時期檔案工作，即以檔案專業(yè)人員為主，同時又有一定比例的計算機、文史知識、信息管理、經(jīng)營管理等專業(yè)人員。

企業(yè)應(yīng)配備能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現(xiàn)代化檔案管理所需要的科學(xué)技術(shù)知識，具備合理的知識結(jié)構(gòu)和熟練的管理技能。人是檔案工作的主體，提高企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，是檔案工作創(chuàng)新的先決條件。

在知識經(jīng)濟時代，為了對新時期企業(yè)檔案實施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認(rèn)識所管理的對象，加強學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，增強應(yīng)變能力。不僅要精通檔案專業(yè)知識，而且還要學(xué)會一兩門外語，熟悉計算機操作和掌握各類專業(yè)知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權(quán)和發(fā)言權(quán)，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。在加強學(xué)習(xí)，更新知識的基礎(chǔ)上，一方面要加強對那些不適應(yīng)新時期要求的工作進行調(diào)查研究、認(rèn)真分析和科學(xué)預(yù)測，積極制定和采取相應(yīng)的措施；另一方面要針對那些棘手的難點問題，比如依法治檔問題、企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)中形成的各種門類和載體文件的管理問題等。

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業(yè)管理中是一切管理工作的基礎(chǔ)，作用無可替代的。建立適應(yīng)企業(yè)集團發(fā)展戰(zhàn)略的檔案管理體制、模式能夠直接有效的為企業(yè)管理服務(wù)，為企業(yè)排憂解難。面對信息化時代帶來的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時代的節(jié)拍，在檔案管理實踐活動中，提高個人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價值最大化。

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