李小舟 吳婷婷 周明敏 溫州醫(yī)學院附屬眼視光醫(yī)院

目前醫(yī)用耗材種類繁多，經(jīng)費占用量大，涉及醫(yī)院的所有臨床部門，并且年用量隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進步有逐年上升的趨勢，并且不斷更新?lián)Q代。我院是一所眼科?？漆t(yī)院，可能在品種上比不上綜合性醫(yī)院，但每年的金額都呈遞增趨勢，特別是人工晶狀體等植入性材料所占比例達82.65%，這對我院醫(yī)用耗材質(zhì)量管理提出更高要求。因此，為保證所購入的各種醫(yī)用耗材質(zhì)量合格，避免引起醫(yī)療糾紛，對它們的證件進行登記管理和定期查驗是十分必要的，因證件管理的優(yōu)劣直接影響并控制產(chǎn)品質(zhì)量。

可是以傳統(tǒng)的證件管理方法，經(jīng)常會出現(xiàn)部分物品在首次購入時各項證件齊全，但在使用一段時間后，卻發(fā)現(xiàn)已過了失效期，使醫(yī)院處于被動，最重要的是耗材已經(jīng)被使用，無法保證其使用質(zhì)量，就有可能影響醫(yī)療質(zhì)量，容易引發(fā)醫(yī)療糾紛。另外，由于產(chǎn)品證件多，當各相關(guān)主管部門來檢查時，經(jīng)常會出現(xiàn)手腳忙亂，不能準確及時查到有效信息的情況，甚至對某些廠家的某些產(chǎn)品無法做到即時檢索。針對以上存在的問題，我們開始思考怎么利用“信息化”代替“手工”進行有效管理？

證件管理的主要難點在于實時管理，包括證件資料的不斷增加和更新、實時查詢和動態(tài)掌握從采購到入庫整個工作流程中的證件管理過程。我院在已有的計算機局域網(wǎng)，自主研發(fā)了具有眼科特色的HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）中的物資管理系統(tǒng)，運用物資管理系統(tǒng)管理日常的資產(chǎn)、耗材等物資的相關(guān)業(yè)務(wù)和信息流。為了改變證件管理難題，達到證件的實時管理和可控的目的，我們提出在HIS中的物資管理系統(tǒng)增加證件管理子模塊，以下就相關(guān)功能設(shè)置及操作流程和大家作一些交流。

證件的添加、修改和刪除功能

證件管理的基礎(chǔ)工作是證件信息的錄入、修改和刪除工作，如何將每一種物品與相應的生產(chǎn)廠家和供貨單位對應起來是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，靠檔案管理員人工查找資料是非常困難和容易出錯的，而且耗時間，效率又低。

因此在考慮證件基本信息設(shè)置時，我們決定一種物品的證件分別由三個獨立的部分組成：(1)供應商資料：供應商名稱、營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等；(2)生產(chǎn)廠家資料：醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等；(3)產(chǎn)品證件：銷售代理授權(quán)證明、產(chǎn)品注冊證和受理通知書等。在各部分相關(guān)字段中分別輸入相關(guān)的證件號及有效期后，再根據(jù)物品名稱及規(guī)格型號對其三部分資料進行組合聯(lián)接，并加以編號。

以上操作做法，主要考慮到三者信息本身的獨立性，日常工作中基本上只有某一項證件發(fā)生過期或換證，只需要變更某一項內(nèi)容即可，較靈活實用。重新聯(lián)接后，系統(tǒng)在原始檔案號的基礎(chǔ)上，重新生成新的證件編號。系統(tǒng)上生成的每個證件編號，就是表示原始資料的編號，即在檢索產(chǎn)品的證件時，即可找到相關(guān)原始證件，方便快捷。

同時在輸入證件信息的同時，系統(tǒng)會自動生成該證件的狀態(tài)標識，主要分為有效、過期受理、過期保留、停用。即系統(tǒng)會識別每個證件的有效性，如果超過有效期，系統(tǒng)會自動為證件標上“停用”，但如果審核員錄入受理通知書，證件狀態(tài)自動會變?yōu)椤斑^期受理”，或采購倉庫發(fā)現(xiàn)雖然證件過期，但物品仍在有效期內(nèi)使用，經(jīng)審核人員確認后，可將標識轉(zhuǎn)變?yōu)椤斑^期保留”，即該物品可繼續(xù)使用。這樣人機之間的相互控制，能有效的保障證件的實時有效，把好醫(yī)用耗材的準入關(guān)。

為了保證入庫產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號和證件資料庫中的產(chǎn)品名稱一致，該項基礎(chǔ)信息資料的建立由采購員和審核員雙審核確認后，由審核員統(tǒng)一進行設(shè)置。倉管員做好驗收入庫和系統(tǒng)操作，同時做好最后確認把關(guān)。雖然這些基礎(chǔ)性工作需要較大的工作量，但對長期的有效的證件管理起到非常關(guān)鍵的作用。

證件相關(guān)信息的查詢、打印和輸出功能

證件查詢模塊的功能是通過物品編碼、生產(chǎn)廠家、供貨單位、各種證件失效期等查詢條件獨立或組合查詢出需要的相關(guān)證件信息，便于對物品質(zhì)量和證件的有效性進行監(jiān)控，并可按照不同的需求打印出來，輸出后可做進一步分析。查詢方式主要包括：單個字段信息查詢、多個字段信息組合和選取字段等三種方式查詢。

單個或多個字段查詢是指直接輸入物品名稱及規(guī)格其中的字或符號，系統(tǒng)可列出相關(guān)的證件信息，包括證件編號、具體證件名稱、證件號、有效期及狀態(tài)等。

選擇字段查詢是指在不確定具體信息的情況下，可按照物品的類別進行選擇，選擇類別后，窗口就顯示出該類別下所屬的所有物品名稱，點擊某一物品后顯示所有規(guī)格，點擊某一規(guī)格可列出該物品的證件信息的查詢方式。

考慮到某一個注冊證可能對應較多不同規(guī)格的物品名稱，我們在系統(tǒng)里設(shè)置了另外一種查詢報表，即查詢到某物品的相關(guān)證件信息的同時，點擊該注冊證即可顯示該注冊證所對應的所有已鏈接物品。

有效期自動提示功能

醫(yī)用耗材證件不但有相應的內(nèi)容，而且都是有一定的有效期。在實際工作中，我們都會碰到經(jīng)常有代理商變更，或經(jīng)營公司更名等情況，同時還有新產(chǎn)品增加或老產(chǎn)品淘汰停用等情況。因此，為保證醫(yī)用耗材證件的實時、有效，要經(jīng)常核對證件。但對于一家醫(yī)院來講，醫(yī)用耗材品種多，進貨批次多，不可能每次采購訂貨的時候都進行翻查相關(guān)證件。所以用信息技術(shù)實現(xiàn)有效期的自動提醒，是證件信息化管理的關(guān)鍵部分，它可以對證件的有效期進行掌控，從繁多的證件信息中篩選出已過期的證件名稱、失效日期、代理公司的名稱及證件號；并通過自動報警提醒功能將近效期30天內(nèi)的，相關(guān)聯(lián)的證件信息自動列出，同時提醒倉管、采購控制該種物品的采購，并聯(lián)系廠家做好證件的更新工作，保持工作上的延續(xù)性。

入庫操作時的證件即時動態(tài)顯示

我院的倉庫和采購不是在同一場所辦公，所以靠原來的傳統(tǒng)管理方式很難實時將相關(guān)信息共享。特別在醫(yī)用耗材驗收入庫時，證件的實時有效是非常關(guān)鍵的，否則就有可能將過期或無效證件的產(chǎn)品驗收入庫，這就意味著使用無證產(chǎn)品、向無經(jīng)營許可的企業(yè)購買了產(chǎn)品，從而損害了患者的利益。

所以，為了更有效的管理各類證件，把好驗收入庫關(guān)，我們對各類產(chǎn)品的證件和入庫操作進行關(guān)聯(lián)，使得在每次的入庫操作中，系統(tǒng)能自動提供證件的注冊證號、有效期。具體做法是：(1)在入庫操作時，系統(tǒng)要根據(jù)已輸入的產(chǎn)品對應的有效證件信息，直接顯示生產(chǎn)廠家、注冊證號和有效期等，表示該產(chǎn)品的證件是有效的，可進行驗收入庫；(2)若該產(chǎn)品的生產(chǎn)日期超出某項證件的有效期外，系統(tǒng)自動提示無法入庫。另外還有一種情況是證件雖然過期，但產(chǎn)品生產(chǎn)日期在產(chǎn)品證件有效期內(nèi)，倉庫員和審核員經(jīng)確認后，審核員將該證件的狀態(tài)變更為“過期保留”狀態(tài)，倉庫人員才可以進行驗收入庫；(3)若兩個注冊證交替互換期間，在系統(tǒng)驗收入庫時，系統(tǒng)會出現(xiàn)兩個證件號，倉庫人員應根據(jù)實物對應的證件號進行選擇入庫。

我院自從運用計算機網(wǎng)絡(luò)試行證件管理后，取得了較好的成效，即節(jié)省了時間，方便檢索，又保證了醫(yī)療耗材的質(zhì)量，使醫(yī)院的耗材管理有了更進一步的提高。但是，醫(yī)用耗材的證件管理是一項長期持久的工作，需要我們持之以恒，不斷的探索新的管理思路和方法，以提高醫(yī)院的整體管理水平。

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