○鄭立川
(重慶市涪陵中心醫(yī)院)
醫(yī)院財(cái)務(wù)成本核算一體化實(shí)施淺析
——以重慶市涪陵中心醫(yī)院為例
○鄭立川
(重慶市涪陵中心醫(yī)院)
目前大多數(shù)醫(yī)院成本核算與會(huì)計(jì)核算互相獨(dú)立的事實(shí),致使成本核算體系還不系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范,不適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展,財(cái)務(wù)成本核算一體化已是大勢(shì)所趨。所謂財(cái)務(wù)成本核算一體化,是指利用醫(yī)院信息化數(shù)據(jù),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)采集并生成與之業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)憑證,這種會(huì)計(jì)憑證每個(gè)科目后面都對(duì)應(yīng)相應(yīng)的成本對(duì)象,需要核算項(xiàng)目的就對(duì)應(yīng)項(xiàng)目對(duì)象,這種核算方式已避免了會(huì)計(jì)核算、成本核算自成體系的弊端,實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)憑證與成本數(shù)據(jù)的一致性及核算的責(zé)任單元收支查詢(xún)的便利性,從而使會(huì)計(jì)核算和成本核算保持一致,融為一體,也保證了財(cái)務(wù)成本核算部門(mén)與責(zé)任單元順暢的信息溝通。
以重慶市涪陵中心醫(yī)院為例,我院采用金算盤(pán)軟件與原會(huì)計(jì)核算軟件、醫(yī)院HIS系統(tǒng)、成本核算軟件并行檢測(cè),歷時(shí)一年數(shù)據(jù)無(wú)誤,已于2010年3月順利進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、成本核算、醫(yī)院HIS系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息接管,實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院財(cái)務(wù)成本核算一體化。
首先,需要建立項(xiàng)目組織,以便從上到下擰成一股繩,獲得各個(gè)實(shí)施部門(mén)、責(zé)任單元的有效支持。我院非常重視實(shí)施財(cái)務(wù)成本核算一體化,專(zhuān)門(mén)成立了以“一把手”為核心的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,由與系統(tǒng)有關(guān)的院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)、財(cái)務(wù)科長(zhǎng)、設(shè)備科長(zhǎng)、總務(wù)科負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施小組經(jīng)理和軟件公司主要負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等共同構(gòu)成。需要特別說(shuō)明的是,此次管理信息化在全院范圍內(nèi)推廣,有22個(gè)臨床責(zé)任單元、8個(gè)醫(yī)技責(zé)任單元、門(mén)急診等多個(gè)科室參與。由此可以看出,財(cái)務(wù)成本核算一體化不僅僅是一種軟件技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題,它更涉及了醫(yī)院內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化甚至事關(guān)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展。因此,系統(tǒng)成功的上線(xiàn),與“一把手”的重視程度密切相關(guān)。
其次,提前組織人員培訓(xùn)。方案必須依靠人來(lái)操作,雖然我院自1999年就基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化管理,相關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)的基本操作也很熟練,但軟件著重點(diǎn)不一樣,操作、識(shí)記、查詢(xún)等功能模塊有差別,對(duì)各個(gè)應(yīng)用軟件使用人員的操作自然也有不同要求。因此,針對(duì)不同層次人員有不同的培訓(xùn)要求,應(yīng)對(duì)不同權(quán)限的人員制定出相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。這一項(xiàng)差異化培訓(xùn)的成效顯著,軟件上線(xiàn),人員就能熟練操作,大大減少了過(guò)渡時(shí)間,使軟件公司將上線(xiàn)后的精力放在不斷完善功能模塊上,保障了我院實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的財(cái)務(wù)成本核算一體化。
最后,會(huì)計(jì)核算、物資核算、成本核算的功能模塊、操作習(xí)慣的需求及時(shí)反饋,使軟件所能提供的功能和操作人員的需求相結(jié)合,使用人員對(duì)軟件操作適應(yīng)很快,為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享創(chuàng)造了極為充分的條件。
醫(yī)院的一體化核算方案實(shí)施前,會(huì)計(jì)核算軟件是網(wǎng)絡(luò)化財(cái)務(wù)軟件,物流核算是醫(yī)院HIS系統(tǒng)中的一個(gè)功能模塊,成本核算是用電子表格實(shí)現(xiàn)的電算化,這三種軟件之間沒(méi)有相互銜接運(yùn)行,只是自成體系,部分軟件的不間斷運(yùn)行已超過(guò)八年,并與收費(fèi)模塊、醫(yī)療管理模塊同步更新著相關(guān)數(shù)據(jù),這就要求實(shí)施方案的制定必須有次序甚至是并行狀態(tài),不能影響到醫(yī)療部門(mén)、物資管理部門(mén)工作的正常開(kāi)展。因此,項(xiàng)目小組手首先應(yīng)進(jìn)行管理部分模塊上線(xiàn),按項(xiàng)目設(shè)置—初始化—錄入—試運(yùn)行—同步并行數(shù)據(jù)檢測(cè)的方式實(shí)施;其次進(jìn)行物流核算模塊上線(xiàn),采用兩套系統(tǒng)并行辦法,按設(shè)置—初始化—錄入—試運(yùn)行—同步核對(duì)—數(shù)據(jù)檢測(cè)的方式實(shí)施;最后進(jìn)行成本核算模塊上線(xiàn),搭建數(shù)據(jù)采集平臺(tái),進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,引出會(huì)計(jì)憑證等。這是一套行之有效的方案,醫(yī)院各管理功能未受影響,并順利實(shí)現(xiàn)了相關(guān)數(shù)據(jù)的遷移處理。
借助信息化手段,實(shí)現(xiàn)物資設(shè)備條碼管理,通過(guò)手持移動(dòng)設(shè)備對(duì)醫(yī)院資產(chǎn)情況進(jìn)行徹底清查,摸清醫(yī)院家底。在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資設(shè)備的流程化管理,完善如采購(gòu)作業(yè)流程、物資設(shè)備領(lǐng)用流程、設(shè)備維修及報(bào)廢作業(yè)流程,將信息化應(yīng)用推廣到醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室,對(duì)醫(yī)院財(cái)力、物力進(jìn)行綜合調(diào)配,實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,并進(jìn)一步整合醫(yī)院資源。
對(duì)大型醫(yī)院來(lái)說(shuō),要想通過(guò)傳統(tǒng)人工手段實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)過(guò)程的監(jiān)督管理是非常困難的,因此只有通過(guò)信息化手段才能將醫(yī)院財(cái)務(wù)、物資管理部門(mén)及各業(yè)務(wù)科室連接成一體,全面掌控醫(yī)院的人、財(cái)、物資源。要嚴(yán)格采購(gòu)計(jì)劃管理,嚴(yán)控物資設(shè)備的領(lǐng)用管理,嚴(yán)格大型設(shè)備及重要物資的流程化管理,對(duì)設(shè)備物資的采購(gòu)使用情況進(jìn)行綜合分析,隨時(shí)跟蹤每筆資金、財(cái)產(chǎn)流向,通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)單筆、單類(lèi)商品的采購(gòu)價(jià)格追蹤,杜絕資產(chǎn)浪費(fèi)與管理漏洞。
規(guī)范全院物資設(shè)備管理流程,提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)效率,一直是醫(yī)院管理層多年來(lái)工作重心之一。但是,由于受多種因素制約,很多規(guī)定、制度、流程得不到執(zhí)行和推廣,以至于產(chǎn)生很多管理漏洞,每年因此給醫(yī)院帶來(lái)的損失更不是個(gè)小數(shù)目。經(jīng)過(guò)對(duì)醫(yī)院物資的認(rèn)真調(diào)查、分析、論證,筆者對(duì)醫(yī)院的物資管理現(xiàn)狀有了更為清楚的了解,對(duì)管理信息化的需求有了更為明確的認(rèn)識(shí)。管理信息化的推廣過(guò)程本身就是一個(gè)規(guī)范流程,固化流程的過(guò)程。管理信息化可以?xún)?yōu)化企業(yè)管理模式,協(xié)助規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)流程。眾多管理信息化成功的案例說(shuō)明:規(guī)范組織業(yè)務(wù)流程是信息化最顯見(jiàn)的作用。依靠管理信息化,可以取消舊體制下存在的機(jī)構(gòu)職能重疊、中間層次多等冗余管理,使每項(xiàng)職能從頭至尾只有一個(gè)職能機(jī)構(gòu)管理,做到機(jī)構(gòu)不重疊、業(yè)務(wù)不重復(fù)。例如物資管理由分層管理改為集中管理,取消二級(jí)倉(cāng)庫(kù);原始數(shù)據(jù)一次錄入,所有部門(mén)共享有效數(shù)據(jù)等。軟件公司結(jié)合多家醫(yī)院管理信息化的經(jīng)驗(yàn),根據(jù)我院特點(diǎn)制定了《醫(yī)院物資設(shè)備管理建議書(shū)》和《醫(yī)院物資設(shè)備管理流程圖》并將其建議及相關(guān)流程融入了軟件的相關(guān)功能模塊。
結(jié)合醫(yī)院物資種類(lèi)多、設(shè)備價(jià)值大、使用范圍廣、單位價(jià)值高的實(shí)際情況,必須建立全面的醫(yī)療設(shè)備科技檔案,協(xié)助管好用好醫(yī)療設(shè)備,從而提高醫(yī)療設(shè)備、辦公物資的有效使用率,減少醫(yī)療設(shè)備的突發(fā)故障,實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的定期維護(hù)和報(bào)廢管理。另外,對(duì)設(shè)備管理落實(shí)到人頭,設(shè)備科可以隨時(shí)查詢(xún)各設(shè)備在各職能部門(mén)的使用情況,并負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)的采購(gòu)、增加、修改、維修、變動(dòng)、報(bào)廢等業(yè)務(wù)實(shí)行全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理,以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值。
醫(yī)療體制改革使醫(yī)院既面臨著改革的經(jīng)濟(jì)壓力,又面臨著自身成本和收益的矛盾。這些形勢(shì)的發(fā)展決定醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理必須以成本控制為主,在降低成本和提高效益上做文章。醫(yī)院必須遵循市場(chǎng)運(yùn)作的基本法則——追求自身利益最大化,通過(guò)不斷降低成本創(chuàng)造成本優(yōu)勢(shì)而獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此,加快全院成本管理推廣的步伐在所難免,而對(duì)成本項(xiàng)目、成本對(duì)象的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理則是開(kāi)展全成本核算的重要前提。
借助物資設(shè)備系統(tǒng),一方面可規(guī)范醫(yī)院物資設(shè)備管理,另一方面,可以將各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入分解到科室,甚至到個(gè)人。再通過(guò)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)的集成,導(dǎo)入醫(yī)院藥品、醫(yī)療收入支出數(shù)據(jù),可以形成完整的醫(yī)院成本核算基礎(chǔ)資料,給全成本核算工作帶來(lái)很大便利,為醫(yī)院開(kāi)展成本管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。面對(duì)現(xiàn)狀,急需對(duì)醫(yī)院各部門(mén)推廣物資設(shè)備管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享,使醫(yī)院做到管理工作的程序化、管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、報(bào)表文件統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)資料完整化。
系統(tǒng)方案的實(shí)施必須依靠真實(shí)的數(shù)據(jù)來(lái)源,靠運(yùn)行中的數(shù)據(jù)無(wú)誤。我院在一體化核算方案實(shí)施前,就將數(shù)據(jù)以一體化軟件可接受格式進(jìn)行收集整理,并調(diào)集人力、物力對(duì)收集整理的數(shù)據(jù)與實(shí)際物資核對(duì)相符,對(duì)物資進(jìn)行條碼編碼,為軟件采集數(shù)據(jù)做準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)注意:一是認(rèn)真細(xì)致地做好一體化前后數(shù)據(jù)的銜接工作。主要是固定資產(chǎn)的清查、核實(shí)工作,并由專(zhuān)人負(fù)責(zé),將已進(jìn)行資產(chǎn)折舊的資產(chǎn)(含房屋建筑),按成本中心分項(xiàng)錄入一體化核算系統(tǒng),這是實(shí)施一體化的基礎(chǔ)。二是各相關(guān)部門(mén)要建立健全與成本核算有關(guān)的原始記錄和計(jì)量工作制度。各種物資材料的購(gòu)進(jìn)、領(lǐng)用、費(fèi)用支出,必須據(jù)實(shí)登記,以便正確地歸集和分?jǐn)?,達(dá)到真實(shí)反映。
首先,科學(xué)、合理地劃分責(zé)任單元即成本核算單位。建立與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算相聯(lián)系的科室統(tǒng)一編碼體系,在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)收入、支出類(lèi)明細(xì)賬科目下設(shè)各相對(duì)應(yīng)的分成本中心,作為下一級(jí)明細(xì)科目,便于收入、支出的歸集與核算。成本核算單位劃分:臨床科室內(nèi)科—消化內(nèi)科、心血管內(nèi)科、神經(jīng)內(nèi)科、干部病房等;外科—普外、泌尿外科、神經(jīng)外科、骨病科、燒傷科;醫(yī)技科室—化驗(yàn)科、放射科、心電圖室、B超室輔助科室—手術(shù)室、供應(yīng)室藥品部門(mén)—藥庫(kù)、藥房門(mén)診部—門(mén)診臨床、急診室實(shí)驗(yàn)中心—各實(shí)驗(yàn)室收費(fèi)部門(mén)—門(mén)診收費(fèi)處、住院收費(fèi)處行政部門(mén)—院辦、黨委辦、財(cái)務(wù)處、人事處、醫(yī)務(wù)處、信息科、設(shè)備處等;后勤部門(mén)—洗滌中心、衛(wèi)生制品中心、職工食堂、維修中心等;下屬獨(dú)立核算單位等。
其次,制定詳細(xì)的收入項(xiàng)目、成本項(xiàng)目和間接收入、成本的分配標(biāo)準(zhǔn),并使收入項(xiàng)目、成本項(xiàng)目與現(xiàn)行的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》的收支項(xiàng)目的口徑保持一致。
一是科室收入。臨床科室的收入分為直接收入和間接收入。直接收入包括床位收入、治療收入、材料收入以及本科室自身開(kāi)展的檢查收入等,并全額計(jì)入科室收入;間接收入包括藥品收入、化驗(yàn)收入、手術(shù)收入、檢查收入、病理收入、輸血收入等,并按確定比例計(jì)入科室收入。醫(yī)技科室的收入按總收入減去其他科室相關(guān)間接收入后,計(jì)入科室收入。病人欠費(fèi),按相應(yīng)的欠費(fèi)項(xiàng)目不作臨床科室、醫(yī)技科室的收入,欠費(fèi)收回后再作相應(yīng)科室收入。醫(yī)保共濟(jì)賬戶(hù)欠費(fèi),特別是超定額部分,按醫(yī)院規(guī)定適當(dāng)扣減收入(這也是保證與將于2012年1月1日起《新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》的銜接)。
二是科室成本。第一,臨床、醫(yī)技科室的成本,分直接成本和間接成本。直接成本包括人員費(fèi)用、辦公用品、材料消耗、水電、汽的耗用、固定資產(chǎn)折舊、房屋折舊、維修、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、電話(huà)費(fèi)、各項(xiàng)保險(xiǎn)金、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等,直接計(jì)入科室成本;間接成本包括行政、后勤部門(mén)發(fā)生的交通費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、辦公費(fèi)、公務(wù)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用,按確定的分配方案如按科室人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偅?jì)入科室成本。第二,行政、后勤部門(mén)、收費(fèi)部門(mén)的核算辦法,可實(shí)行辦公用品、差旅費(fèi)、電話(huà)費(fèi)、一次性消耗品等定額管理,超定額扣科室獎(jiǎng)金。第三,進(jìn)一步改進(jìn)和完善會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng),做好成本核算與會(huì)計(jì)核算、業(yè)務(wù)管理的接口工作,設(shè)置科學(xué)的核算處理程序,以便準(zhǔn)確、全面地通過(guò)一體化賬務(wù)處理來(lái)完成對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的成本核算:將成本核算系統(tǒng)與門(mén)診、住院收費(fèi)系統(tǒng)接口,使每天發(fā)生的各項(xiàng)收入分項(xiàng)目,直接計(jì)入科室或個(gè)人收入。將成本核算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)的人員工資系統(tǒng)(正式工、臨時(shí)工)接口,使各科室人員的工資項(xiàng)目按實(shí)際發(fā)放額,直接計(jì)入科室成本。將成本核算系統(tǒng)與藥庫(kù)、藥房系統(tǒng)接口,使各科室領(lǐng)用的藥品費(fèi),直接計(jì)入科室成本。將成本核算系統(tǒng)與設(shè)備倉(cāng)庫(kù)、物資中心接口,使科室領(lǐng)用的辦公用品、低值易耗品、衛(wèi)生材料、其他材料等的費(fèi)用,直接計(jì)入科室成本。獎(jiǎng)金、衛(wèi)生津貼、誤餐補(bǔ)助的核算,在輸入記賬憑證時(shí),按科室實(shí)際發(fā)生額,計(jì)入科室成本。各項(xiàng)養(yǎng)老保險(xiǎn)金、住房公積金的核算,在輸入記賬憑證時(shí),將每月銀行托收單據(jù)的總額減掉個(gè)人支付部分,其余額按各科室實(shí)有人數(shù)分?jǐn)傆?jì)入科室成本。提取的福利費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)的核算,在輸入計(jì)賬憑證時(shí),按科室實(shí)有人數(shù)分?jǐn)傆?jì)入科室成本。固定資產(chǎn)折舊的核算,嚴(yán)格按《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》規(guī)定,一般設(shè)備單位價(jià)值在500元以上,專(zhuān)業(yè)設(shè)備單位價(jià)值在800元以上,使用期限在1年以上的辦理固定資產(chǎn)出入庫(kù)手續(xù),在輸入購(gòu)置轉(zhuǎn)賬憑證(附入庫(kù)單)時(shí),直接計(jì)入科室,按規(guī)定期限進(jìn)行折舊。電話(huà)費(fèi)的核算,按每月銀行托收單據(jù)附清單,在輸入計(jì)賬憑證時(shí),直接計(jì)入科室成本。水、電費(fèi)的核算,按所安裝計(jì)量表實(shí)有數(shù)量乘以單價(jià),計(jì)入科室成本。其他的公用支出如郵費(fèi)、差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、洗滌費(fèi)、維修費(fèi)、購(gòu)置費(fèi)等,在輸入計(jì)賬憑證時(shí),按實(shí)際發(fā)生額直接計(jì)入科室成本。每月財(cái)務(wù)核算時(shí),按比例計(jì)提的修購(gòu)基金計(jì)入管理費(fèi)用,不再分?jǐn)傆?jì)入科室成本。醫(yī)療事故及賠償支出,根據(jù)醫(yī)院規(guī)定適當(dāng)進(jìn)入科室成本。離休人員費(fèi)用、獨(dú)生子女補(bǔ)助、職工醫(yī)藥費(fèi)等以及醫(yī)院公共性質(zhì)支出,可不分?jǐn)傆?jì)入科室成本。
初始設(shè)置只是一體化核算實(shí)施的第一步,數(shù)據(jù)的正確性必須通過(guò)試運(yùn)行來(lái)加以檢驗(yàn)。軟件的試運(yùn)行是建立在模擬系統(tǒng)基礎(chǔ)上的,但也具備正式運(yùn)行的所有數(shù)據(jù)信息。模擬是在查詢(xún)、數(shù)據(jù)錄入同時(shí)運(yùn)行的情況下進(jìn)行的,以檢驗(yàn)一體化核算軟件對(duì)并發(fā)數(shù)據(jù)處理的能力、容錯(cuò)能力、查詢(xún)的優(yōu)化要求,并總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)和不足,提出相應(yīng)的解決辦法。同時(shí),通過(guò)試運(yùn)行完成有關(guān)制度和規(guī)范的建立,并考察建議、流程、數(shù)據(jù)處理的正確性及運(yùn)行效率。我院經(jīng)過(guò)三個(gè)月對(duì)一體化軟件與HIS系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算軟件、成本核算電子表格的運(yùn)行數(shù)據(jù)核對(duì)無(wú)誤,并結(jié)合試運(yùn)行中的一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),進(jìn)一步細(xì)化、完善軟件的功能模塊后,軟件上線(xiàn),投入正常運(yùn)行。
財(cái)務(wù)成本核算一體化軟件實(shí)施后,便利的查詢(xún)功能,步進(jìn)式向?qū)гO(shè)置,直觀的數(shù)據(jù)顯示在財(cái)務(wù)成本核算部門(mén)與臨床科室等各成本核算單位之間搭起了信息溝通的橋梁。這一軟件的應(yīng)用改變了以往科室查詢(xún)收支必須到核算部門(mén),核算部門(mén)收集數(shù)據(jù)及核算的反饋信息必須到臨床科室的局面,極大地節(jié)約了工作時(shí)間,提供了查詢(xún)的方便,提高了工作效率,保證了科室收支明細(xì)高度透明化,大大降低了醫(yī)院成本核算政策的執(zhí)行難度,增強(qiáng)了財(cái)務(wù)核算部門(mén)與成本核算單位之間的互信。
(責(zé)任編輯:張瓊芳)