陳東方,任 建

(中國(guó)人民解放軍第三零九醫(yī)院消毒供應(yīng)室,北京,100091)

物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院信息化系統(tǒng)的一部分,在醫(yī)院信息化管理中占有重要地位[1]。它通過(guò)醫(yī)院局域網(wǎng)對(duì)供應(yīng)室出入庫(kù)、庫(kù)存、賬務(wù)、成本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行管理,與使用科室終端計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng),可以實(shí)現(xiàn)所有護(hù)理耗材及再生治療包的網(wǎng)上電子請(qǐng)領(lǐng),同時(shí)為醫(yī)院財(cái)務(wù)及使用科室提供準(zhǔn)確、全面的成本核算數(shù)據(jù)。本院消毒供應(yīng)室于2007年10月引進(jìn)了物資管理系統(tǒng),改變了傳統(tǒng)的工作流程管理模式,減少了中間環(huán)節(jié),簡(jiǎn)化了流程,提高了工作效率及質(zhì)量。

1 物資管理系統(tǒng)的組成

物資管理系統(tǒng)主要由出入庫(kù)管理、帳務(wù)管理、庫(kù)存管理、信息查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)信息、物資目錄、價(jià)格管理、字典維護(hù)、其他等部分組成(圖1)。醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是物資管理系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的具體應(yīng)用。

圖1 物資管理系統(tǒng)主窗口

2 醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用

2.1 進(jìn)入系統(tǒng)

系統(tǒng)啟動(dòng)后,出現(xiàn)“物資管理程序”標(biāo)題和版權(quán)信息的用戶登錄窗口,在用戶名處鍵入名字,在“口令”域中鍵入口令,單擊確定,進(jìn)入系統(tǒng)(圖2)。

圖2 用戶登錄窗口

2.2 消毒供應(yīng)室入庫(kù)處理

入庫(kù)數(shù)據(jù)從一級(jí)庫(kù)房(中心庫(kù)房)出庫(kù)單中獲取,減少了錄入工作,避免了輸入過(guò)程中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況發(fā)生,入庫(kù)單確認(rèn)后不能再修改,如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,可采用退回入庫(kù)的方式糾正(圖3)。

圖3 物資入庫(kù)處理流程

2.3 消毒供應(yīng)室出庫(kù)處理

臨床科室通過(guò)終端計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)消毒供應(yīng)室所有物資網(wǎng)上請(qǐng)領(lǐng),消毒供應(yīng)室進(jìn)行電子請(qǐng)領(lǐng)單提取、審核、打印,根據(jù)用戶請(qǐng)領(lǐng)品種、數(shù)量發(fā)放到臨床科室,科室確認(rèn)后再進(jìn)行記賬,完成出庫(kù)。再生器械的管理是消毒供應(yīng)室?guī)旆抗芾淼闹匾獌?nèi)容,消毒供應(yīng)室與科室之間通常是通過(guò)交換的方式對(duì)再生器械進(jìn)行處理,消毒供應(yīng)室對(duì)交換過(guò)程進(jìn)行登記,根據(jù)物品使用價(jià)格計(jì)算科室成本,系統(tǒng)對(duì)再生器械滅菌包進(jìn)行收費(fèi),但不納入庫(kù)存管理,再生器械包出庫(kù)點(diǎn)擊拆包出庫(kù),包內(nèi)一次性耗材物品將在庫(kù)存內(nèi)減除,使庫(kù)存管理更精確、更直觀[2](圖 4)。

圖4 物資出庫(kù)處理流程

2.4 科室消耗統(tǒng)計(jì)

單擊“統(tǒng)計(jì)信息”菜單中的“科室消耗統(tǒng)計(jì)”項(xiàng),進(jìn)入“科室消耗統(tǒng)計(jì)”窗口,標(biāo)題欄上會(huì)出現(xiàn)“科室消耗統(tǒng)計(jì)”字樣,檢索輸入查詢(xún)?nèi)掌趨^(qū)間內(nèi)的對(duì)應(yīng)科室物資消耗量,若不輸入收貨方,則系統(tǒng)默認(rèn)為查詢(xún)所有科室情況。系統(tǒng)對(duì)科室各種出庫(kù)類(lèi)別分別作統(tǒng)計(jì),并得到一個(gè)統(tǒng)計(jì)值,即對(duì)該科室的出庫(kù)單數(shù)量和對(duì)出庫(kù)物資的應(yīng)付總金額,同時(shí)分別列出是否計(jì)入科室成本的金額總數(shù)(圖5)。

圖5 科室消耗統(tǒng)計(jì)窗口

2.5 積壓物資

單擊主界面菜單欄“庫(kù)存管理”中的“積壓物資”項(xiàng),進(jìn)入“積壓物資列表”窗口,標(biāo)題欄上會(huì)出現(xiàn)“積壓物資列表”字樣。物資入庫(kù)后,如果在指定時(shí)間段內(nèi)沒(méi)有對(duì)該物資做任何周轉(zhuǎn)操作,則該物資即被視為積壓物資(圖6)。

圖6 積壓物資列表窗口

3 醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果

應(yīng)用物資管理系統(tǒng)前后各種物品記賬錯(cuò)誤率比較:應(yīng)用前22 688份,錯(cuò)誤136份,錯(cuò)誤率為0.59%;應(yīng)用后21 368份,錯(cuò)誤份數(shù)和錯(cuò)誤率均為0。

應(yīng)用物資管理系統(tǒng)工作人員投入時(shí)間見(jiàn)表1。

表1 應(yīng)用物資管理系統(tǒng)前后工作人員投入時(shí)間( ±s,min/次)

表1 應(yīng)用物資管理系統(tǒng)前后工作人員投入時(shí)間( ±s,min/次)

與應(yīng)用前比較,＊P<0.01。

項(xiàng)目 臨床護(hù)士領(lǐng)物時(shí)間 護(hù)士發(fā)物時(shí)間 統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí)間應(yīng)用前 25.00±5.84 9.00±1.92 12.00±2.58應(yīng)用后 4.00±2.50＊ 4.00±1.30＊ 0.00±0.00＊

4 討 論

傳統(tǒng)人工管理中庫(kù)存物資管理混亂,出入庫(kù)手續(xù)常不齊,賬簿核算體系不健全,賬簿登記不及時(shí),對(duì)各種物品的使用情況掌握不夠,造成積壓物品及采購(gòu)的盲目性,降低了醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)率。醫(yī)院作為特殊行業(yè),在運(yùn)營(yíng)中物品使用量大,種類(lèi)繁多,單靠人工管理,不僅需要的人員多,而且工作效率低,容易出錯(cuò)。

應(yīng)用物資管理系統(tǒng)后具有如下優(yōu)點(diǎn):確保帳實(shí)相符,提高了消毒供應(yīng)室工作質(zhì)量。應(yīng)用物資管理系統(tǒng),所有物品的出入庫(kù)、計(jì)價(jià)工作均由計(jì)算機(jī)完成,方便、快捷、準(zhǔn)確、無(wú)誤,杜絕了各種物品手工記賬的失誤。消毒供應(yīng)室所有一次性耗材及再生無(wú)菌器械包,均能在此系統(tǒng)中查詢(xún)、顯示,使用科室可根據(jù)需要選擇滿意合適的物品,并實(shí)時(shí)掌握物品數(shù)量?jī)r(jià)格,便于控制成本減少不必要的浪費(fèi),提高工作質(zhì)量。能準(zhǔn)確掌握各種物品使用的實(shí)際情況,使物資采購(gòu)更有計(jì)劃,避免隨意性和盲目性,避免了物品的積壓,降低了成本及資金周轉(zhuǎn)率。

減少人力資源投入,提高工作效率。此系統(tǒng)操作簡(jiǎn)便,易于掌握,最大程度地體現(xiàn)了高速、高效、優(yōu)質(zhì),實(shí)現(xiàn)了請(qǐng)領(lǐng)單的實(shí)時(shí)傳輸,使消毒供應(yīng)室的下收、下送更有計(jì)劃、有目標(biāo),節(jié)省了人力資源的投入,有效地節(jié)省了臨床護(hù)士領(lǐng)取物品和消毒供應(yīng)室護(hù)士下送物品的時(shí)間,節(jié)省了各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)時(shí)間,提高了工作效率。為醫(yī)院成本核算及臨床科室提供準(zhǔn)確的核算數(shù)據(jù)。此系統(tǒng)與醫(yī)院成本核算科通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接,月底進(jìn)行成本核算時(shí),可通過(guò)此系統(tǒng)直接提取各種數(shù)據(jù),減少了消毒供應(yīng)室每月上報(bào)各種報(bào)表及數(shù)據(jù)的工作量,確保了核算數(shù)據(jù)的全面、準(zhǔn)確。臨床科室隨時(shí)可以在科室終端計(jì)算機(jī)上提取所領(lǐng)取的各種物品品種及數(shù)量,便于科室準(zhǔn)確了解成本支出并進(jìn)行有效的控制[3]。提高了供應(yīng)室的管理水平。先進(jìn)的物資管理模式使供應(yīng)室的物品管理、質(zhì)量控制、人力資源管理依據(jù)客觀數(shù)據(jù)進(jìn)行,可以實(shí)時(shí)掌握各種物品的庫(kù)存情況,使各種物品的管理更加規(guī)范、更有計(jì)劃性,改變了供應(yīng)室管理人員憑經(jīng)驗(yàn)管理的狀況[4],提高了供應(yīng)室管理水平。

[1]練文堅(jiān).計(jì)算機(jī)在醫(yī)療器械管理中的應(yīng)用[J].醫(yī)療裝備,2004,17(5):29.

[2]陳春喜,黃紹君,沈麗花,等.物資管理系統(tǒng)在供應(yīng)室管理中的應(yīng)用[J].護(hù)理管理雜志,2008,8(8):53.

[3]劉文,陳巍.醫(yī)院物資管理與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)[J].醫(yī)療設(shè)備信息,2000,4:36.

[4]劉薇群,李佩珍,肖松梅,等.供應(yīng)室信息化管理與成效[J].護(hù)理管理雜志,2003,3(1):34.